2. Стандартність

Стандартизація мови документів дає змогу скоротити кількість зайвої інформації, швидко та ефективно її опрацювати.

Стандартизація мови ділових паперів відбувається здебільшого на синтаксичному та лексичному рівнях. Стандартні речення – це тип речень загального зразка, з чітко визначеним порядком розміщення його складових частин, членів речення і словесного наповнення конкретної синтаксичної моделі: Заслухавши та обговоривши ...; Комісія прийшла до висновку ... .

Основними лексичними засобами стандартизації мови ділових паперів є канцеляризми, або кліше.

Канцеляризм – це слово або стійке словосполучення, граматична форма чи конструкція, які визначають специфіку адміністративно-канцелярського підстилю офіційно-ділового стилю літературної мови. Відзначаються сухістю, беземоційністю, словотвірною одноманітністю, напр.: довести до відома ..., цей факт засвідчує ... тощо.

Механічне перенесення словесних формул (кліше), термінологічних сполук з ділових паперів в усне мовлення, публіцистичний чи художній стиль породжує мовний штамп – вислів, яких механічно відтворюється і в результаті багаторазового повторення втратив свою образність і стилістичну виразність. Уживання мовних штампів у невідповідному контексті вважають порушенням мовної норми, напр.: Нам треба зустрітися з метою обговорення питання ... замість Нам треба зустрітися, щоб обговорити ... .

3. Логічна послідовність

Усі частини документа логічно пов’язані. Це виявляється в межах речення чи тексту документа, які будуються з чітким дотриманням послідовності викладу матеріалу, умотивованим порядком розташування змістових частин тексту (вступ, основна частина, висновки) та поділом його на абзаци, пункти, підпункти.

Мовними засобами реалізації виступають слова, які вказують на причинно-наслідкові зв’язки (тому що; оскільки; через те що ...), підкреслюють наступність, черговість подій або явищ (спочатку, потім, насамкінець), виражають протиставлення (не ... а), позначають результативність виконання дій (отже, таким чином, у результаті).

4. Ясність викладу, точність

Документ має бути зрозумілим, не викликати двозначності. Це досягається тоді, коли працівник глибоко проникає в суть справи й уміє дібрати слова та вислови, які дають змогу тонко описати події чи явища об’єктивної дійсності, правильно користуватися термінами, уникає вузьковживаних професіоналізмів.

5. Переконливість

Забезпечується обґрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі цифрової інформації та фактів.

Переконливим діловий папір робить також уміння розмістити матеріал – усе важливе слід подавати в документі, а інше оформляти у вигляді додатків.

6. Лаконічність

Лаконічним уважають документ, у якому немає багатослівної аргументації, зайвих слів та повторень.

Лаконічності можна досягти вживанням простих речень, загальноприйнятих скорочень, умовних позначень, а також стандартних зворотів мови.

7. Повнота інформації

Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання.

Тема 5. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

План

1. Класифікація документів.

2. Склад реквізитів документів.

3. Оформлення сторінки.

4. Вимоги до тексту документа.

5. Документація з кадрово-контрактових питань: заява, автобіографія, резюме, наказ щодо особового складу.

Основним видом офіційно-ділового стилю є документ. Документ (з лат. documentum – повчальний приклад, спосіб ведення) – це „засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумову діяльність людини” (А. Коваль).

У сучасній мові документ має такі значення:

4. діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь;

5. письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу;

6. письмовий твір, грамота як свідчення про щось історичне, важливе (Словник української мови : в 11 т. – К., 1971. – Т.2. – С. 356).

Документи виконують такі функції: інформаційну, доказову, облікову та управлінську, тобто служать писемними доказами якогось факту, джерелами певної інформації; відтворюють факти діяльності установи (організації, підприємства); є і предметом, і результатом праці в управлінській діяльності.

Документ має відповідати таким основним вимогам:

• видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції;

• не суперечити чинному законодавству й директивним указівкам вищих органів влади;

• бути точним, достовірним і переконливим;

• бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів;

• містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції;

• бути придатним для тривалого зберігання.

Правильно складений та оформлений документ є свідченням високого рівня культури його виконавця.

У практичній діяльності установ (організацій, підприємств) трапляються документи різних видів (груп). Поділ на види здійснюється за такими ознаками: способом фіксації інформації, змістом, найменуванням, видом, складністю, місцем виникнення, призначенням, напрямком, формою, строками виконання, гласністю, юридичною силою тощо.

Так, за способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

• письмові – це рукописні й машинописні документи;

• графічні – документи, у яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. До них належать графіки, рисунки, малюнки, схеми;

• фото- і кінодокументи – створені способом фотографування й кінематографії (фото- і кіноплівки, фотокартки);

• фонодокументи – створюються за допомогою будь-якої системи звукозапису й відтворюють звукову інформацію (запис під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом (призначенням) одні дослідники поділяють документи на організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачально-збуткові тощо. Інші виділяють такі групи: документи щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.

