2.2. Оценка действующей системы планирования доходов и расходов

Финансовое планирование в ООО «Колви» строится на использовании традиционной схемы бюджетирования, включающей разработку отдельных смет и сводных финансовых планов. Основными регламентирующими документами являются:

1.бюджет доходов и расходов;

2. бюджет движения денежных средств;

3. сметы затрат по подразделениям, которые формируются ежегодно и корректируются поквартально.

Процесс планирования с составления прогноза выручки на основе данных отдела продаж, после чего финансовая служба формирует бюджет затрат, учитывая планируемый объем закупок, логистические издержки, постоянные операционные расходы и налоги.

Важным элементом системы является смета закупочной деятельности, формируемая на базе предыдущих данных и прогнозов продаж. Однако анализ показывает, что расчеты выполняются в основном по нормативному и прямому методу, без глубокой аналитики сезонных колебаний, что снижает точность планирования.

Обобщенная характеристика действующих документов приведена в таблице 18.

Таблица 18 – Основные документы системы финансового планирования ООО «Колви»

Документ	Содержание	Периодичность обновления	Ответственные исполнители
Бюджет доходов и расходов	Выручка, себестоимость, валовая прибыль, управленческие и коммерческие расходы	1 раз в год + поквартальная корректировка	Финансовая служба, отдел продаж
Бюджет движения денежных средств	Поступления, выплаты, баланс денежных средств	Ежемесячно	Финансовый отдел
Сметы затрат	Материалы, логистика, зарплата, прочие расходы	Ежеквартально	Руководители подразделений
Прогноз закупок	План закупочного бюджета по SKU	Ежеквартально	Закупочный отдел
Аналитические отчеты	Факт-план по основным показателям	Еженедельно	Бухгалтерия / финансовый аналитик

Система планирования в ООО «Колви» функционирует по принципу нисходящего бюджетирования, где основные параметры задаются финансовой службой и руководством, а подразделения выполняют уточнение данных.

Отдел продаж представляет прогноз оборота по ключевым товарным группам, но делает это, как правило, на основе экспертных оценок и прошлогодних данных, без применения моделей трендов или оценки колебаний спроса. Представим пример прогноза продаж от отдела продаж на 2025 год. Основанием для расчетов является базовая выручка за 2024 год- 7 366 063 рублей, прогнозируемый средний рост по среднему сценарию- 8%.

Таблица 19- Прогноз оборота отдела продаж по ключевым товарным группам ООО «Колви» на 2025 год.

№	Товарная группа	Факт 2024, тыс. руб.	Уд. вес 2024, %	Прогноз роста %	Прогноз 2025, тыс. руб.	Уд. вес 2025, %
1	Зерновой кофе	3 243 000	44,0	+7 %	3 470 000	43,6
2	Молотый кофе	442 000	6,0	+6 %	468 500	5,9
3	Растворимый кофе	734 638	10,0	+8 %	793 408	10,0
4	Чай листовой	1 290 000	17,5	+8 %	1 393 200	17,5
5	Чай пакетированный	551 516	7,5	+9 %	601 152	7,6
6	Какао, горячий шоколад	736 606	10,0	+10 %	810 266	10,2
7	Сиропы и топпинги	110 000	1,5	+15 %	126 500	1,6
8	Пищевые ингредиенты (сливки, добавки)	65 000	0,9	+12 %	72 800	0,9
9	Одноразовая упаковка, стаканы	95 000	1,3	+10 %	104 500	1,3
10	Кофейные аксессуары (фильтры, холдеры)	52 000	0,7	+8 %	56 160	0,7
11	Оборудование (кофемашины, гриндеры)	190 000	2,6	+5 %	199 500	2,5
12	Запчасти и сервисное обслуживание	70 000	1,0	+12 %	78 400	1,0
13	Прочие сопутствующие товары	346 303	4,7	+10 %	380 933	4,8
ИТОГО оборот	7 366 063	100 %	–	7 955 000	100 %

Прогноз оборота на 2025 год показывает, что при умеренно-консервативном сценарии средний рост продаж может составить около 8 %, что позволит компании выйти на уровень почти 8 млрд руб. Основным продуктом объемов по-прежнему остается сегмент кофе, доля которого сохраняется на уровне около 60 %, однако темпы его роста ниже, чем у других групп. Наиболее динамично развивается сегмент сопутствующих товаров и ингредиентов, что свидетельствует об устойчивом спросе на продукты расширенного ассортимента и наличии потенциала для развития дополнительных направлений.

Закупочный отдел формирует потребность в запасах, ориентируясь на фактический остаток и норматив оборачиваемости, однако отсутствует расчет оптимального страхового запаса и точки заказа.

Таблица 20- Прогноз потребности в запасах по ключевым товарам ООО «Колви» на 2025 год закупочного отдела.

