Практична робота_3_MS Project

Практична робота №3.

MS Project. Налаштування проекта.

Вступ.

Розпочнемо наше планування в MS Project «з нуля». В якості прикладу розглянемо проект по будівництву триповерхової офісної будівлі.

Першими кроками при створенні календарного плану є: запуск нового плану проекту, визначення початкової або кінцевої дати проекту, а також введення загальних відомостей про проект. По завершенні даної лабораторної роботи буде створений план MS Project, що містить назву проекту та інші ключові відомості про нього, початкову дату і календар проекту.

Мета роботи:

-освоїти процедури створення і збереження проекту;

-освоїти процедуру налаштування параметрів MS Project, що відносятся до проекту вцілому;

-ознайомитись з термінологією MS Project для опису параметрів задач.

1. Створення нового проекту

Починаючи новий проект в MS Project, можна ввести або початкову, або кінцеву дату проекту, але не обидві. Рекомендовано вводити тільки початкову дату проекту, а кінцева буде розрахована MS Project після введення і планування задач.

Якщо проект має бути завершено до певної дати, то слід ввести кінцеву дату проекту. Першочергове планування слід проводити з кінцевої дати щоб визначити дату коли необхідно розпочати проект.

1.Запустіть MS Project.

2.Натисність кнопку Створити.

3.В меню Проект виберіть команду Відомості про проект. В полі Дата початку можна ввести або обрати початкову дату проету. Виберіть дату 07.02.2020. Натисніть на кнопку ОК.

4.Натисніть кнопку Зберегти.

5.У вікні Збереження документа виберіть папку, куди Ви хочете зберегти файл. В полі Ім’я файла введіть Office_building, а потім натисніть кнопку Зберегти. Створений файл типу «проект» з розширенням mpp.

2. Введення ключових відомостей про проект

Щоб спростити організацію та пошук проектів, для кожного файлу проекта можна задавати різні властивості, зокрема, заголовок, тему, прізвище керівника та коментарі.

1. В меню Файл виберіть команду Властивості і відкрийти вкладку

Документ.

2. В полі Назва введіть Будівництво офісного приміщення, в полі Автор

введіть своє прізвище. Натисніть кнопку ОК.

3. Налаштування календаря проекту

Календар проекту можна змінювати, щоб відображати робочі дні та години для кожного учасника проекту. Стандартний календар з понеділка до п’ятниці, з 09:00 до 18:00 та годинною перервою на обід. Можна також визначити і неробочий час, наприклад вихідні дні чи нічний час, а також спеціальні вихідні дні.

1.В меню Сервіс виберіть команду Змінити робочий час.

2.Встановимо 6-денний робочий тиждень з 8-годинним робочим днем з понеділка до п’ятниці (з 08:00 до 17:00, обід з 12:00 до 13:00) і 4-годинним – в суботу (з 08:00 до 12:00). Щоб змінити робочі дні з понеділка по п’ятницю, клікніть лівою кнопкою миші по позначці Пн вгорі календаря, а потім, утримуючи клавішу Shift, клацніть лівою клавішею миші по позначці Пт. В полях З: змініть встановлені за замовченням значення на 08:00 і 13:00, а в полях До: змініть значення на 12:00 та 17:00. Щоб зробити суботу робочим днем, клікніть лівою клавішею миші по позначці Сб вгорі календаря, встановіть перемикач на нестандартний робочий час. У верхньому полі З: змініть значення на 08:00, а у верхньому полі До: змініть значення на 12:00. Інші поля З: і До: очистіть за допомогою клавіші Delete.

3.Зробимо день 1 січня неробочим днем. Знаходячись в діалоговому вікні Зміна робочого часу, перемістіться на січень місяць за допомогою полоси прокрутки. Клікніть лівою клавішею миші на квадраті з цифрою 1 і встановіть перемикач неробочий час. Таким же чином зробіть 7 січня неробочим днем. Натисніть кнопку ОК.

