Психология управления. В 2 т. Т. 1. Психология объекта и субъекта управления

Планирование не является однократным действием, а процессом постоянного согласования деятельности с реальностью.

Планы зависят от целей организации и стоящих перед ней задач. Основываясь на этом, планы отвечают на три вопроса:

Каково наше нынешнее состояние (где мы находимся)? Каковы наши цели (куда мы хотим попасть)?

Каковы пути и средства достижения целей (куда двигаться)?

Психология планирования заключается в осознании целей и задач организации, верной оценке ее нынешнего состояния, ясности понимания путей и средств дальнейшего движения (развития).

Психология планирования изучает ряд вопросов:

1.Цели и психологические особенности планирования;

2.Виды планов и их психологические особенности;

3.Психологические факторы эффективности планирования;

4.Современные подходы к планированию.

Планирование как функция управления имеет конкретные психологические цели:

–сосредоточить внимание на главных задачах (аспектах);

–добиться ощущения устойчивой профессиональной деятельности;

–устранить отрицательный эффект неопределенности и изменений.

Существует пять основных видов планов, каждый со своей психологией: стратегические, тактические, текущие, оперативные, проекты (бизнес-планы).

Виды и истоки планов представлены на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3 – Виды и истоки планов

Психология стратегического планирования основывается на учете общей политики, организации, генеральном планировании ее деятельности, основных приоритетах, наличии и возможностях привлечения ресурсов.

Участникам планирования очень важно осознавать все это в комплексе с тем, чтобы представить его в оптимальной динамике развития организации на 5–10 лет вперед.

В рамках реализации стратегических планов предусматривается два вида работ. Первый – традиционная деятельность организации, то есть обычный процесс ее работы. Второй вид – единичная деятельность, или то, что делается один раз и надолго. Это может быть строительство здания, внедрение новой технологии и т.п.

Психология тактического планирования связана с пониманием последовательности (алгоритма и этапов) осуществления стратегических планов. Тактический план обычно составляется на год.

Психология текущего планирования наиболее консервативна.

Обычно она связана с традиционной деятельностью организации в течение очередного месяца.

Психология оперативного планирования связана с четким пред-

ставлением краткосрочной (обычно на 1 неделю) деятельности организация в рамках ее каждодневной работы.

Психология проектирования заключается в понимании путей и механизмов единичного крупного мероприятия (проекта) в деятельности организации. Для проведения этого мероприятия составляется специальный бизнес-план. Крупный проект может увлечь весь персонал организации, и объединить коллектив.

В ходе работы над важным для жизнедеятельности организации проектом происходит формирование конструктивных психологических взаимоотношений в коллективе.

Психологическая роль планирования возрастает в периоды соци-

ально-экономических преобразований и реформ. Для осуществления любых инноваций их надо внутренне принять и осознать.

Осознание сначала происходит у высшего руководства организации, а затем и у всего коллектива. Без психологического принятия руководством и коллективом успешная инновационная деятельность невозможна.

В условиях социально-экономической нестабильности и неустойчивости развития, руководство и коллектив организации тяготеют к краткосрочным (текущим и оперативным) планам. Это существенно снижает риски, и позволяет быстро реагировать на изменение обстоятельств при разработке оперативного плана.

К психологическим особенностям планирования как классиче-

ской функции управления относятся:

мотивация планирования, которая зависит от самостоятельности и стабильности, и неизбежно снижается при давлении сверху или частым корректировкам деятельности (новым «вводным»);

волевая регуляция деятельности, которая зависит от ясного понимания ситуации, экономического положения организации и состояния коллектива, осознанной реализации путей их развития.

Психология планирования, в рамках осуществления работы по планированию, выделяет три фактора эффективности: стратегический подход, гибкость планов и центральное звено.

Стратегический подход к планированию заключается в том, чтобы в любых условиях, в том числе нестабильности, не терять из вида цели и задачи организации. Вся деятельность должна быть направлена на конечный продукт и его качество (на результат), а не на процесс.

