3.2. Основные мероприятия по повышению эффективности проектного управления

Элемент методологии

Содержание и описание

Основа (стандарты / подходы)

Срок внедрения

Ответственные лица

Ожидаемый результат

Классификация проектов

Выделение типов проектов: инвестиционные, производственные, логистические, IT, организационные

PMB-K, IS- 21500

0–2 мес.

Генеральный директор, финансовый директор

Четкое разграничение проектной деятельности

Жизненный цикл проекта

Формализация этапов: инициация, планирование, реализация, контроль, завершение

PMB-K, IS- 21500

1–3 мес.

PM-, финансовая служба

Повышение управляемости проектов

Роли и ответственность

Закрепление ролей: спонсор проекта, руководитель проекта, проектная команда, владелец результата

PMB-K

2–4 мес.

Руководство компании

Повышение персональной ответственности

Паспорт проекта

Введение обязательного документа: цели, сроки, бюджет, KPI, риски

PMB-K

2–4 мес.

PM-

Унификация проектной документации

Планирование сроков

Использование календарных планов и контрольных точек (milest-nes)

PMB-K

3–6 мес.

Руководители проектов

Снижение отклонений по срокам

Бюджетирование проектов

Формирование отдельных проектных бюджетов и лимитов

IS- 21500

3–6 мес.

Финансовый директор

Контроль затрат и перерасходов

Управление рисками

Идентификация, оценка и мониторинг проектных рисков

PMB-K

4–7 мес.

PM-, руководители проектов

Снижение вероятности срывов

Гибкие методы управления

Применение Agile-элементов (итеративность, короткие циклы) в IT и организационных проектах

Agile

6–9 мес.

IT-служба, PM-

Повышение адаптивности

План-факт анализ

Сопоставление плановых и фактических показателей по срокам, бюджету, результатам

PMB-K

6–9 мес.

Финансовая служба, PM-

Рост прозрачности проектов

Оценка эффективности проектов

Расчет R-I, NPV, сроков окупаемости для ключевых проектов

IS- 21500

9–12 мес.

Финансовый директор

Экономическая обоснованность

Закрытие и анализ проектов

Формализация процедуры завершения и анализа «уроков проекта»

PMB-K

9–12 мес.

PM-

Накопление управленческого опыта

Методический регламент

Разработка и утверждение корпоративного регламента проектного управления

PMB-K, IS-

12 мес.

Руководство компании

Закрепление методологии

Элемент организационной структуры

Содержание и описание

Сроки внедрения

Ответственные лица

Ожидаемый результат

Тип организационной модели

Переход к функционально-проектной структуре управления

0–3 мес.

Генеральный директор

Снижение конфликтов между проектной и операционной деятельностью

Проектный офис (PM-)

Создание координационного PM- без выделения отдельного юр. подразделения

3–6 мес.

Генеральный директор, финансовый директор

Централизация управления проектами

Роль спонсора проекта

Формализация роли спонсора (член руководства, отвечающий за стратегические цели проекта)

3–6 мес.

Руководство компании

Повышение стратегической направленности проектов

Руководитель проекта

Закрепление ответственности за сроки, бюджет и результат проекта

3–6 мес.

Руководители подразделений

Повышение персональной ответственности

Проектная команда

Формирование временных проектных команд из сотрудников подразделений

4–7 мес.

Руководители проектов

Повышение координации участников

Владелец результата проекта

Назначение лица, ответственного за внедрение результатов проекта в операционную деятельность

6–9 мес.

Генеральный директор

Устойчивость результатов проекта

Регламент взаимодействия

Разработка правил взаимодействия между PM- и функциональными подразделениями

6–9 мес.

PM-

Снижение дублирования функций

Проектный портфель

Формирование и утверждение единого реестра проектов

6–9 мес.

PM-, руководство

Прозрачность проектной деятельности

Комитет по проектам

Создание коллегиального органа для принятия ключевых решений по проектам

9–12 мес.

Генеральный директор

Повышение качества управленческих решений

Организационный регламент

Закрепление проектной структуры во внутренних нормативных документах

12 мес.

Руководство компании

Институционализация проектного управления

Инструмент проектного управления

Содержание и назначение

Сроки внедрения

Ответственные лица

Ожидаемый эффект

Паспорт проекта

Фиксация целей, сроков, бюджета, KPI, рисков и ожидаемых результатов проекта

0–3 месяца

Проектный офис (PM-), финансовый директор

Унификация проектной документации

Календарный план проекта

Планирование этапов проекта, контрольных точек (milest-nes) и сроков

1–4 месяца

Руководители проектов

Снижение отклонений по срокам

Бюджет проекта

Планирование и контроль затрат по каждому проекту

1–4 месяца

Финансовый директор, PM-

Повышение бюджетной дисциплины

Отчет о статусе проекта

Регулярный мониторинг выполнения сроков, бюджета и результатов

3–6 месяцев

Руководители проектов, PM-

Рост прозрачности проектной деятельности

Реестр проектов

Централизованный перечень всех реализуемых проектов компании

3–6 месяцев

PM-

Управляемость проектного портфеля

Реестр проектных рисков

Идентификация, оценка и контроль рисков проекта

4–7 месяцев

PM-, руководители проектов

Снижение вероятности срывов проектов

План-факт анализ проекта

Сопоставление плановых и фактических показателей проекта

6–9 месяцев

Финансовая служба, PM-

Повышение обоснованности управленческих решений

KPI проектной эффективности

Оценка сроков, затрат, качества и экономической эффективности проектов

6–9 месяцев

PM-, руководство

Рост ответственности участников

Цифровые инструменты управления проектами

Использование специализированных программных решений

9–12 месяцев

IT-служба, PM-

Автоматизация и ускорение управления

Отчет о завершении проекта

Анализ результатов и «уроков проекта»