№	Товарная группа	Остаток на складе на 31.12.2024, тыс. руб.	Норматив оборачиваемости	Прогноз продаж 2025, тыс. руб.	Потребность в закупке 2025, тыс. руб.
1	Зерновой кофе	820 000	45 дней	3 470 000	2 650 000
2	Молотый кофе	96 000	40 дней	468 500	372 500
3	Растворимый кофе	140 000	35 дней	793 408	653 408
4	Чай листовой	330 000	60 дней	1 393 200	1 063 200
5	Чай пакетированный	110 000	45 дней	601 152	491 152
6	Какао / шоколад	155 000	40 дней	810 266	655 266
7	Сиропы, топпинги	25 000	25 дней	126 500	101 500
8	Сливки и ингредиенты	12 000	20 дней	72 800	60 800
9	Упаковка, стаканы	35 000	30 дней	104 500	69 500
10	Аксессуары	10 500	20 дней	56 160	45 660
11	Оборудование	90 000	90 дней	199 500	109 500
12	Запчасти / сервис	20 000	30 дней	78 400	58 400
13	Сопутствующие товары	88 000	30 дней	380 933	292 933
ИТОГО	–	1 931 500	–	7 955 000	6 023 500

Прогноз потребности в запасах для закупочного отдела показывает, что при ожидаемом объеме продаж в 2025 году предприятие должно обеспечить закупку товаров на сумму около 6,02 млрд рублей. Структура потребности отражает явную зависимость от товарных групп с высокой долей в обороте зернового кофе, листового чая и какао, которые потребуют наиболее значительных закупочных объемов. Несмотря на то, что остатки на складе к концу 2024 года составляют почти 1,93 млрд руб., они покрывают лишь около четверти годовой потребности, что делает планирование закупок критически важным элементом операционной устойчивости компании.

Анализ таблицы показывает, что по большинству товарных категорий наблюдается потенциальный дефицит, обусловленный недостаточностью запасов для поддержания нормативного уровня оборачиваемости. Наиболее рискованные позиции сиропы, сливки, ингредиенты и аксессуары, так как их фактические остатки минимальны и не обеспечивают страхового резерва. В то же время крупные категории, такие как зерновой кофе и чай, требуют регулярной корректировки норматива оборачиваемости и оценки объемов закупки с учетом сезонности, чтобы избежать излишних складских остатков и связанных с ними затрат. Отсутствие автоматического расчета точки заказа и страхового запаса создает для закупочного отдела риски как дефицита, так и избыточной закупочной активности.

Складская служба предоставляет сведения о расходах на хранение, но не участвует в моделировании логистических сценариев и оценке влияния запасов на бюджет.

Таблица 21- Расходы на хранение товарных запасов на складе ООО «Колви» за 2024 год и прогноз на 2025 год

Статья затрат склада	2024 год, тыс. руб.	Уд. вес, %	Прогноз 2025, тыс. руб.	Прирост, %	Комментарий
Аренда складских площадей	48 000	24	52 800	+10 %	Рост ставки + увеличение зоны хранения
Коммунальные услуги (электроэнергия, отопление)	18 600	9	20 460	+10 %	Рост тарифов
Фонд оплаты труда складского персонала	72 000	36	77 760	+8 %	Индексация зарплаты
Амортизация оборудования и стеллажей	14 500	7	15 810	+9 %	Обновление техники
Расходные материалы (упаковка, паллеты)	11 200	6	12 880	+15 %	Рост объемов отгрузки
Складская техника (аренда/ремонт погрузчиков)	9 700	5	10 965	+13 %	Увеличение загрузки
Потери от порчи, брака, усушки	7 400	4	8 140	+10 %	Рост оборота, риски не оптимизированы
Страхование склада и имущества	4 300	2	4 516	+5 %	Стандартное удорожание
Прочие расходы	5 200	3	5 668	+9 %	Пропорциональный рост
ИТОГО расходы склада	190 900	100	209 999	+10,0 %	–

Складская служба ООО «Колви» предоставляет данные о расходах на хранение товаров, которые играют важную роль в процессе финансового планирования. Анализ структуры складских затрат показывает, что основная нагрузка приходится на фонд оплаты труда и аренду складских площадей и вместе они формируют около 60 % всех расходов. Соответственно, определяется достаточно высокая трудоемкость складских операций и зависимость компании от внешних условий аренды. Значительная статья затрат – это расходные материалы и обслуживание складской техники, необходимость которых повышается вследствие увеличения объемов товарооборота. Отдельно следует отметить расходы, связанные с порчей товаров и естественной убылью, которые составляют около 4 % и показывают рост.

