Интеграция документов в важные бизнес-процессы

Office Word 2007 предлагает набор возможностей по интеграции, с помощью которых организации могут создавать мощные и удобные в использовании решения. Гибкость и высокая совместимость Office Word 2007 делают эту программу идеальным выбором при построении решений в области управления документами.

• Форматы Ecma Office Open XML предоставляют разработчикам ранее недостижимый уровень доступа к содержимому документов, позволяя обеспечить совместимость с широким набором программ и решений.

• Область сведений о документе позволит гарантировать ввод пользователями верных метаданных путем привязки свойств документа к службам Microsoft Windows SharePoint Services или другим внешним источникам данных.

• Элементы управления содержимым помогут организовать процедуру создания документа. С помощью этих элементов можно затребовать конкретные типы данных или добавить в документ разделы, в которых нельзя будет изменять текст или оформление.

• Пользовательская схема как часть поддержки форматов Office XML позволяет разработчикам размещать собственное содержимое в документах Word с использованием собственных словарей XML. Пользовательское XML-содержимое хранится непосредственно в файле, что позволяет избежать ресурсоемкого преобразования.

• Привязка данных в Office Word 2007 предоставляет для разработчиков легкий способ связывать содержимое внешних источников данных с пользовательскими схемами в документах Word.

• Пользовательская схема как часть поддержки форматов Ecma Office Open XML позволяет разработчикам размещать собственное содержимое в документах Word с использованием собственных словарей XML. Пользовательское XML-содержимое хранится непосредственно в файле, что позволяет избежать ресурсоёмкого преобразования.

Microsoft Office Exel

Excel – это программа для работы с электронными таблицами, входящая в состав пакета Microsoft Office. С помощью Excel можно создавать и форматировать книги (наборы листов) для анализа данных и принятия более обоснованных деловых решений. Например, с помощью Excel можно отслеживать данные, разрабатывать модели анализа данных, создавать формулы для вычислений с этими данными, сводить данные множеством способов, а также отображать их на профессионально выглядящих диаграммах различных видов.

Ниже перечислены распространенные области применения Excel.

• Учёт.    Можно использовать мощные вычислительные возможности Excel для работы с различными финансовыми документами, например отчётами о движении денежных средств, отчётами о доходах или отчётами о прибылях и убытках.

• Бюджетирование.    В Excel можно создавать как личный бюджет, так и бюджеты компании, например план выделения средств на маркетинг, бюджет мероприятия или пенсионных отчислений.

• Выставление счетов и продажи.    Приложение Excel также полезно применять для управления данными о выставлении счетов и продажах. Можно легко создавать нужные формы, например счета, отборочные накладные или заказы на покупку.

• Создание отчетов.    В Excel можно создавать отчеты различных типов, в которых анализируются или обобщаются данные, например отчеты о ходе выполнения проекта, расхождениях между предполагаемыми и фактическими результатами, а также отчеты для прогнозирования данных.

• Планирование.    Excel прекрасно подходит для создания профессиональных планов или удобных планировщиков, таких как расписание занятий на неделю, план маркетинговых исследований, план налогообложения, а также планы отпусков, вечеринок или приготовления пищи на неделю.

• Отслеживание.    С помощью Excel можно отслеживать данные в листах учёта или списках – к примеру, листах учета рабочего времени либо товарных списках для складского учёта.

• Работа с календарями.     Рабочая область Excel, имеющая вид таблицы, позволяет легко создавать календари различных видов – например, учебный календарь для отслеживания различных видов деятельности в течение учебного года, либо календарь финансового года для отслеживания бизнес- событий и этапов.

Самыми главными операциями при работе с Microsoft Office Exel являются следующие:

• Создание книги

• Ввод данных на листе

• Форматирование листа

• Форматирование чисел на листе

• Печать листа

• Создание таблицы Excel

• Фильтрация данных с помощью автофильтра

• Сортировка данных с помощью автофильтра

• Применение условного форматирования

• Применение проверки данных

• Создание формулы

• Использование функций в формулах

• Отображение данных на диаграмме

• Создание макроса

• Создание отчета сводной таблицы

• Активация и использование надстроек

Надстройки – это компоненты Microsoft Excel, предоставляющие доступ к дополнительным функциям и командам. Двумя из наиболее популярных надстроек являются "Пакет анализа" и "Поиск решения", которые реализуют функции расширенного анализа данных для планирования "что если". Чтобы использовать эти надстройки, их необходимо установить и активировать.

