Технологии и стандарты разработки электронных документов и приложений

12 Ìолчинà Ë.È. ÝÓÌÊ Òехнологии и стàндàрты рàзрàботки электронных документов и приложений

знàков пунктуàции).

3. списке Ìàкрос доступен для (в Excel Ñохрàнить в) выберите шàблон или документ, в котором будет хрàниться мàкрос.

4. поле Îписàние можно ввести описàние мàкросà.

5.Åсли мàкросу не требуется нàзнàчàть кнопку пàнели инструментов, комàнду меню или сочетàние клàвиш (это можно сделàть позже) нàжмите кнопку OK, чтобы нàчàть зàпись мàкросà.

×тобы нàзнàчить мàкросу кнопку пàнели инструментов или комàнду меню, нàжмите кнопку Ïàнели и перейдите нà вклàдку Êомàнды. Âыберите зàписывàемый мàкрос в списке Êомàнды и перетàщите его нà пàнель инструментов или в меню. Íàжмите кнопку Çàкрыть, чтобы нàчàть зàпись мàкросà.

×тобы нàзнàчить мàкросу сочетàние клàвиш, нàжмите кнопку Êлàвишàм. Âыберите зàписывàемый мàкрос в списке Êомàнды, введите сочетàние клàвиш в поле Íовое сочетàние клàвиш и нàжмите кнопку Íàзнàчить. Íàжмите кнопку Çàкрыть, чтобы нàчàть зàпись мàкросà.

 Excel при зàписи мàкросà можно нàзнàчить только сочетàние клàвиш.

Âо время зàписи укàзàтель мыши примет форму стрелки с прикрепленной мàгнитофонной кàссетой, в строке состояния включится индикàтор ÇÀÏ, появится пàнель инструментов Îстàновкà зàписи, позволяющàя приостàнàвливàть (Ïàузà), возобновлять и остàнàвливàть зàпись.

6.Âыполните действия, которые следует включить в мàкрос.

Äля выборà комàнд и пàрàметров допускàется применение мыши. Îднàко действия, проделàнные в окне документà с помощью мыши, не зàписывàются. Äля зàписи тàких действий, кàк перемещение курсорà, à тàкже выделение, копировàние и перемещение текстà, необходимо использовàть клàвиàтуру.

7.Äля зàвершения зàписи мàкросà нàжмите кнопку Îстàновить зàпись нà пàнели инструментов Îстàновкà зàписи или комàнду Ñервис/Ìàкрос/ Îстàновить зàпись.

Çàпуск мàкросов

Ìàкросы можно зàпускàть следующими способàми:

7.Ñ помощью комàнды Ñервис/Ìàкрос/Ìàкросы

8.Ñ помощью создàнной кнопки нà пàнели инструментов или в документе.

9.Ñ помощью создàнной комàнды меню или сочетàния клàвиш

10.Àвтомàтически при открытии или зàкрытии документà.

Äобàвление (удàление, перемещение) кнопки мàкросà нà пàнель инструментов или комàнды зàпускà мàкросà в меню

1.Âыполните комàнду Âид/Ïàнели инструментов/Íàстройкà

2. окне Íàстройкà выберите вклàдку Êомàнды

© 2011 Ìолчинà Ë.È.

14 Ìолчинà Ë.È. ÝÓÌÊ Òехнологии и стàндàрты рàзрàботки электронных документов и приложений

Àвтомàтическое выполнение мàкросов

Àвтомàтически выполняются мàкросы, которым зàдàны следующие именà.

 Word:

1.AutoEexec – выполняется при зàпуске Word.

2.AutoExit – выполняется при выходе из Word.

3.AutoNew – выполняется при создàнии нового документà, основàнного

5.AutoClose – выполняется при зàкрытии документà, основàнного нà

шàблоне, в котором хрàнится этот мàкрос.

 Excel:

6.Auto_Open – выполняется при открытии книги, в которой содержится

этот мàкрос.

7.Auto_Close – выполняется при зàкрытии книги, в которой содержится

этот мàкрос.

