ТЕМА 5. СОЗДАНИЕ МНОГОКОЛОННОГО ДОКУМЕНТА, ШАБЛОНОВ И ФОРМУЛ В ТЕКСТОВОМ РЕДАКТОРЕ MICROSOFT WORD

Цель лабораторной работы: ознакомиться с созданием многоколонного документа, шаблонов, формул и научиться практическим приемам создания многоколонного документа, шаблона и формул в текстовом редакторе Microsoft Word.

5.1.Создание многоколонного документа

Microsoft Word позволяет верстать текст в несколько колонок. Текст вводится в них последовательно, переходя к следующей колонке после заполнения предыдущей. Для многоколонной верстки следует перейти в режим Разметка страниц, так как в режиме Обычный текст не будет отображен в несколько колонок.

Существуют два варианта использования многоколонной верстки.

1.Весь документ разбит на одинаковое количество колонок одинаковой ширины.

2.Различные части документа разбиты на различное число колонок или колонки имеют различную ширину. В этом случае необходимо разбить документ на разделы, каждый из которых будет иметь свое разделение на колонки.

Для создания колонок в рамках раздела документа следует установить курсор в текст этого раздела. Если весь документ необходимо разбить на одинаковое количество колонок, то курсор может находиться в любом месте текста. Затем следует выбрать команду Колонки строки меню Формат, которая вызывает диалоговое окно Колонки.

Вполе Число колонок необходимо

ввести число колонок или выбрать один из рисунков в рамке Тип. Флажок Разделитель устанавливает линию между столбцами текста. Если включен флажок колонки одинаковой ширины, то все колонки будут иметь одинаковую ширину. Если выключить этот флажок, то можно ввести для каждой колонки точные значения ее ширины и расстояния между колонками в поля Ширина и промежуток.

В поле Применить указывается часть документа, для которой будут действовать выбранные режимы:

К текущему разделу – параметры используются только в текущем разделе;

До конца документа – параметры используются для той части документа, которая расположена после курсора ввода;

Ко всему документу – параметры используются во всем документе.

Создать колонки одинаковой ширины можно с помощью кнопки на панели инструментов Стандартная. После щелчка на ней появляется окно, в котором следует выделить нужное количество колонок и нажать кнопку мыши.

Изменять ширину колонок и расстояние между ними можно с помощью горизонтальной координатной линейки. Когда текст разбит на колонки, на линейке отображаются соответствующие символы:

1 – символ правой границы колонки;

2– расстояние между колонками;

3– символ левой границы колонки.

При перетягивании этих символов будут изменяться соответствующие параметры колонок. Для перехода к следующей колонке можно вызвать команду Разрыв строки меню Вставка, в диалоговом окне включить переключатель новую колонку. После этого курсор и весь текст ниже курсора переместится к началу следующей колонки.

30

Удаление колонок – это операция установления одной колонки для всего документа.

5.2.Создание и использование шаблонов

Созданные документы в Microsoft Word часто содержат, помимо текста, форматирование, настройки, стили и другие элементы, которые могут пригодиться в дальнейшей работе. На основании таких документов целесообразно создавать шаблоны, чтобы с их помощью разрабатывать новые документы.

Для создания шаблона нужно открыть документ, который будет использован как основа шаблона, и внесите в него необходимые изменения. Затем необходимо выбрать команду

Сохранить как строки меню Файл, где в диалоговом окне Сохранение документа в списке Тип файла следует выбрать пункт Шаблон документа файл с расширением *.dot. Далее выбирается папка для сохранения нового шаблона, в поле Имя файла вводится имя нового шаблона.

Для создания нового документа на основе созданного шаблона необходимо в строке меню Файл выбрать команду Создать и в области задач Создание документа в группе

Шаблоны выбрать На моем компьютере. В окне Шаблоны выбрать шаблон или мастер, на основе которого требуется создать документ.

5.3.Использование полей

Microsoft Word позволяет автоматизировать вставку различной текстовой информации с возможностью её обновления в зависимости от условий. Для автоматизации таких действий служит объект поле. Поле - это набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений.

Для вставки поля необходимо установить курсор ввода в то место документа, куда следует его вставить, и затем в строке меню Вставка выбрать команду Поле. В появившесмся диалоговом окне Поле в поле Категории необходимо выберать категорию и в поле Поля выбрать имя поля.

Краткое описание фукнции приводится в разделе Описание, что находится под полем

Поля.

Далее, в зависимости от функции, нужно задать свойства и параметры поля. Примером использования автоматизированных полей могут служить поля:

Date - Вставляет текущую дату; CREATEDATE - Вставка даты и времени первого сохранения документа под его текущим именем; TIME - Вставляет текущее время; SAVEDATE - Вставка даты и времени последнего сохранения документа; AUTHOR- Вставка

31

Кафедра «Проектирование дорог» БНТУ 2008

имени автора; TITLE - Вставка названия документа; FILENAME - Вставка имени файла данного документа.