Microsoft Office PowerPoint

PowerPoint – это программа для работы с презентациями (наборами слайдов), входящая в состав пакета Microsoft Office. В состав слайдов могут входить текстовые и графические объекты, анимации, фильмы, звуковые (аудио) объекты. Презентации – это хороший иллюстративный материал для публичных выступлений.

В приложении Microsoft PowerPoint 2010 можно сохранять презентации в файлах любого из типов, приведённых ниже.

• Презентация PowerPoint (расширение pptx) – презентация PowerPoint 2010 или PowerPoint 2007: формат файла, поддерживающий XML (используется по умолчанию).

• Презентация PowerPoint с поддержкой макросов (расширение pptm) – презентация, содержащая код VBA (Visual Basic для приложений).

• Презентация PowerPoint 97-2003 (расширение ppt) – презентация, которую можно открыть в предыдущих версиях приложения PowerPoint: от PowerPoint 97 до Office PowerPoint 2003.

• Формат документов PDF (расширение pdf) – формат электронных файлов на основе PostScript, разработанный компанией Adobe Systems. этот формат сохраняет форматирование документов и обеспечивает возможность совместной работы с файлами.

• Формат документов XPS (расширение xps) – новый формат электронных документов для обмена документами в окончательном виде.

• Шаблоны разработки PowerPoint (расширение potx) – шаблон презентации PowerPoint 2010 или PowerPoint 2007, который можно использовать для форматирования создаваемых презентаций.

• Шаблон разработки PowerPoint с поддержкой макросов (расширение potm) – шаблон с заранее одобренными макросами, которые можно добавлять в шаблон, используемый в презентации.

• Шаблон разработки PowerPoint 97-2003 (расширение potx) – шаблон, который можно открыть в предыдущих версиях приложения PowerPoint: от PowerPoint 97 до Office PowerPoint 2003.

• Тема Office (расширение thmx) – таблица стилей, содержащая определения темы цветового оформления, шрифтов и спецэффектов.

• Демонстрация PowerPoint (расширение pps, ppsx) – презентация, которая всегда открывается в режиме показа слайдов, а не в обычном режиме.

• Демонстрация PowerPoint с поддержкой макросов (расширение ppsm) – демонстрация слайдов, содержащая заранее одобренные макросы, которые можно выполнять в ходе показа слайдов.

• Демонстрация PowerPoint 97-2003 (расширение ppt) – демонстрация, которую можно открыть в предыдущих версиях приложения PowerPoint: от PowerPoint 97 до Office PowerPoint 2003.

• Надстройка PowerPoint (расширение ppam) – надстройка, в которой хранятся пользовательские команды, код VBA (Visual Basic для приложений) и специализированные функции, например надстройка.

• Надстройка PowerPoint 97-2003 (расширение ppa) – надстройка, которую можно открыть в предыдущих версиях приложения PowerPoint: от PowerPoint 97 до Office PowerPoint 2003.

• Windows Media Video (расширение wmv) – презентация, сохраняемая в виде видеозаписи. Презентации PowerPoint 2010 можно сохранять с высоким качеством (1024 x 768, 30 кадров в секунду), средним качеством (640 x 480, 24 кадра в секунду) и низким качеством (320 x 240, 15 кадров в секунду). Формат файлов WMV воспроизводится во многих мультимедиа-проигрывателях, таких как проигрыватель Windows Media.

• Рисунок в формате GIF (расширение gif) – слайд в виде графики для размещения на web- страницах. В формате файлов GIF поддерживается только 256 цветов, поэтому он больше подходит для отсканированных изображений (например, иллюстраций), чем для цветных фотографий. Формат GIF также хорошо подходит для чертежей, черно-белых изображений и мелкого текста высотой в несколько пикселей. Формат GIF поддерживает анимацию и прозрачный фон.