Ñоздàние шàблонà

Ñледует отметить, что использовàние VBA для àвтомàтизàции рàботы с MS Office может быть очень рàзнообрàзным и огрàничено только вàшими потребностями и фàнтàзией. Â кàчестве прàктического примерà применения VBA дàлее рàссмотренà процедурà создàния шàблонà, включàющего в себя несколько модулей, рàсширяющих стàндàртные функционàльные возможности.

Õотя этот пример и не позволяет охвàтить всех возможностей использовàния VBA, тем не менее он дàст предстàвление о принципàх использовàния пàнелей комàнд и некоторых принципов прогрàммировàния.

Íàпример, вàм чàсто приходится оформлять однотипные документы. Äля облегчения дàнной зàдàчи мы можем создàть шàблон, который будет содержàть пàнели инструментов со специàльными кнопкàми для выполнения тех или иных действий. Ïеред тем кàк приступить к создàнию шàблонà, дàвàйте снàчàлà познàкомимся с процедурой создàния кнопок пàнелей инструментов. Â основе рàботы кàждой из кнопок лежит зàпуск соответствующего ей мàкросà.

Ìàкросом в большинстве приложений MS Office нàзывàется реàлизовàннàя нà языке VBA процедурà, содержàщàяся в стàндàртном модуле. Â MS Access мàкросом нàзывàется последовàтельность специàльных мàкрокомàнд.

×тобы создàть кнопку нà пàнели инструментов, зàпускàющую мàкрос,

необходимо выполнить следующее:

I.Èспользуя комàнду Ñервис\ Íàстройкà или комàнду Âид\ Ïàнели инструментов\ Íàстройкà, вызовите окно диàлогà Íàстройкà.

II.Âыберите вклàдку Êомàнды, зàтем нàжмите нà кàтегории Ìàкросы. результàте в списке Êомàнды будут отобрàжены все доступные для использовàния мàкросы.

III.Âыберите в списке Êомàнды нужный мàкрос и с помощью мыши перетàщите его

нà предвàрительно открытую пàнель инструментов. Ýто приводит к устàновке

© 2011 Ìолчинà Ë.È.

кнопки нà встроенной пàнели инструментов.

 том случàе, если вы хотите рàзместить кнопку нà собственной пàнели инструментов, ее снàчàлà необходимо создàть. Ýто можно сделàть кàк с помощью интерфейсà пользовàтеля, тàк и прогрàммным способом.

Ðàссмотрим, кàк можно создàть пàнель инструментов с помощью

интерфейсà пользовàтеля:

1.Ñ помощью комàнды Ñервис\ Íàстройкà вызывàем окно диàлогà Íàстройкà

2. этом окне диàлогà нàжимàем кнопку Ñоздàть.

3.Ïосле этого появится окно диàлогà Ñоздàние пàнели инструментов, в котором можно укàзàть имя создàвàемой пàнели и шàблон или документ, где этà пàнель будет хрàниться.

4.Òеперь остàется только создàть кнопку для вызовà нужного мàкросà.

Ðàссмотрим двà мàкросà. Ïервый из них позволяет нàжàтием одной кнопки нà пàнели инструментов зàдàть стиль грàниц для выделенных ячеек, à второй зàдàет числовой формàт ячеек, их шрифт, вырàвнивàние и т.п.

Íиже приведены тексты обоих мàкросов.

Ìàкрос, зàдàющий стиль грàниц выделенных ячеек

Sub Borders()

'Äиàгонàльные грàницы отсутствуют Selection.Borders(xlDiagonalDown).LineStyle = xlNone Selection.Borders(xlDiagonal Up).LineStyle = xlNone 'Óстàнàвливàем пàрàметры внешней левой грàницы With Selection.Borders(xlEdgeLeft)

'Óстàнàвливàем тип линии, ее ширину и цвет

.LineStyle = xlContinuous

.Weight = xlThick

.Color-Index = xlAutomatic End With

'Óстàнàвливàем пàрàметры внешней верхней грàницы With Selection.Borders(xlEdgeTop)

.LineStyle = xlContinuous

.Weight = xlThick

.Color-Index = xlAutomatic End With

'Óстàнàвливàем пàрàметры внешней нижней грàницы Wi th Selecti on.Borders(xlEdgeBottom)

.LineStyle = xlContinuous

.Weight = xlThick

.Color-Index = xlAutomatic End With

© 2011 Ìолчинà Ë.È.

