АНАЛИЗ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ СВОДНЫХ ТАБЛИЦ
.pdf
Рис. 14. Диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы
Опции этого диалогового окна:
•Имя. Изменяет название, отображаемое на кнопке поля. Это название можно также изменить, если непосредственно отредактировать содержимое ячейки, содержащей кнопку поля.
•Итоги. Позволяет изменять тип вычисляемых промежуточных итогов. Промежуточные итоги имеет смысл подводить только в том случае, если в областях строк или столбцов сводной таблицы находится несколько полей. Чтобы исключить промежуточные итоги, выберите переключатель Нет.
•Отображать пустые элементы. Установите флажок этой опции, если хотите чтобы в сводной таблице отображались элементы полей, не содержащие данных.
Excel имеет несколько дополнительных опций настройки полей, которые можно увидеть, щелкнув на кнопке Далее в диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы. Эти опции позволяют указать порядок сортировки элементов поля и количество выводимых элементов.
6.Форматирование сводной таблицы
При создании сводной таблицы предлагается по умолчанию опция автоматического форматирования (чтобы изменить эту установку, необходимо вызвать окно Параметры сводной таблицы с помощью кнопки Параметры в третьем диалоговом окне Мастера сводных таблиц и диаграмм).
Когда сводная таблица создана, всегда можно применить другой тип автоформатирования. Поместите табличный курсор внутрь сводной таблицы и щелкните
на кнопке Формат отчета 
на панели инструментов Сводные таблицы. Excel отобразит диалоговое окно Автоформат, показанное на рис. 15. Выберите нужный автоформат и щелкните на кнопке ОК.
Если необходимо использовать формат представления чисел, выполните следующие действия.
1.Выделите любую ячейку, содержащую число, в области данных сводной
таблицы.
2.Щелкните правой кнопкой мыши и из появившегося контекстного меню выберите команду Параметры поля. На экране появится диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы.
3.Щелкните на кнопке Формат.
4.Выберите необходимый формат представления чисел.
11
Рис. 15. Диалоговое окно Автоформат
7.Группировка элементов сводной таблицы
ВExcel предусмотрено удобное средство, которое позволяет группировать определенные элементы поля. Например, если одно из полей базы данных состоит из дат, то для каждой даты в сводной таблице будет отведена отдельная строка или столбец. Иногда полезно объединить даты в месяцы или кварталы, а затем убрать с экрана слишком детальное их представление. На рис. 16 показана сводная таблица, созданная на основе базы данных Банк.
Вней показан итоговый баланс для каждого типа счета (поле столбца) по каждому из отделений (поле строки). создадим отчет, который сравнивал бы результаты деятельности западного отделения с двумя другими отделениями, вместе взятыми. Решение очень простое – нужно создать группу, состоящую из данных центрального и северного отделений.
Рис. 16. Пример сводной таблицы
Чтобы создать группу, выделите ячейки, которые будут сгруппированы, в данном случае – А6:А7. Затем выберите команду Данные→ Группа и структура→
12
Группировать. В результате Excel создаст новое поле и назовет его Отделение2. В этом поле находиться два элемента: Западное и Группа1 (рис. 17).
Рис. 17. Сводная таблица после группировки данных
Теперь можно удалить исходное поле Отделение и переименовать названия полей и элементов. На рис. 18 показана сводная таблица после этих изменений. Новое название поля не может совпадать с названием существующего поля. При несовпадении имен Excel просто добавляет новое поле к сводной таблице. Поэтому в рассмотренном примере нельзя переименовать Отделение2 в Отделение без удаления исходного поля.
Рис. 18. Сводная таблица после выполненных преобразований
Если элементы, необходимые для группировки, расположены не подряд, то выделить их можно следующим образом: нажмите Ctrl и отметьте элементы, которые должны составлять группу.
Если элементы поля содержат числа, даты или время, то можно разрешить программе сгруппировать их автоматически. На рис. 19 показана часть другой сводной таблицы, которая создана на основе той же банковской базы данных. На этот раз в качестве поля строки используется поле Счет, а в качестве поля столбца - Тип. Область данных отображает количество счетов данного типа.
Чтобы создать группу автоматически, отметьте любой элемент поля Счет. Затем выберите команду Данные→ Группа и структура→ Группировать. Появится диалоговое окно Группирование, показанное на рис. 20.
13
Рис. 19. Пример сводной таблицы
Рис. 20. Диалоговое окно Группирование
По умолчанию в нем будут показаны наименьшее и наибольшее значения, которые можно изменить по своему усмотрению. Например, чтобы создать группу с шагом в 5 000, введите 0 в поле Начиная с, 100 000 - в поле По и 5 000 - в поле С шагом. Щелкните на кнопке OK, и Excel создаст указанные Вами группы. На рис. 21 показана результирующая сводная таблица.
8. Отображение сводной таблицы
Каждая ячейка в области данных сводной таблицы представляет собой несколько записей исходной базы данных. Иногда нужно выяснить, из каких полей состоит суммарное значение. На примере банковской базы данных можно просмотреть список всех записей депозитных счетов, которые были открыты в центральном отделении. Для этого нужно дважды щелкнуть на нужной ячейке области данных сводной таблицы. Excel создаст новый лист с теми записями, которые были использованы для получения информации в выбранной ячейке сводной таблицы. На рис. 22 показан пример сводной таблицы, а на рис. 23 пример списка, который будет сформирован.
Если двойной щелчок на ячейке не срабатывает, убедитесь, что флажок опции
Развертывание разрешено в диалоговом окне Параметры сводной таблицы установлен.
Если сводная таблица создана с использованием полей в области страницы, то в этом случае в текущий момент времени можно рассмотреть только одну порцию данных, соответствующую одному элементу (или всем сразу) поля страницы, выбрав его из раскрывающегося списка этого поля. Однако в Excel есть опция, которая помещает
14
данные, соответствующие каждому элементу поля страницы, на отдельный лист, создавая таким образом трехмерный блок данных.
Рис. 21. Результирующая сводная таблица
Щелкните на кнопке Сводная таблица, которая расположена на панели инструментов Сводные таблицы, и в открывшемся меню выберите команду Отобразить страницы (или щелкните правой кнопкой в любом месте сводной таблицы и в контекстном меню выберите ту же команду). На экране появится диалоговое окно, показанное на рис. 24. В этом диалоговом окне представлен список полей области страницы, имеющихся в данной сводной таблице. После выбора необходимого поля Excel вставляет нужное количество новых листов, для того чтобы разместить данные, соответствующие каждому элементу этого поля.
Рис. 22. Пример сводной таблицы
15
Рис. 23. Новый лист со списком данных
Рис. 24. Диалоговое окно Отображение страниц
9. Вставка вычисляемого поля в сводную таблицу
Сводная таблица - это особый тип диапазона данных, в который нельзя вставлять новые строки или столбцы. Это означает, что в сводную таблицу нельзя вставить формулы, выполняющие операции над данными. Однако есть возможность создания новых вычисляемых полей для сводной таблицы. В вычисляемом поле выполняются вычисления, использующие значения из других полей.
Например, в банковской базе данных надо увеличить вклады на 15%, а также сравнить планируемые вклады с текущими. Это можно сделать с помощью вычисляемого поля. Вычисляемое поле должно размещаться в области данных сводной таблицы (его нельзя использовать в областях страницы, строки или столбца).
Для создания вычисляемого поля следует выполнить следующие действия:
1.Поместить курсор в область сводной таблицы.
2.В меню выбрать команду Вставка→ Вычисляемое поле. В результате появится диалоговое окно Вставка вычисляемого поля (рис. 25).
3.Ввести полное имя поля и определить формулу. В формуле можно использовать другие поля. В данном примере, имя поля - Проект, формула имеет вид =Счет*1,15.
4.Щелкнуть на кнопке Добавить для добавления нового поля.
5.Для создания дополнительных вычисляемых полей, повторить пункты 3 и 4. Щелкнуть на кнопке OK, чтобы закрыть диалоговое окно.
16
Рис. 25. Диалоговое окно Вставка вычисляемого поля
После создания поле будет добавлено в область данных сводной таблицы. С этим полем можно обращаться точно так же, как и с любым другим полем, за одним лишь исключением: его нельзя перемещать в области страницы, строки или столбца (оно должно размещаться в области данных).
На рис. 26 показана сводная таблица с вычисляемым полем.
Рис. 26. Пример сводной таблицы с вычисляемым полем
10.Вставка вычисляемого элемента в сводную таблицу
ВExcel можно создавать новые вычисляемые элементы для поля сводной таблицы. Например, если в таблице есть поле Месяцы, то можно создать вычисляемый элемент Квартал1, который будет отображать суммы за январь, февраль и март. Того же можно добиться, сгруппировав элементы. Однако при группировании скрываются отдельные месяцы и выводится только итог по группе. При наличии вычисляемого поля для квартальных итогов отображаются и итог, и отдельные месяцы.