• Рисунок в формате JPEG (расширение jpg) – слайд в виде графики для размещения на web- страницах. Формат файлов JPEG поддерживает 16 миллионов цветов и наилучшим образом подходит для фотографий и сложной графики.

• Рисунок в формате PNG (расширение png) – слайд в виде графики для размещения на web- страницах. Формат файлов PNG был принят консорциумом W3C в качестве стандарта, замещающего формат GIF. В отличие от него формат PNG не поддерживает анимацию и сам не поддерживается некоторыми устаревшими браузерами.

• Рисунок в формате TIFF (расширение tif) – слайд в виде графики для размещения на web- страницах. Формат TIFF – наилучший формат файлов для хранения растровых изображений на персональном компьютере. Графика TIFF может иметь любое разрешение, может быть черно-белой, полутоновой или цветной.

• Рисунок в формате DIB (расширение bmp) – слайд в виде графики для размещения на web- страницах. Точечный рисунок – это представление графического изображения в памяти компьютера в виде строк и столбцов точек. Значение каждой точки (закрашена она или нет) хранится в одном или нескольких битах данных.

• Метафайл Windows (расширение wmf) – слайд в виде графики с 16-разрядным представлением цвета (для операционных систем Microsoft Windows 3.x и более поздних).

• Расширенный метафайл Windows (расширение emf) – слайд в виде графики с 32-разрядным представлением цвета (для операционных систем Microsoft Windows 95 и более поздних).

• Структура RTF (расширение rtf) – структура презентации в виде документа, содержащего только текст. Файлы структуры имеют меньший размер и позволяют обмениваться файлами, не содержащими макросы, с другими пользователями, у которых нет той же версии приложения PowerPoint или операционной системы, что и у автора. В этом формате не сохраняется текст из области заметок.

• Нередактируемая презентация PowerPoint (расширение pptx) – презентация PowerPoint 2010 или PowerPoint 2007, где каждый слайд преобразован в рисунок. Сохранение файла в виде нередактируемой презентации PowerPoint сокращает размер файла. Однако в этом случае происходит потеря некоторых данных.

• Презентация в формате OpenDocument (расширение odp) – файлы PowerPoint 2010 можно сохранить таким образом, что их можно будет открывать в приложениях для подготовки презентаций, в которых используется формат OpenDocument, например Google Docs и OpenOffice.org Impress. Презентации в формате ODP также можно открывать в PowerPoint 2010. При сохранении и открытии ODP-файлов некоторые данные могут быть потеряны.

Microsoft Office Access

Microsoft Office Access – система управления базами данных.

База данных представляет собой набор сведений, связанных с определённой темой или функцией, например отслеживанием заказов покупателей или обработкой музыкальной коллекции. Если база данных полностью или частично хранится не на компьютере, данные могут быть собираться из нескольких источников, которые необходимо координировать.

Предположим, например, что телефонные номера поставщиков хранятся в различных местах: в файле виртуальной визитной карточки, файлах со сведениями о продукте в картотеке и в электронной таблице со сведениями о заказах. В случае изменения телефона поставщика необходимо обновить соответствующие данные во всех трех местах. В грамотно спроектированной базе данных Access номер телефона сохраняется всего один раз, поэтому обновить данные придётся лишь однажды. При обновлении номера телефона он автоматически будет обновлён в любом месте базы данных, где он используется.

Приложение Access можно использовать для управления всеми данными в одном файле. В файле базы данных Access можно использовать:

• таблицы для хранения данных;

• запросы на поиск и извлечение только необходимых данных;

• формы для просмотра, добавления и обновления данных в таблицах;

• отчеты для анализа или печати данных в специальном формате.

Объектами базы данных являются таблицы, запросы, формы и отчёты.

Некоторые базы данных Access содержат ссылки на таблицы, хранящиеся в других базах. Например, одна база данных Access может содержать только таблицы, а другая – ссылки на них, а также запросы, формы и отчеты, основанные на связанных таблицах. В большинстве случаев неважно, содержится ли в базе данных сама таблица или ссылка на неё.

