Устав проекта_Малышев_Новикова_Ковалёва_2503
.pdf
Устав проекта
Внедрение CRM-системы Битрикс 24 в онлайн-школе английского языка.
6. Риски, связанные с проектом
Таблица 8. Риски, связанные с проектом
№ |
Риск |
Вер-ть н- |
Сила в- |
Стратегия |
|
|
ния |
ния |
управлением риска |
|
|
|
|
|
1 |
В техническом задании |
|
|
Повторный |
|
|
|
просмотр ТЗ, |
|
|
будут упущены важные |
|
|
|
|
|
|
привлечение |
|
|
требования к CRM, что |
|
|
|
|
С |
В |
экспертов и |
|
|
может привести к |
|||
|
|
|
владельца проекта |
|
|
превышению бюджета и |
|
|
|
|
|
|
для проверки и |
|
|
срыву сроков. |
|
|
|
|
|
|
уточнения. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
Уход или замена одного |
|
|
Создание четкой |
|
|
|
документации, |
|
|
из преподавателей или |
|
|
|
|
|
|
которая позволит |
|
|
экспертов может |
С |
С |
|
|
быстро включиться |
|||
|
привести к изменению |
|
|
|
|
|
|
в работу новому |
|
|
требований к курсам. |
|
|
|
|
|
|
сотруднику. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
Неправильная оценка |
|
|
Составление |
|
объемов работ по |
|
|
|
|
|
|
детального плана |
|
|
разработке учебных |
|
|
|
|
С |
В |
работ и его |
|
|
материалов приведет к |
|||
|
|
|
регулярное |
|
|
срыву сроков и |
|
|
|
|
|
|
отслеживание. |
|
|
превышению бюджета. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
Изменение требований |
|
|
Включение в план |
|
после завершения |
|
|
|
|
|
|
работ резерва |
|
|
разработки курса может |
|
|
|
|
|
|
времени и перенос |
|
|
привести к |
Н |
В |
|
|
изменения |
|||
|
незапланированному |
|
|
|
|
|
|
требований на |
|
|
увеличению объемов |
|
|
|
|
|
|
следующий этап. |
|
|
работ и срыву сроков. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
20
Устав проекта
Внедрение CRM-системы Битрикс 24 в онлайн-школе английского языка.
|
|
|
|
Продолжение таблицы 8. |
|
|
|
|
|
|
|
№ |
Риск |
Вер-ть н- |
Сила в- |
|
Стратегия |
|
|
ния |
ния |
|
управлением риска |
|
|
|
|
|
|
5 |
Неполные или неверные |
|
|
|
Изучение рынка IT- |
|
критерии отбора |
|
|
|
компаний, |
|
подрядчика могут |
|
|
|
составление списка |
|
привести к выбору |
Н |
В |
|
надежных |
|
недобросовестного |
|
|
|
подрядчиков на |
|
подрядчика для |
|
|
|
основе отзывов и |
|
разработки CRM. |
|
|
|
рейтингов. |
|
|
|
|
|
|
6 |
Технические сбои в |
|
|
|
Подготовка |
|
работе платформ для |
|
|
|
резервных решений, |
|
онлайн-обучения (Zoom, |
С |
В |
|
включая |
|
Microsoft Teams) могут |
|
альтернативные |
||
|
|
|
|
||
|
нарушить процесс |
|
|
|
платформы для |
|
обучения. |
|
|
|
связи и обучения. |
|
|
|
|
|
|
7 |
Низкий уровень |
|
|
|
Внедрение |
|
|
|
|
регулярного сбора |
|
|
вовлеченности учеников |
|
|
|
|
|
|
|
|
отзывов от |
|
|
может негативно |
|
|
|
|
|
С |
С |
|
учеников и |
|
|
повлиять на результаты |
|
|||
|
|
|
|
адаптация программ |
|
|
обучения и репутацию |
|
|
|
|
|
|
|
|
обучения на основе |
|
|
школы. |
|
|
|
|
|
|
|
|
их предложений. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8 |
Несоответствие ожиданий |
|
|
|
Проведение |
|
|
|
|
предварительных |
|
|
учеников с реальным |
|
|
|
|
|
|
|
|
опросов для |
|
|
уровнем преподавания |
Н |
В |
|
|
|
|
определения |
|||
|
может привести к отказам |
|
|
|
|
|
|
|
|
ожиданий и уровня |
|
|
от курсов. |
|
|
|
|
|
|
|
|
знаний учеников. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9 |
Сложности в интеграции |
|
|
|
Проработка |
|
|
|
|
интеграционных |
|
|
CRM с другими |
|
|
|
|
|
|
|
|
процессов на этапе |
|
|
системами могут |
|
|
|
|
|
Н |
В |
|
планирования и |
|
|
привести к задержкам и |
|
|||
|
|
|
|
привлечение |
|
|
дополнительным |
|
|
|
|
|
|
|
|
квалифицированных |
|
|
затратам. |
|
|
|
|
|
|
|
|
специалистов. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
21
Устав проекта
Внедрение CRM-системы Битрикс 24 в онлайн-школе английского языка.
