шпора тзд

1. Информация и ее виды. Конфиденциальные сведения.

2. Нормативная база работы с конфиденциальными документами.

Согласно ст. 2 Федерального закона № 149-ФЗ «Об информации, информационных

Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента РФ от 06.03.1997

технологиях и о защите информации», информация — это сведения (сообщения,

№ 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера».

данные) независимо от формы их представления.

ФЗ № 149-ФЗ

Общие принципы информационной безопасности

Виды информации – информация классифицируется по степени доступа:

ФЗ № 152-ФЗ

Обработка персональных данных

•

Открытая (общедоступная) информация (Не имеет ограничений на

ФЗ № 98-ФЗ

Защита коммерческой тайны

распространение).

Закон № 5485-1

Режим государственной тайны

•

Информация ограниченного доступа (Регулируется Указом Президента

ФЗ № 63-ФЗ

Юридическая сила электронных документов

РФ № 188 от 06.03.1997 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального

ГОСТ Р 7.0.97-2016

Требования к оформлению документов

характера»).

ГОСТ Р 57580-2017

Защита информации в организации

Персональные данные

ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных»

ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001-2022

Системы менеджмента информационной безопасности

Коммерческая тайна

ФЗ № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

Ведомственные регламенты

Служебная тайна

Ст. 139 ГК РФ, ФЗ № 79-ФЗ «О госслужбе»

•

Приказы ФСБ России (например, № 66 — защита гостайны).

Профессиональная тайна

Различные кодексы (врачебная, адвокатская, нотариальная)

•

Методические рекомендации ФСТЭК (например, по защите персональных

Государственная тайна

Закон РФ № 5485-1 «О государственной тайне»

данных).

Локальные акты организации

•

Положение о конфиденциальном делопроизводстве.

•

Инструкция по работе с секретными документами.

3. Понятие, сфера деятельности и задачи конфиденциального

5. Организация защиты информации на предприятии на основе

делопроизводства.

закона о «Коммерческой тайне».

Конфиденциальное делопроизводство — система документооборота,

Коммерческая тайна — режим конфиденциальности информации, позволяющий ее

обеспечивающая создание, учет, хранение и защиту информации ограниченного

обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы,

доступа.

избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг

Сфера применения:

или получить иную коммерческую выгоду.

- Государственные органы (работа с гостайной).

Меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, по

- Коммерческие компании (защита коммерческой тайны, персональных данных).

ФЗ № 98-ФЗ:

- Медицинские и юридические организации (профессиональные тайны).

•

Определение перечня информации (приказ руководителя).

Основные задачи:

•

Ограничение доступа (пропускная система, электронные ключи).

• Обеспечение конфиденциальности (защита от утечек).

•

Маркировка документов (гриф «КТ» — коммерческая тайна).

• Организация защищенного документооборота

•

Соглашение о неразглашении с сотрудниками.

• Контроль доступа (разграничение прав сотрудников).

•

Техническая защита (DLP-системы, шифрование).

• Соблюдение регламентов (по ГОСТ Р 7.0.97-2016).

• Архивирование и уничтожение (согласно сроком хранения).

• Учет движения конфиденциальных документов

4. Сущность и порядок организации конфиденциального

4. Сущность и порядок организации конфиденциального

делопроизводства. Численный состав сотрудников

делопроизводства. Численный состав сотрудников подразделения

подразделения конфиденциального делопроизводства.

конфиденциального делопроизводства.

Сущность конфиденциального делопроизводства обусловливает его

Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых

организационные и технологические особенности, к числу основных из которых

условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации

относятся:

работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной

• письм. нормативное закрепление общей технологии док-ования, орг-ии работы с

конфиденциальной информации.

