Электронное учебно-методическое пособие по учебной дисциплине Информационные технологии для учащихся специальности 2-26 02 31 «Документоведение и документационное обеспечение управления»

8.Сохранить изменения в документе.

9.Оформить отчет о проделанной работе.

10.Ответить на контрольные вопросы.

11.Сделать выводы о проделанной работе.

Контрольные вопросы:

1.Дайте определение бланку документа.

2.Дайте определение реквизиту документа.

3.Дайте определение деловому письму.

4.Перечислите виды писем, которые вы знаете.

5.Опишите последовательность действий, которые необходимо выполнить, чтобы изменить поля документа в MS Word.

6.Опишите последовательность действий, которые необходимо выполнить, чтобы вставить колонтитул.

7.Опишите способы, которыми можно задать размер шрифта в ячейке таблицы MS

Практическое занятие № 9 Оформление приказов, выписок из приказов

Цель: изучить основные приемы создания реквизитов приказа, выписки из приказа, оформления приказа с использованием возможностей текстового процессора MS Word.

Оснащение рабочего места: методические указания, ПК, MS Office,

раздаточный материал.

Краткие теоретические сведения:

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Приказы бывают: по основной деятельности; по личному составу. Бланки документов должны иметь поля, мм: левое – 30; правое – не

менее 8; верхнее и нижнее – не менее 20.

Текст документов на бланках формата А4 печатают на компьютере через одинарный интервал, на бланках формата А5 – точно через 14 пт.

Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в редакторе MS Word, и применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами. Выравнивание по ширине листа.

Порядок выполнения работы:

1.Создать документ MS Word и сохранить его.

2.Установить поля и шрифт документа, согласно СТБ 6.38-2016.

3.Вставить в верхнем колонтитуле слово ГЕРБ и отцентрировать

его.

4. Вставить таблицу, состоящую из 3 столбцов и 11 строк. Установим следующие размеры шрифта:

11

9

11

9

12

9

14

9

14

9

11

5.Создать макет приказа согласно нижеуказанному образцу.

6.Убрать границы таблицы.

7.Создать приказ о проведении субботника.

8.Сохранить изменения в документе.

9.Оформить отчет о проделанной работе.

10.Ответить на контрольные вопросы.

11.Сделать выводы о проделанной работе.

Контрольные вопросы:

1.Дайте определение распорядительному документу.

2.Дайте определение приказу.

3.Опишите, какие поля должен иметь официальный документ, изготавливаемый при помощи компьютера.

4.Перечислите виды приказов, которые вы знаете.

Практическое занятие № 10 Оформление протоколов, выписок из протоколов

Цель: сформировать умение по оформлению протоколов, выписок из протоколов.

Оснащение рабочего места: методические указания, ПК, MS Office,

раздаточный материал.

Краткие теоретические сведения Протокол – документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и

принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.

Коммерческие предприятия составляют протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т.д.

1.Протокол ведет секретарь, конспектируя, стенографируя или записывая на диктофон выступления участников заседания.

2.Протоколы могут быть трех видов:

краткие – записываются обсуждаемые вопросы (повестка дня), фамилии докладчиков и выступающих в прениях, а также принятые решения;

полные – содержат кроме повестки дня и принятых решений краткую запись выступлений;

стенографические – весь ход заседания записывается дословно.

3.В тех случаях, когда текст доклада прилагается, выступление не записывается, а после фамилии докладчика указывается: «Текст доклада прилагается».

4.Реквизиты протокола:

название вида документа (ПРОТОКОЛ);

дата заседания;

индекс (номер);

место заседания;

гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);

заголовок к тексту;

вводная часть текста (состав присутствующих, повестка дня);

текст;

личная подпись председателя;

личная подпись секретаря.

Требования к оформлению протокола:

1.Протокол оформляется на общих бланках или спецбланках формата А4.

2.Датой протокола является дата заседания.

3.Протоколы нумеруют в пределах календарного года.

4.Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

5.Вводная часть.

Выписка – это копия, воспроизводящая какую-либо часть документа.

Порядок выполнения работы:

1. Создать документ MS Word и сохранить его под именем

Протоколы.

2.Установить поля и шрифт документа, согласно СТБ 6.38-2016.

3.Вставить таблицу, состоящую из 1 столбца и 11 строк. Установить следующие размеры шрифта:

11

9

11

9

12

9

14

9

14

9

11

4.Оформить полный протокол. Убрать границы таблицы. Сохранить изменения в документе.

5.Оформить выписку из протокола, аналогично с п.п. 3-8. Сохранить изменения в документе.

6.Оформить приказ и выписку из приказа по образцу (образец получить у преподавателя).

7.Оформить отчет о проделанной работе.

8.Ответить на контрольные вопросы.

9.Сделать выводы о проделанной работе.

Контрольные вопросы:

1.Дайте определение протоколу.

2.Опишите, чем отличается выписка из протокола от полного

протокола.

3.Опишите особенности оформления протокола и выписки из

протокола.

Практическое занятие№11 Оформление актов

Цель: научиться составлять и оформлять акты на персональном компьютере.

Оснащение рабочего места: методические указания, ПК, MS Office,

раздаточный материал.

