информатика_3 / 6 лекция

Информационные системы и БД.

План:

1. ключевые поля, связывание таблиц

2. ввод, редактирование и просмотр данных в однотабличных базах данных

3. поиск, сортировка и фильтрация в одной БД.

4. создание форм

5. запросы

для связывания в Access сведений, хранившихся в разных таблицах – например, для связывания конкретных студентов со всеми его оценками – каждая таблица БД должна содержать поля или набор полей, однозначно определяет каждую запись. Такое поле называют первичным ключом. Поле разбиения сведений на таблицы и определения полей первичного 000 комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первый ключ должен иметь уникальный индекс. Используется для связи таблиц с внешним ключом и другими таблицами, необходимо выбрать способ которым ACCESS будет вновь объединять связью сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Access.

Установление связей между таблицами в Access

- в окне БД выполнить СЕРВИС/СХЕМА ДАННЫХ; в появившемся окне выделить таблицу1 и выполнить добавить.

- выделить таблицу2, выполнить добавить и закрыть

- в появившемся окне для обеспечения целосности данных установить переключатель ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЦЕЛОСНОСТИ ДАННЫХИ КАСКАДНОЕ ОБНОВЛЕНИЕ связываемых полей, а также каскадное удаление связующих полей.

Опр-е связей между таблицами

Схема данных является графическим образом БД. Она используется различными объектами ACCESS для определения связей между несколькими таблицами. Она же обеспечивает целостность взаимосвязываемых данных при корректировке таблиц.

Связь между таблицей устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обоих таблицах. В большинстве случаев с ключевыми полями одной таблицы, являющейся уникальным индикатором каждой записи, связывающая внешний ключ другой таблицы, обязательным условием связи является совпадение связей и полей по типу и формату.

Типы связей

Отношение «один ко многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В отличие от каждой записи в таблице

- могут соответствовать несколько записей

- но запись в таблице может иметь более одной соответствующей ей записи

при отношение один к одному не более одной связанной записи в таблицы В. Мало записей могут помещаться в 1 таблицу

многие ко многим в развитых СУБД несколько записей, возможен только в ACCESS первичный ключ из двух полей, вспомогательные таблицы перехода (1 ко многим) с третьей таблицей.

Ввод, редактирование, просмотр данных.

Для осуществления этих действий выделяем имя нужной таблицы и щёлкаем открыть.

Удаление записи целиком – выделить и нажать DELETE/

Вставка новой записи выделить строку, перед которой должна быть нов. И нажать INSERT.

Поиск, сортировка, фильтрация данных.

Для поиска значений в текущей или всех полях таблицы необходимо в режиме таблицы или форме воспользоваться нажать ПРАВКА/НАЙТИ.

Замена данных

Если выбрать вкладку Замена, оно дополнится раскрывшимся списком Заменить на, позволяющем ввести в найденные поля новое значение. Кроме того, появляется 2 дополнительные кнопки, позволяющие управлять процессом замены.

Пример. Для замены оклада 890 рублей на 950 рублей на вкладке введём эти цифры в соответствии поля. После нажатия найти данный курсор переместиться на первую запись (890). Если надо переменить 890 на 950 во всех записях нажатием заменить всё.

Сортировка записей

М.б. выполняем как в режиме таблиц, так и в режими формы. Для этого курсор устанавливается в поле сортировке и нажимается соответствующая кнопка на панели инструментов:

- сортировка по возрастанию

- сортировка по убыванию

для сортировки записей можно использовать ЗАПИСИ/СОРТИРОВКА

минимум – сортировка записи по нескольким полям необходимо выделить соответствующее поле нужно выделить и распространить

главная ячейка – это левая верхняя

использование фильтра

для просмотра и корректировки записей БД, удовлетворяющий указанным пользователем условие отбора предусмотрена ф-ия т-цы. Фильтр – набор условий для отбора над-ва записей из таблицы, формы или запроса.

