Информационные технологии

В столбце «Тип данных» для каждого поля из раскрывающего списка необходимо выбрать тип данных. Поле может содержать данных только одного типа.

При выборе Мастера подстановки можно создать для указанных полей список, из которого выбирается значение. Список значений может быть либо фиксированным, либо содержаться в таблице или запросе (рисунок 109).

Рисунок 109 – Окно Мастера подстановок

При выборе фиксированного значения нужно будет ввести набор значений, которые будет содержать столбец подстановки.

Применять операцию подстановки можно только к полям, содержащим текстовые и числовые данные, а также к логическим полям.

В зависимости от типа данных, каждое поле может иметь определенный набор свойств. Основные свойства Microsoft Access задает по умолчанию, остальные пользователь задает по мере необходимости. Для того, чтобы увидеть окно свойств определенного поля, нужно установить курсор мыши в это поле. Раскрывая списки в свойствах полей, можно выбирать формат

251

представления даты, устанавливать ограничения на количество символов в текстовых данных, добавлять подписи данным и описания. Эти элементы используются для контроля вводимой информации при работе с таблицами базы данных.

В столбце «Описание» в режиме Конструктора можно вводить описания полей (это необязательно).

Затем в соответствии с примерным содержанием заполнить макет таблицы (таблица 89).

Таблица 89 – Примерное содержание макета таблицы Туры

252

Окончание таблицы 89

После проделанных манипуляций перейдите в режим Таблицы, сохранив созданный макет таблицы «Туры» и заполните таблицу 5 записями.

3. Для создания таблицы «Клиенты» воспользуйтесь Конструктором таблиц как в пункте 2. Примерное содержание макета таблицы Клиенты (имена полей, их свойства и типы данных)

приведено в таблице 90. Поля Код клиента, Фамилия, Страна

должны быть обязательными для заполнения (Свойство Обязательное поле: Да).

253

Таблица 90 – Примерное содержание макета таблицы Клиенты

Сохраните созданный макет таблицы под именем Клиенты. В режиме Таблицы добавить в таблицу Клиенты 5 записей(значения полей задать самостоятельно).

4. Третью таблицу «Заказы» создадим непосредственным вводом данных в таблицу и для этого воспользуемся командой Таблица на вкладке Создание. Появится пустая таблица, в которой для

254

добавления нужных типов полей необходимо выбрать команду Щелкните для добавления и выбрать соответствующий тип данных (рисунок 110).

Рисунок 110 – Окно таблицы в режиме Таблицы

В поля этой таблицы, за исключением поля Код клиента и Код тура, нужно ввести 10 записей. Эти два поля заполним позднее. Можно ввести собственные заголовки полей, используя КЗМ команду Переименовать поле либо воспользоваться двойным щелчком. По окончанию ввода данных нажать кнопку Закрыть. Сохранить информацию, задав имя таблицы (рисунок 111).

Рисунок 111 – Окно сохранения таблицы

После сохранения перейдем в режиме Конструктора, чтобы установить Ключевое поле. Также в режиме Конструктора заполним внешние поля Код клиента и Код тура с помощью

255

Мастера подстановки указав, что «столбец подстановки» будет использовать значения из таблиц «Клиенты» и «Туры».

После проведенных действий в списке таблиц появится новая таблица «Заказы», имеющая стандартную структуру, поля будут иметь те названия, которые мы задали, а их типы определятся по введенным данным.

5. После создания таблиц «Туры», «Клиенты» и «Заказы» формируется Схема данных, представляющая связи между таблицами. Она позволяет наиболее удобным образом просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами.

Формирование схемы обычно выполняется после завершения работы над всеми таблицами БД и их закрытии (создать связи при открытых таблицах нельзя). Для открытия схемы данных необходимо воспользоваться вкладкой Работа с базами данных

команда Схема данных.

