Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Базы данных. Учебное пособие для обучающихся по направлению подготовки 09.03.03 «Прикладная информатика»
.pdf
поиска и редактирования данных, а также вывода их в удобном виде.
Приложение работает в ОС Windows на автономных ПК или в локаль-
ной сети. При этом MS Access использует продвинутые инструменты
для обработки любого типа информации и представление их в виде
четкой последовательной структуры. Посредством MS Access созда-
ются и в дальнейшем эксплуатируются личные БД (настольные), а
также базы организаций, имеющих относительно небольшой объем
данных.
К областям применения Access можно отнести следующие:
- в малом бизнесе (бухгалтерский учет, ввод заказов, ведение ин-
формации о клиентах, ведение информации о деловых контактах);
- в крупных корпорациях (приложения для рабочих групп, систе-
мы обработки информации);
- в качестве персональной СУБД (справочник по адресам, ведение
инвестиционного портфеля, каталоги книг и т. п.).
Основные объекты Access:
- таблицы – основные объекты баз данных, так как в них хранятся все данные, а также они определяют структуру базы данных (поля
и их свойства);
- формы ‒ вспомогательные объекты, предназначенные для просмотра, ввода и редактирования данных;
- запросы ‒ результаты обращения пользователя к БД с целью
поиска данных, удаления, добавления и обновления записей. Предназначены для получения информации из одной или нескольких таблиц;
- отчеты ‒ документы, предназначенные для вывода на печать,
сформированные на информации, которая содержится в таблицах и
запросах;
- макрос-представляет собой элемент, содержащий последовательное описание для выполнения того или иного действия. С помощью него можно задать команду, которая будет выполнять определенную задачу, например, проверка изменения данных в одной из
таблиц;
- модуль - объект, который содержит в себе программное обеспечение, написанное на языке программирования Visual Basic, с
помощью которого редактор существенно расширяет функционал,
используя функции и процедуры, призванные реагировать на те или
41
иные изменения;
- страница доступа. С ее помощью можно получить доступ к уда-
ленным базам, хранящимся на других персональных компьютерах.
Access позволяет не только использовать собственную введенную
информацию, но и устанавливать взаимосвязь с другими СУБД. Также присутствует возможность импорта из других приложений, например, dBase, MySQL, Paradox, FoxPro, Excel. Для удобства пользователя реализована возможность не только использовать импорт, но
и связывать данные с другими программами и сетевыми ресурсами.
Создание таблиц базы данных
После загрузки MS Access в появившемся окне выбираем пункт
Новая база данных. По умолчанию MS Access предлагает вам имя
базы База данных1 (Database1.accdb), а тип файла ‒ Базы данных
Access. Имя нашей базы данных ‒ Ветеринарная клиника.
Создание реляционной базы данных начинается с формирования
структуры таблиц. Создадим таблицы согласно нашей логической и
физической структурам базы данных. Все наши сущности превращаются в таблицы.
Для определения полей таблицы рассмотрим физическую модель
БД (см. табл. 3-7).
Создание таблицы в MS Access возможно тремя способами:
1. в режиме конструктора;
2. в режиме таблицы;
3. в режиме мастера таблицы.
Рассмотрим технологию создания таблиц на примере создания таблицы Врачи с помощью конструктора.
На вкладке Создание выбираем Конструктор таблиц (рис. 9).
Рис. 9. Создание таблиц в режиме Конструктора
42
Выбор типа полей
Для введения имени поля и выбора типа данных таблицы Врачи
следуйте согласно рисунку 10. В строку столбца Имя поля введите
имя первого поля ‒ КодВрача. В строке столбца Тип данных щелкните
по кнопке списка и выберите тип данных Числовой.
Рис. 10. Выбор типа данных
Для определения всех остальных полей таблицы Врачи выполните действия, аналогичные указанным выше, в соответствии с таблицей 6. Для введения дополнительных параметров поля используйте
вкладку «Общие» (рис.11).
Рис. 11. Вкладка «Общие»
43
Создание ключевых полей таблицы
В самом начале проектирования базы данных мы говорили о том,
что для идентификации каждой записи в таблице необходим Первичный ключ. Другими словами, в поле первичного ключа не допускается повтор значений, а это значит, что не будет двух одинаковых
записей.
Также при проектировании нами были обозначены все ключевые
поля будущих таблиц.
Для того чтобы сделать поле КодВрача ключевым, необходимо
в режиме Конструктора поместив курсор на имя этого поля, щел-
кнуть по кнопке - Ключевое поле (рис. 12):
Рис. 12. Назначение поля ключевым
Сохранение таблицы
Для того чтобы сохранить таблицу в БД необходимо ее закрыть,
после чего MS Access предложит сохранить таблицу (по умолчанию
«Таблица1»). Задайте имя таблицы «Врачи».
