Информационные технологии

Необходимо следить за тем, чтобы часть строк – столбцов не была скрыта перед сортировкой. Это может привести к не упорядочиванию части записи, ибо скрытые строки – столбцы в сортировке не участвуют, за исключении скрытых путём структуризации.

Отсортируем исходный список по продолжительности тура, а затем по названию тура (рисунок 94).

Рисунок 94 – Порядок сортировки и таблица после сортировки

211

Использование автофильтра и расширенного фильтра.

Фильтрация списков позволяет отобрать записи по определённому критерию. Для фильтрации данных можно использовать 2 вида фильтров: Автофильтр и Расширенный фильтр.

Автофильтр применяется по команде Фильтр на вкладке Данные. После выбора команды, ячейки имён полей превращаются в поля со списком, из которых можно выбрать желаемый критерий отбора. Для отмены Автофильтра следует повторно выбрать эту команду.

В рассматриваемом примере отобразим последовательность отбора первый 10 записей из списка, начиная с наибольших (рисунок

95).

Рисунок 95 – Применение Автофильтра

Расширенный фильтр вызывается по команде Дополнительно – Расширенный фильтр – вкладка Данные. Перед его использованием необходимо подготовить список и создать диапазон критериев, где задаются условия отбора записей (рисунок 96).

212

Рисунок 96 – Диапазон критериев и результат применения

Расширенного фильтра

Верхняя строка диапазона должна содержать заголовки полей, которые в точности совпадают с заголовками полей в области данных. Точность совпадения можно обеспечить путём копирования заголовков полей таблицы. Не требуется включать все заголовки и соблюдать порядок полей. В диапазон критериев можно заносить несколько условий, как в строке, так и в столбце.

После вызова Расширенного фильтра необходимо указать исходный диапазон и диапазон условий, а также выбрать место для результата (рисунок 97).

Рисунок 97 – Диалоговое окно Расширенный фильтр

213

Вычисление промежуточных итогов.

Назначение промежуточных итогов состоит в обобщении данных. Для подведения промежуточных итогов (рисунок 98) необходимо:

1.Выделить произвольную ячейку списка, затем выбрать на вкладке Данные – команду Промежуточный итог.

2.Указать, как будет идти группировка данных, выбрав

значение в списке «При каждом изменении в». Предварительно столбец, по которому будет идти группировка, должен быть отсортирован.

3.Из списка «Операция». Выберите функцию, которая будет использоваться при обработке данных.

4.Выберите данные, которые должны участвовать в расчётах, установив в списке «Добавить итоги по» флажки для требуемых

столбцов данных.

5. Установленный флажок «Заменить текущие итоги» позволяет заменять старые итоги на новые, что даёт возможность проводить вычисления над одним столбцом с помощью разных функций.

Флажок «Итоги под данными» управляет размещением итогов (над или под данными). «Убрать всё» – убирает промежуточные итоги.

Вместе с итогами MS Excel создаёт структуру, при использовании которой можно управлять отображением результатов.

214

Рисунок 98 – Подведение промежуточных итогов

Проведение сводного анализа

Сводная таблица создаётся пошагово при помощи команды

Сводная таблица на вкладке Вставка:

1.Указывается местонахождение исходных данных и тип создаваемого отчета (сводная таблица или сводная диаграмма).

2.Указывается диапазон, содержащий исходные данные.

3.Указывается место размещения сводной таблицы.

Microsoft Excel добавит пустой отчет сводной таблицы в указанное место и откроет список полей сводной таблицы, с помощью которого можно добавить поля, создать макет и настроить отчет сводной таблицы.

Чтобы добавить поле в область раздела макета, используемую по умолчанию, установите флажок рядом с именем поля в разделе полей. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область названий строк, числовые поля — в область значений, а иерархии даты и времени OLAP — в область названий столбцов. Чтобы поместить поле в определенную область раздела макета достаточно выбрать его имя в разделе полей правой кнопкой мыши и затем выбрать пункт «Добавить в фильтр отчета», «Добавить в названия столбцов», «Добавить в названия строк» или «Добавить в значения». Можно также щелкнуть имя поля в разделе полей и, удерживая его, перетащить поле в любую область раздела макета. Изменить порядок полей можно в любое время с помощью списка полей сводной таблицы. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши поле в разделе макета и выбрать нужную область или перетащить

215

поля в разделе макета из одной области в другую. Сформированный макет сводной таблицы представлен ниже (рисунок 99).

Рисунок 99 – Макет сводной таблицы

Результатом является отчет сводной таблицы – интерактивный перекрестный отчет Microsoft Excel, содержащий итоговые данные и выполняющий анализ таких данных, как записи базы данных из разных источников (рисунок 100).

