Технологии и стандарты разработки электронных документов и приложений

2 Ìолчинà Ë.È. ÝÓÌÊ Òехнологии и стàндàрты рàзрàботки электронных документов и приложений

СОДЕРЖАНИЕ

© 2011 Ìолчинà Ë.È.

∙Ïàрàметры стрàницы;

∙Ôормàтировàние;

∙Ñтили

Øàблон может включàть в себя множество компонентов. Äокумент использует эти компоненты, если он основàн нà дàнном шàблоне. Ïростые шàблоны содержàт только информàцию о рàзметке. Ñложные шàблоны содержàт и другие компоненты.

Èнформàция о рàзметке включàет формàтировàние символов, формàтировàние àбзàцев и формàтировàние рàзделов и стрàниц. Ýтà информàция тàкже включàет стили. Êогдà создàется документ нà основе шàблонà, все, что вы будет вводиться в

него, будет формàтировàться соглàсно информàции о рàзметке дàнного шàблонà. Áезусловно, можно изменить формàтировàние отдельных чàстей документà.

Âстроенный текст шàблонà появляется в кàждом документе, основàнном нà дàнном шàблоне. Øàблон, используемый, нàпример, для писем, может включàть обрàтный àдрес кàк встроенный текст. Øàблон, используемый для подготовки плàнов, может включàть несколько àбзàцев о возможностях вàшей оргàнизàции. Øàблон тàкже может включàть встроенную грàфику, нàпример логотип вàшей компàнии. Êàждый документ, основàнный нà шàблоне, первонàчàльно включàет весь встроенный текст и грàфику дàнного шàблонà. Òàк же, кàк и в случàе формàтировàния, можно удàлить или изменить встроенный текст или грàфику, которые не требуются для конкретного документà.

Êоды полей предстàвляют определенный тип дàнных. Íàпример, код поля может предстàвлять текущую дàту. Â кàждом документе, основàнном нà шàблоне, содержàщем этот код поля, будет произведенà зàменà дàнного кодà поля нà дàту создàния документà.

Âо время вводà или редàктировàния документà можно иметь доступ ко всем входàм àвтотекстà в том шàблоне, нà котором основàн дàнный документ.

Ìàкросэто нàбор инструкций, которые Word выполняет для решения кàкойлибо конкретной зàдàчи. Øàблон может содержàть мàкросы, которые будут доступны во всех документàх, основàнных нà этом шàблоне.

Íàзнàчение пользовàтельских комàнд упрощàет рàботу с Word. Êогдà первый рàз после инстàляции идет рàботà с Word, пàнель меню содержит девять меню, в кàждом из которых приводятся определенные комàнды. Ïàнель инструментов содержит нàзнàченные по умолчàнию инструменты. Â процессе рàботы доступны вполне определенные комбинàции быстрых клàвиш, позволяющие получить доступ к конкретным функциям.

 шàблоне можно зàпомнить те пàрàметры Word, которые чàсто используются. Ïри создàнии нового документà нà основе некоторого шàблонà все содержàние и средствà шàблонà переносятся в этот документ, à сàм шàблон остàется нà диске без изменений.

Øàблоны сокрàщàют время нà ввод информàции. Òàк, вместо того чтобы рàз зà рàзом вводить нàзвàние фирмы, можно один рàз ввести его в шàблон.

Ðàзличàют шàблоны:

∙Ñтàндàртные

© 2011 Ìолчинà Ë.È.

6 Ìолчинà Ë.È. ÝÓÌÊ Òехнологии и стàндàрты рàзрàботки электронных документов и приложений

Word хрàнит свои устàновки по умолчàнию для создàния новых документов в шàблоне, который нàходится в фàйле с именем Normal.dot. Âсе документы, которые создàются с помощью кнопки Ñоздàть, основàны нà шàблоне Normal.dot. Â этом шàблоне хрàнятся тàкие устàновки, кàк стили, гàрнитурà и рàзмер шрифтà по умолчàнию, рàзмеры полей стрàницы и т.д. Ýтот шàблон является глобàльным, т.е. стили, мàкросы, элементы Àвтотекстà и др. элементы, сохрàненные в шàблоне “Îбычный”, доступны из любого документà в любое время.

∙Ïользовàтельские (создàнные пользовàтелем)

Ïрисвоение имен и поиск шàблонов

Ôàйлы шàблонов имеют рàсширение .dot. Âсе создàвàемые шàблоны должны иметь это рàсширение, чтобы Word смог рàспознàть их, кàк шàблоны. Â процессе инстàляции Word создàет пàпку шàблонов, кàк элемент пàпки, содержàщей Word, и помещàет все постàвляемые с Word шàблоны в эту пàпку.

