б) словесную характеристику самого лучшего варианта расположения жилого комплекса (север, юго-восток и т. п.).

Данные подготовить случайным образом за 365 дней.

17.В диапазоне ячеек B2:F5 (рис. 6.226) записаны числа из матрицы, номера строк и столбцов которой выделены курсивом. В одном из столбцов диапазона B9:F12 получить числа из исходной матрицы, расположенные в столбце с номером, задаваемым в ячейке F7. При решении формулу вручную вводить только в одну ячейку, которую затем распространить (скопировать) на остальные ячейки диапазона

B9:F12.

18.На листе приведен фрагмент расписания движения пригородных поездов на участке Минск—Молодечно. По данным задачи подготовить лист для получения ответа на вопрос, останавливается ли поезд, номер которого задается в ячейке B15, на остановочном пункте, название которого указывается В ячейке B16? Ответ (останавливается ИЛИ не останавливается) получить в ячейке B17.

66

ТЕМА 10. ПОСТРОЕНИЕ СВОДНЫХ ТАБЛИЦ В ТАБЛИЧНОМ РЕДАКТОРЕ MICROSOFT EXCEL

Цель лабораторной работы: ознакомиться со списками, сводными таблицами и научиться практическим приемам создания и редактирование списков и сводных таблиц в табличном редакторе Microsoft Excel.

10.1Общие сведения

Сводные таблицы — это трехмерные таблицы, построенные на основе двухмерных таблиц данных; можно сказать, что это интерактивная таблица, в которой приведены итоговые значения, полученные по специальным формулам на основе больших массивов данных. Поскольку сводные таблицы интерактивны, после их создания можно легко изменить или создать новую структуру таблицы.

Сводные таблицы можно использовать для учета рабочего времени и заработной платы. Самым простым решением является комбинация таблицы, списка, функции ВПР, а затем сводной таблицы. Один раз созданная, такая таблица требует минимальных усилий для ведения.

10.2Списки

Списком называют таблицу на рабочем листе, строки которой содержат связанные данные. Строки списка называются записями, а столбцы — полями. Первая строка списка содержит названия столбцов, которые являются именами полей базы данных. Для создания списка нужно:

1.Ввести в первую строку имена полей. Отформатировать ее так, чтобы она отличалась от остальных строк.

2.Ввести формулы для первой записи списка, если они имеются.

3.Сделать текущей любую ячейку в строке имен полей и выполнить команду Данные—Форма. На экране появится диалог с полями, соответствующими созданным полям списка.

4.Заполнить поля данными. Для

перехода по полям записи используется клавиша Tab или Shift+Tab. Для добавления и перехода по записям используются кнопки Добавить, Назад, Далее в диалоге

Форма.

Спомощью кнопки Критерии в диалоге Форма можно задавать условия и затем просматривать записи, удовлетворяющие этим условиям, кнопками Назад и Далее.

Записи списка можно упорядочивать по одному или нескольким полям, что достигается с помощью сортировки. Для этого нужно указать любую ячейку списка, выполнить команду

Данные—Сортировка и заполнить диалог.

Фильтрация списка

В Excel имеется три способа отображения записей списка, удовлетворяющих заданным условиям: автофильтр, пользовательский автофильтр, расширенный фильтр.

67

(Условие…), а также перечень всех имеющихся значений поля.

Для отображения необходимого количества наибольших или наименьших значений в списке используется команда (Первые 10…).

Используя команду (Условие…), можно открыть диалог Пользовательский автофильтр, в котором допускается задание двух условий по выбранному полю. Условия должны выполняться одновременно (связь по И), либо достаточно выполнения одного из заданных условий (связь по ИЛИ) для отображения записей.

Команда (Все) в автофильтре или команда Данные—Фильтр—Отобразить все снимают все заданные условия фильтрации и отображают все записи списка.

Расширенный фильтр используется для задания сложных условий фильтрации. Чтобы его применить нужно сначала создать диапазон критериев. Первая строка этого диапазона должна содержать имена полей, по которым будут задаваться условия, в следующих строках вводятся условия. Между критериями в одной строке идет связь по И, между строками критериев — по ИЛИ.

После создания диапазона условий указывается ячейка списка и выполняется команда

Данные—Фильтр—Расширенный фильтр. В

этом диалоге Исходный диапазон — это диапазон списка. В строке Диапазон условий нужно указать ссылку на созданный диапазон критериев. С помощью опций список можно фильтровать на месте или скопировать результат в другое место, указав при этом диапазон из одной строки и стольких столбцов, сколько полей в списке. Начиная с этой строки, будет выведен отфильтрованный список.