Гибкость планов означает оптимальное реагирование на изменение внешней ситуации и внутренних обстоятельств. Реагирование не должно ломать принятые планы, однако следует не бояться вно-

сить в них изменения, которые позволят обеспечить достижение необходимого результата.

Классик теории управления, автор «динамичного менеджмента» американка Мэри Фоллетт писала: «Не цепляйтесь за свои планы, так как они могут устареть».

Центральное звено – это главный элемент в работе или явлении, от которого зависит все остальное, и по сравнению с которым все является второстепенным.

Как правило, производственная деятельность представляет собой процесс, или цепь действий и обстоятельств. В цепи же есть центральное звено, установив и «потянув» которое можно вытянуть всю цепь.

Принцип Парето гласит, что 20% времени, затрачиваемого на работу, приносит 80% результата, и наоборот, 80% остального времени уходит на те дела, которые дают лишь 20% эффекта.

Психология предлагает современные подходы к планированию

как классической функции управления: новая парадигма планирования, управление по целям, децентрализация планирования, специальные плановые команды (группы).

Новая парадигма планирования предполагает соответствующий психологический подход к составлению планов. Он состоит из четырех элементов:

осознание и принятие миссии организации; дерзость (амбициозность) в постановке целей;

создание среды, поощряющей сотрудников на творчество; превращение принципа постоянных усовершенствований в смысл

профессиональной жизни.

Управление по целям – это такое осуществление планирования, которое содержит определение целей для каждого подразделения (коллектива) и каждого работника, а также постоянный мониторинг достижения поставленных целей.

Эффективность планирования «управление по целям» достигается следующим алгоритмом действий:

1)постановка и разъяснение целей;

2)разработка планов достижения целей;

3)организация движения к цели;

4)мониторинг движения и достижения результатов;

5)необходимая корректировка прежней или постановка новой цели.

Децентрализация планирования – это распределение специали-

стов-плановиков по структурным подразделениям с целью оказания последним помощи в составлении собственных планов, увязанных с общим планом организации.

Такие «прикомандированные» менеджеры-плановики обеспечивают как качество планов, так и их соответствие целям и задачам организации на планируемый период. Данный подход позволяет не допускать противоречий между позициями тех, кто планирует, и тех, кто будет эти планы исполнять. Ведь будущие исполнители сами привлекаются к участию в разработке планов.

Например, исполнительный директор международной корпорации «Джонсон и Джонсон» Р. Ларсен указывает: «Самый простой способ испортить настроение работников – это спустить из центрального офиса

какой-либо хитроумный план».

Плановая команда – это несколько линейных менеджеров и специалистов-плановиков, объединенных в профессиональную группу для осуществления стратегического и тактического планирования в организации.

Обычно в задачи плановой команды включают:

–осуществление всего процесса стратегического планирования – от постановки целей до разработки конкретных мер;

–приведение постоянного мониторинга хода и качества выполнения планов;

–внесение разумных корректив в действующие планы по ходу их исполнения;

–внесение предложений по достижению наибольшей эффективности в выполнении планов;

–сотрудничество со специалистами в разработке бизнес-планов по отдельным проектам.

Специальные исследования показывают, что к 2011 году плановые команды созданы и действуют в 80 % международных корпораций.

Развитие классической функции планирования в практике, а затем и в теории управления привело к возникновению новой управленческой функции – прогнозирования. Причем в современном управлении прогнозирование предшествует планированию, в пр о- тивном случае планы изначально могут оказаться ошибочными.

Так, в 1980-е годы компания задумала строительство крупного завода по производству телефонных аппаратов городской связи. Однако прогнозисты предупредили о бурном развитии в ближайшие годы мобильной связи. Это приведет к резкому падению спроса на обычные телефонные аппараты. Планируемый завод морально устареет еще в период его строительства.

Прогнозирование – процесс исследования развития организации, и ее внешней среды.

Психология прогнозирования – это осознание руководителями важности возможных изменений внешней среды, и необходимости их учета в стратегическом планировании развития организации.