Для хранения данных необходимо создать таблицу для каждого типа отслеживаемых сведений. Типы сведений могут включать данные о покупателях, продуктах или подробные сведения о заказах. Чтобы объединить данные из нескольких таблиц в запросе, форме или отчете, нужно определить связи между таблицами. Вкладку объекта «Связи» нельзя использовать в web-базах данных. Для создания связей в web-базах данных можно использовать поля подстановок.

С помощью запроса можно найти и извлечь данные (в том числе и данные из нескольких таблиц), соответствующие указанным условиям. Запросы также используются для обновления или удаления нескольких записей одновременно и выполнения предопределенных или пользовательских вычислений на основе данных. Запросы нельзя использовать для обновления или удаления записей в web-базе данных.

Формы можно использовать для просмотра, ввода и изменения данных в одной строке за один раз. Кроме того, с их помощью можно выполнять такие действия, как отправка данных другим приложениям. Формы обычно содержат элементы управления, связанные с полями базовых таблиц. При открытии формы Access извлекает данные из одной или нескольких таких таблиц и отображает их в выбранном при создании формы формате. Форму можно создать с помощью команд Форма на ленте, в мастере создания формы, а также самостоятельно в режиме конструктора. Для создания форм и отчетов в web-базах данных вместо режима конструктора необходимо использовать режим макета.

Отчёт можно использовать для быстрого анализа данных или их отображения в определенном виде в печатном или другом формате. Например, можно отправить коллеге отчёт, в котором сгруппированы данные и вычислены итоги, или создать отчёт с адресом, отформатированным для печати наклеек на почтовые конверты.

Microsoft Office Outlook

Microsoft Office Outlook позволяет получать и отправлять почту, работать с расписаниями, контактами и задачами, а также вести запись своих действий. Эта программа выполняет роль компьютерного органайзера для офисного работника.

Органайзер состоит из следующих элементов: Почта, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки, Список папок, Ярлыки.

Программа Microsoft Office OneNote – сбор, организация, поиск и совместное использование заметок и прочих сведений при коллективной работе.

Программа Microsoft Office Publisher позволяет создавать и изменять бюллетени, буклеты, объявления и web-узлы.

Microsoft Office Visio

Microsoft Office Visio позволяет создавать, изменять и совместно использовать различные схемы и диаграммы. Документы Visio можно использовать в качестве внедряемых графических объектов в другие документы Microsoft Office (чаще всего Word).

Фигуры Visio представляют собой готовые изображения, которые перетаскиваются на страницу документа – они являются стандартными блоками схемы.

При перетаскивании фигуры из набора элементов исходная фигура остается в наборе. Исходная фигура называется образцом. Фигура, которая помещается в документ, является копией – так называемым экземпляром фигуры-образца. В документ можно поместить сколько угодно экземпляров одной и той же фигуры.

Программа Visio содержит в себе тысячи фигур и существует бесчисленное количество способов их настройки. Наиболее часто используются встроенные возможности фигур.

• Маркеры поворота

Кружки над фигурой называются маркерами поворота. Чтобы повернуть фигуру влево или вправо, перетащите маркер поворота в соответствующую сторону.

• Голубые стрелки для автосоединения

Светло-голубые стрелки соединения помогают просто соединить фигуры друг с другом, как было описано в предыдущем разделе.

• Маркеры выбора для изменения размера фигуры

Чтобы изменить высоту и ширину фигуры, воспользуйтесь квадратными маркерами выбора. Чтобы увеличить размер фигуры без потери пропорций, щелкните и перетащите маркер выбора, расположенный в углу фигуры. Чтобы сделать фигуру шире или уже, щелкните и перетащите маркер выбора, расположенный сбоку фигуры.

Фигуры Visio могут содержать данные для решения задач. Данные могут добавляться к фигурам через интерфейс Visio. Также можно импортировать данные из внешнего источника. По умолчанию в документе не отображаются данные, добавленные в фигуру. Чтобы просмотреть данные, нужно выделить фигуру и открыть окно «Данные фигуры».

Для создания документов Visio существует достаточно много шаблонов. Каждый шаблон содержит свой набор элементов.

Кроме фигур, документы Visio могут содержать геометрические объекты и надписи.