Прогноз на 2025 год показывает рост складских затрат примерно на 10 %, что обусловлено инфляционным давлением, увеличением оборота и более высокой нагрузкой на логистическую инфраструктуру. Отсутствие цифровых систем мониторинга, автоматизации складских операций и интеграции с закупочным отделом приводит к тому, что часть расходов формируется неэффективно, а управление запасами оказывается фрагментарным. Данные складской службы позволяют выявить проблемные зоны и формируют основу для перехода к более точному учету, улучшению ротации запасов и сокращению потерь от хранения.

Степень вовлеченности подразделений можно представить в таблице 22.

Таблица 22 – Роль подразделений в процессе планирования доходов и расходов

Подразделение	Участие в планировании	Выявленные проблемы
Отдел продаж	Формирует прогноз выручки	Прогнозы основаны на экспертных оценках; нет моделей сезонности
Закупочный отдел	Планирует закупки и сырьевые потребности	Нет расчета страхового запаса; отсутствуют аналитические инструменты
Логистика	Формирует смету транспортных затрат	Нет цифровизации маршрутизации; высокие риски ошибок

Продолжение таблицы 23

Финансовый отдел	Формирует бюджет расходов, бюджет движения денежных средств, сводные отчеты	Недостаточная детализация сценарного анализа
Склад	Указывает потребности по хранению	Нет оценки влияния уровня запасов на издержки
Бухгалтерия	Предоставляет данные о фактических операциях	Данные часто поступают с задержкой

Анализ показал, что ООО «Колви» использует смешанную систему программных инструментов. Основой остается 1С:Бухгалтерия и 1С:Управление торговлей, куда загружается большая часть первичных данных. Для составления бюджетов применяется Excel, включая сводные таблицы и собственные безавтоматизированные шаблоны.

Отсутствие интегрированных систем типа WMS, ERP с модулем прогнозирования, BI-панелей или CRM-аналитики приводит к тому, что прогнозирование осуществляется вручную, а данные между подразделениями синхронизируются с заметными временными задержками.

Основные ограничения действующего программного обеспечения:

1. невозможность автоматического прогнозирования спроса и расходов;

2. отсутствие ROP-модулей (точка заказа);

3. невозможность автоматического ABC/XYZ-анализа;

4. ручной расчет бюджетов без What-If моделирования;

5. высокий риск ошибок из-за человеческого фактора.

Проведенный анализ существующих документов, интервью с сотрудниками и оценка отчетности позволяют выделить несколько ключевых проблем.

Во-первых, система планирования во многом носит формальный характер, поскольку бюджеты составляются на основе прошлогодних значений, без моделирования трендов, сезонности, факторов спроса и изменений внешней среды, снижая тем самым точность прогнозов и приводит к накоплению сверхнормативных запасов.

Во-вторых, в ООО «Колви» практически отсутствует сценарный анализ. При составлении бюджета не оцениваются альтернативные варианты развития событий, такие как падение спроса, изменение курса валют, перебои поставок. Отсутствие What-If анализа существенно снижает качество управленческих решений.

Третьей проблемой является низкая точность прогнозов продаж, обусловленная тем, что прогноз формируется вручную, без применения количественных методов. Данные отдела продаж не всегда согласуются с данными закупок и склада.

Четвертая проблема связана с неполной цифровизацией процессов. Использование Excel и 1С без развитых BI-инструментов приводит к нефункциональности бюджетных моделей, затрудняет контроль отклонений и повышает риск ошибок.

Таблица 23 – Основные проблемы системы планирования ООО «Колви»

Проблема	Проявление	Последствия
Формальный характер бюджетирования	Сметы формируются «по инерции» на основе прошлых периодов	Низкая точность планов, превышение расходов
Нет сценарного анализа	Отсутствие What-If моделей	Уязвимость к внешним шокам, слабая адаптивность
Низкая точность прогнозов	Нет тренд-моделей, сезонности, регрессии	Излишние запасы, дефицит по отдельным позициям
Ограниченность программных средств	Excel + 1С без BI и WMS	Высокие риски ошибок, отсутствие автоматизации
Разрозненность данных	Несинхронность между продажами, закупками и складом	Задержки, конфликт данных, ошибки бюджетообразования

Таким образом, система планирования доходов и расходов в ООО «Колви» функционирует, но обладает существенными ограничениями, связанными с отсутствием глубокой аналитики, слабой цифровизацией и недостаточной вовлеченностью подразделений в формирование прогнозов. Невозможность автоматического моделирования спроса, отсутствие инструментов сценарного анализа приводят к снижению точности бюджетов, росту операционных рисков и недостаточной устойчивости финансового планирования.

Для повышения эффективности требуется переход к современным цифровым методам прогнозирования, внедрение BI-инструментов, интеграция ERP, развитие SNOP-процессов и формирование единой информационной среды, обеспечивающей точность, согласованность и оперативность планово-финансовых расчетов.