Создание и ведение баз данных в MS ACCESS. Методические указания к практическим занятиям

20.Выберите порядок сортировки списка по полю Фамилия.

21.В следующем диалоговом окне задайте необходимую ширину столбцов раскрывающегося списка.

22.Установите флажок Скрыть ключевой столбец и на-

жмите кнопку Далее.

23.На последнем шаге Мастера подстановок замените при необходимости надпись для поля подстановок и щелкните на кнопке Готово.

24.Сохраните внесенные изменения.

25.Аналогичным образом создайте раскрывающийся список для поля Код клиента.

Упражнение 2. Создание связей между таблицами

1.Закройте все открытые таблицы, так как создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

2.Выполните команду: вкладка ленты Работа с базами данных →

5. Сделайте двойной щелчок на линии связи. Откроется диалоговое окно Изменение связей, в котором включите флажок Обеспечение целостности данных. Это позволит предотвратить случаи удаления записей из одной таблицы,

11

при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Рис. 6. Создание связи между таблицами

6.Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают од-

новременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

7.Параметрысвязиможноизменить,нажавнакнопкуОбъ-

единение.

8.После установления всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК.

9.Установите связь между таблицами Клиенты и Заказы самостоятельно.

Удерживая кнопку мыши, двигайте курсор к полю с таким же названием в другой таблице. Когда курсор мыши окажется внутри другого окна, он изменит свой вид. После этого отпустите кнопку мыши. Откроется диалоговое окно Изменение связей.

12

Для этого выберите поле Код клиента в таблице Клиенты и перенесите его на соответствующее поле в таблице Заказы.

10. Откроется диалоговое окно Изменение связей, в ко-

тором включите флажок Обеспечение условия целостности.

Это позволит предотвратить случаи удаления. В результате должна получиться схема данных, представленная на рис. 7.

Рис. 7. Схема данных

В приведенном примере используются связи «один-ко- многим». На схеме данных они отображаются в виде соединительных линий со специальными значками около таблиц. Связь «один-ко-многим» помечается «1» вблизи главной таблицы (имеющей первичный ключ) и «∞» вблизи подчиненной таблицы (имеющей внешний ключ). Связь «один- к-одному» помечается двумя «1» (оба поля таблиц имеют первичные ключи). Неопределенная связь не имеет никаких знаков. Если установлено объединение, то его направление отмечается стрелкой на конце соединительной линии (ни одно из объединенных полей не является ключевым и не имеет уникального индекса).

11. Сохраните схему данных, а затем закройте ее. Созданная Схема данных показывает всю структуру

БД Фирма.

13

Контрольные вопросы

1. С помощью чего можно создавать таблицы?

2. Что такое ключевое поле?

3. Как установить связи между таблицами?

5. Какие существуют отношения между таблицами?

6. Что означают на схеме данных «1» и «∞»?

7. Зачем нужен Мастер подстановок?

Занятие 2. Использование форм в базе данных

Формы — это объекты базы данных, предназначенные для ввода данных в базу для просмотра данных из таблиц и запросов, корректирования существующих данных и выполнения заданных действий. Форма может содержать графики, рисунки и другие внедренные объекты.

Можно вносить данные в таблицы и без помощи каких-ли- бо форм. Но существует несколько причин, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу:

1) при работе с формами ограничен доступ к таблицам (самому ценному в базе данных);

2) разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в базе. Для ввода данных им предоставляются разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу;

3) вводить данные в форму легче, чем в таблицу, и удобнее, так как в окне формы отображается, как правило, одна запись таблицы;

4) в большинстве случаев информация для баз данных берется из бумажных бланков (анкет, счетов, накладных, справок и т. д.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, благодаря этому уменьшается количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала.

Создавать формы можно на основе нескольких таблиц или запросов с помощью Мастера, используя средство автоформы, «вручную» в режиме Конструктора, сохраняя таблицу или запрос как форму. Созданную любым способом форму

14

можно затем изменять в режиме Конструктора. Рассмотрим некоторые из перечисленных способов.

Упражнение 1. Создание форм с помощью Мастера

1. Выполните команду: вкладка ленты Создание → панель инструментов Формы → Мастер форм.

Рис. 8. Панель формы

2.В диалоговом окне Создание форм выберите таблицы

иполя, которые будут помещены в форму. Теперь из списка Доступные поля необходимо выбрать поля, участвующие в форме, и перенести их в список Выбранные поля. Для перемещения всех полей нажмите кнопку с двойной стрелкой. Щелкните по кнопке Далее.

Рис. 9. Мастер форм

15

3.В следующих диалоговых окнах Мастера выберите внешний вид формы, стиль, задайте имя формы. Щелкните по кнопке Готово.

4.С помощью Мастера создайте формы Сотрудники,

Клиенты, Заказы.

Упражнение 2. Редактирование форм с помощью Конструктора

1. Откройте форму Сотрудники в режиме Конструктора.

Этот режим предназначен для создания и редактирования форм. Преждечемприступитькизменениюпроектаформы,следуетнемного увеличить его ширину и высоту. Ориентироваться следует покоординатнойлинейке,расположеннойнаверхнемкраюокна.

Рис. 10. Конструктор форм

2. Выполните щелчок на вертикальной разделительной линии справа от элементов области данных. Если у вас небольшое окно, то, чтобы увидеть разделительную линию, необходимо переместить его немного вправо с помощью горизонтальной линейки прокрутки, расположенной на нижнем краю экрана.

16

После позиционирования курсора мыши на правом краю области данных Область данных он приобретет вид двунаправленной стрелки. Перетащите ограничительную линию несколько вправо и отпустите кнопку манипулятора. То же самое проделайте, расширяя область данных формы вниз.