16 Ìолчинà Ë.È. ÝÓÌÊ Òехнологии и стàндàрты рàзрàботки электронных документов и приложений

'Óстàнàвливàем пàрàметры внешней прàвой грàницы With Selection.Borders(xlEdgeRight)

.LineStyle = xlContinuous

.Weight = xlThick

.Color-Index = xlAutomatic End With

'Óстàнàвливàем пàрàметры внутренней вертикàльной 'грàницы With Selection.Borders(xlInsideVertical)

.LineStyle = xlContinuous

.Weight = xlThin

.Color-Index = xlAutomatic End With

'Óстàнàвливàем пàрàметры внутренней горизонтàльной 'грàницы With Selection.Borders(xlInsideHorizontal)

.LineStyle = xlContinuous

.Weight = xlThin

.Color-Index = xlAutomatic End With

End Sub

Ìàкрос, зàдàющий формàт ячеек

Sub Cell Format()

`Óстàнàвливàем числовой формàт Sel ection.NumberFormat = "0.00" With Selection

`Çàдàем вырàвнивàние по горизонтàли - по центру

.Horizontal Alignment = xlCenter

`Çàдàем вырàвнивàние по вертикàли - по центру

.VerticalAlignment = xlCenter `Îтключàем режим переносà по словàм

.WrapText = False

`Çàдàем ориентàцию 0 грàдусов

.Orientation = 0

`Âыключàем режим àвтоподборà ширины ячеек ShrinkToFit = False

`Âыключàем режим объединения ячеек

.MergeCells = False

End With

`Óстàнàвливàем пàрàметры шрифтà With Selection.Font

`Øрифт - Arial Cyr

© 2011 Ìолчинà Ë.È.

.Name = "Arial Cyr" `Íàчертàние - полужирный

.FontStyle = "полужирный" `Ðàзмер – 10

.Size = 10

`Ýффект Çàчеркнутый шрифт отсутствует

.Strikethrough = False

`Ýффект Âерхний индекс отсутствует

.Superscript = False

`Ýффект Íижний эффект отсутствует

.Subscript = False Òень отсутствует

.Shadow= False

`Ïодчеркивàние шрифтà не зàдàно

.Underline = x1UnderlineStyleNone `Öвет шрифтà – Àвто

.ColorIndex = x1Automatic End With

End Sub

Íекоторые VBA Ïриложения – среди них Microsoft Word, Excel, PowerPoint –

имеют средствà зàписи мàкросов, рàботà которого нàпоминàет рàботу обычного мàгнитофонà. Ïосле включения средствà зàписи мàкросов оно будет зàписывàть все комàнды, которые используются в приложении, до тех пор, покà не щелкнуть по кнопке

Îстàновить зàпись. Ïосле того кàк мàкрос зàписàн, можно использовàть его кàждый рàз, когдà понàдобится зàписàннàя в нем последовàтельность комàнд.

Ìàкрос – ознàчàет большой. Ïодрàзумевàется, что объединяется множество небольших комàнд в одну большую. Îднàко, мàкрос может быть мàленьким, включàющий всего одну комàнду.

Çàпустить средство зàписи мàкросà можно одним из следующих способов:

1.Âыбрàть из меню Ñервис-Ìàкрос-Íàчàть зàпись.

2. пàнели инструментов щелкнуть нà кнопке Íàчàть зàпись мàкросà, если тàкàя кнопкà есть нà пàнели инструментов.

Èмя мàкросà: Èмя мàкросà должно нàчинàться с буквы, à не с цифры.

Èмя мàкросà не должно содержàть пробелов. Äля выделения нàчàлà слов в имени мàкросà следует использовàть прописные буквы, нàпример: ÎчисткàÂсегоÆесткогоÄискà.

 Excel в диàлоговом окне Çàпись мàкросà есть поле Ñочетàние клàвиш, где можно укàзàть комбинàцию клàвиш, которàя должнà будет зàпускàть мàкрос.

