информатика / Excel

1.В дополнительной таблице добавьте справа столбец с названием «Калибровочная» (в ячейке

J5)

2.В ячейку J6 введите формулу =$H$14+$I$14*E6 — в ячейке Н14 – среднее значение коэф- фициента А, в ячейке I14 – среднее значение коэффициента В, в ячейке Е6 текущее значение аргумента Х, в ячейке J6 будет значение функции У=А + В*Х

3.Скопируйте формулу в ячейки J7-J14, в ячейках появятся рассчитанные значения.

4.Выделите столбец J6-J14 и нажмите кнопку «Мастер диаграмм» и в окне «Тип» выберите , а в окне «Вид» «Точечная диаграмма со значениями, соединенными сглажи- вающими линиями без маркеров», нажмите кнопку «Далее»

5.На закладке «Диапазон данных» проверьте значение в поле Диапазон: =Лист1!$J$5:$J$14, и Ряды в: столбцах, перейдите на закладку «Ряд»

6.На закладке «Ряд» в строке ввода «Значения Х» нажмите кнопку , расположенную в конце

строки. Появится окош- ко показанное слева,

щелкните мышкой на лист с таблицами и выделите столбец со значениями «С, мг/л» – ячейки Е6-Е14, в строке ввода должен появиться текст =Лист1!$E$6:$E$14, нажмите кнопочку в строке ввода. Вы вернетесь в окно «Исходные данные» закладка «Ряд» В поле «Значения Х» будет текст =Лист1!$E$6:$E$14, в поле «Значения У» будет =Лист1!$J$5:$J$14, нажмите кнопку «Да- лее», вы перейдете в окно «Параметры диаграммы»

7.Выберите закладку «Заголовки» и в поле «Ось У значений» введите Оптическая плотность, D, а в поле «Ось Х категорий» введите Концентрация Fe, мг/л, поле «Название диаграммы» очистите. Перейдите на закладку «Оси» и убедитесь, что стоят галочки «Ось Х» и «Ось У».

8.Перейдите на закладку «Линии сетки» и поставьте галочки для основных и промежуточных линий осей Х и У (все четыре), перейдите на закладку «Легенда» и снимите галочку «Доба- вить легенду», перейдите на закладку «Подписи данных» и поставьте «Подписи значений = Нет», нажмите кнопку «Далее».

9.Выберите «Поместить диаграмму на листе – Отдельном» и нажмите кнопку «Готово».

10.Появится новый лист с диаграммой и панель

11.В выпадающем списке панели «Диаграммы» выберите «Область построения диаграммы» и

нажмите кнопку «Свойства» , установите «Рамка — Невидимая», «Заливка — Прозрач- ная», нажмите «ОК»

12.В выпадающем списке панели «Диаграммы» выберите «Вспомогательные линии сетки оси

Х» и нажмите кнопку «Свойства» , на закладке «Вид» установите «Цвет – Серый», на- жмите «ОК». Повторите операцию для «Вспомогательных линии сетки оси У» и «Основных линий сетки Х и У»

22

13. В выпадающем списке панели «Диаграммы» выберите «Ось Х категорий» и нажмите кноп- ку «Свойства» , на закладке «Шкала» установите «Минимальное значение = 0; Макси- мальное значение = 9; Цена основных делений = 1; Цена промежуточных делений = 0,1; Ось

У (значений) пересекает в значении 0. Нажмите «ОК».

14.В выпадающем списке панели «Диаграммы» выберите «Ось У значений» и нажмите кнопку

«Свойства» , на закладке «Шкала» установите «Минимальное значение = 0; Максималь- ное значение = 1; Цена основных делений = 0,1; Цена промежуточных делений = 0,01; Ось Х (категорий) пересекает в значении 0. Нажмите «ОК».

15.Двигая указатель мыши по листу с диаграммой найдите место, где Excel выдает подсказку «Область диаграммы» (как правило это белая полоса по периметру диаграммы за пределами области сетки). Нажмите ПРАВУЮ кнопку мыши, и в контекстном меню выберите пункт «Исходные данные». Перейдите на закладку «Ряд» и нажмите кнопку «Добавить».