Word позволяет создàть дополнительные пàпки для шàблонов. Åсли нàдо поступить тàким обрàзом, необходимо использовàть вклàдку Ðàсположение диàлогового окнà Ïàрàметры для укàзàния пàпки, которàя содержит применяемые вàми шàблоны. Word ищет шàблоны только в пàпкàх, укàзàнных в диàлоговом окне Ïàрàметры.

Word обычно сохрàняет шàблоны кàк фàйлы с рàсширением dot в пàпке Application Data\Microsoft\Øàблоны(Templates), которàя нàходится в пàпке, хрàнящей пàрàметры рàбочего окружения для кàждого пользовàтеля. Øàблоны хрàнятся в определенном месте, чтобы они были легко доступны незàвисимо от того, в кàкой пàпке рàботàет пользовàтель. Ïосмотреть, где нàходятся шàблоны можно с помощью комàнды Ôàйл, Ïàрàметры, Äополнительно, Ðàсположение фàйлов.

© 2011 Ìолчинà Ë.È.

Ðис.1.

×тобы изменить эти устàновки нужно àктивизировàть кнопку Èзменить и в появившемся диàлоговом окнеукàзàть новое рàсположение пàпки с шàблонàми.

Øàблон, нàзнàченный документу, должен содержàть только элементы, специфические для документов дàнного типà.

Èспользовàние шàблонов

 большинстве используют шàблон ”Îбычный”. Word постàвляется с большим количеством готовых шàблонов, преднàзнàченных для упрощения создàния документов.

Ýти шàблоны можно использовàть для упрощения подготовки любых документов. Îсобенно полезны шàблоны при подготовке тàких документов, кàк:

∙Ñчетà, зàкàзы, любые стàндàртные формы нà блàнкàх

∙Ïлàны и отчеты

∙Îбъявления, брошюры.

∙Äеловые письмà и фàксà

Èспользовàние тàких шàблонов позволит:

∙Çнàчительно сокрàтить время, зàтрàчивàемое нà подготовку тàких документов

∙Âсе отчеты будут иметь единый формàт и вид

∙Èзбежàть досàдных опечàток и ошибок в деловых письмàх

Âы выбирàете подходящий шàблон и можете быть уверены в том, что рàзличные

© 2011 Ìолчинà Ë.È.

8 Ìолчинà Ë.È. ÝÓÌÊ Òехнологии и стàндàрты рàзрàботки электронных документов и приложений

документы будут иметь соглàсовàнное оформление профессионàльного отчетà.

1.2.2Àвтомàтизàция оформления электронных документов

Ýлектроннàя формà

ÂWord формà является специàльным типом шàблонà, и кàждый рàз при использовàнии формы для сборà дàнных создàется новый документ, бàзирующийся нà шàблоне формы. Äля предотврàщения кàкого-либо изменения формы со стороны пользовàтеля можно перед сохрàнением формы устàновить для нее зàщиту. Â этом случàе пользовàтель может лишь перемещàться от одного поля вводà к другому и вводить информàцию.

Word предостàвляет несколько зàрàнее спроектировàнных шàблонов документов, что позволяет создàвàть обычные типы форм, тàкие кàк нàклàднàя, àкт, передàвàемые по фàксу сводки и еженедельные отчеты. Ìожно использовàть эти шàблоны тàкими, кàкими они есть, либо выполнить необходимую нàстройку. Íàпример можно создàть форму для зàполнения контрàктà, нàклàдной, листкà учетà кàдров и для любых других повторяющихся действий, связàнных со сбором информàции.

Ôормà - это документ со специàльными облàстями, нàзывàемыми полями формы, преднàзнàченными для вводà дàнных.

ÂWord можно создàть двà видà форм: печàтные формы и электронные формы. Ïечàтные формы, кàк следует из их нàзвàния, рàспечàтывàются и зàполняются

нà бумàге. Ïечàтнàя формà ничем не отличàется от "обычного" документà Word.

Ýлектронные формы знàчительно удобнее своих печàтных àнàлогов, тàк кàк зàполняются прямо нà компьютере, и поэтому идеàльно подходят для рàспрострàнения через электронную почту или по сети. Ýлектронные формы содержàт поля формы -

местà, где рàзмещàются сведения определенной кàтегории.

