4.2.3. Текстовый npoцeccop Word

Текстовый процессор Word сейчас один из самых популярных программных продуктов в мире. Его последние версии представля­ют мощный программный конгломерат, объединяющий около тыся­чи различных возможностей по работе с текстовыми и электронны­ми документами. Ранние версии (а именно — до Word 5.0) работали под управлением операционной системы MS-DOS. Начиная с вер­сии Word6.0 был воплощен принцип эквивалентности экранного и печатного изображения WYSIWYG.

Седьмая версия (она же Word 95) вышла уже не как самостоя­тельный программный продукт, а в составе интегрированного паке­та программ Microsoft Office офисного назначения. Восьмая версия (Word 8.0 или 97) вышла в составе пакета Microsoft Office 97, была ориентирована на использование кодировки Unicode, там же появи­лись средства по работе с электронными документами.

Версия Word 9.0 или Word 2000 (она рассматривается в настоя­щей книге) входит в состав пакета Microsoft Office 2000. В ней рас­ширены возможности работы в сети, т.е. появились средства работы группы разработчиков, работающих в корпоративной компьютерной сети над одним проектом.

Рабочее окно текстового процессора

Рабочее окно текстового процессора внешне сходно с рабочим окном WordPad, состоит из строки меню, по умолчанию двух пане­лей инструментов, а вообще их шестнадцать, рабочего поля, строки состояния. В зависимости от настроек, вид рабочего окна может из­меняться.

Режимы отображения документов на экране. В меню ВИД име­ются команды ОБЫЧНЫЙ, WEB-ДОКУМЕНТА, РАЗМЕТКА СТРА­НИЦЫ, СТРУКТУРА, которые устанавливают режим отображения

документа.

В режиме ОБЫЧНЫЙ (кнопка в левом нижнем углу) на эк­ране отображается текст без номеров страниц, колонтитулов, верти­кальной линейки и рисунков, выполненных средствами Word. Таким образом, достигается максимальная экономия площади экрана. Ре­жим ОБЫЧНЫЙ удобен в случаях быстрого набора текста на ран­них этапах подготовки документа.

В режиме WEB-ДОКУМЕНТА рабочее окно делится на двечасти: слева размещаются названия глав, одно из названий выделе­но, справа сам текст выделенной главы. Щелчок по названию главы справа приводит к появлению ее текста справа. Режим удобен при работе с документами с большим объемом.

В режиме РАЗМЕТКИ (кнопка в полной мере выполняется принципWYSIWYG, т.е. на экране отображается страница (ее часть) с колонтитулами, рисунками, полями. Режим удобен для оформле­ния текстового документа.

В режиме СТРУКТУРА документ отображается с выделени­ем заголовков. Одновременно вызывается панель инструментов СТРУКТУРА, имеющая инструменты для навигации в большом до­кументе и работе с заголовками. Применяется режим в работе над большими документами.

В том же меню ВИД есть еще два режима отображения ВО ВЕСЬ ЭКРАН и СХЕМА ДОКУМЕНТА.

Режим ВО ВЕСЬ ЭКРАН позволяет временно убрать строку меню, панели инструментов, строку состояния — все кроме текста, тем самым максимально расширить полезную площадь экрана. Ре­жим удобен при чтении большого документа.

Режим СХЕМА ДОКУМЕНТА, подобно режиму WEB-ДОКУМЕНТ, делит страницу на две части — оглавления и содержания, он удобен для навигации по документу.

К отображению на экране имеет отношение пункт «Масштаб» из меню ВИД, позволяющий увеличивать или уменьшать изобра­жения на экране. Меню ФАЙЛ содержит еще два режима, исполь­зуемые для предварительного просмотра документа — это ПРЕДВА­РИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР для печатных документов и ПРЕД­ВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР WEB-ДОКУМЕНТА для электронных документов.

Панели инструментов

Меню текстового процессора Word обладает свойством функци­ональной полноты, т.е. любая команда может быть найдена в глав­ном меню или одном из подменю. Но постоянное обращение к меню и подменю снижает эффективность работы пользователя. Исправляет это положение наличие панелей инструментов. Меню ВИД ► ПА­НЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ предоставляет возможность выбора необ­ходимой по роду работ панели инструментов из раскрывающегося списка. Панели инструментов в Word настраиваемые, т.е. любые не­обходимые для выполняемой работы команды меню, пользователь может разместить в виде пиктограмм в строке меню или на любой из панелей инструментов.