16.В строке ввода «Значения Х» нажмите кнопку , расположенную в конце строки. Появится окошко «Исходные данные – Значения», Перейдите на лист с исходными данными (табли- цами) и выберите столбец со значениями «оптической плотности D» - ячейки F6-F14, в строке ввода окошко «Исходные данные – Значения» появится текст =Лист1!$F$6:$F$14,

нажмите кнопочку в строке ввода, Вы вернетесь в окно «Исходные данные» – «Ряд», аналогично укажите столбец со значениями «С, мг/л» – ячейки Е6-Е14 в качестве ряда для значений Х (Вы это уже делали в п.6 для ряда «Калибровочная»). В поле «Значения Х» будет текст =Лист1!$E$6:$E$14, нажмите «ОК».

17.В выпадающем списке панели «Диаграммы» выберите «Ряд 2» и нажмите кнопку «Свойст-

ва» , на закладке «Вид» установите «Линия = отсутствует; Тип маркера = х; Цвет маркера

– установите по вашему вкусу, любой контрастный, размер маркера = 6..8 пт. Нажмите «ОК»

18.Диаграмма готова.

23

Урок Е6

Работа с базами данных

С помощью Microsoft Excel можно создавать и обрабатывать базы данных. База данных в Microsoft Excel – таблица, состоящая из однотипных записей (строк). Столбцы таблицы являются полями записи в базе данных. Под имена полей выделяется первая строка базы данных. Напри- мер, если базой данных считать телефонный справочник, то полями записи будут фамилии, номе- ра телефонов и адреса абонентов.

Для работы с базой данных необходимо сначала создать соответствующую таблицу. Если

выделить ЛЮБУЮ ячейку в таблице и выбрать одну из команд обработки баз данных в меню Данные, Microsoft Excel автоматически определяет и обрабатывает всю таблицу. Данные, рас- положенные в столбцах и строках рабочего листа, обрабатываются как набор полей, которые об- разуют записи (рис.1).

Рис.1.

Сортировка данных

Сортировка позволяет переупорядочить строки в таблице по любому полю. Например, чтобы отсортировать данные по цене изделия.

Для сортировки данных следует выделить одну ячейку таблицы и вызвать команду

Сортировка меню Данные.

В поле списка Сортировать по (рис.2) выбирается поле, по которому будут отсортиро- ваны данные, и тип сортировки:

по возрастанию – цифры сортируются по возрастанию, текст – в алфавитном порядке, логические выражения – ЛОЖЬ предшествует

ИСТИНА.

по убыванию – сортировка в обратном порядке.

В поле списка Затем по указывается по- ле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первом клю- чевом поле. Во втором поле Затем по указыва- ется поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в пер- вых двух ключевых полях.

Для сортировки данных также использу-

ются кнопки . Перед их использовани- Рис. 2

ем следует выделить столбец, по которому необходимо сортировать записи.

При сортировке по одному столбцу, строки с одинаковыми значениями в этом столбце со- храняют прежнее упорядочение. Строки с пустыми ячейками в столбце, по которому ведется сор- тировка, располагаются в конце сортируемого списка. Microsoft Excel позволяет также сортиро- вать не всю таблицу, а только выделенные строки или столбцы.

Формы данных

При выполнении характерных для баз данных операций, таких как поиск, сортировка, под- ведение итогов, Microsoft Excel автоматически рассматривает таблицу как базу данных.

При просмотре, изменении, добавлении и удалении записи в базе данных, а также при поис- ке записей по определенному критерию удобно использовать формы данных. При обращении к команде Форма меню Данные Microsoft Excel считывает данные и создает диалоговое окно формы данных (рис.3). В форме данных на экран выводится одна запись. При вводе или измене- нии данных в полях этого окна изменяется содержимое соответствующих ячеек базы данных.