В расширенном фильтре для задания условий можно также использовать символы шаблонов ( * — заменяет любое количество символов; ? — заменяет один символ) и формулы. Используемая в условии формула должна ссылаться на ячейку первой записи списка в поле, для которого задается условие. В диапазоне критериев с использованием формулы ячейку первой строки, в которой должно быть имя поля, нужно оставить пустой.

Подведение итогов в списках

Для проведения вычислений над данными списка, которые удовлетворяют заданным условиям, предназначены функции работы с базой данных. Функция БИЗВЛЕЧЬ извлекает отдельное значение из столбца списка, удовлетворяющее заданным условиям, остальные функции данной категории имеют аналоги в других категориях:

БДСУММ Æ СУММ, ДСРЗНАЧ Æ СРЗНАЧ, ДМИН Æ МИН, ДМАКС Æ МАКС, БДСЧЁТ Æ СЧЁТ, БДСЧЁТА Æ СЧЁТЗ, БДПРОИЗВЕД Æ ПРОИЗВЕД и др. В отличие от аналогов эти функции имеют три аргумента:

1)База данных — весь диапазон списка, содержащий строку с названиями полей.

2)Поле — заголовок в кавычках, порядковый номер поля или адрес ячейки с именем поля, по которому следует вычислить итог.

3)Критерий — адрес диапазона, содержащего условия. Правила создания диапазона условий такие же, как для расширенного фильтра.

68

Подведение итогов по группам записей начинается с сортировки по тем полям, для которых требуется получить итоговые значения. Затем выполняется команда

Данные—Итоги. В

появившемся диалоге

Промежуточные итоги в списке При каждом изменении в выбирается поле, по которому проводилась сортировка. Указывается также функция, с помощью которой вычисляются итоги, и поле, к которому она применяется.

10.3Мастер сводных таблиц и диаграмм

Для создания сводной таблицы необходимо воспользоваться мастером сводных таблиц и диаграмм. Исходными данными для создания таблицы могут служить данные из таблиц, где есть, возможность группировки данных (в таблице продаж поле Поставщик или Материал) или есть возможность подготовить данные для группировки (в таблице продаж поле Месяц или Год данные для которых можно рассчитать на основе поля Дата)

Поля в исходной таблице должны быть поименованы, это используется в макете при создании сводной таблицы.

Чтобы создать сводную таблицу, необходимо в меню Данные выбрать команду

Сводная таблица…. Далее в диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм пошагово укажите источник данных, который хотите использовать для построения сводной таблицы. Имеются четыре возможности выбора источника данных.

В списке или базе данных

Microsoft Excel. Используются данные, находящиеся на рабочем листе и организованные в виде списка с соответствующими заголовками столбцов или строк. Опция используется по умолчанию.

69

В другой сводной таблице или диаграмме. Создает сводную таблицу или диаграмму на основе данных другой сводной таблицы, находящейся в текущей рабочей книге.

При необходимости можно указать вид создаваемого отчета.

Далее в мастере сводных таблиц и диаграмм следует указать диапазон исходных данных

втекущей рабочей книге или в другом файле, содержащий необходимые данные.

Диапазон исходных данных обязательно должен быть задан с заголовками столбцов. Далее в мастере сводных таблиц и диаграмм создается макет, задаются параметры и

расположение сводной таблицы.

В диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм - макет используется для контроля представления данных, отображаемых в сводной таблице. Кнопки полей, содержащихся в выбранном списке, находятся в правой части диалогового окна. Для создания макета сводной таблицы выберите и перетащите кнопки нужных полей в центральную часть окна и опустите их на области Строка, Столбец,

Страница или Данные. После того как поля назначены областям Строка,

Столбец, Страница или Данные,

можно изменить тип обобщенной информации (счет, суммирование, среднее значение и т.д.) каждого из них, для чего необходимо дважды

щелкнуть на поле. Так же можно изменить название самого поля. Области, доступные для назначения полей:

Страница. Поле, назначенное этой области, создает раскрывающееся меню, которое располагается над таблицей и позволяет выбирать любые значения этого поля.

Строка. Значения поля, назначенного этой области, размещаются вдоль левого края сводной таблицы в качестве заголовков строк.

Столбец. Элементы поля, назначенного этой области, размещаются вдоль верхнего края сводной таблицы в качестве заголовков столбцов.

Данные. Над значениями полей, помещенных в эту область, выполняются сводные (обобщающие, консолидирующие, итоговые и т.д.) вычисления, например, суммирование, вычисление среднего, нахождение максимального и минимального значений и т.п. Для получения доступа к вычисляющей функции или типу обобщения дважды щелкните на кнопке поля, назначенного этой области.

Работу мастера сводных таблиц и диаграмм можно прервать на любом его шаге (для этого нужно щелкнуть на кнопке Готово), а созданную при этом сводную таблицу затем можно отредактировать, используя панель инструментов Сводные таблицы. С ее помощью можно перетащить любые поля на

70