Работа с окнами

Характерной особенностью Word является мультиоконность (многооконность), т.е. способность одновременно работать с несколь­кими документами, находящимися в различных окнах (в рамках од­ного открытого приложения). При вводе и редактировании текста пользователь работает в активном окне, в котором возможен доступ ко всем меню. Команда ОКНО ► УПРОРЯДОЧИТЬ ВСЕ дает воз­можность расположить окна документов последовательно и перехо­дить из одного окна в другое.

Создание, сохранение и редактирование текста в Word

Описанные в Блокноте и WordPad средства ввода текста, работы с блоками, сохранения файла применимы и в Word'e. Кроме того, они пополнены рядом возможностей (средства автоматизации вво­да, средства работы с формулами, диаграммами, графическими изоб­ражениями, рисунками и др.).

Создание документа

В Word любой документ создается на основе некоторого образ­ца, называемого шаблоном. Шаблон — это именованная совокупность параметров (страниц, абзацев, шрифтов и д.р.) для создания доку­мента, сохраняемая в библиотеке шаблонов. Например, при созда­нии документа по умолчанию (пиктограмма на панели инстру­ментов СТАНДАРТНАЯ) автоматически применяется шаблон ОБЫЧНЫЙ, который предполагает: шрифт Тimes New Roman, раз­мером 12 пунктов, выравнивание слева, одинарный интервал между строками, запрет висячих строк. Но если создавать документ с по­мощью меню ФАЙЛ ► СОЗДАТЬ... то откроется многостраничное диалоговое окно «Создание документа», представляющее библиотеку шаблонов. Там хранятся шаблоны различных документов, записок, отчетов, факсов, WEB-страниц и др. Причем отдельные виды шаб­лонов имеют значок с волшебной палочкой - это Мастера (рис. 4.6).

Рис.4.6. Пиктограмма шаблонов

Документ создается так: вызывается шаблон, включается режим замены нажатием клавиши Insert, и по готовому тексту набирается новый, при этом все форматные заготовки заменяемой строки сохра­няются. Процесс создания шаблона с помощью Мастера еще проще: вызывается Мастер, а он является программой на языке VBA. Мас­тер задает ряд вопросов по существу содержания документа без фор­матирования, по завершении диалога выдается готовый форматиро­ванный документ.

Сохранение документа

Сохранение документа аналогично Word Pad, по умолчанию оно производится в папку «МОИ ДОКУМЕНТЫ», но диалоговое окно ввода позволяет легко сохранять файлы и в некоторых других пап­ках: ЖУРНАЛ, РАБОЧИЙ СТОЛ, ИЗБРАННОЕ, WEB-ПАПКИ, их кнопки находятся в левой части диалогового окна. Журнал — это виртуальная папка, в которой запоминаются все файлы и папки, использовавшиеся в последние две недели. Любую из папок можно открыть и поместить туда сохраняемый файл. Избранное — папка для хранения ярлыков Web-страниц. Используется в основном для откры­тия документов. Web-папки - папки, хранящиеся не на локальном компьютере, а в сети Internet (WWW Web-сервере) или корпоратив­ной сети Intranet.

Дополнительные возможности ввода текста

Текстовый процессор Word, как известно, является многооконным приложением, что создает удобства при одновременной работе с не­сколькими документами, например, при создании документа на ос­нове нескольких источников. Для этого Word (как и все приложения Windows) использует временную область памяти - Буфер Обмена. В него помещаются перемещаемые и копируемые данные. Обмен данными можно производить между разными приложениями Windows, и эти данные могут быть в текстовом, графическом или смешанном виде.

В значительной степени позволяет ускорить ввод текста АВТО­ЗАМЕНА и АВТОТЕКСТ. С помощью автозамены можно создать сокращения для часто встречающихся в тексте слов и словосочета­ний, расшифровывать аббревиатуры или исправлять распространен­ные ошибки, например, неверно набранное слово «очепятка» — автоматически заменять на «опечатка», сокращение СУБД — на «система управления базой данных», ц. — заменять на слово Word и т.п.