24

вить, то введенные данные будут добавлены, как новая запись, в конец базы данных.

Удалить – удаляет выведенную запись, другие записи базы данных сдвигаются. Удаленные записи не могут быть восстановлены.

Вернуть – восстанавливает отредактированные поля в выведенной записи, удаляя сделан- ные изменения. Чтобы восстановить запись, необходимо сделать это перед нажатием клавиши Enter или перед переходом к другой записи.

Назад – выводит предыдущую запись в списке. Если был определен критерий с помощью кнопки Критерии, то кнопка Назад выведет предыдущую запись из тех, которые удовлетворяют заданному критерию.

Далее – выводит следующую запись базы данных.

Критерии – очищает поля перед вводом критериев сравнения с операторами сравнения для поиска необходимого подмножества записей.

Правка – служит для выхода из режима ввода критериев. Доступна только после нажатия

кнопки Критерии.

Очистить – удаляет существующий критерий из окна диалога. Доступна только после нажа-

тия кнопки Критерии.

Закрыть – закрывает форму данных.

Для добавления записи к базе данных необходимо:

∙выделить ячейку в таблице, к которой следует добавить запись;

∙в меню Данные выбрать команду Форма;

∙щелкнуть кнопку Добавить;

∙заполнить поля новой записи;

∙для перемещения к следующему полю нажать клавишу Тab;

∙после ввода данных нажать клавишу Enter для добавления записи;

∙после добавления всех необходимых записей, щелкнуть кнопку Закрыть. Новые записи будут добавлены в конец базы данных.

Фильтрация данных

Команда Фильтр меню Данные позволяет отыскивать и использовать нужное подмноже- ство данных в списке. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям, при этом другие строки скрываются. Для фильтрации данных используются команды Автофильтр и Расширенный

фильтр пункта Фильтр меню Данные.

Автофильтр

Команда Автофильтр устанавливает кнопки скрытых списков (кнопки со стрелками) непо- средственно в строку с именами столбцов (рис.4). С их помощью можно выбирать записи базы данных, которые следует вывести на экран. После выделения элемента в открывшемся списке, строки, не содержащие данный элемент, будут скрыты. Например, если в скрытом списке поля Местонахождение выбрать США, то будут выведены только записи, у которых в поле

Местонахождение содержится значение США.

25

Рис.4

Если в поле списка выбрать пункт Условие … , то появится окно Пользовательский автофильтр (рис.5). В верхнем правом списке следует выбрать один из операторов (равно, больше, меньше и др.), в поле справа – выбрать одно из значений. В нижнем правом списке можно выбрать другой оператор, и в поле по левую сторону – значение. Когда включен переключатель И, то будут выводиться только записи, удовлетворяющие оба условия. При включенном переключа- теле ИЛИ будут выводиться записи, удовлетворяющие одному из условий. Например, в окне на рис.5 введены условия для вывода записей по телебашням с высотой от 400м до 600 м.

Рис.5

Для вывода нескольких записей с самым большим или самым малым значением по любому полю следует в скрытом списке поля выбрать пункт Первые 10. В диалоговом окне Наложение условия по списку (Рис.6) в первом поле со счетчиком необходимо выбрать количество запи- сей, а в поле справа выбрать – наибольших или наименьших.

Рис.6

Чтобы вывести все данные таблицы, необходимо вызвать команду Отобразить все или

отменить команду Автофильтр меню Данные, подменю Фильтр.

После использования команд Автофильтр, таблица переходит в режим фильтрации. В этом режиме многие команд Microsoft Excel влияют только на видимые ячейки. После применения фильтра для вывода только нужных строк, можно скопировать полученное подмножество данных в другое место для дальнейшего анализа.

Чтобы снова вывести все записи следует в меню Данные выбрать пункт Фильтр, затем пункт Отобразить все.

26

Microsoft Office Exсel-97

Урок Е7

Совместная работа приложений MS Office Word и Exсel.