Прогноз является важным условием составления стратегического плана. Если прогноз не учитывается, план может оказаться не только неудачным, но и прямым путем вести к банкротству предприятия.

Важнейшая проблема прогнозирования – его достоверность.

Психологическими проблемами прогнозирования являются доверие к нему, и умение предусмотреть разные варианты. Последние необходимы на тот случай, если в прогнозах была допущена существенная ошибка. Тогда наличие вариантов позволит смягчить отрицательный эффект.

Психология управления рассматривает прогнозирование как синтез теории вероятности с предвидением. Это исключительно сложное явление, в котором нелегко добиться достоверных результатов. Тем не менее, теория управления имеет достаточно эффективные

современные методы прогнозирования. Основными из них явля-

ются методы: Делфи, сценариев, экстраполяции, эвристические и психологические методы.

Метод Делфи – это последовательные действия, составляющие определенный алгоритм осуществления прогнозирования. Название

взято на основании знаменитого древнегреческого «дельфийского оракула» (предсказателя).

Суть и последовательность применения метода Делфи таковы. К работе привлекаются 5–7 высококвалифицированных экспертов, досконально знающих исследуемую проблему. Каждый из них, независимо друг от друга, разрабатывает свой вариант заданного прогноза. Затем эксперты собираются вместе, каждый презентуют и после этого вместе обсуждают представленные индивидуальные варианты прогноза. Заслушиваются и анализируются все аргументы «за» и «против» по каждому варианту и отдельным эпизодам. После этого эксперты расходятся, и вновь работают отдельно и независимо друг от друга. На основании впечатлений от совместного обсуждения, каждый разрабатывает свой «вариант-2» прогноза. Затем происходит совместное «обсуждение-2». Так продолжается до тех пор, пока не будет выработан совместный «вариант-N», который не содержит принципиальных разногласий экспертов. Это и будет прогноз по методу Делфи.

Психологический аспект прогнозирования по методу Делфи связан с внутренним миром, квалификацией, широтой мышления и прозорливостью экспертов. Если они умеют отличать перспективное от бесперспективного, способны в слабых ростах заметить будущие тенденции, прогноз будет обладать высокой степенью достоверности и точности.

Пример разработки прогноза по методу Делфи дала индустрия кинопроизводства. Знаменитый американский кинорежиссер Стивен Спилберг в 1994 г. начал съемки фантастического кинофильма «Особое мнение» по сценарию Ф. Дика. Перед зрителями должен был предстать Нью-Йорк через 60 лет. Спилберг на практике осуществил ставший впоследствии известным прогнозный проект «Нью-Йорк: 2054». Для этого он собрал в Санта-Монике (штат Калифорния) 23 специалиста-эксперта. Последние были буквально изолированы на 10 дней в отеле «Шаттерс» с целью максимального сосредоточения на прогнозах. Результаты их работы превзошли все ожидания. Эксперты предсказали много бытовых и городских деталей и явлений будущего. Среди них: высотные автострады; машины на электромагнитной подушке; голограммы из семейного альбома; универсальное удостоверение личности ― сетчатка глаза; меди- ко-диагностический унитаз и многое другое. Целый ряд предсказаний был удачно вписан Спилбергом в видеоряд кинофильма. Это создало на экране убедительную картину города будущего. Но самое удивительное

даже не в этом. За прошедшие 17 лет некоторые из прогнозов были действительно реализованы в жизни. А ведь впереди еще 43 прогнозных года.

Метод сценариев – это описание будущего, в котором излагается возможный ход событий, и дается оценка степени его вероятности.

В сценарии определяются основные факторы, которые должны быть приняты во внимание. В нем показывается, каким образом факторы могут повлиять на развитие предполагаемых событий.

Обычно составляется несколько вариантов сценария, которые могут существенно отличаться друг от друга. Каждый сценарий является вариантом прогнозной характеристики будущего. При этом выстраивается рейтинг сценариев по степени их вероятности.

