Лекция 9_Учёт персонала в организации

1

Учет персонала в организации

1.Учет персонала и кадровый учет.

2.Учет персонала по категориям.

3.Учет персонала по структуре.

4.Учет персонала по численности.

5.Учет персонала по движению.

1.Учет персонала и кадровый учет.

Учет персонала и кадровый учет — это две взаимосвязанные, но

различные области управления человеческими ресурсами в организации,

отличающиеся своими целями, задачами и фокусом.

Кадровый учет (или кадровое делопроизводство) — это комплекс мероприятий, направленных на документальное оформление и

регламентирование трудовых отношений в строгом соответствии с трудовым

законодательством РФ. Это обязательная, юридически значимая функция.

Основные задачи кадрового учета:

•Оформление приема, перевода, увольнения сотрудников (приказы,

трудовые договоры, личные карточки).

•Ведение, хранение и учет трудовых книжек (сейчас в основном электронных).

•Учет рабочего времени, отпусков, больничных листов, командировок.

•Формирование и сдача обязательной отчетности в государственные органы (СФР, налоговая служба и др.).

•Разработка и ведение штатного расписания, должностных инструкций и других локальных нормативных актов.

•Воинский учет.

•Формирование и хранение личных дел.

2

Учет персонала — это комплекс мероприятий (кадровых операций и процедур) для оперативного обеспечения процесса управления и контроля за реализацией кадровых решений.

Учет персонала (часто в контексте управления человеческими ресурсами или HR-менеджмента) — это более широкое понятие,

охватывающее не только административные, но и стратегические, и

управленческие аспекты работы с кадрами. Он направлен на обеспечение эффективного использования человеческого капитала для достижения бизнес-целей.

Целью учета персонала является обеспечение работодателя сведениями об укомплектованности, текучести, количественном и качественном составе персонала, а также справочными данными на работников организации,

необходимыми для принятия управленческих решений.

Задачи учета персонала:

•комплектование коллектива компании необходимыми специалистами и техническими работниками;

•систематический анализ профессионального, возрастного состава кадров и выработка соответствующих практических рекомендаций;

•документирование трудовых правоотношений фирмы со штатным и временным персоналом, хранение и ведение трудовых книжек и личных дел;

•организация системы учета кадров, их движения, анализ текучести;

•составление отчетной и справочной документации по кадрам;

•организация обучения персонала, его инструктирования, повышения квалификации руководителей и специалистов, подбор кандидатур для направления на учебу;

•организация проведения регулярной аттестации кадров, анкетирования и тестирования сотрудников, контроля соблюдения ими правил внутреннего трудового распорядка и требований по обеспечению безопасности информации.

4

2. Учет персонала по категориям.

При распределении работников организации по категориям персонала, а также при заполнении форм по труду кадровые службы руководствуются Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 3672.

Крабочим относятся лица, непосредственно создающие материальные ценности или оказывающие услуги производственного характера. Различают основных и вспомогательных рабочих. Первые заняты в технологических процессах, изменяющих форму, структуру, свойства, пространственное положение предмета труда, в результате чего создаются материальные продукты или услуги. Вторые связаны с обслуживанием оборудования и рабочих мест во вспомогательных подразделениях — ремонтных, инструментальных, транспортных, складских.

Крабочим относится и младший обслуживающий персонал, занятый в основном оказанием не связанных с основной деятельностью услуг — дворники, курьеры, уборщики непроизводственных помещений, водители персональных автомобилей руководства и автобусов, перевозящих работников.

Кслужащим относятся работники, осуществляющие административно-

хозяйственные, финансово-бухгалтерские, снабженческие, юридические, исследовательские и другие функции. Служащие относятся к профессиональной группе лиц, занятых преимущественно умственным, интеллектуальным трудом.

Они объединяются в несколько подгрупп.

Основную группу составляют руководители, осуществляющие функции общего управления. Условно их подразделяют на три уровня: высший (организации в целом), средний (основных структурных подразделений), низовой (работающий с исполнителями).