Ïосле нàчàлà зàписи все допущенные во время зàписи ошибки тоже будут добросовестно зàписàны и помещены в мàкрос. ×тобы их испрàвить можно либо зàписàть мàкрос вновь, либо отредàктировàть прогрàммный код мàкросà в редàкторе Visual Basic.

© 2011 Ìолчинà Ë.È.

18 Ìолчинà Ë.È. ÝÓÌÊ Òехнологии и стàндàрты рàзрàботки электронных документов и приложений

Ïосле того кàк мàкрос зàписàн, полученную VBA-прогрàмму можно

отредàктировàть.

1.Âыберите Ñервис-Ìàкрос-Ìàкросы или Íàжмите <Alt=F8>, что бы открыть диàлоговое окно Ìàкрос.

2.Âыберите нужный мàкрос из спискà ниже поля Èмя.

3.Ùелкните нà кнопке Èзменить.

Îткроется окно редàкторàVisual Basic с помещенным в него прогрàммным кодом

выбрàнного мàкросà, готовым для редàктировàния.

-Îргàнизовàть повторение комàнд в мàкросе. Íàпример известно что придется выполнить последовàтельность комàнд (или одну комàнду) ровно 11 рàз. Â этом случàе нàдо добàвить в прогрàммный код цикл For...Next.

-Îргàнизовàть повторение в мàкросе с выявлением количествà необходимых повторений непосредственно во время рàботы мàкросà. Íеобходимо добàвить в мàкрос цикл For...Next и функцию InputBox. Ïоследняя выводит нà экрàн диàлоговое окно, предлàгàющее ответить нà некоторые вопросы, в дàнном случàе – о количестве повторений.

-Äобàвить при вызове возможность выборà текстà для использовàния мàкросом. Ìàкрос который всегдà встàвляет в документ один и тот же текст, не слишком гибок. Äобàвив в зàписàнный мàкрос функцию InputBox, можно сообщàть при кàждом зàпуске мàкросà, кàкой текст нужно встàвить.

-Äобàвить возможность выборà перед зàпуском мàкросà. ×àсто для прàвильной рàботы мàкросà требуется выбрàть текстовый, грàфический или кàкой-то другой объект. Ñтруктурà If...End. If языкà VBA позволяет проверить, выбрàн ли объект подходящего типà, чтобы иметь возможность отменить рàботу мàкросà в случàе невыполнения кàких-либо условий

1.2.3Àнàлиз дàнных в электронных тàблицàх

Ïрезентàция нà тему: Àнàлиз дàнных в электронных тàблицàх.

1.3Ðàзрàботкà спрàвочных электронных приложений

Ðàзрàботкà спрàвочных электронных приложений

средствàми Help&Manual

2 Ïрàктический рàздел

2.1Ñредствà рàзрàботки электронных документов в приложениях MS Office

Ïрàктическàя рàботà . Ñтруктуризàция и первичнàя обрàботкà дàнных в Excel

Öельрàботы:

© 2011 Ìолчинà Ë.È.

1.Íàучиться устàнàвливàть контроль вводà дàнных в Excel.

2.Îсвоить рàботу со списком в режиме формы в Excel.

3.Íàучиться выполнять поиск нужной информàции с помощью фильтрà.

4.Íàучиться вычислять промежуточные итоги в спискàх.

5.Îсвоить использовàние сводных тàблиц для àнàлизà дàнных в спискàх.

6.Îсвоить использовàние условного формàтировàния и суммировàния.

I. Êонтроль вводà дàнных

ЗАДАНИЕ 1

1.Ñоздàйте в Excel список (см. Òàблицу 1), при вводе зàписей которого должны выполняться условия для вводà знàчений полей:

Äàтà зàкàзà – дàтà, не позднее текущей дàты;

ÔÈÎ – рàзмер от 5 до 20 знàков;

Àдрес – рàзмер от 10 до 30 знàков;

Òовàр – ввод знàчений должен выбирàться из спискà:

Ïродукты; Áытовàя техникà; Ñàнтехникà; Ðàдиотовàры

(другие знàчения недопустимы);

Ñтоимость – число в рублях от 1 000 000р. до 100 000 000р.;

Äàтà достàвки – дàтà, не рàнее Äàты зàкàзà.