док-ами и их защиты;

Организация конфиденциального делопроизводства включает:

• жесткое реглам-е состава издаваемых документов и содержащейся в них

• создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и

информации;

использование конфиденциальных документов;

• обязат. поэкземп. и полист. учет всех, без исключения, док-ов, проектов и

• установление его статуса, структуры, численного и должностного состава;

черновиков;

• разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников;

• максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;

• выделение для подразделения служебного помещения;

• фиксация прохождения и местонахождения каждого документа;

• обеспечение необходимых условий труда;

• проведение систематических проверок наличия документов;

• разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по

• разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая

организации и ведению конфиденциального делопроизводства;

правомерное и санкционированное ознакомление с ними;

• создание постоянно действующей экспертной комиссии;

• жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними,

• оформление допуска сотрудников к коммерческой и служебной тайне и обучение их

которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность

правилам работы с конфиденциальными документами.

документированной информации;

Численный состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства

• регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной

должен определяться объемом выполняемой работы с учетом норм времени на ее

документированной информацией, по ее защите;

выполнение.

• персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и

порядок обращения с ними.

6. Комплекс организационных мероприятий и документов по

8. Разработка перечней сведений, составляющих коммерческую и

внедрению режима коммерческой тайны. Каналы утраты

служебную тайну. Этапы формирования Перечня.

конфиденциальной информации.

Разработкой перечня сведений, составляющих коммерческую тайну, должна

Внедрение режима коммерческой тайны (КТ) требует системного подхода и

заниматься постоянно действующая экспертная комиссия (ПДЭК).

Работа по формированию Перечня и определению сведений, составляющих служебную

включает следующие этапы:

или коммерческую тайну, должна состоять из следующих этапов:

1. Подготовительный этап (Анализ информационных активов, оценка рисков и др)

1. Составление предварительного перечня сведений, содержащих служебную или

2. Организационные мероприятия (Издание приказа о введении режима КТ, лок на)

коммерческую тайну, для структурных подразделений (отделов, служб) организации;

3. Технические меры защиты (Разграничение доступа, Пропускной режим и др)

2. Определение возможного ущерба, наступающего в результате несанкционированного

4. Работа с персоналом (Ознакомление сотрудников, инструктажи и др)

распространения сведений, включаемых в Перечень;

5. Контроль и аудит (Периодические проверки соблюдения режима КТ и др)

3. Определение затрат на защиту рассматриваемых сведений;

Каналы утраты конфиденциальной информации можно разделить на несколько

4. Принятие решения о включении сведений в окончательный вариант Перечня;

категорий: физические (кража носителей, несанкционированный доступ),

5. Составление обобщенного Перечня и рассмотрение его на заседании ПДЭК;

технические (электромагнитные излучения, визуальные), информационные (утеря

6. Оформление результатов работы по формированию Перечня

информации по сетям), а также каналы, связанные с деятельностью сотрудников.

7. Постоянно действующая экспертная комиссия (ПДЭК). Задачи.

7. Постоянно действующая экспертная комиссия (ПДЭК). Задачи.

Состав, порядок назначения членов ПДЭК.

Состав, порядок назначения членов ПДЭК.

Экспертная комиссия организации (далее – ЭК) создается в целях организации и

Порядок назначения членов ПДЭК

проведения методической и практической работы по экспертизе ценности

- Назначение членов ПДЭК осуществляется руководителем организации или

документов, образовавшихся в деятельности организации.

уполномоченным лицом на основании соответствующего приказа или распоряжения.

ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается

- Кандидаты на членство в комиссии должны соответствовать требованиям по

приказом организации и действует на основании положения, утвержденного

квалификации, опыту и отсутствию конфликта интересов.

руководителем организации.

- В некоторых случаях формирование комиссии может предусматривать согласование с

Основными задачами ЭК являются: Разработка перечня сведений, составляющих КТ;

вышестоящими органами или заказчиками.

Положений и инструкций по соблюдению режимов конфиденциальности;

- Назначение членов ПДЭК фиксируется в официальных документах, где указываются

экспертизы ценности документов КТ (с целью установления сроков их хранения);

сроки полномочий и обязанности.

расследования факта утраты информации КТ и пр.

