1.2 Техническое задание
Полное наименование информационной системы: «Система учета договоров на оказание образовательных услуг в ВИТИ НИЯУ МИФИ» Краткое наименование системы: «Система учета договоров»
При разработке автоматизированной системы и создании проектно-эксплуатационной документации Исполнитель должен руководствоваться требованиями следующих нормативных документов:
- ГОСТ 19.201-78. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению;
- ГОСТ 34.601-90. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания;
- ГОСТ 34.201-89. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплексность и обозначение документов при создании автоматизированных систем;
- РД 50-34.698-90. Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов;
- РД Гостехкомиссии России "Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем";
- РД Гостехкомиссии России "Средства вычислительной техники. Защита от несанкционированного доступа к информации. Показатели защищенности от несанкционированного доступа к информации".
Определения, обозначения и сокращения:
Система – Система учета договоров со студентами на оказание образовательных услуг в ВИТИ НИЯУ МИФИ.
Десктопное приложение – прикладная программа или приложение. Логика приложения полностью реализуется на клиенте.
ПК – персональный компьютер.
Скриншот – снимок экрана.
БД – база данных.
ТС – технические средства.
Основной целью разработки и внедрения системы, является ускорение обработки договоров на оказание образовательных услуг приемной комиссии ВИТИ НИЯУ МИФИ.
Система должна решать следующие задачи:
Сотрудник приемной комиссии ВИТИ НИЯУ МИФИ, пользуясь системой учета договоров, сможет быстро производить поиск договоров и при необходимости сможет вывести нужный договор на печать.
Обработка договоров и их оформление для студентов будет производиться быстрее.
При использовании системы будет снижено количество ошибок при оформлении договоров, как в номерах, так и в форме заполнения.
Сотрудник приемной комиссии при оформлении договора будет вводить данные студента в специальную форму, на основании внесенных данных система сама будет формировать заполненный договор для печати, который будет соответствовать указанному пользователем типу.
Пользователь системы сможет выбрать, как тип договора для оформления, так и при необходимости ввести в систему новый шаблон договора.
Номера новых договоров будут присваиваться нумератором, чтобы соответствовать документации введенной ранее.
Пользователь системы сможет вносить данные о новых студентах в базу знаний, на основании которых будет формироваться договор; если же в системе уже есть данные о студенте, то оператор должен будет лишь заполнить уникальные данные соответствующие типу договора.
В системе используется гибкая настройка реквизитов и формы договора пользователем.
Характеристика объекта автоматизации: объектом автоматизации является деятельность приемной комиссии ВИТИ НИЯУ МИФИ, направленная на работу с договорами на оказание образовательных услуг для студентов, а также дальнейшую работу с ними и при необходимости их изменение.
Требования к структуре и функционированию системы:
Таблица 1 – Требования к структуре и функционированию системы
Выгоды заказчика |
Поддерживающие возможности |
Ускорение сроков оформления договоров |
Оператор, работающий в системе учета договоров, при наличии уже внесенных данных сможет оформить новый договор в течение нескольких минут. |
Внесенные в систему данные для договора продолжают храниться в системе |
Пользователю не потребуется дополнительно дублировать данные в другую базу данных при необходимости повторного обращения студентов. |
Гибкая система настройки и внедрения новых типов договоров в систему |
Администратору системы нужно лишь указать путь к файлу с шаблоном договора, а также прописать в справочник реквизитов коды закладок и данные, которые будут браться из базы данных системы. |
Правильность данных, простота исправления ошибок |
Система проста в ориентации, что помогает избежать ошибок при заполнении, так как все данные хранятся внутри системы, не требуется переключаться между вкладками, что практически исключает ошибки. |
Пользователь не заполняет форму договора в MSWord вручную |
Система автоматически заполняет договор при нажатии кнопки, беря информацию из заполненных пользователем полей системы. |
Требования к численности и квалификации персонала системы и режиму его работы: необходимая квалификация пользователей – навыки работы в системе MicrosoftWindows, 1С:Предприятие, MS Excel, MS Word. Образование специалистов – высший и средний профессиональные уровни.
Сотрудник приемной комиссии ВИТИ НИЯУ МИФИ – пользователь системы, наделенный правами на чтение информации, занесение и изменение данных.
Сотрудник приемной комиссии вносит данные в систему и оперирует ими при оформлении договоров на оказание образовательных услуг. Для содержания внутри системы базы данных - пользователю системы для оформления договоров, предлагается внести данные сначала в справочники, чтобы при повторном заключении договора или изменении текущего не вводить данные повторно.