Метод сценариев отличается и ценен тем, что он дает не только варианты характеристик будущего, но и показывает основные факторы влияния. Через факторы представляется возможная эволюция событий, благоприятные возможности, потенциальные угрозы, оптимальные направления деятельности, уровень возможной реакции объекта исследования на изменения окружающей среды.

Психологические аспекты метода сценариев связаны с двумя субъектами: разработчиком и заказчиком прогноза. Для разработчика это понимание и умение оперировать рядом факторов и результатами их влияния. Для заказчика же представляются не только сценарии как варианты прогноза. Ему показывается «кухня» разработки: логика размышлений, анализ тенденций, установление факторов влияния, оценка их возможного действия и др. Заказчик имеет возможность лично оценить убедительность и качество разработки прогноза. В зависимости от этого, у заказчика формируется определенное доверие к представленным разработчиками возможным сценариям развития событий.

Метод экстраполяции заключается в своеобразном достраивании сложившихся тенденций на основании темпов их динамики.

Метод экстраполяции является линейным. Он состоит в мысленном продолжении какого-либо процесса.

Психологическая особенность метода экстраполяции заключается в степени верности оценки перспективности тенденции: насколько она устойчива и динамична. Устойчивое и стабильное явление

относительно легко можно представить в будущем. Но можно принять за сложившуюся устойчивую тенденцию и нестабильное явление. В этом случае метод экстраполяции даст неверный прогноз.

Эвристический метод – это субъективное мнение специалиста по поводу прогноза.

Прогнозист может использовать формализованные приемы: социологические, статистические, экономические, психологические

идругие. Однако главными являются интуиция, воображение, опыт

иличные знания прогнозиста. Поэтому прогноз по эвристическому методу естественным образом субъективен.

Субъективность метода создает ему высокую психологическую

составляющую. Качество прогноза в определяющей степени зависит от личности прогнозиста.

Психологический метод прогнозирования фактически является

интуицией.

Этот метод полностью базируется на внутреннем мире, на подсознании эксперта-прогнозиста. Он даже субъективнее эвристического метода.

С целью привлечения внимания и лучшего понимания, психологи часто излагают интуитивные прогнозы в виде образно-юмористических выражений-закономерностей. Например: «Если что-то плохое может случиться, то оно случится непременно», или «Если имеется несколько возможных вариантов развития событий, то произойдет худшее».

Неутешительный прогноз не должен становиться основанием для пессимизма. Любой руководитель обязан быть активным и оптимистичным. Всегда следует занимать активную профессиональную и жизненную позицию. Обстоятельства надо создавать и регулировать, не пуская их «на самотек».

Итак, планирование является процессом заблаговременного принятия решений о том, что делать, зачем, когда, какими силами. Психология планирования заключается в осознании целей и задач организации, верной оценке ее состояния, понимании путей и средств развития.

Прогнозирование является процессом исследования развития организации, и ее внешней среды. Психология прогнозирования

связана с пониманием руководителями возможных изменений внешней среды с целью их учета в стратегическом планировании деятельности и развития организации.

2.3.Психология организации и координации

Вданном разделе слово «организация» будет использоваться в следующем значении – как функция управления, то есть вид управленческой деятельности. Организация деятельности является классической функцией управления.

Координация деятельности сформировалась позднее, и стала современной функцией управления.

При изучении психологии организации и координации будут рассмотрены следующие вопросы:

1.Сущность и психология организации;

2.Алгоритм и правила организационной деятельности;

3.Сущность и психология координации;

4.Психологические правила координации.

Для того, чтобы любая группа людей осуществляла целенаправленную совместную деятельность, их надо организовать. Это положение воспринималось людьми как аксиома с глубокой древности. Современная теория управления имеет свой взгляд на понятие «организация».

Организация – это процесс распределения работы между исполнителями с указанием объема, места, времени и ресурсов.

Психология организации – это понимание того, как наилучшим образом распределить работу и оптимально использовать ресурсы.

Работу выполняют люди, и от их отношения к ней зависитуспешность деятельности. Важно правильно распределить работу, чтобы у исполнителей было психологическое ощущение справедливости и готовности к труду.