Тема 6. УПРАВЛЕНИЕ СПИСКАМИ

Теоретические сведения

На оглавление

Создание списка

Списком называют таблицу на рабочем листе, строки которой содержат связанные данные. Строки списка называются записями, а столбцы — полями. Первая строка списка содержит названия столбцов, которые являются именами полей базы данных. Для создания списка нужно:

1.Ввести в первую строку имена полей. Отформатировать ее так, чтобы она отличалась от остальных строк.

2.Ввести формулы для первой записи списка, если они имеются.

3.Сделать текущей любую ячейку в строке имен полей и выполнить команду Данные—Форма. На экране появится диалог с полями, соответствующими созданным полям списка.

4.Заполнить поля данными. Для перехода по полям записи используется клавиша Tab или Shift+Tab. Для добавления и перехода по записям используются кнопки

Добавить, Назад, Далее в диалоге Форма.

Спомощью кнопки Критерии в диалоге Форма можно задавать условия и затем просматривать записи, удовлетворяющие этим условиям, кнопками Назад и Далее.

Записи списка можно упорядочивать по одному или нескольким полям, что достигается с помощью сортировки. Для этого нужно указать любую ячейку списка, выполнить команду Данные—Сортировка и заполнить открывшийся диалог.

Фильтрация списка

В Excel имеются три способа отображения записей списка, удовлетворяющих заданным условиям: автофильтр, пользовательский автофильтр, расширенный фильтр.

После выполнения команды Данные—Фильтр—Автофильтр в строке имен полей появляются кнопки раскрывающихся списков, содержащих команды (Все), (Первые 10…) и (Условие…), а также перечень всех имеющихся значений поля.

Для отображения необходимого количества наибольших или наименьших значений в списке используется команда (Первые 10…).

Используя команду (Условие…), можно открыть диалог Пользовательский автофильтр, в котором допускается задание двух условий по выбранному полю. Условия должны выполняться одновременно (связь по И) либо достаточно выполнения одного из заданных условий (связь по ИЛИ) для отображения записей.

55

Команда (Все) в автофильтре или команда Данные—Фильтр—Отобразить все снимают все заданные условия фильтрации и отображают все записи списка.

Расширенный фильтр используется, когда нужно отобрать записи по сложному условию. Сначала создается диапазон критериев. Первая строка этого диапазона должна содержать имена полей, по которым будут задаваться условия, в следующих строках вводятся условия. Между критериями в одной строке идет связь по И, между строками критериев — по ИЛИ.

После создания диапазона условий указывается ячейка списка и выполняется команда Данные—Фильтр—Расширенный фильтр. В этом диалоге Исходный диапазон — это диапазон списка. В строке Диапазон условий нужно указать ссылку на созданный диапазон критериев. С помощью опций список можно фильтровать на месте или скопировать результат в другое место, указав при этом диапазон из одной строки и стольких столбцов, сколько полей в списке. Начиная с этой строки будет выведен отфильтрованный список.

В расширенном фильтре для задания условий можно также использовать символы шаблонов ( * — заменяет любое количество символов; ? — заменяет один символ) и формулы. Используемая в условии формула должна ссылаться на ячейку первой записи списка в поле, для которого задается условие. В диапазоне критериев с использованием формулы ячейку первой строки, в которой должно быть имя поля, нужно оставить пустой.

Подведение итогов в списках

Для проведения вычислений над данными списка, которые удовлетворяют заданным условиям, предназначены функции работы с базой данных. Функция БИЗВЛЕЧЬ извлекает отдельное значение из столбца списка, удовлетворяющее заданным условиям, остальные функции данной категории имеют аналоги в других категориях: БДСУММ  СУММ, ДСРЗНАЧ  СРЗНАЧ, ДМИН  МИН, ДМАКС  МАКС, БДСЧЁТ  СЧЁТ, БДСЧЁТА  СЧЁТЗ, БДПРОИЗВЕД  ПРОИЗВЕД и др. В отличие от аналогов эти функции имеют три аргумента:

База данных — весь диапазон списка, содержащий строку с названиями полей;

Поле — заголовок в кавычках, порядковый номер поля или адрес ячейки с именем поля, по которому следует вычислить итог;

Критерий — адрес диапазона, содержащего условия. Правила создания диапазона условий такие же, как для расширенного фильтра.