9–12 месяцев

PM-

Накопление управленческого опыта

Направление

Основные мероприятия

Сроки реализации

Ответственные

Ожидаемый эффект

Компетенции персонала

• Обучение руководителей основам проектного управления

• Разработка методических материалов и инструкций

• Включение проектных KPI в систему оценки деятельности

9–18 месяцев

HR-служба, PM-

Рост профессионального уровня и формирование проектной культуры

Направление

Основные мероприятия

Сроки реализации

Ответственные

Ожидаемый эффект

Интеграция проектного управления с финансовым планированием

• Формирование проектных бюджетов в рамках БДР и БДДС

• Регулярный пересмотр и актуализация проектных смет

• Согласование проектных планов с финансовыми целями компании

6–12 месяцев

Финансовая служба, руководители проектов

Оптимизация использования финансовых ресурсов, повышение прозрачности и согласованности финансового планирования

Мониторинг и контроль расходов по проектам

• Внедрение системы план-факт анализа проектных расходов

• Автоматизация учета затрат по проектным направлениям

• Ежемесячная оценка исполнения проектных бюджетов

6–9 месяцев

Финансовая служба

Своевременное выявление отклонений, снижение финансовых потерь и рисков перерасхода

Оценка экономической эффективности проектов

• Расчет показателей R-I, NPV, PP по каждому проекту

• Регулярная актуализация финансовых моделей проектов• Проведение постпроектной оценки фактической рентабельности

9–18 месяцев

Финансовая служба, аналитики

Повышение обоснованности инвестиционных решений, сокращение доли экономически неэффективных проектов

Интеграция ИТ-систем финансового и проектного управления

• Внедрение систем электронного документооборота и финансового мониторинга• Интеграция данных по проектам и финансам в едином информационном контуре• Настройка сквозной финансово-проектной отчетности

12–18 месяцев

ИТ-отдел, финансовая служба

Повышение оперативности доступа к информации, автоматизация подготовки управленческой отчетности

Управление финансовыми рисками в проектах

• Идентификация и ранжирование финансовых рисков проектов• Оценка вероятности и последствий отклонений бюджета• Формирование финансовых резервов по ключевым проектам

6–12 месяцев

Финансовая служба, риск-менеджеры

Снижение вероятности перерасхода средств, повышение устойчивости проектов к внешним и внутренним рискам

Повышение финансовой грамотности руководителей проектов

• Организация обучающих семинаров по финансовым инструментам и показателям эффективности• Внедрение стандартов финансовой отчетности для проектных менеджеров

3–9 месяцев

Отдел персонала, финансовая служба

Повышение качества управленческих решений, снижение числа ошибок в финансовом планировании проектов

Направление контроля

Конкретные мероприятия

Показатели / инструменты оценки

Периодичность

Сроки внедрения

Ответственные

Ожидаемый эффект

Контроль сроков реализации проектов

• Мониторинг выполнения этапов проекта • Контроль отклонений от календарного плана

• % этапов, завершенных в срок • Среднее отклонение от графика, дни

Ежемесячно

12–18 мес.

PM-, руководители проектов

Снижение срывов сроков

Контроль бюджетной дисциплины

• Сопоставление плановых и фактических затрат • Анализ причин перерасхода

• Отклонение бюджета, % • Коэффициент перерасхода

Ежемесячно

12–18 мес.

Финансовая служба, PM-

Повышение финансовой дисциплины

Оценка качества результатов проектов

• Контроль соответствия результатов стандартам • Анализ дефектов и доработок

• Доля соответствующих стандарту результатов, % • Количество дефектов

По завершении этапов

12–18 мес.

PM-, владельцы результатов

Рост качества проектных решений

Оценка удовлетворенности стейкхолдеров

• Проведение опросов участников и заказчиков • Анализ обратной связи

• Средний балл удовлетворенности • Индекс NPS

По завершении проекта

12–24 мес.

PM-, HR-служба

Повышение ориентации на результат

Контроль управления рисками

• Мониторинг проектных рисков • Анализ реализовавшихся рисков

• Количество идентифицированных рисков • Доля реализовавшихся рисков

Ежеквартально

12–24 мес.

PM-

Снижение потерь от рисков

Экономическая оценка проектов

• Расчет R-I, NPV, срока окупаемости • Анализ экономического эффекта

• R-I, % • NPV, млн руб. • PP, лет

По завершении проекта

12–24 мес.

Финансовая служба

Рост экономической эффективности

Оценка организационной результативности

• Анализ скорости принятия решений • Оценка эффективности коммуникаций

• Средний срок принятия решений • Оценка коммуникаций (1–5)

Ежеквартально

12–24 мес.

PM-, руководство

Улучшение взаимодействия

Интегральная оценка эффективности ПУ

• Расчет интегрального индекса эффективности • Сравнение «до/после»

• Интегральный индекс ПУ

Ежегодно

18–24 мес.

PM-, руководство

Рост зрелости проектного управления

Анализ проектного портфеля

• Комплексный анализ всех реализуемых проектов • Пересмотр приоритетов

• Доля успешных проектов • Средняя эффективность портфеля

Ежегодно

18–24 мес.

Руководство, PM-

Повышение стратегической согласованности