Для добавления таблиц в схему данных, необходимо на вкладке Конструктор выбрать команду Отобразить таблицу или в контекстно-зависимом меню выбрать команду Добавить таблицу, затем в появившемся диалоговом окне «Добавление таблицы», раскрыть вкладку Таблицы, выбрать созданные таблицы и нажать

кнопку Добавить, затем кнопку Закрыть (рисунок 112).

Рисунок 112 – Диалоговое окно «Добавление таблицы»

256

В случае если связь автоматически не создана, необходимо выбрать в главной (базовой) таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле в промежуточную таблицу (таблицу-связку, подчиненную таблицу) к полю, с которым устанавливается связь. В нашем случае перетаскиваем поле Код тура из таблицы «Туры» на соответствующее поле в таблице «Заказы». После этого появляется диалоговое окно Изменение связей, в котором необходимо установить флажки «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей», «Каскадное удаление связанных записей» (рисунок 113).

Рисунок 113 – Диалоговое окно «Изменение связей»

При формировании связей между таблицами обязательно устанавливается поддержка целостности данных.

Условиями целостности данных называется набор правил, которые Access использует для поддержания межтабличных связей и запрета на случайное изменение или удаление связанных данных. Таким образом, Access гарантирует, что данные, помещенные в одно ключевое поле таблицы, соответствует данным другой таблицы. Устанавливать целостность данных необходимо при следующих условиях:

1)связываемые поля имеют один тип данных (допускается связь между числовым типом данных и счетчиком);

2)обе таблицы содержатся в одной БД и т.д.

257

Для автоматического обновления соответствующих значений в связанной таблице при любом изменении значения в главной таблице, устанавливается флажок Каскадное обновление связанных полей. Для автоматического удаления связанных записей в связанной таблице при удалении записей в главной таблице устанавливается флажок Каскадное удаление связанных записей.

Альтернативным способом открытия окна «Изменение связей» является выбор команды «Изменить связи» на вкладке

Конструктор.

При необходимости можно изменить параметры объединения, нажав кнопку Объединение и выбрав один из переключателей (рисунок 114).

Рисунок 114 – Диалоговое окно «Параметры объединения»

Установить связи между таблицами «Клиенты» и «Заказы» можно аналогично, либо нажав кнопку «Новое» в окне «Изменение связей» и введя имена связываемых таблиц и имена полей, используемых для связи (рисунок 115).

258

Рисунок 115 – Диалоговое окно «Создание связи»

Для успешного формирования связи между таблицами необходимо, чтобы ключевые поля (первичные и внешние) имели одинаковый тип данных, содержимое одного типа и одинаковый размер поля. Исключением является поле счетчика, которое можно связать с числовым полем, при этом соблюдая все остальные требования.

В результате проделанных операций получится Схема данных, отображающая связи между таблицами «Клиенты», «Туры» и «Заказы» (рисунок 116).

Рисунок 116 – Окно «Схемы данных»

259

Контрольные вопросы:

1.Основные этапы проектирования реляционной базы

данных.

2.Отношения между таблицами.

3.Способы создания таблиц.

4.Структура таблиц.

5.Правила назначения имен полям таблицы.

6.Виды полей. Понятие «ключевое поле».

Лабораторная работа №3

ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНДИВИДУАЛЬНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ

Цель работы:

1)изучить приемы нормализации баз данных;

2)приобрести опыт проектирования реляционных баз

данных;

3)изучить способы сортировки, фильтрации и поиска данных в таблице.

Задания для выполнения работы:

1. Разработать структуру базы данных для хранения необходимой информации согласно варианту. При необходимости добавить дополнительные поля.

2.Создать таблицы, в соответствии со структурой, разработанной в пункте 1. Для создания таблиц использовать различные способы, рассмотренные в лабораторной работе №2.

3.Выполнить редактирование структуры каждой таблицы

врежиме Конструктора. Определить типы данных, свойства и описание полей (таблицы 91-92). Для ввода полей таких как даты,

время, денежных и поля «Контактный телефон» задайте маски ввода. Выполнить индексирование полей. Задайте ключевые поля.

260