3. Разместите элементы в удобном для вас порядке, измените размер и цвет текста методом перетаскивания.

4. В заголовок формы добавьте текст Сотрудники фирмы (вкладка ленты Конструктор → панель инструментов

Элементы управления — надпись).

Каждаяпиктограммапанелиэлементовпредставляетсобой стилизованное изображение управляющего (оформительского) элемента, который можно встроить в форму.

Рис. 11. Панель Элементы управления

Основные элементы управления, используемые в формах. Надписи предназначены для отображения в форме или отчете описательных текстов, таких как заголовки, подписи или краткие инструкции. В надписях не выводятся значения полей или выражений; они всегда являются свободными и не меня-

ются при переходе от записи к записи.

Надпись, созданная с помощью инструмента Надпись, размещается отдельно и не присоединяется ни к какому элементу управления. Такие надписи используются для отображения разных сведений, например заголовков формы или отчета, а также для вывода поясняющего текста. Надписи, не присоединенные к элементам управления, не отображаются в режиме таблицы.

Поля используются в форме или отчете для отображения данных из таблицы или запроса. Поле такого типа называют присоединенным, потому что оно связано с данными в поле в источнике данных. Кроме того, существуют свободные поля.

17

Например, можно создать свободное поле для отображения результатов вычислений или для приема данных, вводимых пользователем. Содержимое свободного поля нигде не сохраняется.

Группа параметров используется в форме или отчете для вывода ограниченного набора параметров. Группа делает выборпараметрапростыминаглядным.Вкаждыймоментвремени в группе может быть выбран только один параметр. Группа состоит из рамки группы и набора флажков, переключателей или выключателей.

Выключатели. В форме выключатель может быть использован как отдельный элемент управления, в котором отображаются значения логического поля из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL. Когда пользователь нажимает кнопку выключателя, присоединенного к логическому полю, MicrosoftAccessотображаетзначениевбазовойтаблицевформате, который определяется значением свойства поля Формат поля («Да»/«Нет», «Истина»/«Ложь» или «Вкл.»/«Выкл.»). Выключатели особенно удобны при использовании в группах. В такой группе легко видеть, какой из выключателей нажат. Вместо подписи на выключатель можно поместить рисунок. Например, в приведенном выше примере вместо подписи «Поставки прекращены» подойдет рисунок корзины для бумаг. Свободные выключатели используются также в специаль-

ных диалоговых окнах для приема данных, вводимых пользователем.

Флажки. Флажок может быть использован как отдельный элемент управления, в котором отображаются значения логическогополяизбазовойтаблицы,запросаилиинструкцииSQL. При установке или снятии флажка, присоединенного к логическому полю, Microsoft Access отображает значение в базовой таблице в формате, который определяется значением свойства поля Формат поля (Format) («Да»/«Нет», «Истина»/«Ложь» или «Вкл.»/«Выкл.»). Кроме того, флажки включаются в группу для отображения набора выбираемых значений. Свободные флажки используются в специальных диалоговых окнах для приема данных, вводимых пользователем.

18

Поле со списком. Во многих случаях удобнее выбрать значение из списка, чем вводить конкретное значение с клавиатуры по памяти. Поле со списком позволяет выбрать любой из этих способов ввода значения, не требуя при этом значительного места в форме. Поле со списком является комбинацией двух элементов: поля и раскрывающегося списка. Значение, выбранное или введенное в присоединенное поле со списком, вставляется в поле, к которому присоединено поле со списком.

В поле со списком список состоит из строк с данными. Строки содержат один или несколько столбцов, с заголовками или без заголовков. Если поле со списком, содержащим нескольких столбцов, является присоединенным, то сохраняется значение одного из столбцов.

Список. Список состоит из строк с данными. Строки содержат один или несколько столбцов, которые могут быть снабжены заголовками. Если список из нескольких столбцов является присоединенным, то сохраняются значения одного из столбцов.

Кнопка. Кнопки используются в формах для выполнения определенного действия или ряда действий. Например, можно создать в форме кнопку, открывающую другую форму. Чтобы кнопка выполняла какое-либо действие, следует создать макрос или процедуру обработки события и связать их со свой-

ством кнопки Нажатие кнопки.

Мастер кнопок позволяет создавать кнопки более 30 разных типов. При создании кнопки с помощью мастера для нее определяется процедура обработки события.

Рисунок или другой объект. В форму или отчет Microsoft Access можно добавлять объекты или части объектов, созданные в других приложениях, например рисунок, созданный в Microsoft Paint, электронную таблицу, созданную в Microsoft Excel, или текстовый документ, созданный в Microsoft Word. Существуетвозможностьвставлятьвсесодержимоефайлаили только некоторую выделенную часть. Способ вставки рисунка или объекта зависит от того, какой объект предполагается создать: присоединенный или свободный. Присоединенный объект хранится в таблице. При переходе к новой записи в форме

19

отображается другой объект. Например, таким способом удобно хранить фотографии всех сотрудников фирмы. Свободный объект является частью структуры формы или отчета. При переходе к новой записи объект не изменяется.

5. В примечание формы добавьте объект Кнопка (вкладка ленты Конструктор → панель инструментов Элементы управления).

После того как вы «нарисуете» кнопку указателем, на экране появится диалоговое окно Создание кнопок.

Рис. 12. Создание кнопок Переходы по записям

6. В категории Работа с формой выберите действие За-

крытие формы и нажмите кнопку Далее.

Рис. 13. Создание кнопок Работа с формой

20