Для добавления новой автозамены надо зайти в меню СЕР­ВИС ► АВТОЗАМЕНА и в поле ввода «Заменить» набрать слово или аббревиатуру, которое следует автоматически заменять в процессе ввода. В поле ввода «На» набрать текст, который будет появляться взамен указанного и щелкнуть по кнопке «Добавить».

Автотекст в Word представлен двумя функциями: автозаверше­нием и автотекстом. Автозавершение реализуется, если пользователь набирает четыре буквы из слова, хранящегося в словаре автотекста, возникает всплывающая подсказка с полным текстом фрагмента, а нажатие Enter завершает набор фрагмента. Автотекст можно выбрать из списка ВСТАВКА ► АВТОТЕКСТ.

Отличия Автотекста: Автотекст позволяет запоминать отформа­тированные фрагменты текста. Элементами Автотекста могут быть рисунки, графики, таблицы.

Форматирование текста

Форматирование текста в Word выполняется с помощью меню ФОРМАТ. Наиболее часто используемые команды меню вынесены в панель инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ в виде кнопок. Меню ФОРМАТ содержит возможности выбора параметров: шрифта, абза­ца, заливки, списков, рамок, стиля и др.

Параметры шрифта. Диалоговое окно имеет три вкладки: ШРИФТ, ИНТЕРВАЛ, АНИМАЦИЯ.

Вкладка ШРИФТ аналогична WordPad, но имеет значительно большие возможности по видоизменению шрифта.

Вкладка ИНТЕРВАЛ имеет окна ввода: МАСШТАБ, ИНТЕР­ВАЛ, СМЕЩЕНИЕ. Масштаб указывает ширину шрифта в про­центах относительно некоторого нормального значения, т.е. при од­ном вертикальном размере векторный шрифт (True Type) может быть нормальным (100%), широким (2005%-) или узким (80%).

Интервал указывает на расстояние между символами в пунктах, может быть обычный, разреженный (на 2 пункта в этом случае) или уплотненный (на 1 пункт).

Смещение применяется, чтобы приподнять или опустить часть текста над остальным, смещения может не быть, может быть смещение - вверх (на 3 пт.) или вниз (тоже 3 пт.).

Вкладка анимация предоставляет различные возможности оформительских эффектов, например, мигающий фон, фейерверк, мура­вьи и т.п., применимо только для электронных документов в форма­те процессора. Для Web-документов он не целесообразен, так как не все браузеры поддерживают этот формат.

Параметры абзаца. Диалоговое окно настроек параметров абза­ца устанавливает величины отступов слева и справа абзаца, отступ красной строки, интервалы перед абзацем, после абзаца и между­строчный интервал.

С каждым абзацем в Word связывается понятие уровень. В режи­ме «Схема документа» в левой части страницы отображаются все аб­зацы, уровень которых выше «основного текста» (или «обычный»). Например, «1 уровень», «2 уровень» и т.д. Причем абзацы второго уровня вкладываются в абзацы первого уровня и третьего во второй и т.д., подобно тому, как это делается с папками в проводнике. В целом, просматривая левую часть «Схемы документа» мы видим структуру его. Сделав щелчок на абзаце слева, мы вызываем соответ­ствующий элемент текста справа, упрощая перемещения по большим документам.

Создание списков. Колонки. Для создания списка необходимо вой­ти в меню ФОРМАТ ► СПИСОК, в котором указать, какой созда­ется список: маркированный, нумерованный или многоуровневый. При выходе из меню автоматически появляется выбранный маркер или первый номер списка. В дальнейшем, при вводе очередного пун­кта списка и нажатии клавиши Enter, на следующей строке появля­ется маркер или очередной номер списка. Выход из списка может быть сделан двойным нажатием Enter.

Текст в Word может быть расположен в нескольких колонках, меню ФОРМАТ ► КОЛОНКИ (или кнопка на панели стандартная) вызывает диалоговое окно, в котором можно выбрать количество колонок, ширину и промежуток для каждой, установить их одина­ковыми по ширине или задать ширину каждой. Кнопка «Применить» позволит оформить не весь текст, а только выделенную часть.

