Управление подразделениями в мирное время

Вцелом организационный план должен быть гибким: каждому временному интервалу должна соответствовать особая группировка сил и средств с тем, чтобы в решающее время и в решающем пункте можно было сосредоточить основные силы. После разработки плана реализации решения и определения состава и функций исполнителей решение должно доводиться до них. Доведение решений до исполнителей осуществляется путем постановки задач.

Прежде чем рассмотреть, как необходимо ставить задачи, рассмотрим их общую структуру и содержание. В любой задаче можно выделить три составные части:

– мотивационную;

– содержательную;

– обязывающую.

Мотивационная часть задачи (распоряжения). Неизвестная или неверно воспринятая мотивационная часть распоряжения может быть причиной возникновения напряженности, сомнений в компетентности руководителя. Поэтому крайне важно обеспечить понимание исполнителем мотивов и причин, обусловивших необходимость выполнения поставленной задачи.

Содержательная часть задачи обычно оценивается с точки зрения профессиональной грамотности руководителя (что и как он требует выполнить), отражения существа дела (проявляющегося обычно в учете тонких неочевидных деталей и особенностей процесса, скрытых взаимосвязей); рациональности, полезности для дела излагаемых рекомендаций. Это зависит главным образом от того,

вкакой мере решение устраняет дефицит информации для большинства исполнителей.

Вэтой части распоряжения особенно ярко отражается уровень профессиональной компетентности руководителя. Поэтому при подготовке содержательной части распоряжения по вопросам, в которых руководитель не компетентен, необходимо привлечение специалистов в этой сфере деятельности.

Обязывающая часть задачи должна быть особенно четкой и конкретной в отношении того, кому, что, когда и где необходимо выполнять. В ней же, как правило, предусматриваются меры материального обеспечения выполнения решения и контроля исполнения распоряжения. Четкость обязывающей части оказывает сильное воздействие на подчиненных и, по сути, определяет четкость их действий.

61

При устной постановке задачи в личном общении с подчи-

ненными большую роль играют такие психологические качества руководителя, как энергичность, организаторское чутье, знание сильных и слабых сторон исполнителя, умение воздействовать не только на создание, но и на чувства подчиненных.

В процессе такого воздействия начальник должен своим видом, тоном, отношением, показать подчиненному и важность задачи, и свое доверие ему, и убежденность в том, что задача должна решаться и может быть решена и что подчиненный задачу решит наилучшим образом.

При постановке задачи руководителю целесообразно воздерживаться от неуместных в данном случае эмоций: не выражать ни ра-

дости, ни сожаления по поводу того, что данное распоряжение выгодно или невыгодно лично исполнителю.

Форма распоряжения выбирается в соответствии с личными особенностями, чертами характера, культурой и образованием исполнителя. Каждый человек требует своего стиля общения. Начальник, который это понимает, знает главный секрет успешного руководства. Поэтому, отдавая распоряжение, иногда достаточно сказать: «Нужно сделать», иногда «Прошу вас» или «Приказываю».

Сроки для выполнения задания лучше назначать сжатые, но реальные: заниженные задания портят даже хороших подчиненных.

Задание без указания срока – не более чем пожелание, а иногда и попустительство безделью. Если обнаружились несобранность, забывчивость подчиненного, во избежание недоразумений нужно давать задание в письменном виде. Необходимо, давая задание, разъяснить исполнителю цель и смысл работы, убедиться самому и убедить исполнителей, что задание обеспечено и выполнено. Задания и распоряжения должны отдаваться в спокойном тоне, быть ясными, определенными, исчерпывающими и убедительными. При этом нужно указать не только что и когда надо выполнять, но и конечную цель этой работы.

При даче поручений подчиненному руководителю во всех случаях целесообразно интересоваться планами и фактической загрузкой подчиненного исполнителя. Если руководитель часто требует от подчиненного отложить дела для выполнения своего поручения, а результаты работы долгое время после этого не используются, у исполнителя создается впечатление, что руководитель считает важ-

62

ной лишь ту работу, которая выполняется по его поручениям, пренебрегая значимостью остальной работы подчиненных. Давая поручение таким образом, руководитель рискует остаться без активных помощников, превратить их в пассивных исполнителей, ожидающих очередных указаний начальника.