7. Сводное описание контрольных событий
Ниже перечислены контрольные сроки, установленные для проекта внедрения системы CRM-системы Битрикс-24 в онлайн школе английского языка, при условии начала проекта 01.05.2025 года.
|
Таблица 9. Контрольные сроки проекта. |
|
|
|
|
№ |
Этап |
Срок выполнения |
|
|
|
1 |
Завершение этапа “Планирование”. |
|
|
Проведение стартовых встреч с командой, сбор |
01.05.2025 - |
|
информации о текущих процессах, |
|
|
10.05.2025 |
|
|
определение задач и целей проекта. |
|
|
|
|
|
Подписание документа "Устав проекта". |
|
|
|
|
2 |
Завершение этапа "Анализ функционала". |
|
|
Уточнение и детализация функций CRM, |
11.05.2025 - |
|
необходимых для онлайн школы. Составление |
|
|
20.05.2025 |
|
|
технического задания (ТЗ) и оценка |
|
|
|
|
|
необходимых ресурсов. |
|
|
|
|
3 |
Завершение этапа "Создание прототипа". |
21.05.2025 - |
|
Разработка интерактивного прототипа системы |
|
|
31.05.2025 |
|
|
и его согласование с командой. |
|
|
|
|
|
|
|
4 |
Завершение этапа "Внедрение. 1 часть". Сбор и |
|
|
анализ данных текущих процессов, интеграция |
01.06.2025 - |
|
данных в систему CRM (перенос информации о |
15.06.2025 |
|
клиентах и курсах). |
|
|
|
|
5 |
Завершение этапа "Внедрение. 2 часть". |
|
|
Подключение системы телефонии, интеграция |
16.06.2025 - |
|
с рекламными источниками, настройка |
05.07.2025 |
|
отчетности и анализ результатов. |
|
|
|
|
6 |
Завершение этапа "Тестирование". Полное |
|
|
тестирование функционала CRM, выявление и |
06.07.2025 - |
|
устранение ошибок, создание отчетов по |
12.07.2025 |
|
результатам тестирования. |
|
|
|
|
22
Устав проекта
Внедрение CRM-системы Битрикс 24 в онлайн-школе английского языка.
Продолжение таблицы 9.
№ |
Этап |
Срок выполнения |
|
|
|
7 |
Завершение этапа “Доработка”. Исправление |
|
|
недочетов, выявленных на этапе тестирования. |
13.07.2025 - |
|
Обучение пользователей работе с системой и |
26.07.2025 |
|
проверка её работоспособности. |
|
|
|
|
8 |
Завершение этапа “Закрытие проекта”. |
|
|
Итоговая встреча с командой, обсуждение |
27.07.2025 - |
|
результатов, подписание актов о выполненных |
02.08.2025 |
|
работах и получение обратной связи. |
|
|
|
|
23
Устав проекта
Внедрение CRM-системы Битрикс 24 в онлайн-школе английского языка.
8. Процедуры контроля модификаций, тестирования и сдачи-
приемки
8.1.1 Управление запросами на изменения
Изменения могут касаться обновления учебных программ, изменения структуры курсов или контрольных точек, что может повлиять на стоимость,
сроки, качество и соответствие учебных материалов установленным стандартам. Руководитель проекта и Комитет по управлению качеством несут полную ответственность за процесс управления изменениями.
Запросы на изменения могут привести к необходимости пересмотра сроков завершения курсов и бюджета проекта. В случае необходимости школа
"Английский Онлайн" имеет право приостановить работу до завершения обсуждения предложенных изменений. Работы могут быть продолжены только после того, как изменения будут согласованы и документированы в подписанном «Запросе на изменения». Обычно «Запросы на изменения» обрабатываются еженедельно.
Тестовые пользователи, включая студентов и преподавателей,
документируют проблемы, вопросы и предложения в форме «Сообщения о системном инциденте». Руководитель проекта школы "Английский Онлайн",
технический разработчик и администратор учебного процесса регулярно анализируют эти сообщения. «Сообщения о системном инциденте» могут привести к созданию «Запроса на изменения», если они требуют корректировок в учебном процессе или образовательных технологиях.
8.1.2Процедура тестирования
1.Планирование тестирования: Создание плана тестирования, который включает в себя тестовые сценарии для различных аспектов учебного
24
Устав проекта
Внедрение CRM-системы Битрикс 24 в онлайн-школе английского языка.
процесса, таких как функциональность платформы, качество контента и
удобство интерфейса.