4.Для коректного перетворення програмою MS Project тривалостей у відповідні часові інтервали, що використовуються в проекті, необхідно змінити значення деяких параметрів за замовчуванням. В меню Сервіс виберіть команду Параметри, у наступному діалоговому вікні перейдіть на вкладку Календар. В полі Годин в тиждень встановіть значення 44, а в полі Днів у місяці встановіть значення 24.

5.Слід відмітити, що зміни параметрів на вкладці Календар не впливає на ні на календар проекта, ні на календарі робочого часу ресурсів. Але значення параметрів Час початку за замовченням та Час закінчення за замовченням

впливають на округлення відрізків часу на діаграмі Ганта. Тому в полі Час початку за замовченням встановіть значення 08:00, а в полі Час закінчення за замовченням встановіть значення 17:00. Натисніть кнопку ОК.

4. Інші параметри проекта

Розглянуті нижче параметри проекту не слід змінювати при виконанні даної лабораторної роботи. Дані параметри розглянуті з метою ознайомлення з термінологією та можливостями MS Project.

1.В меню Сервіс виберіть команду Параметри, у наступному діалоговому вікні перейдіть на вкладку Вид.

2.За допомогою списка Формат дати можна вибрати формат відображення дат.

3.В полі Символ валюти можна замінити символ валюти, що використовується за замовчуванням.

4.Перейдіть на вкладку Розрахунок. Перемикач Режим розрахунку дозволяє задати, чи має проект перераховуватись автоматично після внесення змін чи вручну по команді Розрахувати. Режими розрахунку:

- Автоматичний. Задається, що проект автоматично перераховується кожен раз при зміні даних проекту. Це більш зручний варіант, проте, в досить великих проектах перерахунок після кожної зміни може знизити швидкість роботи MS Project. Даний варіант встановлений за замовченням.

- Ручний. Задається, що проект перераховується лише по команді користувача. Щоб виконати перерахунок, потрібно вернутись до даного діалогового вікна і натиснути кнопку Розрахувати. Можна також натиснути кнопку F9, щоб перерахувати всі відкриті проекти, або сполучення клавіш SHIFT+F9, щоб перерахувати активний проект. Після внесення змін, які потребують перерахунку, у стрічці стану з’явиться напис Потребує перерахунку.

5.Перейдіть на вкладку Планування. В полі Нові задачі можна вказати дату початку за замовчуванням для задач, що додаються в поточний проект. Варіант починаються в день початку проекта встановлений за замовчуванням. Його слід вибрати, щоб використовувати для нових задач дату початку проекта, яка задана у вікні Відомості проекта. Для таких задач MS Project встановлює обмеження «Якомога раніше». Якщо вибрано параметр починаються в цей день, то для нових задач встановлюється обмеження «Початок не раніше» (ПНР) на основі поточної дати.

При плануванні проекта від дати закінчення використовують параметр

закінчуються в день закінчення проекта і встановлюється обмеження

«Якомога пізніше». Якщо планування проекта виконується від дати закінчення, то при виборі параметра починаються в цей день для нових задач встановлюється обмеження «Початок не пізніше» (ПНП) на основі поточної дати.

6.Тепер розберемось, що означають в MS Project поняття «тривалість», «затрати праці» і «тип задачі». Тривалість – це загальний проміжок активного робочого часу, необхідний для виконання задачі, тобто проміжок робочого часу

від початку до закінчення задачі відповідно до календаря проекта і ресурсів. Ресурси – це виконавці, обладнання і матеріали, які використовуються для виконання задач в проекті. Поняття затрати праці поділяється на декілька видів:

-для задач – загальний об’єм роботи, який необхідно виконати для завершення задачі;

-для призначень – об’єм роботи, що назначена ресурсу для виконання конкретної задачі;

-для ресурсів – загальний об’єм роботи, назначений ресурсу для виконання всіх задач.

