36.Автоматизация процедур обработки текста в среде ms Word с помощью макросов.

В процессе работы с документами часто приходится неоднократно выполнять один и тот же набор действий: открывать меню, выбирать команду, нажимать ту или иную кнопку или клавишу и т.п. Такие повторяющиеся операции можно автоматизировать, записав их под определенным именем в единый блок, называемый макросом, который можно запускать как один исполняемый файл. Для того чтобы работать с макросами в современных версиях MS Word, на ленте рекомендуется отобразить вкладку Разработчик.

Макрос представляет собой последовательность операций, записанных в памяти компьютера и выполняемых одной командой по заданию пользователя. Это программа, состоящая из совокупности команд, которые должны быть выполнены каким-либо приложением, в частности MS Word. Макросы требуются для объединения нескольких различных действий в одну процедуру, которую можно легко вызвать для выполнения. Как правило, макросы используются для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования; объединения нескольких команд, например вставки таблицы с определенными размерами, границами и числом строк и столбцов; упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах; автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах.

Команды, входящие в состав макроса, написаны на специальном объектно-ориентированном языке программирования Visual Basic, который создан для записи макросов и разработки пользовательских приложений. Изучение и освоение языка программирования VB требует затрат времени и усилий. Однако, в среде приложений Microsoft Office, к которым относится и MS Word, можно записать несложный макрос без специального программирования с помощью макрорекордера, выполняя непосредственно различные операции с помощью мыши или клавиш управления курсором.

Макрорекордер – это программа, обеспечивающая запись и воспроизведение нажатий клавиш и действий мыши. В самом простом случае макрос – это поочередное нажатие клавиш, перемещений и щелчков кнопками мыши. Каждое из действий соответствует оператору Visual Basic.

Для создания макроса с помощью макрорекордера используется цепочка команд меню: Вид/Макросы/Запись макроса. Аналогичным образом можно использовать цепочку: Разработчик/Код/Запись макроса. В появившемся окне Запись макроса следует ввести имя макроса. Если имя нового макроса не указано, то по умолчанию новые макросы получают последовательно имена: Макрос1 (Macro1), Макрос2 (Macro2) и т.д. В списке Макрос доступен для выбирается шаблон или документ, в котором нужно сохранить макрос. Здесь же можно (но не обязательно) ввести комментарий, не превышающий 255 символов. Здесь же есть возможность выбрать способ для вызова разрабатываемого макроса: с помощью панели быстрого доступа или клавиатуры. Такой способ можно выбрать сразу в этом окне или сделать это впоследствии. После задания имени и других установок надо нажать кнопку ОК.

В режиме записи макроса на указателе мыши появляется изображение магнитофонной кассеты. В процессе создании макроса следует выполнить необходимую последовательность действий с учетом того, что при записи можно использовать мышь для выбора команд и параметров, но не для выделения текста. Закончить запись макроса можно с помощью цепочки команд: Вид/Макрос/Остановить запись или Разработчик/Код/Остановить запись.

Для выполнения различных действий над макросами используется цепочка команд меню Вид/Макросы/Макросы или Разработчик/Макросы с выбором имени макроса и последующим нажатием кнопки Организатор. В результате появляется диалоговое окно Организатор, где в списке, расположенном слева, приложение Word отображает проекты макросов, используемые в активном документе, а в списке, расположенном справа, приложение Word отображает проекты макросов, находящиеся в шаблоне Normal. В этом окне на вкладке Макрос из предложенного списка следует выбрать имя нужного макроса, а затем нажать на кнопку для выполнения той или иной операции: Копировать, Удалить, Переименовать.

Перед запуском макроса текстовый курсор следует установить в том месте документа, где предполагается выполнение операций макроса. Для запуска макроса могут использоваться различные способы. В частности, это можно сделать с помощью цепочки команд меню Вид/Макросы/Макросы или Разработчик/Макросы с выбором имени макроса и последующим нажатием кнопки Выполнить. Однако такой способ не самый быстрый, поэтому в MS Word существуют и другие возможности запуска: с помощью панели быстрого доступа или клавиатуры.

Такое назначение можно выполнить в окне диалога Запись макроса, выбрав подходящий вариант запуска перед началом записи. Другой способ назначения для уже созданного макроса заключается в использовании цепочки команд: «Office»/Параметры Word/Настройка. В обоих случаях на экране появляется окно диалога Настройка панели быстрого доступа и сочетания клавиш с двумя полями: Выбрать команды из:, Настройка панели быстрого доступа и кнопкой Настройка. Присвоение макроса различным объектам производится следующим образом:

Чтобы присвоить макрос панели быстрого доступа, в поле Настройка панели быстрого доступа следует выбрать документ или все документы, для которых требуется добавить макрос на панель быстрого доступа.

В поле Выбрать команды из: следует выбрать макрос, который требуется записать на панель быстрого доступа, после чего нажимается кнопка Добавить.

Чтобы назначить макросу комбинацию быстрых клавиш, в окне диалога Настройка… следует нажать на кнопку Настройка, в списке Категории следует выделить пункт Макросы, а в открывшемся списке имен - выделить имя данного макроса. После этого в поле Новое сочетание клавиш вводится комбинация клавиш, присваиваемая макросу для запуска, например [Ctrl]+[M]. В конце работы следует по очереди нажать на кнопки Назначить и Закрыть.