Администратор - осуществляет периодический контроль системы, в случае изменения формы договоров согласно законодательству РФ, вносит изменения в шаблоны документов внутри системы. Отвечает за выгрузку данных о студентах из внешних систем.
Показатели назначения: система должна обеспечивать возможность исторического хранения данных с глубиной не менее 6 лет, а также обеспечить работу одного пользователя и ориентироваться на выполнение обязанностей одного специалиста приемной комиссии ВИТИ НИЯУ МИФИ.
Время формирования договора для печати будет в несколько раз быстрее и удобнее, будет отсутствовать необходимость переключаться между вкладками, концентрируя внимание оператора лишь на том этапе заполнения, на котором он находиться.
Система должна предусматривать возможность гибкого изменения и универсальности метода заполнения договоров, обеспечивая введение нового шаблона договора лишь внесением новых реквизитов для договоров в базу данных системы.
Система учета договоров должна сохранять работоспособность и обеспечивать восстановление своих функций при возникновении следующих внештатных ситуаций:
- при сбоях в системе электроснабжения аппаратной части, приводящих к перезагрузке ОС, восстановление программы должно происходить после перезапуска ОС и запуска исполняемого файла системы;
- при ошибках в работе аппаратных средств (кроме носителей данных и программ) восстановление функции системы возлагается на ОС;
- при ошибках, связанных с программным обеспечением (ОС и драйверы устройств), восстановление работоспособности возлагается на ОС.
Для защиты аппаратуры от бросков напряжения и коммутационных помех должны применяться сетевые фильтры.
Требования безопасности: система предназначена для ввода, обработки и хранения пермональных данных студентов ВИТИ НИЯУ МИФИ, а также договоров на их основе. Поэтому логичным решением будет использовать для входа в систему пароль.Сотрудник приемной комиссии, работающий в системе, обязан будет подписать обязательство о неразглашении персональных данных, так как служебные обязанности предполагают доступ к личной информации студентов и заказчиков.
Оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
Обеспечение безопасности персональных данных достигается, в частности:
определением угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;
применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;
оценкой эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
учетом машинных носителей персональных данных;
обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер;
восстановлением персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;
контролем за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.
Требования к эргономике и технической эстетике: интерфейс пользователя должен быть ориентирован на использование клавиатуры и манипулятора «мышь» с минимизацией количества действий для выполнения простых операций.
Для сходных по функциональности режимов работы с Системой должны использоваться однотипные экранные формы. Логика построения интерфейса пользователя для различных подсистем (справочников, форм) должна быть одинаковой и интуитивно понятной.
Все элементы управления (пункты меню, кнопки и пр.), выполняющие одинаковые функции, должны выглядеть и называться одинаково или же так, чтобы полностью описывать свой функционал.
В требования к эксплуатации, техническому обслуживанию, ремонту и хранению включают:
условия и регламент (режим) эксплуатации, которые должны обеспечивать использование технических средств (ТС) системы с заданными техническими показателями, в том числе виды и периодичность обслуживания ТС системы или допустимость работы без обслуживания;
предварительные требования к допустимым площадям для размещения персонала и ТС системы, к параметрам сетей энергоснабжения и т. п.;
требования по количеству, квалификации обслуживающего персонала и режимам его работы;
требования к составу, размещению и условиям хранения комплекта запасных изделий и приборов;
требования к регламенту обслуживания.
Эксплуатация технических средств системы должна производиться с учетом выполнения требований производителей оборудования, выполнением периодического обслуживания и регламентных работ в рамках функционирования службы эксплуатации ИС.
Обслуживание системы должно производиться администратором ИС в соответствии с требованиями эксплуатационной документации на систему. К эксплуатации ИС допускается персонал ВИТИ НИЯУ МИФИ, прошедший специальное обучение. Обслуживание системе требуется в случае необходимости замены реквизитов договоров или шаблонов договоров или каких-либо иных нужных системе изменений.
Требования к защите информации от несанкционированного доступа: основными документами, регулирующими методы и средства защиты информации в ВС РФ, являются:
Доктрина информационной безопасности Российской Федерации. Утверждена Указом Президента от 05.12.2016 г.
Концепция национальной безопасности Российской Федерации. Принята 05.10.1999 г.
Стратегия национальной безопасности Российской Федерации до 2020 года. Вступила в силу 31.12.2015 г.