Ðàзличàются следующие виды полей:

введенных дàнных, обновление зàвисимых полей (нàпример, полей городà и облàсти при вводе почтового индексà), рàзличные вычисления (нàпример, àвтомàтический рàсчет итоговой суммы в блàнке зàкàзà). Äля упрощения зàполнения к полям формы обычно добàвляют подскàзки.

Ìногие формы, нàпример контрàкты, состоят в основном из текстà с включенными в него полями формы. Â других формàх для зàдàния структуры используются тàблицы, ячейки которых отлично подходят для рàзмещения информàционных полей и их меток. Òàкие возможности тàблиц, кàк вырàвнивàние текстà, рàмки для выделения

© 2011 Ìолчинà Ë.È.

зàполняемых полей, выделение цветом зàголовков и другие специàльные приемы, делàют форму более привлекàтельной и легкой в использовàнии.

Ïàнель инструментов Ôормы рàзрàботàнà специàльно для рàботы с формàми. Åсли пàнель инструментов не выведенà нà экрàн то в диàлоговом окне Ïоле формы, можно сделàть это, выбрàв комàнду Ïàнели инструментов в меню Âид и зàтем выбрàв в списке доступных пàнелей инструментов Ôормы.

Ïàнель инструментов Ôормы содержит кнопки для встàвки кàждого из типов полей формы, тàблицы и кàдрà. Òàкже можно щелкнуть по соответствующей кнопке для открытия диàлогового окнà Ïàрàметры для выбрàнного поля, для переключения состояния зàтенения полей формы и для включения или отключения зàщиты формы. Âыделение полей вводà дàнных зàтенением служит весьмà удобным способом их быстрого поискà в документе, особенно для больших и сложных форм.

Ïростейшим способом выводà нà экрàн пàнели инструментов является щелчок прàвой кнопкой мыши нà пустом месте любой отобрàженной в дàнный момент пàнели инструментов. Ýтот щелчок вызовет контекстное меню спискà пàнелей инструментов. Âыбрàв в этом списке ту пàнель инструментов, которàя необходимà, и щелкàем нà кнопке ÎÊ. Äля встàвки поля формы с помощью пàнели инструментов Ôормы помещàем курсор в необходимое место зàтем щелкàем по необходимой кнопке и щелкàем нà Ok. Äàлее убирàется зàтенение полей формы. Ïри необходимости удàления пàнели инструментов Ôормы щелкàем нà кнопке зàкрытия либо комàндà Ïàнели инструментов, снимàем флàжок опции формы.

Èспользовàние электронных форм позволяет знàчительно облегчить и ускорить ввод информàции. Îднàко нàличие дополнительных возможностей, предостàвляемых формàми, определяет ряд особенностей в процессе создàния электронных форм. Âсе эти особенности будут рàссмотрены в дàнном рàзделе.

Ëюбàя электроннàя формà содержит двà типà элементов:

Òекст или грàфические элементы, которые не могут быть изменены лицом, зàполняющим форму. Ýти элементы зàдàются рàзрàботчиком формы и включàют в себя вопросы, списки возможных ответов, тàблицы с дàнными и т. д.

Ïоля формы — незàполненные облàсти, в которые вводит дàнные лицо, зàполняющее форму.

© 2011 Ìолчинà Ë.È.

10 Ìолчинà Ë.È. ÝÓÌÊ Òехнологии и стàндàрты рàзрàботки электронных документов и приложений

Ðис. 2. Ïример электронной формы для вводà дàнных

Ðàзрàботкà нàчинàется с построения структуры формы, т.е. с зàдàния взàимного рàсположения всех неизменяемых элементов формы. Çàтем производится встàвкà полей формы в те местà, где при зàполнении формы предусмотрен ввод дàнных.

×тобы предотврàтить случàйные изменения неизменяемых элементов и их рàзмещения, электронную форму необходимо зàщитить (до тех пор, покà документ, содержàщий поля формы, не зàщищен, можно редàктировàть кàк сàм документ, тàк и эти поля). Â зàщищенном документе можно лишь зàполнять поля формы, à сàм документ редàктировàть нельзя. Ïри зàщите формы можно использовàть пàроль, тогдà изменять структуру формы сможет только ее рàзрàботчик или лицо, знàющее пàроль.

Ïри рàботе с электронными формàми необходимо рàзличàть понятия формы и шàблонà формы. Ðàзрàботчик формы создàет ее обрàзец, который хрàнится в виде шàблонà. Äля использовàния формы необходимо создàть новый документ нà основе

© 2011 Ìолчинà Ë.È.