5.4.Редактор формул

Для простых формул, которые не требуют использования знаков интегралов, сумм с пределами, сложных дробей и т. п., можно ограничиться средствами самого Microsoft Word.

Для набора нижних и верхних индексов необходимо выделить нужный текст и обратиться к команде Шрифт строки меню Формат. Для вставки в формулу греческих и различных специальных символов следует обратиться к команде Символ строки меню Вставка и выбрать нужный шрифт и символ. В качестве пробела при наборе формул следует использовать так называемый неразрывный пробел, который можно найти в меню Вставка > Символ или воспользоваться специальным сочетанием клавиш, нажав одновременно

Ctrl+Shift+Пробел.

Для набора сложных формул существует редактор формул Microsoft Equation, который входит в Microsoft Office. MS Equation не всегда устанавливается по умолчанию, и о его наличии надо позаботиться при инсталляции.

Вызвать редактор формул Microsoft Equation можно несколькими способами:

•через пункт строки меню Вставка > Объект > Microsoft Equation;

•через панель инструментов, предварительно вынеся соответствующую команду . После вызова редактора формул появляется его меню, панель инструментов (кнопки для

групп символов), а в документе возникает пунктирный прямоугольник, в котором размещается формула. С помощью пунктов меню можно управлять стилем набираемых символов, их размером. Каждая из девятнадцати кнопок символизирует группу символов: скобки разных видов, шаблоны дробей и индексов, логические символы, интегралы, специальные математические знаки, греческие буквы и т.д. Работа с MS Equation заключается в том, что следует набирать с клавиатуры стандартные символы и выбирать нужные специальные знаки или шаблоны из групп, обозначенных кнопками. Для перемещения курсора можно пользоваться мышью или клавишами стрелок на клавиатуре.

Размер символов можно изменять, используя пункты меню. Для завершения редактирования формулы достаточно щелкнуть мышкой за ее пределами или нажать клавишу ESC, после чего продолжится работа с Microsoft Word. Если нужно отредактировать уже существующую формулу, то для этого достаточно дважды щелкнуть мышкой на ней.

5.5.Печать документов

Перед распечаткой документа можно просмотреть на экране, как он будет выглядеть на печати. Для этого необходимо перейти в режим предварительного просмотра с помощью

команды Предварительный просмотр строки меню Файл или кнопки . Чтобы увеличить изображение, следует навести указатель мыши (он будет иметь вид лупы с плюсом), на нужный фрагмент и нажать кнопку мыши. Указатель мыши примет вид лупы с минусом и если нажать кнопку мыши, то изображение уменьшится. В режиме предварительного просмотра также возможно редактирование документа, для этого необходимо снять активности команды Увеличение на панели инструментов

Предварительный просмотр. Так же на панели инструментов Предварительный просмотр можно

задать количество отображаемых страниц в рабочем окне и видимость горизонтальной и вертикальной линейки.

Выйти из режима предварительного просмотра можно с помощью кнопки Закрыть или клавиши Esc.

32

Для распечатки документа используется команда Печать строки меню Файл. В диалоговом окне Печать в поле Имя нужно выбрать принтер, если возможно печатать на нескольких принтерах.

Врамке Страницы

задается диапазон страниц, которые будут напечатаны:

все – напечатается весь документ;

текущая – напечатается страница, в которой находится курсор;

выделенный фрагмент – напечатается только выделенный фрагмент документа; номера – напечатается указанный набор страниц. Например: чтобы напечатать страницы

1, 5, 11, 12, 13, необходимо ввести в поле слева: 1, 5, 11-13.

Вполе число копий указывается количество копий. Чтобы распечатать целиком первую копию, потом вторую и т.д., следует включить флажок разобрать по копиям. Для распечатки многостраничного документа с двух сторон каждого листа можно включить режим вывода на печать только четных или нечетных страниц. В списке Включить на печать можно выбрать одно из значений:

Все страницы диапазона – напечатать весь диапазон страниц; Нечетные страницы – только нечетные страницы из указанного диапазона; Четные страницы – только четные страницы из указанного диапазона. Для печати одной копии всего документа достаточно щелкнуть кнопку .

5.6.Выполнение индивидуального задания

Оформить титульный лист с применением табуляции. Задать поля в параметрах страницы: верхнее и нижнее – 1,5 см, левое – 2 см и правое – 1 см.

При помощи справки найти информацию о подготовке текста для брошюры или журнала и оформить в виде 3-х колоночного документа 5-4-8 см с промежутком между колонками 0,5см.

На следующем листе, который расположить горизонтально (альбомная) и формата А5, при помощи редактора формул каждому индивидуально создать две формулы из приведенного ниже перечня.

При помощи стандартных средств и Вставка – Поле создать шаблон служебной записки на командировку. Внешний вид листа шаблона служебной записки на командировку приведен ниже. Шаблон сохранить под именем Служебная записка на командировку.

33