Величину затрат праці слід відрізняти від тривалості задачі. Наприклад, ресурсу може бути потрібно 32 години затрат праці на виконання задачі, хоча тривалість задачі при цьому може складати лише 2 дні. В цьому випадку задачі необхідно буде назначити більше одного ресурса. Дві людини, працюючи над задачею 8 годин в день, виконають її за 2 дні.

7.Поле Тривалість вводиться в необхідне для вибору одиниць часу (хвилини, години, дні, тижні або місяці) для використання за замовчуванням в полі «Тривалість». За замовчуванням даний параметр має значення в днях.

8.Поле Затрати праці вводяться в необхідне для вибору одиниці часу (хвилини, години, дні, неділі чи місяці) для використання за замовчуванням в полі «Затрати праці» поточного проекта. За замовчуванням даний параметр має значення в годинах.

9.Поле Тип задачі за замовчуванням необхідне для вибору типу задачі за замовчуванням для нових задач. Тип задачі визначає порядок перерахунку трьох пов’язаних полів («Затрати праці», «Тривалість» та «Одиниці») в MS Project при зміні одного з них. Розрахунок виконується за формулою: Тривалість

хОдиниці = Затрати праці.

Одиниці – це загальна кількість ресурсу, виділеного задачі. Максимальна кількість представляє максимальне число одиниць, доступних для ресурсу. Наприклад, якщо працює три працівника, то максимальна кількість одиниць складає 300 процентів.

Для виконання задач може бути потрібен фіксований час («Фіксована тривалість»), фіксовані одиниці («Фіксований об’єм ресурсів») або об’єм робіт («Фіксовані затрати праці»). За замовченням використовується значення

Фіксований об’єм ресурсів

Таким чином у MS Project використовують наступні типи задач:

- Задача з фіксованою тривалістю – задача, тривалість якої залишається постійною; на тривалість не впливають будь-які зміни затрат праці або назначених одиниць (ресурсів). Для задач з фіксованою тривалістю передбачені наступні умови: про зміні одиниць або тривалості програма MS Project перераховує затрати праці, а при зміні затрат праці вона перераховує одиниці.

-Задача з фіксованим об’ємом ресурсів – задача, в якій назначені одиниці (ресурси) залишаються постійними; зміни затрат праці або тривалості не впливають на одиниці задачі. Для задач з фіксованим об’ємом ресурсів передбачені наступні умови: про зміні одиниць або затрат праці програма MS Project перераховує тривалість, а при зміні тривалості вона перераховує затрати праці.

-Задача з фіксованими затратами праці – задача, в якій об’єм затрат праці залишається постійним; будь-які зміни тривалості задачі або назначених одиниць (ресурсів) не впливає на затрати праці по задачі. Для задач з фіксованими затратами праці передбачені наступні умови: при зміні одиниць або кількості затрат праці програма MS Project перераховує тривалість, а при зміні тривалості вона перераховує одиниці.

10. Закрийте вікно Параметри.

11.Збережіть створений Вами файл Office_building.mpp.

5.Контрольні питання і завдання.

1.Продемонструйте, як задати дату закінчення проекта.

2.Продемонструйте, як відредагувати назву створеного Вами проекту.

3.Як встановити 5-денний робочий тиждень з 8-годинним робочим днем з вівторка по п’ятницю (з 08:30 до 17:30, обід з 12:30 до 13:30) і 4-годинним в суботу (з 08:30 до 12:30)?

4.Продемонструйте, як зробити будь-який день неробочим днем.

5.Продемонструйте, як встановити 36-годинний робочий тиждень і 20 робочих днів в місяць для коректного перетворення програмою MS Project тривалостей у відповідні часові інтервали, що використовуються в проекті.

6.Як задати формат дати дд.мм.рр?

7.Продемонструйте, як в якості символа валюти використати символ €

(євро).

8.Як задати ручний перерахунок проекта?

9.Що таке тривалість задачі в MS Project?

10.Що таке ресурси в MS Project?

11.Що таке затрати праці для задачі в MS Project? У яких одиницях вони виміряються?

12.Які типи задач використовуються в MS Project?