Разбивка на разделы. Параметры страницы. Word позволяет раз­бивать документ на два раздела и больше, если необходимо устано­вить различные параметры форматирования страницы (поля, размер бумаги, ориентацию страниц — книжную или альбомную) для раз­ных разделов. По умолчанию эти виды форматирования применяют­ся ко всему документу. Меню ВСТАВКА ► РАЗРЫВ.

Поля страницы определяют пустое пространство между текстом и краями страницы. На каждой странице есть четыре поля: левое, правое, верхнее и нижнее. Установление новых полей страницы по­влечет за собой изменение полей во всем документе или, при нали­чии нескольких разделов, только в текущем разделе.

Если нужно установить точные размеры полей страницы (и ряд других параметров) можно применить диалоговое окно ФАЙЛ ► ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ.

Стили оформления. Как известно, абзац — это часть текста меж­ду двумя нажатиями клавиши Enter, т.е. любой заголовок является абзацем. Абзац имеет несколько параметров настройки и, конечно, было бы нерационально, каждый раз набирая новый заголовок, по­вторять все настройки сначала. С этой целью в Word введено поня­тие стиля оформления.

Стиль оформления — это поименованная совокупность настроек параметров оформления (шрифта, абзаца).

При необходимости оформления абзаца чаще всего пользуются готовым стилем. Это ускоряет процесс набора и обеспечивает един­ство всех абзацев данного стиля. Некоторое количество стилевых за­готовок можно увидеть в поле со списком «Стиль» на панели инст­рументов «Форматирование». Чтобы форматировать один абзац по стилю, достаточно курсор установить в любой точке абзаца, открыть список «Стиль» и щелкнуть по выбранному стилю. При форматиро­вании нескольких абзацев их необходимо выделить.

Если перечисленных стилей в поле «Стиль» недостаточно, мож­но обратиться в меню ФОРМАТ ► СТИЛЬ, которое вызовет диало­говое окно выбора стиля. В списке «Стили» выбрать необходимый стиль (в том же окне находится описание стиля и образец).

Можно создать свой стиль на основе одного из выбранных, для чего нажать кнопку «Создать», которая откроет диалоговое окно «Из­менение стиля». В поле «Имя» ввести имя создаваемого стиля, в поле «Основан на стиле» указать стиль, на котором он основан. Указать стиль следующего абзаца и, нажав кнопку «Формат», указать пара­метры шрифта, абзаца, границы, рамок и т.д.

Созданные стили сохраняются вместе с документом. Если они оказались удачными, имеет смысл сохранить их отдельно от докумен­та в виде шаблона. Тогда их можно использовать в других докумен­тах. Создать шаблон на основе готового документа можно при его сохранении меню ФАЙЛ ► СОХРАНИТЬ КАК и в поле со списком «Тип файла» выбрать «Шаблон документа».

В Word 2000 имеется специальное средство оформления темы. Тема объединяет в себе следующие элементы оформления:

• фоновый узор;

• стили заголовков и основного текста;

• стиль оформления маркированных списков;

• стиль графических элементов (линий).

Доступ в меню осуществляется командой ФОРМАТ ► ТЕМЫ.

Создание формул

Текстовый процессор Word снабжен редактором формул Microsoft Equation 3.0, который позволяет создавать формульные выражения и вставлять их в текст. Формульный редактор запускается через меню ВСТАВКА ► ОБЪЕКТ, в открывшемся окне выбирается объект Microsoft Equation 3.0. Привычный вид экрана меняется на меню ре­дактора формул и панель инструментов «Формула».

Настройка параметров стиля редактора формул выполняется ко­мандой меню СТИЛЬ ► ОПРЕДЕЛИТЬ, вызывающей диалоговое окно, в котором устанавливаются форматные настройки (гарнитура, полужирный, курсив) для текста, функции, символов, чисел и т.д. Если основной текст документа разрабатывается на основе шаблона «Обычный», то хороший внешний вид формул получается при уста­новке размеров кнопкой «По умолчанию».