Постановка задач посредством письменных или графических документов осуществляется путем доставки их почтой или представителями штаба.

Основные формы документов, с помощью которых задачи доводятся до подчиненных, – это приказ, письменное, записанное на магнитную пленку или графическое распоряжение. По своему содержанию и порядку изложения они в принципе не отличаются от устных и включают все те основные требования, что и при устной постановке задачи.

После постановки задач подчиненным важной функцией руководителя является проверка правильности их уяснения. Непра-

вильное уяснение задачи влечет неточное, а то и совсем неправильное ее исполнение!

Итак, организационный план разработан, исполнителям поставлены задачи. Однако решение не будет выполнено или будет выполнено не полностью, если не обеспечить выполнение работ.

Обеспечение выполнения работ представляет собой деятель-

ность руководства по проведению мероприятий, направленных на создание благоприятных условий для современного и качественного их выполнения.

Основными составными элементами этой деятельности являются:

–деятельность руководства по материальному обеспечению работ;

–мобилизация личного состава на своевременное и качественное выполнение работ;

–оперативное руководство выполнением работ.

Деятельность руководства по материальному обеспечению

заключается в постановке командиром задач заместителям и начальникам служб на обеспечение работ всем необходимым и в работе заместителей и начальников служб по выполнению поставленных задач.

Мобилизация личного состава на выполнение принятого решения

осуществляется путем его пропаганды. Пропаганда решения долж63

на быть тем шире, чем больший круг лиц будет участвовать в претворении его в жизнь. С решением необходимо ознакомить не только ответственных исполнителей, но и других лиц, к которым обращено данное решение.

Материальное обеспечение и мобилизация личного состава на выполнение решения – необходимое условие, однако еще недостаточное для своевременного и качественного выполнения решения.

Как бы ни был составлен план выполнения решения, как бы точно ни были обучены и проинструктированы исполнители, как бы ясно и четко они не понимали задачу и не хотели бы активно добиваться решения, всегда остается определенная потребность в оперативном руководстве реализацией решения.

Сущность организации оперативного руководства заключается в создании условий, позволяющих принимать меры к устранению или предупреждению нарушений.

Такие условия создаются путем отработки управляющей документации, организации учета, контроля и отдачи на их основе частных распоряжений руководителя.

Масштаб этого руководства и его форма будут очень различны: от простого наблюдения за ходом запланированных действий до значительной работы по отдаче распоряжений, применению тех или иных методов управления, в том числе и чисто административных.

В общем виде имеется такая связь: чем четче план и подготовка, тем меньше нагрузка на оперативное руководство. Чем нестандартнее процесс, тем больше шансов встречи неучтенных факторов и тем больше нагрузка на стадию оперативного руководства.

Чем более активны и творчески настроены исполнители, тем больше оперативное руководство будет сводиться к координации.

Организуя управление, руководитель не должен подменять нижестоящих начальников. Такая возможность имеется, если организационная документация, используемая при управлении, отработана достаточно качественно: подчиненные руководствуются управленческой документацией, черпая из нее информацию и конкретные предписания по действиям в различных ситуациях.

Естественно, в затруднительных условиях, не предусмотренных управленческой документацией, они обращаются непосредственно к руководителю, получая от него дополнительные указания. Чем реже поток таких обращений подчиненных, тем лучше организо-

64

вано управление, тем выше качество управленческой документации. Поэтому руководитель должен обобщать причины таких обращений, анализировать работу управленческого персонала по своей инициативе и вносить в управленческую документацию соответствующие уточнения. Такими действиями руководитель освобождает себя от решений по выполнению текущих, относительно стереотипных задач, одновременно обеспечивая повышение качества управления на будущее.

Сформулируем основные требования к решению. Решение должно быть принято своевременно, всесторонне обосновано, обеспечивать наиболее полное использование возможностей подчиненных подразделений и выполнение задач в установленные сроки и с наименьшими затратами.

Цель контроля состоит не только в своевременном выявлении отклонений от заданной программы, но и своевременном принятии мер по ликвидации наметившихся отклонений, а лучше – по предупреждению их.