- При необходимости состав комиссии может корректироваться (введение новых членов,

Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации. В

замена отсутствующих).

состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители

- Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с распорядительными

службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений

документами (приказами и их приложениями).

организации, государственного или муниципального архива, источником

комплектования которого выступает организация (по согласованию)

9. Оформление и учет носителей конфиденциальной

9. Оформление и учет носителей конфиденциальной информации.

информации. Цель и задачи учета. Виды носителей

Цель и задачи учета. Виды носителей конфиденциальной

конфиденциальной информации.

информации.

Носители, предназначенные для составления черновиков/проектов

Бумажные носители учитываются в журналах или карточках, имеющих следующие

конфиденциальных документов, следует учитывать предварительно, до внесения в

графы:

них записей, их учет позволяет предотвращать неправомерное обращение,

обеспечивать контроль за подготовкой документов и их соответствием перечням

издаваемых конфиденциальных документов. Учет носителей, используемых для

составления конфиденциальных документов, осуществляется подразделением

Машинные носители информации необходимы при изготовлении проектов документов

конфиденциального делопроизводства.

при помощи печатающих устройств ЭВМ (независимо от того, с черновика печатаются

Бумажными носителями могут быть:

проекты или без его использования), поскольку распечатка документа производится с

- для текстовых документов - спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые

машинного носителя.

формы документов, стенографические и рабочие тетради;

-для чертежно-графических документов - ватман, калька, миллиметровка

(координатная бумага)

К машинным носителям документированной информации относятся: • жесткие

(твердые) магнитные диски; • гибкие магнитные диски (дискеты); • магнитные ленты;

• магнитооптические диски; • оптические диски.

10. Общие требования к учету документов с грифом

27. Защита конфиденциальной информации при проведении

ограничения доступа к документу. Виды учета, процедуры,

выставок, рекламных акций, экспозиций. Источники ценных

выполняемые при любом виде учета.

сведений при проведении мероприятий. Работа персонала.

Учет конфиденциальных документов осуществляется подразделением

Утрата ценной информации происходит за счет:

конфиденциального делопроизводства. Учету подлежат все без исключения,

- общения специалистов родственных профессий, но разных фирм,

изготовленные на предприятии и полученные им конфиденциальные документы.

- наличия в выставочной экспозиции самого нового продукта.

Учет конфиденциальных документов подразделяется на 3 вида:

- Проводимые параллельно с выставочными мероприятиями пресс-конференции,

1 изданных документов (изготовленные на данном предприятии рукописным,

семинары, презентации фирм и товаров создают дополнительную угрозу сохранности

машинописным способами или с использованием печатающих устройств ЭВМ);

ценной информации.

2 поступивших документов (поступившие от других предприятий, за исключением тех

Работа персонала фирмы с посетителями выставки должна быть строго

из них, которые без присвоения им регистрационного номера по этому виду учета

регламентирована, прежде всего в части состава оглашаемых сведений о продукции,

сразу переводятся на учет документов выделенного хранения);

технических и технологических новшествах, заключенных в этой продукции.

3 документов выделенного хранения. (не подлежащие подшивке в дела.)

В свою очередь специалисты фирмы, осведомленные в ее секретах, не должны

Журналы или картотеки учета изданных и поступивших документов ведутся погодно;

участвовать в работе выставочного стенда.

не исполненные в текущем году документы, подлежат переводу на учет следующего.

Журнал (картотека) учета документов выделенного хранения ведется непрерывно,

номера каждого года продолжают номера предыдущих лет

11. Учет издаваемых конфиденциальных документов. Цель

11. Учет издаваемых конфиденциальных документов. Цель учета,

учета, технологические процедуры.

технологические процедуры.

Цель учета издаваемых конфиденциальных документов

Технологические процедуры учета издаваемых конфиденциальных документов

- Обеспечение контроля за созданием, регистрацией, распространением и

1. Разработка и утверждение документа, присвоение грифа ограничения доступа

хранением документов с ограниченным доступом.