За найменуванням: заява, автобіографія, резюме, доручення, накази, розписка тощо.

За походженням:

• службові – документи, що стосуються діяльності підприємств, установ, організацій;

• особисті – документи, які стосуються конкретних осіб поза межами виконання службової діяльності.

За місцем складання (виникнення):

• внутрішні – чинні в межах організації, установи, де їх складено;

• зовнішні – це вхідна й вихідна документація.

За напрямом:

• вхідні;

• вихідні.

За видом (формою):

• стандартні (типові) – документи, розроблені вищими органами для підвідомчих організацій;

• трафаретні – це документи, частина яких надрукована, а для змінної інформації залишено вільні місця;

• індивідуальні – документи, які створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій (службові записки, автобіографія тощо).

За терміном виконання:

• нетермінові (звичайні, безстрокові) – документи, які розглядають згідно з черговістю надходження;

• термінові – документи, термін розгляду яких визначено законом, відповідним правовим актом або адміністрацією, а також документи, що мають позначку „Терміново” або „Дуже терміново”.

За ступенем гласності:

• несекретні (звичайні, для службового користування);

• секретні (таємні) або цілком секретні (цілком таємні).

За стадіями створення (виготовлення):

• оригінали – основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

• копії – це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види копій: а) відпуск – повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника; б) витяг – копія не всього документа, а лише його частини; в) дублікат – другий примірник документа, який видається в разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.

За складністю:

• прості – містять інформацію з одного питання;

• складні – містять інформацію щодо двох і більше питань.

За терміном зберігання:

• тимчасового зберігання (до 10-ти років);

• тривалого зберігання (понад 10 років);

• постійного зберігання.

За технікою відтворення:

• рукописні;

• відтворені механічним способом;

• відтворені електронним способом.

Документ становить сукупність окремих елементів, які називають реквізитами. Залежно від виду ділового папера набір реквізитів і порядок їхнього розташування різний. Однак існують установлені єдині моделі побудови однотипних документів – формуляр-зразок, що відповідає вимогам чинних державних стандартів.

Формуляр-зразок установлює такий склад реквізитів:

• Державний герб України;

• емблема організації чи підприємства;

• зображення урядових нагород;

• код підприємства;

• код документа;

• назва міністерства чи відомства;

• назва установи, організації чи підприємства;

• назва структурного підрозділу;

• індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунку в банку, електронна адреса;

• назва виду документа;

• дата;

• індекс (вихідний номер документа);

• посилання на індекс і дату вхідного документа;

• місце складання чи видання;

• гриф обмеження доступу до документа;

• адресат;

• гриф затвердження;

• резолюція;

• заголовок до тексту;

• позначка про контроль;

• текст;

• позначка про наявність додатка;

• підпис;

• гриф погодження;

• візи;

• печатка;

• позначка про засвідчення копії;

• прізвище виконавця та номер його телефону;

• позначка про виконання документа й направлення його до справи;

• позначка про перенесення даних на машинний носій;

• позначка про надходження.

Розрізняють постійні й змінні реквізити. Постійні реквізити використовуються на уніфікованих формах чи бланках документів, а змінні – під час його складання.

Кожен реквізит має бути розміщений у документі на постійному місці. Це робить документ зручним для зорового сприймання. Розміщують реквізити на бланку.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Звичайно виготовляють бланки для документів з високим рівнем стандартизації (довідки, доручення, договори, супровідні листи тощо).

За державним стандартом передбачене кутове й поздовжнє розміщення реквізитів.

Група реквізитів та їхніх постійних частин, відтворена як блок на бланку документа, називається штампом бланка.

Головною складовою частиною документа є текстовий компонент, а саме текст, у якому стисло, вичерпно й переконливо розкривається суть конкретної справи.

Текст – це писемний мовленнєвий масив документа, що становить лінійну послідовність висловлень, об’єднаних смисловими й граматичними зв’язками, а в загальнокомпозиційному плані – спільною темою й сюжетною заданістю.

Він складається з таких частин: вступу (указують на причину написання документа), основної частини (розкривають суть питання, аргументують певні положення, висловлюють певні міркування), закінчення (розкривають мету укладання документа).

За способом викладу розрізняють такі види текстів:

• розповідь;

• опис;

• міркування.

Часто в одному документі поєднуються всі три способи викладу.

Розповідь про події, явища, факти в їхній хронологічній послідовності використовують в автобіографіях, протоколах, звітах тощо. Опис – це перелік ознак, властивостей, а також загальна характеристика явища. Цей спосіб викладу використовують в актах, звітах, наказах, постановах тощо. Міркування – це спосіб викладу, при якому визначення, судження й висновки розкривають внутрішній зв’язок явищ і, зазвичай, доводять певне положення за допомогою причинно-наслідкових зв’язків, зіставлень, порівнянь, розкриття змісту цих зв’язків.