Система должна соответствовать требованиям:
Федерального закона Российской Федерации от 24.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;
Федерального закона Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;
Требования к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утв. Постановлением правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119);
ГОСТ Р 51583 «Защита информации. Порядок создания автоматизированных систем в защищенном исполнении»;
ГОСТ Р 50739–95 «Средства вычислительной техники. Защита от несанкционированного доступа к информации. Общие технические требования»;
Система должна удовлетворять требованиям по защите от несанкционированного доступа предъявляемым к автоматизированным системам класса не ниже «1Г».
Требования по сохранности информации при авариях: при возникновении сбоев в аппаратном обеспечении, включая аварийное отключение электропитания, система должна использоваться с сетевым фильтром, чтобы дать возможность специалисту сохранить данные в системе.
Требования к функциям (задачам), выполняемым системой: функция просмотра, изменения и оформления договоров должна позволять пользователю просматривать уже заключенные договоры, осуществлять поиск и изменение при необходимости внесения изменений или правок. Договоры можно будет просмотреть, как в общем списке по дате составления, так и договоры заключенные только с одним студентом ВИТИ НИЯУ МИФИ.
Система будет отображать список всех возможных типов договоров при нажатии, на который пользователю будет предложена форма для заполнения, после чего система на основании введенных данных скомпилирует договор для вывода на печать.
Для оформления договоров должны быть представлены следующие типы:
изменение ФИО студента;
оплата за оказание образовательных услуг за счёт материнского капитала.
заказчик - законный представитель несовершеннолетнего студента (бакалавриат);
заказчик-студент (бакалавриат);
заказчик-студент (специалитет);
заказчик-студент перевод на другую специальность (бакалавриат);
заказчик-студент (перевод) специалитет;
переход на двухсторонний договор с физ. лицом;
заказчик-студент 1 курс магистратура;
заказчик-студент (перевод) магистратура;
СПО Заказчик-студент (перевод);
СПО Переход на двухсторонний договор с физ. лицом;
СПО Заказчик-студент 1 курс;
СПО Заказчик - законный представитель несовершеннолетнего представитель несовершеннолетнего студента 1 курс;
СПО Заказчик - законный представитель несовершеннолетнего представитель несовершеннолетнего студента (перевод).
В данном разделе необходимо предусмотреть возможность добавления к основному договору дополнительного соглашения к данному договору.
Рисунок 2 – Схема работы системы.
Формирование договора на основе внесенных оператором данных будет производиться с помощью функции MergeField в MS Word. Эта функция вставляет в основной документ ссылку на поле данных, которая впоследствии будет использоваться, как «Код закладки», при поиске места для заполнения в шаблоне договора.
Также необходимо отслеживать полный цикл движения договоров: оформление, подпись, регистрацию у юриста и расторжение. Для этого нужно предусмотреть пункт, где оператор сможет отметить текущий статус договора. При изменении статуса договора на «расторгнут», все договоры продолжат храниться при необходимости оператор сможет их просматривать.
Используемые в системе справочники могут брать информацию, как из других систем или выгрузок, так и вводиться вручную и хранить данные о типах договоров, договорах, реквизитах договоров, заказчиках и студентах.
Оператор для заполнения договора данными, сначала вносит данные в необходимые справочники, чтобы обеспечить их хранение в системе для дальнейшего использования или контроля. После выбора типа договора, оператору будут предложены дополнительные уникальные для данного типа договора поля, которые обеспечат полноценность заполняемости договора, исключив возможность заполнения вручную. Новые данные, полученные в результате заключения договора будут храниться в справочнике «Договоры» и будут доступны во время просмотра в системе учета договоров, без открытия текста договора.
Требования к техническому обеспечению:
Минимальные системные требования:
Процессор Intel Pentium Celeron 2400 Мгц и выше;
Оперативная память 1024 Мб и выше;
Жесткий диск 40Гб и выше;
Операционная система Windows 7.
Требования к организационному обеспечению: организационное обеспечение системы должно быть достаточным для эффективного выполнения персоналом возложенных на него обязанностей при осуществлении автоматизированных и связанных с ними неавтоматизированных функций системы.
К работе с системой должны допускаться сотрудники, имеющие навыки работы на персональном компьютере.
Система будет использоваться на территориально сосредоточенном учебном заведении (ВИТИ НИЯУ МИФИ).
В случае изменений в формах документов БЗ должна претерпеть малосущественные изменения (внесение или удаление реквизитов, добавление новых шаблонов документов).