2. Регистрация документа (внесение в журнал)

- Гарантирование сохранности конфиденциальной информации и предотвращение

3. Подготовка экземпляров для распространения

её несанкционированного разглашения.

4. Выдача документов уполномоченным лицам с регистрацией в журнале

- Обеспечение прозрачности документооборота и возможность отслеживания

5. Контроль и учет движения документов

движения каждого экземпляра документа.

6. Хранение документов

- Выполнение требований законодательства и внутренних нормативных актов по

7. Уничтожение документов

работе с конфиденциальной информацией.

- Обеспечение ответственности должностных лиц за соблюдение правил обращения

с конфиденциальными документами.

Издаваемые на предприятии конфиденциальные распорядительные документы,

помимо учетного номера, должны иметь раздельную по видам тайны ежегодную

порядковую нумерацию в пределах каждого из этих видов документов. Для

обеспечения последовательности проставления таких номеров, ускорения поиска

документов необходимо вести журналы учета изданных конфиденциальных

распорядительных документов и протоколов по каждому их виду отдельно.

14. Учет конфиденциальных документов выделенного хранения.

14. Учет конфиденциальных документов выделенного хранения.

Состав документов выделенного хранения, порядок учета.

Состав документов выделенного хранения, порядок учета.

Учет конфиденциальных документов, подлежащих выделенному хранению,

Учет конфиденциальных документов выделенного хранения охватывает все документы,

осуществляется в журнале или карточках, имеющих следующие графы:

не подлежащие подшивке в дела. Такие документы разделить на две категории:

1. Относятся документы, которые по производственным условиям нецелесообразно

подшивать в дела, например различного рода инструкция, с которыми могут параллельно

работать несколько исполнителей.

2. относятся документы, которые по их внешним особенностям невозможно или

нецелесообразно подшивать и дела (большого формата, чертежно-графические и т. д.).

Журнал учета документов выделенного хранения ведется непрерывно. Номера каждого

года продолжают номера предыдущих лет.

Вызвано это тем, что выделенному хранению подлежат, как правило, документы

долговременного хранения, и их ежегодная перерегистрация нецелесообразна. Такая

перерегистрация осуществляется по мере необходимости.

12. Технология работы с входящими документами. Регистрация,

12. Технология работы с входящими документами. Регистрация,

исполнение документов. (подходит и для 13)

исполнение документов (подходит и для 13)

Конфиденциальные документы должны пересылаться (доставляться) между

При получении пакетов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства

предприятиями в соответствующим образом оформленных запечатанных пакетах.

должен:

Все поступающие пакеты в момент их получения целесообразно учитывать для того,

- проверить на пакете наличие грифа конфиденциальности, соответствие адресата,

чтобы можно было обнаружить их возможную утрату до регистрации содержащихся

проставление номеров документов и предприятия -отправителя, целостность упаковки,

в них документов.

сохранность прошивки и оттиска печати;

Для этого следует вести журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов

- убедиться, что содержимое пакета не просматривается;

- проверить на пакете и сопроводительном документе на него (реестре и соответствие

наименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров (если

указаны), грифа конфиденциальности;

- расписаться в сопроводительном документе за принятые пакеты с проставлением даты

(при необходимости и времени) и печати или специального штампа подразделения

конфиденциального делопроизводства.

Одновременно данные о документе заносятся в журнал или карточку учета поступивших

конфиденциальных документов, имеющих следующие графы:

15. Автоматизированный учет конфиденциальных документов.

17. Составление номенклатур конфиденциальных дел.

Состав процедур, автоматизированный справочно-

Номенклатура конфиденциальных дел — это оформленный в установленном порядке

информационный банк данных.

систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с

указанием их условных номеров (индексов), сроков хранения и подразделений, которым

Для автоматизации документооборота можно использовать различные системы,

предоставлено право пользования конкретными делами

такие как Directum, «ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы», «ЕВФРАТ-

Она составляется на каждый год (в конце текущего года на следующий год)

Документооборот», Escom.doc, Optima-WorkFlow, «Гран-Док» и «Летограф».