До викладу матеріалу ставляться такі вимоги:

• виклад повинен бути чітко продуманим і логічним;

• основним елементом логічної побудови змісту всього документа є виклад його мети;

• фактичний матеріал має бути достовірним, актуальним, переконливим;

• не можна переобтяжувати текст другорядними деталями;

• текст документа має бути точним (не допускати двозначних тлумачень);

• зміст має бути викладено в нейтральному тоні;

• при стислому викладі має забезпечуватися повнота інформації;

• рекомендовано текст ділити умовно на 2 частини: у першій давати обґрунтування, а в другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження чи прохання. Якщо текст складається з одного речення, то й воно має мати в собі ці дві частини.

„Ділові папери – не матеріал для читання, – зазначає Алла Коваль, – а засіб спонукання до дії”. Саме цій меті повинна бути підпорядкована мова ділового документа.

Мовні засоби документів мають відповідати таким основним засадам:

1. Об’єктивність

Це досягається вживанням мовних одиниць, які не називають особи мовця чи співрозмовника, та дій, які вони виконують. Від першої особи викладають прохання (рідше пропозицію), висловлене в заяві, інформацію, подану в автобіографії, доповідній чи пояснювальній записці, розпорядчих документах тощо.

Від третьої особи викладається текст характеристики, листи-подяки, акти тощо: комісія ухвалила ..., університет гарантує ..., ректорат висловлює подяку ... тощо.

Об’єктивність документів пов’язана з використанням безособових конструкцій – односкладних безособових речень, присудок у яких виражений формою інфінітива дієслів, безособовими дієсловами та предикативними формами на -но, -то: запропоновано внести на розгляд питання ... .

2. Стандартність

Стандартизація мови документів дає змогу скоротити кількість зайвої інформації, швидко та ефективно її опрацювати.

Стандартизація мови ділових паперів відбувається здебільшого на синтаксичному та лексичному рівнях. Стандартні речення – це тип речень загального зразка, з чітко визначеним порядком розміщення його складових частин, членів речення і словесного наповнення конкретної синтаксичної моделі: Заслухавши та обговоривши ...; Комісія прийшла до висновку ... .

Основними лексичними засобами стандартизації мови ділових паперів є канцеляризми, або кліше.

Канцеляризм – це слово або стійке словосполучення, граматична форма чи конструкція, які визначають специфіку адміністративно-канцелярського підстилю офіційно-ділового стилю літературної мови. Відзначаються сухістю, беземоційністю, словотвірною одноманітністю, напр.: довести до відома ..., цей факт засвідчує ... тощо.

Механічне перенесення словесних формул (кліше), термінологічних сполук з ділових паперів в усне мовлення, публіцистичний чи художній стиль породжує мовний штамп – вислів, яких механічно відтворюється і в результаті багаторазового повторення втратив свою образність і стилістичну виразність. Уживання мовних штампів у невідповідному контексті вважають порушенням мовної норми, напр.: Нам треба зустрітися з метою обговорення питання ... замість Нам треба зустрітися, щоб обговорити ... .

3. Логічна послідовність

Усі частини документа логічно пов’язані. Це виявляється в межах речення чи тексту документа, які будуються з чітким дотриманням послідовності викладу матеріалу, умотивованим порядком розташування змістових частин тексту (вступ, основна частина, висновки) та поділом його на абзаци, пункти, підпункти.

Мовними засобами реалізації виступають слова, які вказують на причинно-наслідкові зв’язки (тому що; оскільки; через те що...), підкреслюють наступність, черговість подій або явищ (спочатку, потім, насамкінець), виражають протиставлення (не..., а), позначають результативність виконання дій (отже, таким чином, у результаті).

4. Ясність викладу, точність

Документ має бути зрозумілим, не викликати двозначності. Це досягається тоді, коли працівник глибоко проникає в суть справи й уміє дібрати слова та вислови, які дають змогу тонко описати події чи явища об’єктивної дійсності, правильно користуватися термінами, уникає вузьковживаних професіоналізмів.

Особливої точності та ясності потребують формулювання наказів, прохань, розпоряджень.

5. Переконливість

Забезпечується обґрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі цифрової інформації та фактів.

Переконливим діловий папір робить також уміння розмістити матеріал – усе важливе слід подавати в документі, а інше оформляти у вигляді додатків.

6. Лаконічність

Лаконічним уважають документ, у якому немає багатослівної аргументації, зайвих слів та повторень.

Лаконічності можна досягти вживанням простих речень, загальноприйнятих скорочень, умовних позначень, а також стандартних зворотів мови.

7. Повнота інформації

Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання.