Защита персональных данных в организации. Монография

71

виброакустического сигнала рекомендуется расположенные в служебные помещения элементы инженерно-технических систем отопления, вентиляции оборудовать звукоизолирующими экранами.

Если указанные меры защиты информации от утечки по акустическому и виброакустическому каналам недостаточны или нецелесообразны, рекомендуется применять метод активного акустического или виброакустического маскирующего зашумления. Для этой цели должны применяться сертифицированные средства активной защиты.

4.2. Порядок обеспечения защиты персональных данных при традиционном конфиденциальном

документообороте

Этапы создания оператором традиционного конфиденциального делопроизводства в организации в общем виде представлены на рис.4.1.

Определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера включает заключение договоров о нераспространении конфиденциальных сведений между сотрудниками, которые будут допущены к работе с конфиденциальной информацией и оператором. Создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.) включает доведение данных нормативных документов до сотрудников в рамках их функциональных обязанностей.

Организационные мероприятия играют существенную роль в создании надежного механизма защиты информации, так как возможности несанкционированного использования конфиденциальных сведений в значительной мере обусловливаются не техническими аспектами, а злоумышленными действиями, небрежностью и халатностью пользователей или персонала защиты. Влияния этих аспектов практически невозможно избежать с помощью технических средств. Для этого необходима совокупность организационно-правовых и организационно-технических мероприятий, которые исключали бы возможность возникновения опасности конфиденциальной информации.

72

Организация и ведение делопроизводства документов, содержащих конфиденциальную информацию, возлагаются на специальное подразделение в составе службы безопасности или на специально назначенн ых работников организации (далее по тексту - спецподразделение). Структура, штаты и численность спецподразделения определяется оп ератором в зависимости от объема конфиденциального документооборота. Для всех работников спецподразделения необходимо разработать должностные инструкции с указанием их прав, обязанностей и ответственности. Спецподразделение должно быть расположено в отдельных, изолированных помещениях, несанкционированный доступ в которые должен быть исключен.

Документы, содержащие конфиденциаль ную информацию, следует хранить в металлических шкафах, сейфах или на металлических закрывающихся стеллажах, либо в помещениях секретного подразделения, либо с разрешения руководства предприятия в других подразделениях при обеспечении условий их гарантированной сохранности.

Влюбом случае необходимо обеспечить раздельное

хранение документов, содержащих конфиденциальную информацию, от других документов (отдельные сейфы, шкафы, стеллажи).

К разработке документов, содержащих персональные данные, предъявляются следующие требования:

централизация всех стадий, этапов, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;

учет всех без исключения конфиденциальных документов;

операционный учет технологических действий, производимых с традиционным (бумажным) или электронным носителем (в том числе чистым) и док ументом, учет каждого факта «жизненного цикла» документа;

74

обязательный контроль оператором правильности выполнения учетных операций;

учет и обеспечение сохранности не только документов, но и учетных форм;

ознакомление или работа с документом только на основании письменной санкции (разрешения) полномочного руководителя, письменного фиксирования всех обращений персонала к документу;

обязательная подпись руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с документом с целью обеспечения персональной ответственности сотрудников фирмы за сохранность носителя и конфиденциальность информации;

строгий контроль выполнения персоналом введенных в

фирме правил работы с конфиденциальными документами, делами и базами данных, обязательными для всех категорий персонала;

систематические (периодические и разовые) проверки наличия документов у исполнителей, в делах, базах данных, на машинных носителях и т.д., ежедневный контроль сохранности, комплектности, целостности и местонахождения каждого конфиденциального документа;

коллегиальность процедуры уничтожения документов, дел и баз данных;

письменное санкционирование полномочным руководителем процедур копирования и размножения бумажных и электронных конфиденциальных документов, контроль технологии выполнения этих процедур [22].

4.3. Особенности обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств

автоматизации

Постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 утверждено ―Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации‖. В соответствии с этим документом обработка персональных данных, содержащихся в информационной системе персональных данных либо

76

нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации (при их наличии).

4. При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:

а) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

б) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, - при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;

в) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

г) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

5. При ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях, должны соблюдаться следующие условия:

77

а) необходимость ведения такого журнала (реестра, книги) должна быть предусмотрена актом оператора, содержащим сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, способы фиксации и состав информации, запрашиваемой у субъектов персональных данных, перечень лиц (поименно или по должностям), имеющих доступ к материальным носителям и ответственных за ведение и сохранность журнала (реестра, книги), сроки обработки персональных данных, а также сведения о порядке пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, без подтверждения подлинности персональных данных, сообщенных субъектом персональных данных;

б) копирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускается;

в) персональные данные каждого субъекта персональных данных могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор.

6. При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет обрабатывать персональные данные отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:

а) при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных;

б) при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим

78

одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.

7. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

8. Правила, предусмотренные пунктами 9 и 10 настоящего Положения, применяются также в случае, если необходимо обеспечить раздельную обработку зафиксированных на одном материальном носителе персональных данных и информации, не являющейся персональными данными.

9. Уточнение персональных данных при их обработке без использования средств автоматизации проводится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, - путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

Помимо особенностей обработки персональных данных в неавтоматизированном режиме в ―Положении об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации‖ рассматриваются следующие меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации:

1. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.

2. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.

79

3. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются оператором.

4.4. Порядок обеспечения защиты персональных данных при эксплуатации автоматизированной системы

Автоматизированная технология обработки информации является обеспечивающей и обслуживает конкретные потребности персонала в конфиденциальной информации. Автоматизированная система, создаваемая с целью обработки оператором информации, содержащей персональные данные, должна обеспечивать:

сокращение значительного объема рутинной работы с документами и числа технических операций, выполняемых оператором ручными методами;

реализацию возможности для оператора работать с электронными документами в режиме безбумажного документооборота;

достаточную гарантию сохранности и целостности информации, регулярного контроля и противодействия попыткам несанкционированного входа в базу данных;

аналитическую работу по определению степени защищенности информации и поиску возможных каналов ее утраты;

единство технологического процесса с режимными требованиями к защите информации (допуск, доступ, регламентация коллегиальности выполнения некоторых процедур, операций и т.п.);

персональную ответственность за сохранность конфиденциальных сведений в машинных массивах и на магнитных носителях вне автоматизированной системы;

возможность постоянного учета местонахождения традиционного или электронного документа и проверки его наличия и целостности в любое время;

предотвращение перехвата информации из ПЭВМ по