В этом уроке вы познакомитесь с возможностью совместной работы Microsof Word и Microsoft Exсel..

Вставка данных из Excel в Word.

Вставка листа или диаграммы Microsoft Excel в документ Word

Word предоставляет несколько способов вставки данных Microsoft Excel в документ Word. Например, можно легко скопировать и вставить лист или диаграмму. Или можно вставить лист или диаграмму в виде связанного объекта или внедренного объекта. Основные различия между связыванием и встраиванием заключаются в месте хранения данных и способа обновления данных после помещения их в документ:

Связанный объект — лист или диаграмма — отображаются в документе, но его информация хранится в исходной книге Microsoft Excel. При редактировании данных в Microsoft Excel, Word может автоматически обновлять лист или диаграмму в документе. Связывание следует применять, когда необходимо включить независимо вводимую информацию, такую как данные, собранные различными отделами, а также когда нужно хранить обновляемую в Word информацию. Ввиду хранения связанных данных в отдельном месте, связывание может также помочь минимизировать размер файла документа Word.

Внедренный объект — лист или диаграмма — хранит информацию непосредственно в документе Word. Для редактирования внедренного объекта сделайте двойной щелчок на нем чтобы запустить Microsoft Excel, проделайте необходимые изменения, а затем вернитесь в Word. Можно внедрить существующий или новый пустой лист или диаграмму. Ввиду хранения информации в документе Word, внедрение следует применять, когда требуется распространение оперативной версии документа лицам, которые не будут иметь доступа к отдельно сделанным листам и диаграммам.

Создание связанного объекта на основе существующего листа или диаграммы Microsoft Excel

1Откройте документ Word и книгу Microsoft Excel, содержащую данные, необходимые для создания связанного объекта.

2Перейдите в окно Microsoft Excel, а затем выделите весь лист, диапазон ячеек или нужную диаграмму.

3Выберите команду «Копировать» .

4Перейдите в документ Word, а затем выберите место вставки связанного объекта.

5Выберите команду «Специальная вставка» в меню «Правка».

6Выберите команду «Вставить связь».

7Из списка «Как» выберите нужный параметр.

Если есть затруднения в выборе параметра, выберите его и прочитайте описание в рамке «Результат».

8Для отображения связанного объекта — листа или диаграммы — в виде значка установите флажок «В виде значка».

9Для предупреждения отображения объекта — листа или диаграммы — в виде графического объекта, который можно позиционировать перед текстом или за ним и другими объектами, снимите флажок «Поверх текста».

Совет. При связывании диапазона ячеек, чтобы можно было позднее включить дополнительные строки или столбцы данных, назначьте этому диапазону имя в Microsoft Excel. Затем скопируйте диапазон и вставьте связь в Word. При добавлении дополнительных данных к диапазону в Microsoft Excel, можно переопределить имя диапазона для включения дополнительных ячеек. Word автоматически добавляет новые данные при следующем обновлении связи.

Создание внедренного объекта на основе существующего листа или диаграммы MS Excel 1 Откройте документ Word и книгу Microsoft Excel, содержащую данные, необходимые

для создания внедренного объекта.

27

2Перейдите в окно Microsoft Excel, а затем выделите весь лист, диапазон ячеек или нужную диаграмму.

3Выберите команду Копировать .

4Перейдите в документ Word, а затем выберите место вставки внедренного объекта.

5Выберите команду «Специальная вставка» в меню «Правка».

6Выберите команду «Вставить».

7В списке «Как» выберите «Лист Microsoft Excel Объект» или «Диаграмма Microsoft Excel Объект».

8Для отображения внедренного объекта — листа или диаграммы — в виде значка установите флажок «В виде значка».

9Для предупреждения отображения объекта — листа или диаграммы — в виде графического объекта, который можно позиционировать перед текстом или за ним и другими объектами, снимите флажок «Поверх текста».

