Базы данных. Практикум

А.3.1. Для надежных клиентов (точнее, надежных банков) в каче- стве подтверждения оплаты принимается копия платежного поруче- ния. В этом случае об оплате обычно сообщает клиент, пересылая копию платежки по факсу или передавая ее лично при получении товара.

А.3.2. В основном же, подтверждением оплаты является приход денег на счет фирмы, о чем менеджеру сообщает бухгалтерия. Тогда, если клиент не звонит сам, что бывает крайне редко, о приходе денег ему сообщает менеджер.

А.4. В обоих случаях после подтверждения оплаты менеджер со- вместно с клиентом определяют день и время отпуска товара, для чего менеджер должен узнать, имеются ли на складе нужные товары, и зарезервировать соответствующее количество.

А.5. Если доставка товара производится фирмой, менеджер дол- жен также зарезервировать транспорт и грузчиков.

А.6. Для отпуска товара менеджер должен:

А.6.1. Выписать в бухгалтерии накладную на отпуск товара в 2-х экземплярах, получить на ней подписи ответственного лица и бух- галтера, а также поставить печать фирмы.

А.6.2. Выписать требование на склад.

А.6.3. Выписать счет-фактуру на отпуск товара с занесением ее в книгу продаж.

А.7. Оформляет документы на доставку:

а) если клиент получает товар самовывозом, то ему выдаются все вышеперечисленные документы, и он отправляется на склад.

б) при доставке товара клиенту эти документы выдаются экспеди- тору, который доставляет товар клиенту.

При очном обращении клиента и безналичной предоплате все вышеприведенные операции остаются, за исключением отправки счета, последний просто вручается клиенту.

Б. Наличная оплата.

Заочное обращение клиента.

Б.1. Определение дня и времени отпуска товара. Б.2. Резервирование товара на складе.

Б.3. Резервирование транспорта и грузчиков при необходимости. Б.4. Отпуск товара.

Б.4.1. Выписка накладной, требования на склад и счета-фактуры. Б.4.2. Организация получения наличных денег кассиром с выда-

чей клиенту приходного ордера.

11

В ряде случаев, по договоренности, оплата ведется по частям в тече- ние всего оговоренного срока, тогда необходимо отслеживать не- сколько последовательных поступлений денег. Иногда оплата произ- водится наличными.

В нашем случае имеется связь между заказом и оплатой, т.е. предполагается, что оплата проводится только один раз полностью за весь заказ.

Очевидно, что случай очного обращения ничем не отличается от заочного, кроме того, что, постоянный клиент может появиться не- ожиданно, а это маловероятно.

Как видно, эта относительно простая задача требует достаточно многословного описания. Чтобы сократить его, далее будем обоб- щать результаты анализа, оставляя только краткие пояснения.

2.2. Первичный анализ технологического процесса

Попытаемся обобщить уже имеющиеся данные. Нетрудно видеть, что большинство операций в различных вариантах продажи иден- тичны. Сведем полученные данные по операциям продажи в табл. 1.

Сделаем несколько пояснений к таблице. Она содержит более обобщенное описание, зато более подробную детализацию операций, нежели приведенное ранее описание. Кроме того, в нее добавлено, хотя и неполное, описание взаимодействия различных лиц и подраз- делений при осуществлении операций. Эта информация описывается столбцом «Источник информации для выполнения операции (лицо / документ)», в котором слева от косой черты приводятся лица или подразделения, которые обеспечивают нужную информацию, а спра- ва – документ с этой информацией. Операции расположены пример- но в хронологическом порядке, хотя в разных процессах порядок их может меняться. Столбцы «заочное» и «очное» определяют присут- ствие клиента при соответствующих операциях. Знак «+» означает обязательность данной операции, «–» отсутствие операции, «?» – выполнение операции в зависимости от пожеланий клиента или иных условий.

Теперь построим нечто типа сетевой модели данного технологи- ческого процесса, чтобы иметь представление о том, в каком порядке производятся операции. Не вдаваясь в детали, укрупним ранее вве- денные операции. Полученный результат приведен на рис. 2.

13

15

Оформление заказа

Выписка счета на Выписка счета транспорт на товар

Оплата

Контроль

оплаты

Резервирование товара и транспорта

Выписка отпускных документов

Отпуск товара

– предоплата

– отсрочка платежа

– оплата наличными

Рис. 2. Модель технологического процесса

17

Потребность в информации той или иной группы для соответствую- щих операций показана в табл. 3. Одновременно в этой таблице отмеча- ется характер потребности в той или иной группе информации для каж- дой операции. Буквой «П» обозначается получение новой информации, буквой «И» – использование уже имеющейся информации данной груп- пы, «З» – запрос информации, которая имеется у другого сотрудника фирмы или подразделения. Буквой «Ф» обозначается формирование информации из уже имеющейся в наличии, «Д» – использование ин- формации, представленной в виде письменного документа.

Остановимся подробнее на характере потребности в информа- ции, поскольку он тесно связан с обработкой информации, а значит, и с нашей задачей. Для этого поясним, что означают введенные нами термины на примерах.

Получение информации. Когда к менеджеру обращается клиент, желающий приобрести товар, менеджер не знает о заказе ничего. Он должен получить от клиента всю необходимую информацию и либо запомнить ее, что весьма маловероятно, либо записать. В принципе следовало бы отдельно рассматривать процесс получения информа- ции и ее записи (сохранения). Однако это имеет смысл только в тех случаях, когда процесс получения информации можно автоматизи- ровать. Например, при регулярных заказах клиентом по компьютер- ным каналам связи можно было бы обеспечить клиента программой, обеспечивающей ввод информации в определенном формате, и по- следующую передачу этой информации сразу в торговую систему.

Использование уже имеющейся информации. Собственно говоря, Запрос и Использование информации – это одно и то же. Мы разли- чаем их, чтобы выделить происхождение информации. Используется информация, полученная или созданная торговым менеджером, а за- прашивается информация, полученная или созданная другими со- трудниками фирмы. Такое разделение связано с тем, что создаем мы именно торговую систему, и нам нужно различать информацию, кото- рая имеется внутри системы и которую потребуется получать извне.

Формирование информации из уже имеющейся в наличии. Для тех операций, которые описаны в табл. 3, формирование фактически означает создание проекта документа, однако в компьютерной сис- теме, прежде чем что-то вывести на печать, надо это что-то соответ- ствующим образом сформировать, хотя сформированная информа- ция необязательно выводится на печать.

19