подразделением конфиденциального делопроизводства на основе предложений

Процедуры автоматизированного учёта конфиденциальных документов:

структурных подразделений.

Подготовка документов к вводу в ЭВМ.

Номенклатура подписывается руководителем подразделения конфиденциального

Ввод исходных сведений о документах в автоматизированный банк данных.

делопроизводства, визируется руководителями заинтересованных структурных

Ввод в предварительный массив автоматизированного банка данных электронных

подразделений и утверждается руководителем организации (предприятия).

документов.

Номенклатура должна издаваться в двух экземплярах. Первый экземпляр номенклатуры

Распечатка на бумажном носителе (карточке) исходных учётных сведений о

хранится в подразделении конфиденциального делопроизводства и по окончании года

документе, при необходимости — распечатка копий электронных документов.

подшивается в специальное дело, второй передается в качестве рабочего в архив

Ежедневная проверка правильности регистрации документов и их наличия.

предприятия.

Перенос электронных документов из предварительного массива в основной рабочий

В номенклатуру включаются также:

массив (после выполнения учётных операций).

дело с номенклатурой дел,

Обозначение на бумажном документе или сопроводительном письме к

журналы (картотеки) всех видов учета конфиденциальных документов,

электронному носителю о вводе документа в базу данных с указанием его учётного

дела с реестрами, квитанциями и расписками на отправленные документы

(поискового) номера.

независимо от того, имеют или не имеют они гриф конфиденциальности.

Подшивка бумажного документа и бумажной копии электронного документа в дело

Дела, ведущиеся в течение нескольких лет (переходящие дела), вносятся в номенклатуру

в соответствии с номенклатурой дел.

дел каждого года с момента их заведения до закрытия.

В номенклатуру не включаются документы, зарегистрированные по журналу учета

документов выделенного хранения.

16. Порядок размножения конфиденциальных документов и их

16. Порядок размножения конфиденциальных документов и их

учет.

учет.

Размножение конфиденциальных документов должно производиться только при

1)

получение КД от исполнителя или от сотрудника соответствующего участка

действительной служебной необходимости в их дополнительных экземплярах.

2)

получение учетной карточки КД (традиционной или электронной и ее бумажного

На размноженных экземплярах документа сотрудник конфиденциального

экземпляра) с соответствующего участка;

делопроизводства проставляет их номера.

3)

проверка наличия на КД разрешения полномочного руководителя на снятие копии или

При этом если документ был издан самой организацией (предприятием), то номера

производство выписки, изготовление дополнительных экземпляров КД;

копий продолжают номера ранее изготовленных экземпляров

4)

внесение отметки о получении КД во внутреннюю опись документов, находящихся у

Если документ был издан другой организацией проставляются другой организацией,

исполнителя;

то на копиях их номера проставляются дробно

5)

выполнение на каждую копию или выписку операций процедур 2 и 3

6)

внесение отметки о снятии копили производстве выписки в учетные формы основного

документа;

7)

внесение отметки о дополнительно размноженных экземплярах в учетные формы

основного КД;

8)

внесение соответствующих отметок в основной КД;

9)

внесение дополнений и изменений в электронную опись КД, выданных исполнителям,

допечатка необходимых сведений во внутреннюю опись документов, находящихся у

исполнителя;

10) выдача копии, выписки или дополнительно размноженных экземпляров исполнителю

под роспись в традиционной карточке или бумажном экземпляре электронной учетной

карточки выписки, копии или основного КД;

11)возвращение исполнителю основного документа под роспись в учетной карточке КД;

18. Формирование конфиденциальных дел.

19. Экспертиза ценности конфиденциальных документов.

Формирование конфиденциальных дел — процесс создания и оформления

Экспертиза ценности документов представляет собой комплексное изучение документов

документов, содержащих информацию ограниченного доступа. Цель — обеспечить

на основе специальных принципов и критериев. Ее основными целями являются:

защиту данных от несанкционированного доступа и предотвратить утечку сведений,

- Определение сроков хранения документов

составляющих коммерческую или служебную тайну.

