Хронофаги

Хронофаги или поглотители времени – это бесполезные занятия, которые отнимают необходимое время, отвлекают от важных дел. Одной из функций тайм-менеджмента является выяснение сути и уменьшение влияния таких факторов.

К одушевленным хронофагам относятся занятия, где время потрачено на бесполезное общение с людьми. Болтовня, пустые разговоры, ведущиеся от скуки и безделья. Неодушевленные хронофаги — это бесполезные занятия. Речь идет о компьютерных играх, сериалах, веб-серфинге, просмотре видео в Тик-Ток и на Ютубе, список можно расширить. Обратите внимание, что речь идет о занятиях, отнимающих много времени от рабочих проектов. Отдых тоже нужен каждому и он вполне может быть организован в интернет-среде.

К контролируемым пожирателям времени, которые подвластны людям, относятся, например, поиск информации, процесс сбора на работу, прослушивание музыки и другое. Здесь вы имеет возможность самостоятельно определять количество времени, которое хотите потратить на эти действия. К неконтролируемым пожирателям времени в полной мере относятся опоздания других людей и срывы встреч без предупреждения. К ним также можно отнести нахождение в пробках и очередях. 

Инструмент, который поможет Вам в структурировании своей занятости, носит название «матрица Эйзенхауэра». В этой матрице все дела разделены на 4 сегмента в зависимости от их срочности и важности.

Автоматизация работы

При оптимизации своего времени пользуйтесь помощниками – любыми возможностями автоматизировать рутинную работы. К ним относятся функции автоматического набора номера, быстрые номера, приложения, напоминалки, отписка от рекламной корреспонденции и т.д. Освойте навыки скорочтения и слепой печати. Делегируйте то, что могут сделать ваши подчиненные, и разделяйте обязанности с коллегами.

Правило traf

Рассмотрим правило TRAF, которое позволит ее реализовать. Первые буквы аббревиатуры указывают на 4 возможных действия, которые необходимо сделать для поддержания порядка на столе, как на физическом, так и на цифровом. Все файлы и документы должны быть рассортированы всего 4 способами – выбросить, передать, взять в работу или отправить в архив.

Выбрасывайте все, что можно, чтобы не увязнуть в бумагах, письмах и документах. Особенно это касается буклетов, рекламных проспектов и коммерческих предложений. Старайтесь делегировать все, что можно, чтобы оставить больше времени для решения задач, которые под силу только вам. Для дел со словом "работать" заведите отдельные папки, где будут храниться все документы, по которым вам предстоит принимать решения в обозримом будущем. Складывая их в папку, вы уже принимаете решение и избавляетесь от них.

Последняя составляющая правила, "в архив", касается тех бумаг и документов, которые вам могут понадобиться в будущем. Отправляйте в архив только то, что необходимо. Все черновые версии документов должны быть стерты. Так как через несколько месяцев вы уже не вспомните содержательные особенности каждого документа.

Мотивация в тайм-менеджменте

Мотивация представляет собой динамический психофизиологический процесс, который управляет поведением человека и определяет его организованность, направленность, устойчивость и активность. В некотором смысле мотивация представляет собой совокупность мотивов.

А мотив – это побуждение к деятельности, удовлетворяющей потребности и желания личности.