ЛР4

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 4

«ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ. ПОДГОТОВКА К СОСТАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

Цель – изучить порядок составления и оформления бланков документов.

Задачи:

исследовать нормативные требования, регламентирующие оформление бланков документов;

рассмотреть классификацию и виды бланков в соответствии с требованиями, изложенными в нормативных документах;

научиться оформлять бланки документов в соответствии с требованиями, изложенными в нормативных документах

Задание 1. Изучите ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ответьте на вопросы.

1.Дайте полное название ГОСТа. Когда ГОСТ Р 7.0.97-2016 был введен в

действие?

ГОСТ Р 7.0.97-2016: "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления". Он был введен в действие с 1 июля 2018 года.

2.Назовите область распространения стандарта.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД), класс 0200000.

3. Что устанавливает данный стандарт?

Данный стандарт устанавливает состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.

4. Что такое формуляр документа?

Это совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

5. Что такое реквизит?

Это элемент оформления документа.

6. Какие поля должны быть у бланков?

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

7. Какие схемы расположения реквизитов используются на бланках?

Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 посередине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12

впределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

-центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

-флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

8. Какие реквизиты названы неверно? Рядом напишите правильное название реквизита.

Задание 2. Заполните таблицу, обозначив реквизиты, обязательно входящие в состав бланка «+», знаком, реквизиты, которые могут присутствовать в составе бланка знаком «++», а реквизиты, для которых обозначаются отметки (трафаретные части), знаком — «+++».

Задание 3. Назовите реквизиты и определите вид бланка

3.1

Росархив

Федеральное бюджетное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела"

(ВНИИДАД)

Москва

3.2

Росархив Федеральное бюджетное учреждение

"Всероссийский научноисследовательский институт

документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Тел./факс: (495) 718-78-74; e-mail:mail@vniidad.ru; http://www.vniidad.ru

ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795;

ИНН/КПП 7708033140/771001001

________________ N _____________

На N ___________ от _____________

№3.1 - Общий бланк (Реквизиты - наименование организации, место составления, отметки для проставления даты и номера документа)

№3.2 - Бланк письма (Реквизиты - наименование организации, справочные данные об организации, а также ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ)

Задание 4. Составьте бланк для письма на отдельном листе формата А4.

ОАО «Диалог» (компьютеры и компьютерные сети). Россия, 454000, Челябинск, Университетская наб., 23. Тел.: (351) 297-99-46.

Факс (351) 297-53-62. ОКПО 55110077, ОГРН 8631270472136, ИНН/КПП 5890992745/782544016

Открытое Акционерное Общество «ДИАЛОГ»

Ул. Университетская наб., д. 23, Челябинск, 454000, Тел.: (351) 297-99-46

Факс: (351) 297-53-62 ОКПО 55110077, ОГРН 8631270472136

ИНН/КПП 5890992745/782544016

________________ N _____________

На N ___________ от _____________

Задание 5. Найдите ошибки в оформлении бланка.

5.1

ОАО «ЮЖУРАЛКОНДИТЕР»

454087, Челябинск, Ул. Дарвина, 38. Тел.: (351) 263-11-17 ПИСЬМО

№ __________ от ____________

На № _______ от ____________

Ошибки:

1.Эмблема и наименование должны быть слева;

2.Выравнивание не по центру;

3.Не должно быть наименования вида документа. Переделанный бланк:

ОАО «ЮЖУРАЛКОНДИТЕР»

454087, г. Челябинск, Ул. Дарвина, 38.

Тел.: (351) 263-11-17 ПИСЬМО

№ __________ от

____________

На № _______ от

____________

5.2

Учебно-производственное Объединение «Электрон»

620012, Екатеринбург, ул. Энергетиков, д. 7 Тел. 187-06-09 Справка

12.1.08.№ 27

Ошибки:

1.Выравнивание не по центру;

2.Для даты и номера документа должны быть отметки для проставления;

3.Для бланка конкретного вида документа место составления или издания документа

проставляется под датой и номером. Переделанный бланк:

Учебно-производственное Объединение «Электрон»

ул. Энергетиков, д. 7, г. Екатеринбург, 620012 Тел. 187-06-09 СПРАВКА

5.3

Главное управление образования и науки Профессиональное училище № 75

Ошибки:

1.Выравнивание не по центру;

2.Для даты и номера документа должны быть отметки для проставления;

3.Не должно быть наименования вида документа;

Переделанный бланк:

Главное управление образования и науки

Профессиональное училище № 75

Университетская наб., д. 23, г. Челябинск, 454000 Тел.: (333) 299-99-49.

ИНН/КПП 2464213270/ 246501001

№ __________ от

____________

Задание 6. В соответствии с указанными ниже данными оформите два вида бланков (общий, делового (служебного) письма) для организаций, в случае необходимости добавьте недостающую информацию.

Бланки оформить с применением элементов защиты постоянных реквизитов бланка от исправления и удаления и возможностью внесения дополнительных реквизитов для оформления документов (адресата, подпись, текст и т.д)

4.1.Публичное акционерное общество «АВТОМАГИСТРАЛЬ» имеет свой официальный логотип, зарегистрировано по адресу: г. Екатеринбург, ул. Космонавтов, д. 35, оф. 420, 620000, тел.: 8(343) 445–66–77, еmail: magistral@list.ru, ОГРН 1028700067328, ОКПО 33583661, ИНН/КПП 2464213270/ 246501001.

4.2.Дополнительный образовательный центр «Навигатор», созданный при высшем учебном заведении, зарегистрирован по адресу: Россия, 620000, г. Екатеринбург, проспект Ленина, д. 23. Тел.: (3431) 297–99–46. Факс: (343)297–53–62.

1:

Публичное акционерное общество «АВТОМАГИСТРАЛЬ»

ул. Космонавтов, г. Екатеринбург, д. 35, оф. 420, 620000

тел.: 8(343) 445–66–77

еmail: magistral@list.ru

ОКПО 33583661, ОГРН 1028700067328 ИНН/КПП 2464213270/246501001

2:

Дополнительный образовательный центр «Навигатор»

Пр. Ленина, д. 23, Екатеринбург, 620000 Тел.: (3431) 297–99–46 Факс: (343)297–53–62

ОКПО 02069208, ОГРН 1026604939855 ИНН/КПП 6660003190/667001001

Контрольные вопросы:

1. Какие этапы включает в себя подготовка документов?

Основные этапы составления документа включают подготовку и планирование, написание и редактирование. Первый этап, подготовка и планирование, включает определение основной цели документа и ориентирование на целевую аудиторию. Второй этап, написание, заключается в составлении содержания документа и его форматировании. И наконец, третий этап, редактирование, включает ревизию и правку написанного текста.

2. Чем определяется юридическая сила документов?

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.).

3. Укажите основные виды бланков документов.

Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

-общий бланк;

-бланк письма;

-бланк конкретного вида документа.

4.Какие способы расположения реквизитов на бланке вы знаете?

расположения реквизитов устанавливается

-центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

-флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

5.Выберите возможные варианты размеров кеглей в документах.

12-14

6. Какие реквизиты указываются в заголовочной части формуляра-образца.

Наименование вида документа, наименование организации, код организации.

7.Какие реквизиты указываются в содержательной части формуляра-образца в общем случае.

15-18, 28

8.Какие реквизиты указываются в оформляющей части формуляра-образца в общем случае.

19-27,30

9. Какие реквизиты входят в состав обязательных в формуляре-образце?

Наименование организации - автора документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту документа, текст документа, подпись.

10. Укажите размер отступа от левого поля при печати заголовка текста документа?

1,25 см