- Отбор документов для постоянного или временного хранения

Правила формирования

Основные задачи экспертизы

Некоторые правила формирования конфиденциальных дел:

Экспертиза ценности документов решает четыре ключевые задачи:

- Составление номенклатуры. Она содержит информацию о каждом документе, его

1.

Отбор на хранение наиболее информативной документации

содержании, дате создания, сроке хранения и ответственном лице.

2.

Выбор наиболее ценных документов для передачи из ведомственных архивов в

- Определение списка документов. В дела помещаются исполненные документы

государственные

(подлинники или заверенные экземпляры), оформленные в установленном

3.

Определение оптимальных сроков хранения востребованных документов

порядке.

4.

Обеспечение полноты Архивного фонда Российской Федерации

- Систематизация документов внутри дел. В зависимости от вида и содержания

Итоговое распределение документов

документы систематизируются в вопросно-логической, хронологической

В результате экспертизы документы распределяются на три группы:

последовательности или их сочетании.

- Документы постоянного срока хранения

- Использование твёрдых обложек. Это применяется для документов с постоянным

- Документы временного хранения

и длительным сроком хранения.

- Документы, подлежащие уничтожению

- Изъятие документов. Допускается изымать документы из дела, но вместо них

помещается справка-заместитель.

20. Архивное хранение документов. Виды архивов, формы и

20. Архивное хранение документов. Виды архивов, формы и сроки

сроки хранения документов…

хранения документов…

Согласно Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в

Источники комплектования архивов — государственные органы, органы местного

Российской Федерации» Архивный фонд Российской Федерации разделен на две

самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются

составные части: государственную и негосударственную.

документы Архивного фонда Российской Федерации. Негосударственные организации и

Сроки хранения документов

граждане включаются в списки источников комплектования на основании договора.

(согласно п.4 ст.22 ФЗ «Об архивном деле в РФ»)

Основные требования к оборудованию архивохранилищ:

100 лет: Акты гражданского состояния

Оснащение металлическими стеллажами, шкафами, сейфами.

75 лет: Документы по личному составу, Записи нотариальных действий, Документы

Установка стеллажей.

по приватизации жилищного фонда, Похозяйственные книги

Соблюдение температурно-влажностного режима.

20 лет: Проектная документация по капитальному строительству, Технологическая и

Обеспечение санитарно-гигиенического режима.

конструкторская документация, Патенты на изобретения

Соблюдение охранного режима.

15 лет: Научная документация

Формы хранения документов

5 лет: Кино- и фотодокументы

Постоянное хранение

3 года: Видео- и фонодокументы

Временное хранение

Депозитарное хранение

21. Подготовка документов на архивное хранение.

22. Подготовка конфиденциальных документов и дел на

Отбор документов для архивного хранения:

уничтожение. Порядок ликвидации конфиденциальных

Проводится в ходе экспертизы ценности документов (ЭЦД) на основании:

документов.

Номенклатуры дел организации

После утверждения описи дел и документов постоянного срока хранения составляется акт

Перечней документов с указанием сроков хранения (утверждённых Росархивом)

о выделении дел и документов за соответствующий период к уничтожению. В акт

Критериев ценности (происхождение, содержание, внешние особенности)

включаются отобранные ПДЭК для уничтожения дела, отдельные документы из дел и

Результат отбора:

документы выделенного хранения. Отметки об уничтожении дел и документов в

Документы постоянного хранения (передаются в госархив)

номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения и в описях

Документы временного хранения (остаются в ведомственном архиве)

документов дел произведены. Подготовка конфиденциальных документов и дел к

Документы с истёкшим сроком хранения (подлежат уничтожению по акту)

уничтожению включает несколько этапов:

Оформление дел для передачи в архив:

- Идентификация документов.

Проверка физического состояния

- Получение разрешения на уничтожение.