Хорошо налаженный контроль – это и есть та надежная обрат-

ная связь, без которой немыслим нормальный процесс регулирования системы, своевременное устранение возникающих помех, узких мест и т. п.

Контроль за выполнением решения командир осуществляет лич-

но и через штаб. Командир определяет задачи контроля за работой подчиненных командиров и штабов, дает своему штабу указания, когда и как лучше их осуществить. Командир принимает личное участие в контроле, проверяя точность выполнения подчиненными наиболее важных задач и мероприятий.

Кроме того, особую обязанность командира составляет контроль за качеством работы подчиненного аппарата управле-

ния, особенно штаба – органа, который обычно выполняет значительный объем работы.

Штаб планирует контроль, доводит задачи контроля до участвующих в нем должностных лиц, подготавливает этих лиц к осуществлению контроля, принимает непосредственное участие в контроле, обобщает его результаты и докладывает их командиру.

Контролю подлежат прежде всего организованность и качество выполнения работ, определенных планом или графиком работы, а также деятельность по управлению выполнением принятого решения.

65

Результаты контроля офицеры групп контроля докладывают НШ, который обобщает работу и докладывает командиру как ее результаты, так и выводы и предложения.

На основании данных контроля руководитель отдает частные распоряжения.

Частные распоряжения должны в наибольшей степени учитывать индивидуальные особенности исполнителей (квалификацию, ответственность, активность, опыт, возраст); не должны отменять прежнего, более общего решения, а тем более – решения вышестоящего начальника или вышестоящей организации; распоряжения должны быть такими, чтобы исполнители с готовностью их принимали и чтобы они способствовали сотрудничеству при выполнении задания; нецелесообразно вмешиваться в действия подчиненных, если необходимые условия, обеспечивающие выполнение задачи, содержатся в соответствующей документации; необходимо сочетать текущие распоряжения с коррекцией документации, которой будут руководствоваться подчиненные при решении аналогичных задач впоследствии.

Таким образом, организуя выполнение принятого решения, важно качественно спланировать его выполнение, поставить задачи исполнителям и обеспечить своевременное выполнение спланированных работ.

Вывод: решение – это основа управления. В соответствии с ним осуществляется вся последующая деятельность органов управления, связанная с подготовкой к выполнению задач и руководством подразделениями в ходе их выполнения.

Решение принимает командир и несет за него личную ответственность. Принятие решения – один из самых сложных процессов управленческой деятельности, в котором, как ни в каком другом, от командира, штаба, других органов управления требуется компетентность, высокая оперативная подготовка, знание и навыки использования техники управления.

66

ЧАСТЬ II. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ИСЛУЖЕБНОЙ ПЕРЕПИСКИ

ВВОИНСКИХ ЧАСТЯХ

Одним из обязательных элементов высокой штабной культуры офицера является знание порядка ведения служебной переписки и делопроизводства в штабах, управлениях, отделах и службах, который определен Наставлением по служебной переписке и делопроизводству.

Служебная переписка и делопроизводство составляют значительную часть работы органов управления воинских частей и учреждений Министерства обороны Республики Беларусь.

1. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ СЛУЖЕБНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Служебное делопроизводство организуется в каждой воинской части (учреждении) и возлагается на канцелярию, строевой, общий, административно-хозяйственный отдел (отделение, часть).

Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы органов, управления воинских частей и учреждений. Делопроизводство состоит из двух основных частей: документооборота и документирования.

Документооборот – это комплекс работ с готовыми документами, изданными в данной воинской части, учреждении и полученных извне, включающий: прием, распределение, регистрацию, контроль исполнения, справочную работу, хранение и использование документации, движение документной информации по инстанциям.

Документирование – это совокупность процессов включающих в себя все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению служебных документов.

67

Преобладающая часть используемой в управлении войсками информации фиксируется, ее материальным носителем является документ.

Документ – это закрепленная на физической основе (бумажной, машинной и т. д.) различными способами разнообразная информация.

Документы классифицируются:

–по видам деятельности;

–происхождению;

–назначению;

–месту составления;

–наименованию;

–количеству;

–срокам исполнения и хранения;

–степени подчиненности;

–технике издания и т. д.

