Лекция 11_Информационно-документационная система учета персонала

1

Информационно-документационная система учета персонала

1.Кадровая информационно-документационная система

2.Организация кадрового учета

1. Кадровая информационно-документационная система

Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

1)законодательные акты, нормативная и нормативно-справочная документация;

2)плановая документация;

3)организационно-правовая документация;

4)персональная документация;

5)договорная документация;

6)распорядительная документация;

7)унифицированные формы приказов по личному составу;

8)учетная кадровая документация;

9)документация по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;

10)отчетная и отчетно-справочная документация.

1. Нормативная и нормативно-справочная документация

-издается различными ветвями власти, органами субъектов Федерации,

детализирует

- регламентирует единообразную практику применения норм права.

Например: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих государственных организаций и т. д. Субъекты Федерации издают свои документы, не противоречащие нормам российского законодательства.

Формирование информационной части кадровых документов и их формыосновывается на Общероссийских классификаторах (ОК) техникоэкономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).

2

2. Плановая кадровая документация

это всевозможные программы и планы - документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части управления персоналом

Программа — это плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития того или иного вида деятельности, имеет, как правило, перспективную направленность.1Например: Программа социального развития коллектива работников фирмы на 2002—2015 гг.

План — документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, финансирование, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Например: План комплектования рабочими кадрами производственных подразделений.

Атакже сюда относятся:

•структура и штатная численность фирмы

•штатное расписание

•график отпусков рабочих и служащих

•программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников и т.д.

3. Организационно-правовая документация

регламентирует порядок построения и функционирования системы управления

персоналом в фирме.

Вкомплекс входят:

•Правила внутреннего трудового распорядка

•Всевозможные положения (о персонале, о структурных подразделениях фирмы, об оплате труда и т.д.)

•Должностные инструкции сотрудников фирмы

•Разнообразные методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и пр.

•И т.д.

4.Персональная документация

3

служит инициативным условием возможности установления, ведения,

изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с фирмой.

Однако факт их выдачи или наличия сам по себе эти отношения не устанавливает.

Комплекс является сложным и включает в себя:

Включает:

•Документы, предоставляемые работником (паспорт, трудовая книжка,

диплом, литок нетрудоспособности и пр.медицинская справка, повестка военкомата и др.);)

•Документы, выдаваемые организацией работнику (копии приказов, справки,

пропуски и пр.командировочное удостоверение, почетная грамота и др.)

•Документы, составленные и направляемые гражданами или работниками работодателю (личные заявления, резюме, обращения, жалобы и пробъяснительные записки и др..)

5. Договорная документация

Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнерства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и трудовом договоре. При какой-либо недоговоренности в этих отношениях в ходе переговоров составляется протокол разногласий.

Соглашение — правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и

территориальном уровнях в пределах их компетенции.

Коллективный договор— правовой акт, регулирующий социально-

трудовые отношения в организации, фирме и заключаемый работниками и

4

работодателем в лице их представителей. Содержание и структура, порядок разработки и заключения коллективного договора определяется сторонами. В

договоре, например, закрепляются обязанности работодателя по поводу обес-

печения необходимых условий и оплаты труда, техники безопасности, гарантий соблюдения трудового законодательства, защиты конфиденциальной информации и т. п. Коллективный договор и соглашение направляются на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду.

Трудовой договор (контракт) является соглашением между работником и работодателем, носит индивидуальный характер. В соответствии с договором работник обязуется выполнять определенную этим соглашением работу

(трудовую функцию, работу по определенной должности, специальности,

профессии), соблюдать действующие в фирме правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника. Условия трудового Договора могут быть изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме.

6. Распорядительная документация

это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации, предназначены для регулирования и координирования деятельности и обеспечения реализации поставленных задач.

Это всевозможные приказы и распоряжения

7. Унифицированные формы приказов по личному составу

утвержденные Госкомстатом России постановлением от 06.04.2001 г. №

26унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентировал индивидуальную и сводную структуру приказов по личному составу. Предусмотрено, что формы приказов (распоряжений) УСПУД распространяются на юридические лица всех организационноправовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда — на юридические лица

5

всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Это:

•приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);

•приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т- 5);

•приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);

•и др. формы приказов.