Систематизация документов в делах

- Составление акта о выделении дел и документов к уничтожению.

Оформление обложки дела

- Проверка соответствия данных акта.

На дела и документы выделенного хранения, отобранные на архивное хранение,

- Уничтожение дел, документов и учётных журналов (картотек). Производится путём

составляются раздельные по видам тайны описи.

сжигания или с помощью бумагорезательной машины.

Опись — основной учетный документ, сопровождающий передачу дел в архив.

23. Назначение, виды и принципы проведения проверок.

23. Назначение, виды и принципы проведения проверок.

Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной

— проверки фактического наличия всех носителей и всех не подшитых в дела и не

частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в

переведенных на учет выделенного хранения изданных и поступивших документов,

обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем

независимо от времени их регистрации;

установления соответствия фактического наличии документов учетным данным на

— один раз в квартал по истечении квартала (квартальные проверки);

них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску.

— проверка фактического наличия всех дел, документов выделенного хранения и

Наиболее оптимальными видами проверок и сроками их проведения являются:

учетных журналов (картотек), зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах;

— проверки правильности проставления регистрационных данных носителей,

— один раз в год по истечении года (годовая проверка).

документов, дел и учетных журналов (картотек);

При проведении проверок необходимо руководствоваться следующими принципами:

— сразу после регистрации;

— охват проверочными операциями всех подлежащих проверке документов, дел и

— проверки правильности проставления отметок о движении носителей, документов

носителей, всех учетных форм, в которых зафиксированы проверяемые реквизиты, и всех

и дел, независимо от времени их регистрации;

необходимых сопроводительных (оправдательных) материалов о движении документов;

— сразу после проставления отметок или при невозможности проведения сразу

— проведение проверок наличия документов по схеме: сначала документ, потом учетные

после проставления отметок;

данные на него (от документа к формам учета), что обеспечивает большую возможность

— по истечении каждого квартала;

обнаружения неучтенных конфиденциальных документов;

…

— фиксация конечных результатов проверок.

24. Режим хранения конфиденциальных документов.

25. Порядок обращения с конфиденциальными документами.

Помещения, в целях обеспечения дополнительных гарантий от постороннего

На каждом предприятии должен быть установлен строгий порядок обращения с

проникновения в них должны, как правило, находиться не на первом и последнем

конфиденциальными документами

этажах.

Выдача (передача) конфиденциальных документов может производиться только

Вход в такие помещения необходимо строго регламентировать. Кроме руководителя

исполнителям (пользователям), имеющим санкционированный доступ к этим

предприятия и сотрудников,

документам, и только под подпись в учетных формах или взамен разовой расписки.

имеющих прямое отношение к обработке и хранению конфиденциальных

Выдача документов исполнителям и их возврат осуществляются в течение одного

документов, в помещения могут допускаться лица, обеспечивающие их

рабочего дня, но если исполнители работают с конфиденциальными документами в

обслуживание.

своих служебных комнатах, то документы (кроме дел) допускается выдавать им как на

Окна помещений должны иметь надежные средства защиты, исключающие

один рабочий день, так и на все время, необходимое для работы с ними.

возможность проникновения в помещения посторонних лиц.

При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку исполнители сдают в

Входные двери помещений должны быть обиты металлом и оборудованы замками,

подразделение конфиденциального делопроизводства все хранящиеся в их

гарантирующими их надежное закрытие. По окончании рабочего дня двери

слецпортфелях конфиденциальные документы.

необходимо не только запирать, но и опечатывать печатью подразделения (или

Рабочее место исполнителя должно быть организовано таким образом, чтобы

сотрудника подразделения) конфиденциального делопроизводства.

исключалось обозрение (в том числе и через окна) находящихся из столе

Конфиденциальные документы в помещениях должны храниться в сейфах,

конфиденциальных документов лицами, не имеющими к ним отношения.

металлических шкафах или металлических стеллажах, которые по окончании

рабочего дня запираются и опечатываются сотрудниками, ответственными за учет и

хранение документов.