Рисунок 100 – Пример сводной таблицы

216

При создании отчета сводной таблицы приложение Excel автоматически создает общие и промежуточные итоги. Если исходные данные содержат автоматически вычисляемые промежуточные и общие итоги, созданные с помощью команды

«Промежуточные итоги» в группе «Структура» на вкладке

«Данные», перед созданием отчета необходимо воспользоваться этой же командой для удаления промежуточных и общих итогов. Создаются итоги по полю «Значения» в макете сводной таблицы (рисунок 101).

Рисунок 101 – Диалоговое окно Параметры поля значений

Консолидация.

При консолидации рабочих листов происходит обобщение однородных данных, расположенных на различных рабочих листах MS Excel. Можно обрабатывать сведения, периодически поступающие из разных отделов компании и получать общую картину данных.

Консолидация – это не только суммирование. Можно вычислить различные статистические величины (среднее, число значений и т.д.). При консолидации рабочие листы необязательно должны иметь одинаковую структуру. Можно объединять не только ячейки, имеющие одинаково физическое расположение, но и принадлежащие строкам (столбцам) с одинаковыми заголовками. Для консолидации используйте команду меню Данные – Консолидация (рисунок 102).

217

Рисунок 102 – Диалоговое окно Консолидация

Вполе «Ссылка» следует поочерёдно ввести все диапазоны консолидации, нажимая после каждого кнопку «Добавить», чтобы включить их в список диапазонов.

Вкачестве ссылок могут использоваться ссылки на другую

рабочую книгу. В этом случае формат ссылки имеет вид: [имя рабочей книги] имя рабочего листа! адрес ячейки.

Флажки «Использовать метки» нужно сбрасывать, если надо провести консолидацию данных по их физическому расположению. Т.е. по одним и тем же позициям относительно выделенного диапазона.

В случае консолидации данных по столбцам (строкам) с одинаковыми именами, флажки следует установить. При установленном флажке «Создавать связь с исходными» результаты консолидации будут обновляться при изменении данных, а в области назначения будет создана структура.

Задания для выполнения работы:

1. Выполните задание согласно варианту (таблица 79), используя исходные данные для создания списков (таблицы 80, 81, 82).

218

Таблица 79 – Исходные данные для выполнения задания 1

1.Создайте список с перечнем товаров (таблица 80), используя команду

«Форма» из меню «Данные». Используя расширенный фильтр, выберите товары, поступившие в отделы "Электротовары" в период с

23.02.2007 по 30.10.2007.

2.Создайте список с перечнем товаров (таблица 80), используя команду

«Форма» из меню «Данные». Используя расширенный фильтр, выберите товары, поступившие в октябре и декабре в отделы «Моющие средства» и «Стекло, фарфор».

3.Создайте список с перечнем товаров (таблица 80), используя команду

«Форма» из меню «Данные». Используя расширенный фильтр, выберите товары, поступившие в январе 2007 года во все отделы магазина.

4.Создайте список с перечнем товаров (таблица 80), используя команду

«Форма» из меню «Данные». Используя расширенный фильтр, выберите все товары, поступившие в отдел «Инструменты» в 2006 году.

5.Создайте список с перечнем оценок студентов (таблица 81), используя

команду «Форма» из меню «Данные». Используя расширенный фильтр, выберите тех студентов, которые учатся только на 8 и 9.

6.Создайте список с перечнем оценок студентов (таблица 81), используя

команду «Форма» из меню «Данные». Используя расширенный фильтр, выберите тех студентов, которые по экзаменам получили оценку 5.

7.Создайте список с перечнем оценок студентов (таблица 81), используя

команду «Форма» из меню «Данные». Используя расширенный фильтр, выберите студентов, имеющих оценку 6 по информатике и маркетингу.

8.Создайте список с перечнем оценок студентов, используя команду

«Форма» из меню «Данные» (таблица 81). Используя расширенный фильтр, выберите студентов, имеющих оценку 8 по экономической теории.

9.Создайте список предложений туристической фирмы (таблица 82),

используя команду «Форма» из меню «Данные». Используя расширенный фильтр, выберите путевки продолжительностью 14 дней в июле.

219

Окончание таблицы 79

10.Создайте список предложений туристической фирмы (таблица 82),

используя команду «Форма» из меню «Данные». Используя расширенный фильтр, выберите путевки в Турцию в отели 4* и 5*.

11.Создайте список предложений туристической фирмы (таблица 82),

используя команду «Форма» из меню «Данные». Используя расширенный фильтр, выберите путевки в августе и июне в Болгарию.

12.Создайте список предложений туристической фирмы (таблица 82),

используя команду «Форма» из меню «Данные». Используя расширенный фильтр, выберите предложения путевки, для которых стоимость проживания за сутки составляет 80 у.е.

Исходные данные:

Таблица 80 – Исходные данные для создания списка «Перечень товаров»

220