Для набора формул используется панель инструментов «Форму­ла» (рис 4.7).

Как видно, она имеет два ряда кнопок: верхний ряд — матема­тические символы, нижний ряд — шаблоны формул. Шаблоны пре­доставляют поля ввода, в которые с клавиатуры набираются необхо­димый текст или символы.

Работа с таблицами, рисунками, чертежами

Таблица представляет собой набор данных, организованных в виде строк и столбцов. Элемент таблицы на пересечении строки и столбца называется ячейкой. Таблицы в Microsoft Word являются очень удобным и наглядным способом представления данных. С по­мощью таблиц организация информации в столбцах упрощается в сравнении с расстановкой табуляторов, а внешний вид улучшается; Для работы с таблицами удобно использовать панель инструмен­тов «Таблицы и границы», проще всего она вызывается щелчком по кнопке на панели «Стандартная». Содержимое этой панели час­тично перекрывается содержимым меню «Таблица».

Создание таблицы. Для создания необходимо установить курсор в место, где она будет находиться, зайти в меню «Таблица» и щелк­нуть на строке «Добавить таблицу». Выбрать указателями размер таб­лицы, например, 4 строки и 3 столбца. Там же даются указания по линейным размерам ячеек, они могут задаваться вручную и автома­тически — по умолчанию («Авто»). При этом ширина столбцов бу­дет установлена в зависимости от содержимого ячеек.

Таблицы сложной формы рационально создавать на основе про­стой таблицы, редактируя ее потом методом рисования. Для этого на панели инструментов «Таблицы границы» есть инструменты: «Нари­совать таблицу», «Ластик», «Тип линии», «Толщина линии», «Цвет границы», «Границы», «Заливка».

Для установки клавиатурного курсора в таблицу щелкнем на нужной ячейке, после чего возможен ввод в ячейки таблицы текста. Перемещать курсор между ячейками можно клавишами перемеще­ния курсора или мышью, щелкнув на нужной ячейке.

Редактирование и оформление таблицы. Чтобы редактировать таб­лицу, необходимо прежде всего выделить одну или несколько ячеек, где будут производиться изменения. Выделить всю таблицу или ее часть можно, проведя по ним мышью с нажатой левой клавишей, или в меню «Таблица» подобрать нужную опцию выделения.

Для изменения ширины столбца установим курсор мыши на линию разделения столбцов (при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки) и перетащим ее вместе с линией на нужное место. Аналогично можно менять высоту ячеек.

Чтобы очистить содержимое строки, столбца или отдельной ячейки, нужно их выделить и нажать клавишу Delete.

Чтобы удалить строку, столбец или отдельную ячейку, нужно их выделить и, щелкнув на соответствующей строке в меню «Таблица», выполнить операцию.

Объединить ячейки можно, выделив их, и в меню «Таблица» щелкнуть на строке «Объединить ячейки». Разбить одну или несколь­ко ячеек таблицы можно так:

• выделить ее;

• щелкнуть в меню «Таблица» на строке «Разбить ячейки»;

• установить параметры разбивки и нажать кнопку ОК.

Когда таблица создана, в нее можно добавить новые ячейки, за­ливку, границы и другие элементы форматирования.

Сортировка данных и вычисления в таблицах. В таблице можно производить сортировку данных по одному или нескольким столб­цам. При сортировке заголовки столбцов обычно не участвуют в про­цессе. Щелкнем по любой ячейке столбца, по которому нужно про­вести сортировку. В меню ТАБЛИЦА ► СОРТИРОВКА введем дополнительную информацию о характере сортировки. Нажмем О К - действие выполнится.

В таблицах можно суммировать, вычитать, усреднять и произ­водить другие математические действия. Наиболее распространенное из них — это вычисление общей суммы для данных столбца или строки. Кнопка «Автосумма» на панели инструментов «Таблицы и границы» позволяет автоматически посчитать сумму данных, распо­ложенных слева, или сумму данных, расположенных выше указан­ной ячейки.

Таблицу можно преобразовать в текст, задав те или иные разде­лители между данными из бывших столбцов. При этом использует­ся меню ТАБЛИЦА ► ПРЕОБРАЗОВАТЬ В ТЕКСТ.