5

Другой наиболее многочисленной подгруппой служащих являются специалисты различного профиля. Они заняты созданием и внедрением в производство новых знаний и знаний вообще в форме теоретических и прикладных разработок, а также разработкой вариантов решения отдельных производственных и управленческих проблем, решение которых входит в компетенцию руководителей. К ним относятся экономисты, юристы,

инженерно-технические работники и их помощники.

Специалисты могут быть «главными», «ведущими» «старшими» или иметь категорию, характеризуемую номером. Третью подгруппу в этой группе образуют другие работники, относящиеся к служащим. Они осуществляют подготовку и оформление документов, учет, контроль,

хозяйственное обслуживание (например, кассиры, делопроизводители,

архивариусы, коменданты).

Таким образом, основой отнесения людей к той или иной группе

(категории) является занимаемая ими должность, т. е. штатная единица организации — первичный элемент в структуре управления ею,

характеризующийся совокупностью прав, обязанностей и ответственности работника, выполняемыми им трудовыми функциями, границами компетенции, правовым положением.

3. Учет персонала по структуре.

Качественные характеристики персонала во многом определяют уровень эффективности функционирования той или иной хозяйственной системы, поскольку от личных качеств работников, их общеобразовательного и квалификационного уровня зависят качество принимаемых решений и результат их реализации.

Анализ качественных характеристик персонала предполагает изучение работников по полу, возрасту, образованию, квалификации, стажу работы и другим социально-демографическим признакам.

6

Половозрастная структура персонала определяется соотношением групп персонала по полу (мужчины, женщины) и возрасту.

Возрастная структура характеризуется долей лиц соответствующих возрастов в общей численности персонала. Важным фактором качественного состава кадров управления является также оптимальное соотношение численности мужчин и женщин на различных должностях и в профессиональных группах. Общие тенденции в использовании мужчин и женщин на должностях аппарата управления таковы: мужчины легче справляются с работой линейных руководителей (директоров предприятий,

начальников цехов, участков, смен), а женщины хорошо зарекомендовали себя на должностях функциональных руководителей (начальников отделов,

бюро, секторов, групп) и специалистов.

Структура персонала по стажу может рассматриваться в плане общего стажа и стажа работы в данной организации.

Кроме того, анализ качественных характеристик персонала со стороны их образования и квалификации предполагает определение количественного состава работников с высшим образованием, качественного уровня расстановки работников по должностям, степени рационального использования специалистов с высшим образованием и др.

Показатель качества расстановки персонала по должностям рассчитывается как частное от деления количества специалистов с высшим образованием, занимающих руководящие и инженерно-технические должности, на общее количество должностей, требующих замещения специалистами. Большое значение имеет также определение показателей качества расстановки по специальностям и степени рациональности использования работников, что способствует повышению качества планирования кадровой работы, определению дополнительной потребности в специалистах и является основой для разработки и осуществления мероприятий по совершенствованию профессионально-квалификационного состава и расстановки.

7

4. Учет персонала по численности.

Количественные характеристики персонала определяются их численностью, масштабами, сложностью, трудоемкостью производственных процессов, степенью их механизации, автоматизации, компьютеризации.

Эти факторы задают ее нормативную (плановую) величину, которую на практике почти никогда не удается обеспечить. Поэтому персонал более объективно характеризуется списочной (фактической) численностью, т. е.

числом работников, которые официально работают в организации в данный момент.

В списочный состав работников на каждый календарный день включаются как фактически работающие, так и отсутствующие по каким-

либо причинам. Списочная численность персонала на определенную календарную дату включает всех работников, в том числе принятых с данной даты, и исключает всех уволенных, начиная с нее. В составе списочной численности выделяют три категории работников2:

—постоянные, принятые в организацию бессрочно либо на срок более

1года по трудовому договору;

—временные, принятые на срок до 2 месяцев, а для замещения временно отсутствующего лица — до 4 месяцев;

—сезонные, принятые на сезонную работу, на срок до 6 месяцев.

Не включаются в списочную численность и относятся к работникам несписочного состава внешние совместители, лица, привлеченные для разовых и специальных работ, работающие на основе договоров гражданско-

правового характера и некоторые другие.

8

5. Учет персонала по движению.

На деле персонал не является чем-то застывшим: он находится в постоянном движении вследствие приема на работу одних и увольнения других работников.