8. Учетная документация

выполняет функцию персонального учета работников и является

накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регист-

рации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по

составу и движению кадров.

С точки зрения технологии регистрации и накопления персональных

данных работников комплекс первичной учетной документации можно разделить

на две подгруппы:

1) первичные учетные документы;

2) производные (вторичные) учетные документы.

Первичные учетные документы содержат исходную информацию, заполняются в точном соответствии с персональными документами граждан (работников) и включают в себя:личный листок по учету кадров, личная карточка работника формы Т-2, специализированные анкеты.

1)первичные учетные документы (личный листок по учету кадров, личная карточка работника формы Т-2, специализированные анкеты);

Производные учетные формы носят ярко выраженный вторичный (повторный) характер и в информационном отношении базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основное назначение этой подгруппы документов заключается в обеспечении полной, достоверной и динамичной информацией всех направлений справочной, справочно-контрольной, справочно-аналитической и отчетной работы по кадрам.

6

2) производные (вторичные) учетные документы (учетная карточка научного работника (форма № Т-4), специализированная карточка персонального учета специалистов, военнообязанных и т. п.).

9.Документация по учету использования рабочего времени

ирасчетов с персоналом по оплате труда

образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего

материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.

информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах, например штатном расписании и приказах (распоряжениях) по личному составу.

Данный комплекс документации включает в себя следующие

унифицированные формы:

табель использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);

табель использования рабочего времени (форма № Т-13);

расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);

расчетная ведомость (форма № Т-51);

платежная ведомость (форма № Т-53);

журнал регистрации платежный ведомостей (форма № Т-53а);

лицевой счет (форма № Т-54);

лицевой счет (для средств вычислительной техники) (форма № 54а);

записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);

записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61);

акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

10.Отчетная и отчетно-справочная документация

7

концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определенный период времени.

Отчетная документация характеризуется четкой периодичностью предоставления ее адресатам (годовой, полугодовой, квартальной и т. п.) и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утвержденных органами функционального управления. Это прежде всего отчетная документация, представляемая в органы статистики, финансовые и налоговые органы.

Сдача отчетов по работающему персоналу является обязательным требованием для всех работодателей:

Вналоговые органы:

•Справка о доходах физ. лиц (форма 2-НДФЛ сдается до 1 апреля).

•Сведенья о среднесписочной численности работников (до 20 января).

Впенсионный фонд (ПФР России):

•Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование.. (форма РСВ-1 сдается до 15 числа 2-го месяца за отчетным)

Вфонд социального страхования (ФСС России):

•Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности.. (форма 4 ФСС)

Ворганы статистики:

•Сведения о финансовом состоянии организации (Форма П-3 );

•Сведения о численности, заработной плате и движении работников организации (Форма П-4 )и др.

Действующих форм для предоставления статистических сведений насчитывается около 300. Не все они являются обязательными. Но есть те обязательные сведения, которые сдают практически все организации, которые не относятся к малым предприятиям.

В работе кадровых подразделений (служб персонала) значительное место занимает так называемая внутренняя отчетно-справочная (справочная) документация (справки, сводки, перечни и т. п.), необходимая руководству фирмы или функциональным подразделениям. Количество разновидностей этой документации насчитывает до 40—50 переменных наименований.

8

Как правило, требования на информацию внутри фирмы не имеют заранее разработанной формы и отличаются непериодичностью запроса, обилием запрашиваемых показателей (не менее 7—10 показателей в каждом запросе), индивидуальной трактовкой показателей. При этом запросы могут быть как сводного, обобщающего характера, так и индивидуальные, по конкретным работникам.