Краткие теоретические сведения Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимущественно

комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и созданных на какое-то время.

В заголовочной части акта размещают реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (акт), основание для его издания, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту.

Если акт предназначен для передачи в другие организации, т.е. является внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации – автора акта.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

Основное содержание акта включает заголовок и текст.

Порядок выполнения работы:

1.Создать документ MS Word и сохранить его.

2.Установить поля и шрифт документа, согласно СТБ 6.38-2016.

3.Вставить таблицу, состоящую из 3 столбцов и 7 строк.

4.В левом столбце таблицы установить размеры шрифта, согласно ниже приведенному образцу.

11

9

11

9

12

9

14

9

14

9

11

5.В правой части таблицы необходимо объединить ячейки.

6.Установить положения на линейке на 10 пункте (для оформления грифа утверждения):

7. Установить размер шрифта в правой части в 14 пунктов. В конечном итоге должна получиться таблица следующего вида:

12

9

14

9

14

9

11

8.Создать макет акта согласно Приложению 6.Убрать границы

таблицы.

9.По аналогии создать образцы актов согласно Приложению 7.

10.охранить изменения в документе.

11.Оформить отчет о проделанной работе.

12.Ответить на контрольные вопросы.

13.Сделать выводы о проделанной работе.

Контрольные вопросы:

1.Дайте определение акту.

2.Перечислите, какие реквизиты входят в формуляр акта.

3.Перечислите особенности оформления акта.

4.Опишите последовательность действий, которые нужно выполнить

для вставки колонтитулов.

5. Опишите последовательность действий, которые нужно выполнить для объединения ячеек в таблице.

Практическое занятие № 12 Оформление докладных записок, справок

Цель: закрепить знания и сформировать умение по оформлению докладных записок, справок.

Оснащение рабочего места: методические указания, ПК, MS Office,

раздаточный материал.

Краткие теоретические сведения Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение

тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В делопроизводстве различаются служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.).

Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки делятся на внутренние и внешние. В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные и отчетные.

Порядок выполнения работы:

1.Создать документ MS Word и сохранить его.

2.Установить поля и шрифт документа, согласно СТБ 6.38-2016.

3.Вставить таблицу, состоящую из 3 столбцов и 9 строк.

Влевом столбце таблицы установить размеры шрифта, согласно ниже приведенному образцу:

11

9

11

9

12

9

14

9

14

9

11

4.Установить положения на линейке по следующему образцу:

5.Создать макет справки.

6.Убрать границы таблицы.

7.По аналогии создать образец справки, добавив в таблицу бланка еще две строки (т.е. в таблице должно быть З столбца, 11 строк.)

8.Оформить докладную записку.

9.Сохранить изменения в документе.

10.Напечатать отчет о проделанной работе.

11.Ответить на контрольные вопросы.

12.Сделать выводы о проделанной работе.

Контрольные вопросы:

1.Дайте определение справке.

2.Дайте определение докладной записке.

3.Перечислите реквизиты, которые входят в формуляр справки.

4.Перечислите особенности оформления докладной записки.

Практическое занятие № 13 Создание и форматирование многостраничного документа

Цель: закрепить знания и сформировать умения по созданию, оформлению и форматированию многостраничных документов.

Оснащение рабочего места: методические указания, ПК, MS Office,

раздаточный материал.

Краткие теоретические сведения Многостраничный документ – документ, состоящий из некоторого

множества страниц. Форматирование многостраничного документа во многом схоже с форматированием обычного документа.

Абзацный отступ Вкладка Разметка страницы => группа Абзац => диалоговое окно

Абзац => Первая строка: Отступ => на … см.

Колонтитулы Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем, нижнем и

боковом полях каждой из страниц документа.

Вкладка Вставка => группа Колонтитулы => кнопки Верхний и

Нижний колонтитул.

Автоматическая расстановка переносов Вкладка Разметка страницы

=> группа Параметры страницы => кнопка Расстановка переносов =>

Авто.

Маркированный список Вкладка Главная группа Абзац => кнопка Маркеры.

Нумерованный список Вкладка Главная => группа Абзац => кнопка Нумерация.

Проверка орфографии Вкладка Рецензирование => группа Правописание => кнопка

Правописание. Обрамление Вкладка Главная => группа Абзац => кнопка Границы.

Автоматическое оглавление документа Автоматическое создание оглавления часто используется при работе с

большими документами. Если вы завершили создание какого-либо рабочего или учебного проекта, то перед распечаткой окончательного варианта документа необходимо создать оглавление. Оглавление поможет сориентироваться в вашей работе, выделить главное и сосредоточиться на изучении наиболее интересных моментов. Оглавление может помочь и при навигации в электронном документе. Если вы поместите оглавление в начало документа, с него можно будет начать просмотр.

Но прежде, чем создавать Оглавление, необходимо должным образом подготовить документ. Все главы, подглавы и т.д., должны быть оформлен специальным стилем «Заголовок». Набор стилей есть на вкладке «Главная» ленты инструментов. Большие главы, которые нумеруются одной арабской цифрой, принято оформлять стилем «Заголовок 1».

Заголовки второго уровня (подглавы) принято нумеровать двумя