Подведение итогов по группам записей начинается с сортировки по тем полям, для

которых требуется получить итоговые значения. Затем выполняется команда Данные— Итоги. В появившемся диалоге Промежуточные итоги в списке При каждом

56

изменении в выбирается поле, по которому проводилась сортировка. Указывается также функция, с помощью которой вычисляются итоги, и поле, к которому она применяется.

Сводная таблица позволяет группировать данные в строках по одним полям, в столбцах — по другим полям, а на пересечении строк и столбцов производить вычисления.

Перед созданием сводной таблицы из списка убирают все промежуточные итоги и фильтры. Затем выполняют команду Данные—Сводная таблица и заполняют диалоговые окна Мастера сводных таблиц. На третьем шаге мастера нужно нажать кнопку Макет… и в открывшемся окне перетащить кнопки соответствующих полей в нужные области сводной таблицы. После окончания работы мастера будет создана сводная таблица и на экране появится панель инструментов Сводные таблицы (рис. 6.1).

1 2 3 4 5 6 7

Рис. 6.1. Кнопки панели инструментов Сводные таблицы:

1.Мастер сводных таблиц — открывает шаги мастера для изменения диапазона исходного списка и макета сводной таблицы.

2.Скрыть/Отобразить детали.

3.Разгруппировать/Группировать — используется для группировки данных поля, например, поля, содержащего даты — по месяцам и кварталам.

4.Обновить данные — обновляет сводную таблицу, если изменились данные, по которым она была построена.

5.Отобразить страницы — позволяет создать сводные таблицы на отдельных листах для всех значений поля, размещенного в области Страница.

6.Параметры поля — открывает диалог Вычисление поля сводной таблицы (рис. 6.2), в котором можно изменить итоговую функцию и дополнительные вычисления, например, выразить данные в процентах (долях) от общей суммы.

7.Список полей — отображает или скрывает окно списка полей, с помощью которого можно перестраивать сводную таблицу непосредственно на рабочем листе.

Рис. 6.2. Изменение параметров поля сводной таблицы

57

Примеры

Пример 6.1. Из списка (рис. 6.3) отобрать с помощью расширенного фильтра записи о работах подряда № 25020601, на которые затрачено от 10 до 16 часов.

Рис. 6.3. Список исполнителей и выполненных работ

Выполнение:

1.Создать диапазон условий — А16:С17 (рис. 6.4). Поле «Кол-во часов» добавлено дважды, чтобы задать интервал от 10 до 16, т.е. требуется одновременное выполнение двух условий >= 10 и <= 16.

Рис. 6.4. Результаты решения примеров 6.1 и 6.2

2.Выполнить команду Данные—Фильтр—Расширенный фильтр и заполнить диалог (рис. 6.5).

3.После нажатия ОК в ячейках А19:F23 (см. рис. 6.4) будут выведены записи, удовлетворяющие заданным условиям.

58

3.После нажатия ОК под группой записей для каждой фамилии появится строка с вычисленным итогом, а слева от заголовков строк — уровни структуры. Щелкая по этим кнопкам можно скрывать и раскрывать детальные данные (рис. 6.7).

Уровни

структуры

Рис. 6.7. Результат выполнения примера 6.3

Пример 6.4. По данным списка (см. рис. 6.3) построить сводную таблицу, отражающую сумму к оплате по каждому подряду для каждой профессии.

Выполнение:

1.Выполнить команду Данные—Сводная таблица и на первом шаге выбрать опцию «в списке или базе данных MS Excel».

2.На втором шаге указать диапазон списка A1:F14.

3.На третьем шаге нажать кнопку Макет… и перетащить поля, как показано на рис. 6.8.

Рис. 6.8. Построение макета сводной таблицы

4.После окончания работы мастера будет построена сводная таблица (рис. 6.9). В этой таблице данные получены путем суммирования соответствующих значений, например, 142000 — это сумма оплаченных работ по подряду № 18030602,

выполненных слесарями (42000 + 50000 + 30000 + 20000).

Рис. 6.9. Результат выполнения примера 6.4

60