Создание рисунка. Word позволяет создавать собственные рисун­ки. Средства для их создания дают возможность даже человеку без художественных способностей украшать свои документы рисованны­ми иллюстрациями и чертежами. Для работы с векторными рисун­ками и чертежами в Word разработан ряд инструментов, объединенных в панели инструментов «Рисование». Вызов ее происходит либо как обычно через меню ВИД ► ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ, либо нажатием пиктограммы на панели инструментов «Стандартная». Процесс создания векторного рисунка состоит из трех основных действий:

1. Вставка в документ рисованных объектов из набора графичес­ких примитивов, объединенных в пиктограмме «Автофигуры» (это линии, стрелки, фигуры).

2. Перемещение рисованных объектов по документу, изменение их размеров.

3. Видоизменение рисованных объектов, например, можно менять толщину линии, цвет текста, пропорции и форму примитивов. Для того чтобы нарисовать объект, необходимо щелкнуть мышью на его кнопке на панели инструментов «Рисование», затем с помо­щью протяжки развернуть объект в какой-либо области создаваемо­го рисунка. Для выделения только что нарисованного объекта про­сто щелкнем на нем. Вокруг него появятся маркеры размеров.

Быстро переместить выделенный объект можно с помощью пе­ретаскивания или клавишами управления курсором, более точное перемещение маленькими шагами получается, если клавиши управ­ления курсором сочетать с удерживанием клавиши Ctrl.

Для изменения цвета линий объекта щелкнем на списке кноп­ки «Цвет линии» на панели инструментов «Рисование» и выберем цвет; чтобы изменить цвет заливки объекта, щелкнем на списке кнопки «Цвет заливки» и выберем цвет заливки.

Для изменения толщины или стиля линий объекта выделим объект, а затем щелкнем на кнопке «Тип линии» или «Тип штриха» соответственно.

Для добавления надписи щелкнем на кнопке «Надпись». Затем щелкнем в том месте документа, где будет располагаться надпись, введем текст в текстовом окне, по окончании этого — щелкнем мы­шью где-нибудь в документе за пределами текстового окна.

Еще одно полезное свойство предоставляет пиктограмма «Формат объекта». Выделив объект и нажав эту кнопку, мы вызыва­ем диалоговое окно «Формат автофигуры».

В нем можно установить цвет заливки, сделать ее полупрозрачной или отказаться от нее вовсе, т.е. получить только линию по кон­туру (например, был круг — станет окружность). Можно установить цвет и толщину линии, а можно от нее отказаться вообще, что часто применяется в надписях, чтобы они не получались в рамках. Во вкладке «Размер» показываются размеры объекта при печати на принтер. Изменяя значения размера в «Формате автофигуры», мы изменяем объект, и это делает возможным создание небольшого чер­тежа в масштабе.

.3. Электронные таблицы

Решение ряда экономических задач часто приводит к обработке данных в таблицах (текстовых, числовых). Применение для таких задач средств алгоритмических языков высокого уровня оказалось во многих случаях не эффективно. Текстовые процессоры дают возможность ведения и форматирования таблиц, но они плохо приспособлены для вычислений. Поэтому появились программы, называемые электронными таблицами.

История развития электронных таблиц насчитывает около двадцати лет. Примерами электронных таблиц являются Lotus 1-2-3 (Lotus), Microsoft Excel. В настоящее время наибольшее распространение получил программный комплекс Microsoft Excel. Современные программные продукты этого вида имеют:

• калькуляционный (вычислительный) модуль, с помощью которого происходит обработка данных (текстовых или числовых) в таблицах;

• модуль диаграмм для создания презентационной графики, который позволяет на основе числовых данных, полученных с помощью калькуляционного модуля, создать диаграммы различных типов;

• модуль базы данных, реализующий доступ к внешним базам данных.

Электронные таблицы можно использовать для решения задач учета, составления бланков, планирования производства, расчета налогов и заработной платы, учета кадров и др. Благодаря мощным математическим функциям, имеющимся в электронных таблицах, с их помощью можно решать множество задач в области естественных и технических наук.