04_пример проекта_2

Кроме того, процессы продажи и маркетинга, закупки сырья, производства и отгрузки товара также состоят из нескольких этапов.

Процесс продажи и маркетинга состоит в организации рекламных кампаний для привлечения новых заказчиков, а также заключении договоров на поставку продукции в точки продажи.

Декомпозиция процесса представлена на рис.3.

Рис.3. Декомпозиция процесса продажи и маркетинга

Закупка сырья происходит следующим образом: на основании спецификации продукции, остатке сырья и заключенном договоре о поставке,

рассчитывается количество необходимого сырья для закупки и составляется требование на склад, после чего в зависимости от объема запрашиваемого сырья заказывается транспорт на доставку.

Декомпозиция процесса представлена на рис.4.

11

Рис.4. Декомпозиция процесса закупки сырья

Производство продукции осуществляется персоналом производственного отдела по определенным правилам и нормам, после чего продукция отправляется в места хранения до момента отгрузки.

Декомпозиция процесса представлена на рис.5.

Рис.5. Декомпозиция процесса производства

12

Отгрузка товара осуществляется в соответствие с накладной на передачу готовой продукции, которая составляется после доставки готовой продукции в место хранения.

Декомпозиция процесса представлена на рис.6.

Рис.6. Декомпозиция процесса отгрузки товаров

По объему транспортируемой продукции определяется количество перевозимого груза в определенную дату транспортировки, после чего заказывается машина для транспортировки, и составляется расходная-накладная о передаче продукции заказчику.

13

1.3 Проблемы производственной деятельности

Анализ складской и логистической деятельности хлебозавода позволил выявить следующие проблемы на предприятии:

1.Неудовлетворительное функционирование предприятия.

Наиболее распространенной причиной необходимости разработки АС являются неудачи в попытке снижения роста издержек, повышения производительности, расширения внутренних и внешних рынков или в привлечении новых финансовых ресурсов.

2. Перегрузка высшего руководства.

Невозможность должным образом отслеживать работу сотрудников приводит к понижению осведомленности руководства о проблемах предприятия

иих своевременному устранению.

3.Отсутствие ориентации на перспективу.

Будущее развитие предприятия требует со стороны высших руководителей большего внимания стратегическим задачам. В то же время до сих пор многие руководители продолжают уделять основное время оперативным вопросам, что приводит к простою развития и внедрения текущих тенденций. Руководитель должен осознавать, что его обязанность заключается в том, чтобы обеспечить предприятию эффективное функционирование и возможность дальнейшего развития.

4. Рост масштаба деятельности Увеличение объема разрабатываемой продукции, привлечение новых

сотрудников и расширение клиентской базы усложняет возможность отслеживать изменения с помощью бумажных отчетов.

5.Трудоемкий сбор и корректировка данных.

14

В следствие отсутствия единой базы, в которой могут работать несколько пользователей одновременно, в процессе работы становится сложно контролировать поступающие заявки на поставку, а также следить за количеством необходимого сырья на производстве.

6. Трудоемкие расчеты для списания сырья, ручное распределение затрат на продукцию.

Сотрудникам приходится вручную рассчитывать затраты на продукцию для следующей закупки сырья.

7.Длительная обратная связь на участках «заказ-производство».

Из-за отсутствия системы, в которой можно было бы хранить договоры о поставках и все накладные, работникам приходится каждый раз проверять подлинность данных в накладных с архивными данными договоров.

8.Повышенная вероятность ошибок в документации.

При существующем порядке работы велика вероятность совершить ошибку при написании. Это обусловлено тем, что при заполнении накладных и отчетов не осуществляется проверка заполненных данных.

9.Рутинная и ручная работа.

Сотрудникам приходится постоянно готовить одинаковые по форме отчеты и накладные, которые могли бы быть сформированы автоматически по запросу из системы.

1.4 Формирование цели и задач проекта

Анализ показывает, что целью настоящей работы является улучшение функционирования Хлебозавода №22, повышение эффективности управления, улучшение системы безопасности, а также сокращение времени на подготовку документов и отчетов за счет внедрения автоматизированной торгово-складской и логистической системы.

15

Для достижения цели поставим следующие задачи:

1)проведение анализа предметной области Хлебозавода №22, изучение процесса работы торгово-складской и логистической деятельности и разработка соответствующей концепции будущей системы;

2)выявление проблем, возникающих в результате неэффективного управления и их решение с помощью проектируемой системы;

3)разработка схемы движения информационных, материальных и финансовых потоков, отображающей в наглядной форме представление торгово-складской и логистической деятельности;

4)анализ организационной структуры предприятия с целью определения функций автоматизированных рабочих мест;

5)определение автоматизированных рабочих мест предприятия,

выявление ролей и порядка взаимодействия с проектируемой системой;

6)разработка логической и даталогической модели базы данных (БД);

7)реализация БД на выбранной СУБД, а также представление кода необходимых объектов на языке SQL с запросами.

