информатика_3 / 7,8информ

Лекция 7

1. Правила построения запросов выборки

2. Запросы-действия

3. Вычисления в запросах

4. Заполнение бланка запроса по образцу

5. Отчеты

6. Конструирование формы.

1. В конструкторе запросов используется табличный способ представления условий поиска. В ячейках таблицы конструктора запросов записываются условия, накладываемые на значения соответствующих полей. Условия, стоящие в одной строке, должны выполняться одновременно, т.е. соединены операцией И; условия в разных строках соединены между собой операциями ИЛИ

4. Заполнение бланка запроса по образцу имеет две панели. На верхней панели расположены списки полей тех таблиц, на которых основывается запрос. Строки нижней панели определяют структуру запроса, т.е. структуру результирующей таблицы, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса.

Строку Поле заполняют перетаскиванием названий полей из таблицы в верхней части бланка. Каждому полю будущей результирующей таблицы соответствует один столбец бланка запроса. Имя таблицы заполняется автоматически. Если щелкнуть на сортировке, появится кнопка раскрывающегося списка, содержащего виды сортировки. Если указать сортировку по какому-то полю, то данные результирующей таблицы будут отсортированы по этому полю.

Бывают случаи, когда поле должно присутствовать в бланке запроса по образцу, но не должно отображаться в результирующей таблице. В этом случае можно запретить его вывод на экран, сбросив соответствующий флажок.

Самая интересная строка в бланке запроса по образцу называется Условие отбора. Именно здесь и записывается тот критерий, по которому выбирают записи для включения в результирующую таблицу. По каждому полю можно создать свои условия отбора. Запуск запросов выполняется щелчком по кнопке ВИД. При запуске образуется результирующая таблица. Выход -> Вид (щелкнуть).

Примеры записи запросов:

Записи	Поля
	A	B	C
R1	1	2	3
R2	1	3	1
R3	2	2	2

Условие	A	B	C
1) A=1 и B=2	=1	=2
2) A=1 или A=3	=1
	=3
3) A=1 или B=2	=1
		=2
4) A=1 или B=2 или C =3	=1
		=2
			=3
5) Не A = 1	<>1

Условие выражения	Значение поля, по которому произошел поиск
Саратов	Текст «Саратов»
Саратов or Уфа	Текст «Саратов» или «Уфа»
Not Саратов	Не текст «Саратов»
In (Саратов, Томск, Уфа)	Текст «Саратов», «Томск» или «Уфа»
<M	Текст начинается с букв «А»-«М»
>=M	Текст начинается с букв «М»-«Я»
100	Число 100
<=20	Число не более 20
Date()	Текущая дата
>=01.01.94	Дата позднее 01.01.94
Between 01.01.93 and 31.12.93	Дата 1993 года
*.02.*	Дата у которой значение февраль
Is Null	Пустое значение
Is Not Null	Не пустое значение
Like «P*»	Текст начинающийся с буквы «Р»

Примеры шаблонов

? обозначает пропуск одного символа	За?ор	Забор, Затор
* любая группа символов	Д*нь	День, Добрый день
# обозначает любую цифру	#-й	5-й, 8-й
[ ] один символ указанного набора	Иванов [ан]	Ивановы, Иванов
! с [ ] не входит в указанный набор	Иванов ! [аы]	Иванову

2. Построение запроса на обновление.

ЗАПРОС -> СОЗДАТЬ ->КОНСТРУКТОР -> ДОБАВИТЬ (добавить таблицу) -> Выбрать поле.

ЗАПРОС -> указать типа запроса (ОБНОВЛЕНИЕ) Вводим условие замены и подтверждаем обновление записей.

2. Построение запроса на добавление.

ЗАПРОС -> СОЗДАТЬ ->КОНСТРУКТОР -> ДОБАВИТЬ (добавить таблицу) -> В главном меню ЗАПРОС -> тип запроса (ДОБАВЛЕНИЕ) -> выбор таблицы, куда добавить -> выбор полей, которые необходимо добавить -> выполнение запроса.

Построение запроса на создание таблицы.