Ïри вводе дàнных должны выдàвàться соответствующие пояснения и сообщения. Çàполнение всех полей зàписи должно быть обязàтельным.

2. Çàполните список дàнными из тàбл. 1 без двух последних строк.

Òàблицà 1

© 2011 Ìолчинà Ë.È.

20 Ìолчинà Ë.È. ÝÓÌÊ Òехнологии и стàндàрты рàзрàботки электронных документов и приложений

3.Íàзовите текущий лист именем Çàкàзы и сохрàните рàбочую книгу в своей пàпке под именем Óчет зàкàзов.

Ïорядок выполнения:

1. Âведите нà листе Excel в ячейки A1:F1 именà столбцов:

Äля зàдàния формàтà дàты поля Äàтà зàкàзà:

– выделите ячейки A2:A11, выполните комàнду Ôормàт – ßчейки, нà вклàдке

×исло диàлогового окнà Ôормàт ячеек выделите формàт Äàтà и тип 14.03.01.

Äля зàдàния условий вводà знàчений поля Äàтà зàкàзà:

–выделите ячейки A2:A11, выполните комàнду Äàнные – Ïроверкà;

–нà вклàдке Ïàрàметры диàлогового окнà Ïроверкà вводимых знàчений пàрàметр

Òип дàнных устàновите Äàтà, пàрàметр Çнàчение устàновите меньше или рàвно, в поле Êонечнàя дàтà введите функцию текущей дàты =ТДАТА(), отключите режим Èгнорировàть пустые ячейки;

–нà вклàдке Ñообщение для вводà в поле Çàголовок введите текст Âведите дàту зàкàзà, à в поле Ñообщение введите текст не позднее текущей дàты;

–нà вклàдке Ñообщение об ошибке в поле Çàголовок введите текст Îшибкà вводà поля Äàтà зàкàзà, à в поле Ñообщение введите текст Äàтà должнà быть не позднее текущей дàты или неверен формàт дàты: дд.мм.гг (12.02.04).

Ïри зàдàнии условий вводà знàчений поля ÔÈÎ:

–нà вклàдке Ïàрàметры диàлогового окнà Ïроверкà вводимых знàчений пàрàметр

Òип дàнных устàновите Äлинà текстà, пàрàметр Çнàчение устàновите между, в

поле Ìинимум введите 5, в поле Ìàксимум введите 20, отключите режим

Èгнорировàть пустые ячейки.

Àнàлогично зàдàйте условия вводà знàчений поля Àдрес. Ïри зàдàнии условий вводà знàчений поля Òовàр:

–нà вклàдке Ïàрàметры диàлогового окнà Ïроверкà вводимых знàчений пàрàметр

Òип дàнных устàновите Ñписок, в поле Èсточник введите допустимые знàчения

спискà: Ïродукты; Áытовàя техникà; Ñàнтехникà; Ðàдиотовàры, отключите

режим Èгнорировàть пустые ячейки.

Ïри зàдàнии условий вводà знàчений поля Ñтоимость:

–нà вклàдке Ïàрàметры диàлогового окнà Ïроверкà вводимых знàчений пàрàметр

Òип дàнных устàновите Öелое число, пàрàметр Çнàчение устàновите между, в

поле Ìинимум введите 1 000 000, в поле Ìàксимум введите 100 000 000,

отключите режим Èгнорировàть пустые ячейки.

Ïри зàдàнии условий вводà знàчений поля Äàтà достàвки:

–нà вклàдке Ïàрàметры диàлогового окнà Ïроверкà вводимых знàчений пàрàметр

Òип дàнных устàновите Äàтà, пàрàметр Çнàчение устàновите больше или рàвно,

вполе Íàчàльнàя дàтà введите ссылку =A2, отключите режим Èгнорировàть пустые ячейки.

2.Çàполните список дàнными из тàбл. 1 без двух последних строк.

3.Íàзовите текущий лист именем Çàкàзы и сохрàните рàбочую книгу в своей пàпке под именем Óчет зàкàзов.

II. Ðàботà со списком в режиме формы

©2011 Ìолчинà Ë.È.