1.По видам деятельности различают административные или общие документы и документы специальные.

Документация, применяемая при оформлении распорядительноисполнительной деятельности, называется организационно-распо- рядительной и условно может быть разделена на три группы:

– организационная (положения, уставы, инструкции, правила);

– распорядительная (приказы, директивы, указания);

– справочно-информационная (письма, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты, отчеты, обзоры, списки, перечни и т. д.).

2.По происхождению документы делятся на служебные и личные.

3.По назначению документы характеризуются:

–как средства фиксированных фактов, явлений, событий (акты, отчеты, протоколы);

–средства передачи информации на расстояние (письма, телеграммы и т. д.).

4. По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

5. По наименованию: акты, анкеты, ведомости, инструкции и т. д. 6. По количеству отраженных в них вопросов документы бывают

простые и сложные.

7. По срокам исполнения и хранения документы делятся на следу-

ющие виды:

–по срокам исполнения: срочные и несрочные;

68

– по срокам хранения: постоянного (вечного) и временного хранения.

8.По степени подчиненности документы подразделяются на черновики, подлинники, копии.

9.По технике издания документы бывают рукописные, машинописные и типографские.

2.ВИДЫ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ, ВИЗИРОВАНИЯ

ИПОДПИСАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Одним из обязательных элементов высокой штабной культуры офицера является знание порядка ведения служебной переписки и делопроизводства в штабах, управлениях, отделах и службах.

В Вооруженных Силах Республики Беларусь применяются следующие служебные документы: приказ, директива, приказание, указание, постановление, положение, наставление, руководство, инструкция, правила, план, отчет, доклад, донесение, протокол, акт, кинофотонегативы и позитивы, звуко- и видеозаписи, алгоритмы, программы, заявка, рапорт, телеграмма, служебное письмо, справка, предписание, командировочное удостоверение, отпускной билет и другие, разработанные в установленном порядке, служебные документы.

К служебным документам также относятся текстовые и графические материалы, выполненные любым способом, написанные от руки, нарисованные, начерченные, напечатанные на машинке, изданные типографическим и другим способом.

Основные служебные документы

Приказ – распоряжение командира (начальника), основной распорядительный служебный документ, правовой акт военного управления, издаваемый на правах единоначалия командира воинских частей (начальниками учреждений), который содержит нормы, обязательные для исполнения подчиненными.

Директива – письменный распорядительный служебный документ, содержащий указания по боевой и идеологической подготовке, обучению, воспитанию, штатной организации и другим вопросам жизни и деятельности войск (сил).

69

Приказы и директивы издаются во исполнение законодательных актов, решений органов государственной власти и управления, постановлений коллегиальных органов, на основании (во исполнение) приказов и директив вышестоящих командиров (начальников), а также в инициативном порядке.

Приказание – распорядительный служебный документ, издаваемый начальником штаба от имени командира воинской части (начальника учреждения) или военным комендантом гарнизона от имени начальника гарнизона.

Указание – разъяснение, указывающее, как действовать. Постановление – правовой акт, устанавливающий основные

правила организации и деятельности органа военного управления.

Наставление, руководство, инструкция, правила – регламенти-

руют организационные, научно-технические, хозяйственные, финансовые и иные специальные стороны деятельности воинских частей (учреждений) и должностных лиц.

Положения, наставления, руководства, инструкции и правила вводятся в действие, как правило, приказами соответствующих должностных лиц.

План – перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий с указанием последовательности и сроков их исполнения и исполнителей.

Отчет, доклад – сведения о выполнении планов, заданий, провеении мероприятий и другие сведения, представленные вышестощему командиру (начальнику).

Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях.

Акт подтверждает установленные факты и события, он составляется несколькими лицами и подлежит утверждению должностным лицом в пределах полномочий.

Телеграмма – служебный документ для передачи распоряжений и сообщений только срочного характера.

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию других пересылаемых служебных документов.

Справка – описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

К служебным изданиям относятся (за исключением издания, предназначенного для открытой продажи): наставления, руковод-

70