ЗАПРОС -> СОЗДАТЬ ->КОНСТРУКТОР -> ДОБАВИТЬ (добавить таблицу) -> В главном меню ЗАПРОС -> тип запроса (СОЗДАНИЕ) -> имя -> имена полей из старых таблиц -> выполнение запроса.

Создание перекрестных запросов.

ЗАПРОС -> СОЗДАТЬ ->ПЕРЕКРЕСТНЫЙ ЗАПРОС -> выделить нужную таблицу -> поле, значение которого будет использовано в качестве строки -> поле (столбец) -> функция, по которой будут вычисления -> выполнение запроса.

Итоговые запросы

Запросы позволяют не только отбирать нужную информацию из таблиц и обрабатывать ее путем создания новых (вычисляемых полей), но и производить так называемые итоговые вычисления.

Пример: сумма всех значений в какой-то группе записей или их среднее значение, хотя кроме суммы и среднего значения существуют и другие итоговые функции.

Поскольку итоговые функции для одной записи не имеют смысла, и существуют только для группы записей, то предварительно записи надо сгруппировать по какому-либо признаку.

1. Итоговые запросы создают на основе известного нам бланка запроса, по образцу, теперь в нем появляется дополнительная строка – группировка.

2. Введение этой строки -> групповые операции

3. Вычисление в запросах

Поле, содержимое которого является результатом расчета по содержимому других полей, называется вычисляемым полем (ВП). ВП существует только в результирующей таблице. В исходных (базовых) таблицах такое поле не создается, и при работе обычного запроса таблицы не изменяются.

Каждый, кто имеет допуск к базе, может с помощью запросов, как угодно манипулировать данными и получать любые результаты, но при этом исходные таблицы остаются неизменимо одинаковыми для всех полей.

1. Создание запроса, производящего вычисления служит тот же самый бланк запроса по образцу. В имени поля записывают формулу. В нее входят заключенные в квадратные скобки названия полей, участвующих в расчетах, а также математические операции.

Вычисления в запросах.

2. В узкий столбец непросто записать длинную формулу, но если нажать shift + F2, то откроется диалоговое окно (область ввода). В нем можно вводить сколько угодно новых формул, а потом ОК и потом перенести в бланк запроса.

3. Если включить отображение вычисляемого поля, результаты расчетов будут выдаваться в результирующей таблице.

4. Ничто не мешает сделать вычисляемое поле полем сортировки, чтобы не только получать новые результаты, но и анализировать их.

Для создания запросов к БД существует специальный язык запросов. Он называется SQL – структурированный язык запросов. Те, кто пользуется Access могут не изучать этот этот язык. Вместо него есть БЛАНК ЗАПРОСА по ОБРАЗЦУ.

5. Отчеты

Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получать результаты работы в наглядной форме, но только не на экране, а в виде распечаток, таким образом создается печатный документ.

Перед началом конструирования отчета пользователь должен произвести подготовительную работу, в результате которой определяется требуемый макет отчета. В процессе конструирования формируется состав и содержание разделов отчета, а также размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц БД. Кроме того, оформляются заголовки, подписи, реквизиты отчета, размещаются вычисляемые реквизиты. Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора. Часто используют сначала мастер, а затем конструктор.

Разработка отчета в конструкторе.

При создании в режиме конструктора в окне отображаются разделы отчета; наличие этих разделов, а также их добавление или удаление определяется командами меню Вид -> Колонтитулы и Вид -> Заголовок -> Примечание отчета.

При разработке отчета разделы окна нужно заполнить элементами в соответствии с необходимым пользователю макетом отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В колонтитул обычно помещаются заголовки, даты и номера страниц. При определении содержимого этих разделов следует исходить из требований к оформлению отдельных страниц отчета.

Структура отчета состоит из 5 разделов: заголовка, верхнего и нижнего колонтитулов, области данных и примечание отчета. Заголовок – для печати общего заголовка. Верхний колонтитул – подзаголовок (можно в колонтитулы цифры – номера страниц). Область данных – элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц БД. Нижний колонтитул – также как и верхний. Примечание – дополнительная информация.

Сервис -> Надстройки -> Диспетчер кнопочных форм.