2.Организация кадрового учета

Сцелью систематизации информации по кадровому учету на предприятии рекомендуется ведение журналов по кадровому учету (необходимые для организации кадрового делопроизводства):

1.Журнал учета работников. Удобство данного журнала состоит в том, что

внем, при условии его систематического ведения, отражается вся информация о действующем составе работников, должностях, которые они занимают.

Спомощью учета работников, который отражается в данном журнале, присваиваются табельные номера работникам. Данный журнал представляет собой совокупность определенных граф, которая может быть изменена по усмотрению предприятия в связи с его спецификой. Примерный перечень таких граф: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, табельный номер работника, дата его приема на работу, должность работника, реквизиты приказа о приеме и трудового договора, дата увольнения, реквизиты приказа об увольнении, примечание. В случае изменений каких-либо сведений, содержащихся в журнале, работник обязан своевременно заявить об этом лицу, ответственному за кадровый учет, и представить копии соответствующих документов. На основании таких документов вносятся соответствующие исправления в данные о работнике. В случае, если изменение сведений о работнике явилось инициативой работодателя (например, перевод на другую работу, изменение должности и т.д.), измененные сведения вносятся на основании соответствующих приказов.

2.Журнал учета трудовых договоров. Такой журнал, как правило,

необходим в тех случаях, когда на предприятии часто принимают новых сотрудников и увольняют прежних.

Кроме того, необходимость в указанном журнале возникает и в том случае, если предприятие заключает с работниками в том числе срочные

9

трудовые договоры. В этом случае необходимо четко отслеживать не только дату их заключения, но и истечение срока их действия, в противном случае такой срочный трудовой договор может стать трудовым договором, заключенным на неопределенный срок. Обычно в таком журнале указываются порядковый номер записи, фамилия, имя, отчество лица, поступающего на работу, должность, дата заключения трудового договора, его номер, срок его действия, дата прекращения трудового договора (для срочных трудовых договоров).

3. Журнал учета приказов. Данная форма журнала позволяет систематизировать издаваемые на предприятии приказы, отследить дату издания того или иного приказа, сохранить непрерывность текущих номеров приказов в случае, если необходимо по каким-либо причинам изъять приказ из места их общего хранения, а также в случае, если приказы могут одновременно издаваться разными структурными подразделениями. Это могут быть:

1) приказы по личному составу; 2) приказы о поощрениях, командировках, отпусках;

3) приказы по основной деятельности предприятия;

4) и другие.

Кроме того, такой "журнальный" учет приказов позволяет в том числе отслеживать ознакомление работников с приказами. Как правило, можно назвать следующие графы указанного журнала: порядковый номер записи, дата издания приказа, краткое содержание приказа, номер приказа, отметка об ознакомлении с указанным приказом работников, в отношении которых он издан. Можно также указать место хранения приказа (наименование папки, бокса) в случае, если подразумевается систематизация приказов по их содержанию.

4. Журнал учета листков нетрудоспособности – это журнал, в котором отмечается информация обо всех больничных листах, сданных работниками, прежде чем эти листы передаются в бухгалтерию для обработки и хранения.

Утвержденной законом формы Журнала учета листков нетрудоспособности нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал.

Срок хранения Журнала учета листков нетрудоспособности установлен ст. 897 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

10

(утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010г.), и составляет 5 лет.

Другие журналы и книги учета:

•Книга учета переводов персонала.

•Книга учета личных дел.

•Книга учета личных карточек.

•Журнал регистрации локальных нормативных актов.

•Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

•Журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий.

•Журнал ознакомления с локальными нормативными актами.

•Журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

•Книга регистрации протоколов.

•Книга регистрации актов.

•Книга учета входящих документов.

•Книга учета исходящих документов.

В зависимости от специфики деятельности организации, ее особенностей и пожеланий руководителя предприятия могут вводиться также другие виды журналов, которые позволят ускорить систематизацию сведений по кадровому учету, а также обеспечат быстрый поиск любого кадрового документа.

Как уже было сказано, кадровый учет является обязательным учетом, который регламентируется трудовым кодексом РФ. Но все перечисленные документы являются обязательными, многие из них могут вестись или не вестись на усмотрение компании.