Фильтр по выделенному

Для этого необходимо открыть таблицу в режиме таблицы и в поле, по которому надо сделать фильтр, выделить значение поля или его часть и выбирать команду. ЗААПИСИ/ФИЛЬТР/по выделенному или после выделения нажать правую кнопку мыши – фильтр по выделению.

Для отбора записей, не соз-х выдел. Значения после выделения выбрать ЗАПИСИ/ФИЛЬТР/использовать выделенное.

Расширенный фильтр

ЗАПИСЬ/ФИЛЬТР/РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР. При этом возникает список полей активной таблицы. В нижней части окна выводится бланк запроса. Поле из списка перетаскиваются меньшего поля, по которым необходимо задать условия отбора записей. Бланк запроса позволит по команде записи применение фильтров.

Сохранение фильтра – сохранить как запрос, необходимо имя.

Применение фильтра. Если создаётся новый фильтр, он заменяет ранее сохраняемый. Для уничтожения фильтра использовать «очистить бланк»

Для сохранения нужно выполнить ЗАПИСИ/ФИЛЬТР/изменить фильтр и нажать сохранить как запрос на панели инструментов. Вместо того чтобы создавать фильтр заново, можно использовать существующий. Изменить фильтр воспользовавшись командой ЗАГРУЗИТЬ ИЗ ЗАПРОСА.

Основной диалогового интерфейса пользователя являются формы, через них осуществляется первоначальная загрузка или ввод данных, просмотр, корректировка. Работая с формой, можно добавлять и удалять записи из таблицы изменять значения полей, получать расчётные данные. В процессе работы может осуществляться 000 вводимых данных Access позволят создавать 000 формы и многошаблонные. Создавать формы можно в режиме конструктора и с помощью мастера форм.

Создание форм данных с помощью мастера.

Вначале в окне баз данных выбираем объекты – формы

Для вызова мастера форм в окне новая форма выбираем соответствующую строку. Даже в окне для выбора источника нужно выбрать таблицу, для которой создаётся форма.

Выбираем поле в окне СОЗДАНИЕ ФОРМ, access предлагает выбрать поля кот.

Формы в режиме мастера – объект формы первичное окно все основные объекты новая форма – способ при помощи которого создавать форму, выбор источника таблица для которой создаётся форма окно создание форм – таблица.

П

оля по которым создаётся формы все поля

В следующем окне Access предлагается выбрать внешний вид формы: в один столбец табличный, связная таблица или диаграмма. В левой части окна предлагается образец выбранного внешнего вида. Мы берём первый вариант – в один столбец.

Выбираем стиль формы. Перечень стилей представлен на рисунке, в левой части присутствует образец выбравшего стиля.

Последний шаг: задать имя формы. При этом построение формы закончена

предположим что на 000 прд-и есть огромная БД со сведениями о сотр. кроме формальной, конфиденциальная. Вся информация хранится в базовых таблицах.

Работать с ней могут разные подразделения, и или нужны разные данные. Не всё то что положено знать о службе безопасности предприятия, д.б. доступно глав врачу. Поэтому доступ пользователей закрывают.

Для доступа если гибкое сл-во запросы. Для одной таблицы можно создать множество запросов, каждый из которых может извлекать необходимую информацию.

Запрос – средство извлечения информации БД отличается условием задаваемым пользователем.

Конкретная информация системных данных умеет отвечать на любой вопрос о рамках своей пред. Области

Любая СУБД может выполнить операции с данными

- добавить в таблицу одну или несколько записей

- удалить од7ну или несколько записей

- обновить

- найти данные

- произвести сортировку данных

- отбор данных

- вывод на печать

- детальный отчёт

- специальный отчёт

распечатать – запрос, отчёт

непосредственно таблицу распечатать невозможно

запрос – режим конструктор (простой) , перекрестный. Открыть базу данных – вкладка запросы, щёлкнуть на кнопку создать – простой запрос . ок. 1 – окно мастера создания простых запросов. Выбрать таблицу в которой хотим выделить те или иные поля .

выбрать поля таблицы – ввод текста – имя запроса – заголовок – готово.