Построитель выражений
Каждый врач в зависимости от своего вида деятельности занимает
соответствующий кабинет. Пусть в нашем случае будут следующие
условия: значение номера кабинета находится в пределах от 1 до 7 и
от 20 до 25. Зададим условия для поля «Номер кабинета». Это позво-
лит не вводить ненужные номера кабинетов.
44
Для этого в режиме Конструктора (вкладка Общие) в строке
«Правила проверки» («Условие на значение») перейдем в режим По-
строителя выражений (рис. 13) и введем условие: >=1 And <=7 Or
>=20 And <=25 (рис.14). В строке «Сообщение об ошибке» введите:
«Такого номера кабинета нет».
Рис. 13. Кнопка перехода в режим Построителя выражений
Рис. 14. Окно Построителя выражений
45
Вид вкладки «Общие» с заданными условиями для поля «Номер
кабинета» представлен на рисунке 15.
Рис. 15. Вкладка Общие с заданными условиями
Создание маски ввода
Задайте маску ввода для поля Телефон (в виде 55-55-55), для этого:
- В режиме Конструктора щелкните на вкладке Общие в строке
Маска ввода по кнопке .
- В открывшемся диалоговом окне «Создание масок ввода» щелкните по кнопке <Список>. В появившемся диалоговом окне «На-
стройка масок ввода» выполните действия по образцу (рис. 16):
Рис. 16. Создание маски ввода
46
- Нажмите кнопку <Закрыть>. Из появившегося списка выберите
созданную маску ввода для поля Телефон.
- Сохраните структуру таблицы.
Примечание. Маска ввода создается только для поля, имеющего
ти п дан ных – текстовый!
Некоторые допустимые знаки масок ввода представлены в
таблице 8.
Таблица 8 ‒ Допустимые знаки масок ввода
Знак Описание
Цифра (от 0 до 9, ввод обязателен; знаки плюс [+] и минус [-]
0
не допускаются).
Цифра или пробел (ввод не обязателен; знаки плюс и минус не
9
допускаются).
Цифра или пробел (ввод не обязателен; пустые знаки преобразуются в
#
пробелы, допускаются знаки плюс и минус).
L Буква (от A до Z или от А до Я, ввод обязателен).
? Буква (от A до Z или от А до Я, ввод не обязателен).
A Буква или цифра (ввод обязателен).
& Любой знак или пробел (ввод обязателен).
Ввод ограничения на данные в поле КодВрача
Для поля КодВрача в таблице Врачи выполним условия:
- коды врачей не должны повторяться,
- должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за по-
следнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных Счет-
чик, в котором данные не повторяются).
Для выполнения этих условий сделайте следующее:
- установите курсор на строке КодВрача;
- во вкладке Общие щелкните по строке параметра Индексирован-
ное поле;
- выберите в списке пункт «Да (совпадения не допускаются)»;
47
- перейдите в режим Таблица.
Примечание. Индекс - это средство MS Access, ускоряющее
поиск и сортировку данных в таблице.
Заполните таблицу Врачи данными. Пример заполнения приведен
на рис.17:
Рис. 17. Пример заполнения таблицы Врачи
Размещение объекта OLE
Для размещения объекта OLE в таблице Врачи (поле Фото вра-
ча) создайте или найдите несколько графических объектов и сохра-
ните их в той же папке, где хранится база данных. Откройте таблицу
Врачи в режиме Таблицы. В графе Фото выполните команду правой
кнопкой мыши: Добавить объект.
В окне Вставка объекта отметьте переключатель «Создать из
файлa». Окно Вставка объекта позволяет ввести имя файла с фото-
графией. Для поиска файла воспользуйтесь кнопкой Обзор (рис. 18):
Рис. 18. Добавление объекта
48
Для введения в поле связанного объекта надо установить флажок
Связь, что позволит в дальнейшем отражать в документе изменения
этого файла.
По аналогии и в соответствии с нашей физической моделью создадим все остальные таблицы.
Таблица Пациенты содержит следующие поля:
Для поля Телефон создайте маску ввода для мобильного телефона.
Для поля Пол во вкладке Общие в строке «Значение по умолча-
нию» введите: муж. Это значение будет указано по умолчанию. В
случае необходимости его можно заменить.
Заполните таблицу данными (не менее 15 записей). Пример заполнения таблицы приведен на рисунке 19.
49
50
Рис. 19. Пример заполнения таблицы Пациенты
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]