2.Фаза тестирования: В ходе тестирования платформа и учебные материалы проверяются группой тестировщиков, состоящей из преподавателей и студентов. Они оценивают систему на наличие ошибок и несоответствий, а также предоставляют обратную связь по улучшению.
3.Документирование результатов: Все результаты тестирования фиксируются в отчетах, которые будут служить основой для дальнейших корректировок и улучшений.
8.1.3Обратная связь от пользователей
1.Сбор отзывов: Регулярный сбор обратной связи от студентов и преподавателей о качестве учебных материалов и работы платформы.
Для этого могут использоваться опросы, интервью и обсуждения в группах.
2.Анализ обратной связи: Создание специальной команды для анализа собранной информации и выявления основных проблем и потребностей пользователей.
3.Реализация изменений: Внедрение изменений на основе полученной обратной связи и повторная проверка их эффективности.
8.1.4Сдача-приемка
1.Подготовка к сдаче: Подготовка всех необходимых документов,
включая отчеты о тестировании, результаты обратной связи и «Запросы на изменения», перед окончательной сдачей проекта.
2.Оценка качества: Проведение оценки качества учебных материалов и платформы в соответствии с установленными критериями и стандартами.
25
Устав проекта
Внедрение CRM-системы Битрикс 24 в онлайн-школе английского языка.
3.Финальная проверка: Совместная проверка всех элементов проекта со стороны команды разработки и руководства школы "Английский Онлайн". Подписание актов выполненных работ.
4.Запуск курса: Окончательное утверждение курса и его запуск для студентов, с возможностью мониторинга и корректировки в процессе.
8.2Процедуры подписания акта сдачи-приемки
Вонлайн школе английского языка предусмотрены акты сдачи-приемки как для основных этапов проекта, так и для внутренних промежуточных результатов. Процедура подписания актов первой категории определяется в договорах между школой и подрядчиками, а для внутренних актов согласовывается между руководителями проекта и командой разработчиков.
8.2.1Подписание актов сдачи-приемки основных этапов проекта
1.Определение этапов: Каждый этап проекта, такой как разработка учебной программы, внедрение платформы для онлайн-уроков и интеграция CRM-системы, должен быть четко определён в плане проекта.
2.Документация: По завершении каждого этапа подготовляются отчёты,
включающие информацию о выполненных работах, достигнутых результатах, а также обратную связь от учителей и студентов.
3.Подписание акта: После завершения каждого этапа собирается рабочая группа, состоящая из представителей онлайн школы и подрядчиков
(например, разработчиков платформы). Они проверяют соответствие выполненных работ установленным критериям и стандартам.
4.Архивирование: Подписанные акты хранятся в архиве для дальнейшего контроля и выполнения обязательств по проекту.
26
Устав проекта
Внедрение CRM-системы Битрикс 24 в онлайн-школе английского языка.
8.2.2 Подписание внутренних актов сдачи-приемки промежуточных
результатов
1.Промежуточные результаты: Внутренние акты могут фиксировать промежуточные результаты, такие как созданные учебные материалы,
обратная связь от студентов по курсам и отчёты о тестировании функционала платформы.
2.Согласование: Процедура подписания внутренних актов согласуется между руководителем проекта онлайн школы и командой разработчиков. Это позволяет оперативно реагировать на изменения и улучшения в учебном процессе.
3.Запись и обсуждение: Все промежуточные результаты фиксируются в специальном журнале, где команда может обсуждать их, вносить предложения и принимать решения по улучшению.
4.Подписание внутренних актов: После обсуждения и согласования промежуточных результатов производится подписание внутренних актов, которые фиксируют достигнутые результаты и выполненные работы. Эти документы могут использоваться для дальнейшего анализа и оптимизации учебных процессов.
5.Использование для улучшения: Внутренние акты также служат основой для анализа успешности отдельных курсов, что позволяет вносить изменения и улучшать образовательные программы в будущем.
27
Устав проекта
Внедрение CRM-системы Битрикс 24 в онлайн-школе английского языка.
9. Утверждение проекта
Подписание настоящего Устава проекта означает вступление положений Устава проекта в действие и согласие с определенными в настоящем Уставе положениями, подходами и функциональными обязанностями. Подписи также означают согласие со стороны руководства на выделение необходимых для выполнения проекта ресурсов в определенные сроки.
Согласовано: |
|
|
___________________________________ |
Руководитель |
проекта |
от |
Сидоров С.П. |
ООО"Онлайн Школа Английского"
Подпись
Дата
Руководитель |
проекта |
от |
Манукян А.Б. |
ООО"Ашот решения"
Подпись
Дата
28
Устав проекта
Внедрение CRM-системы Битрикс 24 в онлайн-школе английского языка.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Иерархическая структура работ (WBS)
29