Вычисляемые элементы должны размещаться в области страницы, строки или столбца (нельзя использовать вычисляемые элементы в области данных).
Рассмотрим создание вычисляемого элемента на следующем примере: предположим, что правлению банка требуется просмотреть депозитные счета вместе со срочными счетами. Для создания вычисляемого элемента выполните следующие действия:
1. Поместите курсор в область строки, столбца или страницы сводной таблицы.
17
2. В меню выберите команду Вставка→ Вычисляемый объект. Появится диалоговое окно Вставка вычисляемого элемента, как показано на рис. 27.
Рис. 27. Диалоговое окно Вставка вычисляемого элемента
3.Введите имя для нового элемента, а затем формулу. В формуле могут быть использованы элементы из других полей, но не функции рабочего листа. В данном примере новый элемент называется Депозит и Срочный, а формула выглядит следующим образом: =Депозит + Срочный.
4.Щелкните на кнопке Добавить.
5.Для создания дополнительных вычисляемых элементов повторите пункты 3 и 4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.
После этого элемент появится в сводной таблице. Если в сводной таблице используется вычисляемый элемент, то может понадобиться отменить вывод общего итога, чтобы избежать двойного подсчета.
На рис. 28 показан пример сводной таблицы с вычисляемым элементом.
Рис. 28. Пример сводной таблицы с вычисляемым элементом
18
11.Примеры использования сводных таблиц
Пример 1. Использование сводных таблиц для консолидации данных
На рис. 29 показаны три рабочих листа, каждый из которых содержит данные за месяц о продажах товаров в одном из магазинов крупной торговой сети. Наша цель - консолидировать эту информацию в одну сводную таблицу. В этом примере исходные данные содержатся в одной рабочей книге. Однако так бывает далеко не всегда. Данные, которые необходимо консолидировать, могут находиться в разных рабочих книгах.
Рис. 29. Рабочие листы, содержащие данные за месяц о продажах товаров
Для создания сводной таблицы выполните следующие действия.
1.Добавьте новый лист, назовите его Итоги.
2.Выберите команду Данные→ Сводная таблица, чтобы запустить средство
Мастер сводных таблиц и диаграмм.
3.В первом диалоговом окне мастера выберите переключатель В нескольких диапазонах консолидации и щелкните на кнопке Далее.
4.В следующем диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм - шаг 2а
из 3 выберите переключатель Создать одно поле страницы. Щелкните на кнопке Далее.
5.Теперь определите диапазоны для консолидации. Первый диапазон - Магазин1!А$1:$D12 (его адрес можно ввести непосредственно или указать на рабочем листе). Щелкните на кнопке Добавить для добавления диапазона к списку Список диапазонов.
6.Повторите пункт 5 для двух других диапазонов. Щелкните на кнопке Далее, чтобы снова перейти к диалоговому окну шага 3.
7.В третьем диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм щелкните на кнопке Готово.
В результате сводная таблица будет иметь вид, показанный на рис. 30.
На четвертом шаге описанной процедуры в диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм - шаг 2а из 3 можно выбрать переключатель Создать поля страницы. Это позволит назначить имя каждому элементу в поле страницы.
19
Рис. 30. Сводная таблица
Пример 2. Создание диаграмм по сводной таблице Сводная диаграмма - это диаграмма, связанная со сводной таблицей. При
использовании Мастера сводных таблиц и диаграмм можно одновременно создавать как сводную таблицу, так и сводную диаграмму. Для этого в первом диалоговом окне
Мастер сводных таблиц и диаграмм установите переключатель Сводная диаграмма (со сводной таблицей).
Если Вы в этом окне щелкните на кнопке Готово, то Excel создаст новый рабочий лист для сводной таблицы и лист диаграмм для сводной диаграммы. На этих листах будут представлены шаблоны сводной таблицы и сводной диаграммы соответственно. Путем перетаскивания кнопок полей из панели инструментов Список полей сводной таблицы в шаблоны Вы создадите структуру сводной таблицы и сводной диаграммы. Например, надо создать сводную диаграмму для следующей сводной таблицы (рис. 31).
Рис. 31. Пример сводной таблицы
20