Информационные технологии

Лабораторная работа №2

АВТОМАТИЗАЦИЯ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ В

MS WORD

Цель работы: приобрести опыт практической работы по подготовке серийных писем, почтовых наклеек; научиться создавать в текстовом редакторе Word типовые документы с использованием слияния и вычислений над полями слияния; научиться создавать в текстовом редакторе Word электронные формы, содержащие вычисления, и создавать шаблоны.

Методические указания

1.Создание типовых документов с использованием слияния

вMS Word и вычислений над полями слияния.

Постановка задачи и ее математическая формулировка:

Создать в MS Excel список, содержащий информацию о куплепродажах, сохранить его под именем Фамилия. С использование слияния в MS Word создать договоры купли-продажи для покупателей и сохранить под именем Договоры 1.

Описание входной и выходной информации:

Для начала создадим образец договора (рисунок 1):

Рисунок 1 – Образец договора

21

Пустые места обозначают места вставки соответствующих данных (полей слияния) из файла Фамилия.

Поле НДС рассчитывается как 20% от поля Цена.

Поле Сумма договора рассчитывается как произведение полей

Цена с НДС и Количество.

Поле В том числе НДС рассчитывается как произведение полей

НДС и Количество.

Поле Итого цена с НДС рассчитывается как сумма полей Цена и НДС.

Создадим файл Фамилия в MS Excel, в котором будет содержаться необходимый список (рисунок 2).

Рисунок 3 – Пошаговый мастер слияния

Далее выбираем тип тех документов, которые необходимо получить на выходе после слияния. Ваш вариант – Письма (рисунок 4).

22

Рисунок 4 – Пошаговый мастер слияния

Определяем, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Выбираем – Текущий документ (рисунок 5).

Рисунок 5 – Пошаговый мастер слияния

Подключаем список клиентов в MS Excel к документу MS Word. Выбираем Использование списка (рисунок 6) и нажимаем на Обзор, после чего в диалоговом окне открытия файла указываем, где лежит ваш файл со списком клиентов. После выбора источника данных, MS Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и

23

ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния (рисунок 7).

Рисунок 6 – Пошаговый мастер слияния

Рисунок 7 – Окно диалога Получатели слияния

24

Далее необходимо указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого установим курсор в точку вставки и в письме используем ссылку Другие элементы – она выводит полный набор всех полей списка, из которого вы и выбираете нужное поле для вставки (рисунок 8).

Рисунок 8 – Окно диалога Вставка для слияния

В итоге, после вставки всех полей слияния должен сформироваться договор представленный рисунке 9.

Рисунок 9 – Образец договора после режима мастера

25

-Добавим новую строку записей в файл Фамилия. В итоге можно увидеть, с помощью команды «Просмотреть результаты» на вкладке Просмотр результатов, что выводиться два договора (рисунок 10).

Рисунок 10 – Образец договора после режима мастера

2. Использование электронных форм и шаблонов в текстовом процессоре MS Word

Постановка задачи и ее математическая формулировка:

Создать в MS Word электронную форму для составления договора купли-продажи и сохраните его под именем Электронный бланк Договора 2.

Описание входной и выходной информации:

Вначале необходимо создать образец договора (рисунок 11):

26

Рисунок 11 – Образец договора

Далее создаем текстовые и поля со списком. Текстовые поля создаем с помощью вкладки Разработчик, где выбираем элемент управления – Поле, также создаем и поля со списком, только элемент управления – Поле со списком (рисунок 12).

Рисунок 12 – Окно Элементы управления

Задать значения полей можно с помощью свойств: Правая кнопка мыши – Свойства (рисунок 13–14).

27

Рисунок 13 – Окно диалога Параметры текстового поля

Рисунок 14 – Окно диалога Параметры поля со списком

В результате получаем образец договора следующего вида (рисунок 15):

28

Рисунок 15 – Образец договора после создания полей

3. Создание документа на основе своих данных

Постановка задачи и ее математическая формулировка:

Создать документ Х на основе шаблона. Ввести данные соответствующие варианту:

–номер договора равен номеру варианта, фамилия директора – Ваша фамилия;

–наименование товара, цена товара, количество товара, единица

измерения товара и срок предоплаты задать в соответствии с вариантом;

– остальные формы заполнить произвольно.

Описание входной и выходной информации:

На основе документа создадим шаблон под именем Электронный бланк Договора 2, на основе которого создадим наш договор под номером 21, затем для каждого поля введем собственное значение; некоторые значения можно задать в форме выражений в свойствах

29

полей (рисунок 16), а некоторые можно выбрать из заданного списка (рисунок 17).

Рисунок 16 – Окно диалога Параметры текстового поля

Рисунок 17 – Окно диалога Параметры поля со списком

После того, как заданы значения для каждого поля, согласно варианту, получаем следующий договор (рисунок 18):

30