Процесс обновления коллектива в результате выбытия части его членов и прихода новых называется сменяемостью (оборотом) кадров.

Статистика характеризует движение персонала относительными и абсолютными показателями оборота и текучести.

Абсолютными показателями движения персонала являются оборот по приему и оборот по выбытию.

Оборот по приему представляет собой число лиц, зачисленных на работу после окончания учебных заведений, по оргнабору, в порядке перевода из других организаций, по распределению и другие основания.

Оборот по выбытию характеризуется численностью лиц, уволившихся из организации за данный период, сгруппированных по причинам увольнения. В зависимости от этих причин он бывает необходимым и излишним. Последний называется текучестью кадров.

Необходимый оборот по выбытию имеет объективные причины:

требования законодательства (например, о воинской службе), естественные моменты (состояние здоровья, возраст), а поэтому неизбежен. Его можно предсказать, спрогнозировать и даже достаточно точно рассчитать (уход в армию или на пенсию).

Текучесть связана с субъективными причинами (уход по собственному желанию, увольнение за нарушения трудовой дисциплины). Считается, что нормальная текучесть кадров составляет до 5 % в год.

Работа по изучению и снижению текучести кадров в организации

(на предприятии) предусматривает следующие этапы:

— сбор и обработку информации о состоянии, причинах и факторах текучести кадров (определение количественных и качественных характеристик процесса);

9

—анализ процесса текучести кадров;

—разработку и внедрение мероприятий по снижению текучести

кадров.

Состояние процесса текучести кадров характеризуется:

•коэффициентом текучести (Кт),

•частным коэффициентом текучести (Кт.ч)

•коэффициентом интенсивности текучести (Ки.т).

Коэффициент текучести используется для оценки размеров текучести в целом по организации (предприятию) и отдельным ее подразделениям. Он рассчитывается за отчетный период (месяц, квартал, год) как отношение количества работников, уволенных за прогулы и другие нарушения трудовой дисциплины, а также ушедших по собственному желанию, к

среднесписочной численности работников.

Частный коэффициент текучести используется для оценки размеров текучести по отдельным половозрастным, профессиональным,

образовательным и другим группам трудового коллектива.

Он рассчитывается как отношение количества уволенных в данной группе за прогулы и другие нарушения трудовой дисциплины, а также ушедших по собственному желанию, к среднесписочной численности работников данной группы.

Коэффициент интенсивности текучести является отношением частного коэффициента текучести по данной группе, выделяемой по организации в целом или по отдельным ее подразделениям, к коэффициенту текучести, вычисленному, соответственно, по организации в целом или по отдельным ее подразделениям.

Целесообразно дополнительно определять следующие абсолютные показатели состояния персонала:

а) численность сменившихся работников, представляющую собой меньшую величину из численности принятых и уволенных;

10

б) численность проработавших весь период как разность между списочной численностью на начало периода и численностью уволившихся за период. Этот показатель характеризует постоянство коллектива за определенный срок.

Относительный оборот персонала можно охарактеризовать с помощью ряда показателей:

1) Интенсивность оборота по приему = Число принятых за период /

Среднесписочная численность персонала за период.

2)Интенсивность оборота по выбытию = Число выбывших за период по всем причинам / Среднесписочная численность персонала за период.

3)Коэффициент постоянства = Число работников, состоящих в списках организации в течение всего периода / Среднесписочная численность персонала за период.

4)Коэффициент текучести = Число увольнений за период /

Среднесписочная численность персонала за период · 100 %.

Движение персонала отражается в балансе, включающем сведения об изменении численности и структуры кадров. Балансы составляются в организациях за месячные, квартальные и годовые периоды, в том числе по отдельным специальностям, профессиям, категориям. Они содержат данные о численности работников на начало и конец периода, числе поступивших и выбывших за период.

Движение рабочих мест характеризуется изменением их числа в организации в результате создания или ликвидации. Применительно к статистике занятости число рабочих мест выражается фактической численностью работников и числом вакансий.

Таким образом, персонал организации представляет собой совокупность работников различных профессионально-квалификационных групп, занятых в организации и входящих в его списочный состав. Состав и количественные соотношения отдельных категорий и групп работников организации характеризуют структуру персонала.