Примечание

¨Чтобы быстро создать внедренный объект на основе всей книги, выберите команду «Объект» в меню «Вставка», а затем — вкладку «Создание из файла». В поле «Имя файла» введите имя книги, на основе которой будет создан внедренный объект, или нажмите кнопку «Обзор» для выбора имени из списка. Снимите флажок «Связь с файлом». Если необходимо, установите или снимите флажки «В виде значка» и «Поверх текста».

¨Используется ли команда «Специальная вставка» или «Вставка» Þ «Объект» для создания внедренного объекта Microsoft Excel, Word в действительности вставляет всю книгу в данный документ. (При использовании команды Специальная вставка внедренный объект отображается при выборе данных листа; при использовании команды «Вставка» Þ «Объект» внедренный объект отображает первую страницу книги.) В обоих случаях можно отображать одновременно только один лист книги. Для отображения другого листа дважды щелкните внедренный объект, а затем выберите нужный лист.

Создание нового внедренного листа или диаграммы Microsoft Excel

1В документе Word выберите место вставки нового внедренного объекта: листа или диаграммы.

2Выберите команду «Объект» в меню «Вставка», а затем выберите вкладку «Создание».

3В списке «Тип объекта» выберите «Лист Microsoft Excel» или «Диаграмма Microsoft Excel».

4Для отображения внедренного объекта — листа или диаграммы — в виде значка установите флажок «В виде значка».

5Для предупреждения отображения объекта — листа или диаграммы — в виде графического объекта, который можно позиционировать перед текстом или за ним и другими объектами, снимите флажок «Поверх текста».

6Нажмите кнопку OK.

7Создайте лист или диаграмму.

Примечание. При создании внедренного объекта Microsoft Excel в документ вставляется вся книга. В документе одновременно отображается только один лист. Для отображения другого листа дважды щелкните объект Microsoft Excel, а затем выберите нужный лист.

Добавление заголовка к диаграмме или оси

1В текстовом процессоре Word дважды щелкните диаграмму, к которой необходимо добавить заголовок.

2Выберите команду «Параметры диаграммы» в меню «Диаграмма», а затем — вкладку «Заголовки».

3Для добавления заголовка к диаграмме введите необходимый текст в поле «Название диаграммы».

Для добавления одного или нескольких заголовков оси щелкните соответствующее окно для каждого заголовка, а затем введите необходимый текст.

4Для возврата в Word щелкните в любом месте листа документа Word».

28

Совет. Для вставки разрыва страницы в заголовок диаграммы или оси щелкните текст диаграммы, щелкните место вставки разрыва страницы, а затем нажмите клавишу ENTER.

Вставка данных из Word в Excel.

Копирование таблицы Word на лист Microsoft Excel

Чтобы иметь возможность использования более мощных средств работы с таблицами данных, предоставляемых Microsoft Excel, можно выполнить копирование таблицы в документе Word, после чего вставить ее на лист Excel.

1Выделите в Microsoft Word копируемые строки и столбцы таблицы. Чтобы выделить таблицу целиком, перейдите в таблицу и выполните команду «Выделить таблицу» меню «Таблица».

2Нажмите кнопку «Копировать» .

3Перейдите на лист Microsoft Excel.

4Укажите левый верхний угол области листа, куда следует поместить таблицу. Ячейки вставляемой таблицы заменят данные в указанной области, если они были.

5Нажмите кнопку «Вставить» .

Копирование данных из существующего файла Word в качестве связанного или внедренного объекта в Excel

1В документе Word Выделите данные, которые необходимо скопировать в качестве связанного или внедренного объекта.

2Нажмите кнопку «Копировать» или «Вырезать» .

3Переключитесь на файл Excel, в который необходимо поместить данные, а затем выберите позицию, в которой данные должны находится.

4В меню «Правка» выберите команду «Специальная вставка».

5Для вставки данных в качестве связанного объекта выберите команду «Связать». Для вставки данных в качестве внедренного объекта выберите команду «Вставить». В поле «Как» выберите элемент, содержащий в своем имени слово «объект». В данном случае, выберите параметр «Документ Microsoft Word».

29