16

2. Разработка концепции автоматизации Хлебозавода №22

2.1 Разработка схемы движения информационных, материальных и

финансовых потоков

Проблемы будем решать изменениями в организации процесса. На первом этапе кратко определим шаги решения проблем:

1. Неудовлетворительное функционирование предприятия.

Разработка АС позволит нормализовать и оптимизировать работу предприятия за счет того, что данные будут храниться в общей базе.

2. Перегрузка высшего руководства.

Необходимо предоставить руководству доступ к просмотру работы сотрудников.

3. Отсутствие ориентации на перспективу.

Создание АС станет большим шагом вперед для развития предприятия.

Возможность формировать отчеты позволит забыть о рутинных операциях и сфокусироваться на дальнейшем развитии.

4.Рост масштаба деятельности.

Вразрабатываемой АС необходимо предусмотреть возможность увеличение объема разрабатываемой продукции, появления новых сотрудников

ирасширение клиентской базы.

5.Трудоемкий сбор и корректировка данных.

Для решения данной проблемы требуется создать систему, в которой будет храниться вся информация о торгово-складской и логистической деятельности хлебозавода.

6. Трудоемкие расчеты для списания сырья, ручное распределение затрат на продукцию.

Необходимо обеспечить возможность логистам составлять отчеты и накладные на закупку сырья.

7. Длительная обратная связь на участках «заказ-производство».

Каждый участник процесса должен иметь доступ к таблицам и данным, с

которыми он работает.

17

8. Повышенная вероятность ошибок в документации.

Для уменьшения ошибок за счет человеческого фактора необходимо вносимые данные сопоставлять с уже имеющимися и при возникновении коллизии оповещать об этом пользователя.

9. Рутинная и ручная работа.

Автоматизация ручных операций позволит значительно сократить время выполнения различных процессов.

С учетом предложенного решения вышеуказанных проблем порядок управления производственной деятельностью будет выглядеть следующим образом.

Данное описание представлено на рис.7.

Рис.7. Декомпозиция процесса торгово-складской и логистической деятельности

Данная модель необходима для оценки последствий внедрения АС и анализа альтернативных (лучших) путей выполнения работы и документирования того, как предприятие будет функционировать в будущем.

18

2.2 Организационная структура предприятия

Организационная структура управления оказывает огромное влияние на все стороны работы предприятия. В частности, структура определяет эффективность сотрудничества подразделений, эффективность контроля их деятельности, гибкость, адаптивность предприятия к изменяющимся внешним условиям. Структура управления представляет собой фундамент организации, в котором изначально закладываются способности предприятия к саморазвитию.

Основными характеристиками организационной структуры является разделение на отделы (отделения, секторы и т.д.), а также подотчетность и подчиненность.

Устанавливаемые связи могут носить линейный или функциональный характер.

Линейные связи отражают движение управленческих решений и информации между так называемыми руководителями, т.е. лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений.

Функциональные связи, их часто называют штабными, имеют место по линии движения информации между отдельными частями организации.

В рамках структуры организации протекают различные процессы (управления, производства и пр.), между участниками которых распределяются соответствующие задачи и функции. С этих позиций структуру организации можно рассматривать как форму распределения различных видов деятельности между ее компонентами и координации деятельности этих компонентов, направленной на достижение целей организации.

Между подразделениями управления предприятия существует взаимосвязь. Она выражается в последовательном выполнении операций управления, планово-экономической работы, оформления документации.

Организационная структура Хлебозавода №22 представлена на рис.8.

19

Рис.8. Организационная структура Хлебозавода №22

Во главе всего хлебозавода стоит директор. Он решает все вопросы деятельности завода, несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность хлебозавода, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества предприятия. Выдает доверенности, открывает в банках счета, пользуется правом распоряжения средствами.

В подчинении директора находятся руководители всех отделов.

Главный бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, учет издержек производства и обращения, выполнение работ,

атакже финансовых, расчетных и кредитных операций.

Вподчинении у главного бухгалтера находятся бухгалтера (вместе составляют отдел бухгалтерии). Они выполняют работу по различным участкам бухгалтерского учета (учет основных средств, затрат на производство, реализации продукции, расчеты с поставщиками и заказчиками). Осуществляют прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам учета, и подготавливает их к счетной обработке. Отражает в бухгалтерском учете операции, связанные с движением денежных средств.

20