ЛР2
.pdfМинистерство науки и высшего образования Российской Федерации
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«ОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Кафедра «Комплексная защиты информации»
Практическая работа по дисциплине «Делопроизводство и режим секретности»
ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ. СПОСОБЫ И СРЕДСТВА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
Выполнили: Студенты 3-го курса гр. КЗИ-212 Матуся Е.Д. Любицкая А.В. Приняла: Виноградова Т.Н.
Омск 2023
Цель работы: Изучить сущность документирования. Способы и средства документирования. Функции документов.
Задание 1. С помощью ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" найти и выписать определения следующих видов документов: письменный документ, текстовой документ,
изобразительный документ, фотодокумент, аудиовизуальный документ, видеодокумент кинодокумент, фонодокумент.
Таблица 1. Виды документов
№ |
Вид документа |
Содержание |
Материальный |
Пример |
п/п |
|
информации |
носитель |
документа |
1 |
письменный |
Документ, |
бумага, |
письмо, записка, |
|
документ |
информация |
пергамент, |
договор |
|
|
которого |
пластиковая |
|
|
|
зафиксирована |
карточка |
|
|
|
знаками |
|
|
|
|
письменности. |
|
|
2 |
текстовой |
Содержащий |
жесткий диск, |
электронная |
|
документ |
речевую |
флеш- |
книга, статья |
|
|
информацию, |
накопитель, |
|
|
|
зафиксированную |
дискета |
|
|
|
любым типом |
|
|
|
|
письма или любой |
|
|
|
|
системой |
|
|
|
|
звукозаписи. |
|
|
3 |
изобразительный |
Документ, |
нарисован или |
Черчеж, постер |
|
документ |
воспроизводящий |
напечатан на |
|
|
|
внешний вид и/или |
бумаге, холсте, |
|
|
|
внутреннюю |
картоне |
|
|
|
структуру какого- |
|
|
|
|
либо объекта. |
|
|
4 |
фотодокумент |
Изобразительный |
фотобумага или |
фото на |
|
|
документ, |
сохранен на |
документы |
|
|
созданный |
цифровой |
|
|
|
фотографическим |
камере, флеш- |
|
|
|
или электронным |
накопитель или |
|
|
|
(цифровым) |
жестком диске. |
|
|
|
способом, |
|
|
|
|
фиксирующий |
|
|
|
|
информацию в |
|
|
|
|
виде отдельных |
|
|
|
|
изображений - |
|
|
|
|
статичных образов. |
|
|
5 |
аудиовизуальный |
Документ, |
видеокассете, |
Научная |
|
документ |
содержащий |
диске или |
презентация с |
|
|
изобразительную |
представлен в |
аудио и видео |
|
|
и/или звуковую |
виде файлов на |
|
|
|
информацию. |
цифровом |
|
|
|
|
носителе. |
|
6 |
видеодокумент |
Аудиовизуальный |
видеокассете, |
Видеовыступление |
|
|
документ, |
DVD, Blu-Ray, |
президента |
|
|
созданный |
флеш- |
|
|
|
способом |
накопители или |
|
|
|
видеозаписи, |
храниться в |
|
|
|
фиксирующим |
цифровом |
|
|
|
информацию в |
формате |
|
|
|
виде |
|
|
|
|
последовательно |
|
|
|
|
расположенных |
|
|
|
|
изображений - |
|
|
|
|
динамичных |
|
|
|
|
образов. |
|
|
7 |
кинодокумент |
Изобразительный |
пленке, Blu-Ray |
Документальный |
|
|
или |
или DVD диске, |
фильм |
|
|
аудиовизуальный |
а также |
|
|
|
документ, |
цифровом |
|
|
|
созданный |
носителе. |
|
|
|
фотографическим |
|
|
|
|
или электронным |
|
|
|
|
(цифровым) |
|
|
|
|
способом, |
|
|
|
|
фиксирующий |
|
|
|
|
информацию в |
|
|
|
|
виде |
|
|
|
|
последовательно |
|
|
|
|
расположенных |
|
|
|
|
изображений - |
|
|
|
|
динамичных |
|
|
|
|
образов. |
|
|
8 |
фонодокумент |
Аудиовизуальный |
фотобумаге или |
фотокарточка для |
|
|
документ, |
находиться в |
удостоверения |
|
|
содержащий |
цифровом |
личности |
|
|
звуковую |
формате на |
|
|
|
информацию, |
флеш- |
|
|
|
зафиксированную |
накопителе, |
|
|
|
любой системой |
жестком диске |
|
|
|
звукозаписи. |
или другом |
|
|
|
|
устройстве |
|
|
|
|
хранения |
|
|
|
|
данных. |
|
Задание 2. Для документов, приведенных в таблице 1, определите все функции, которыми данные документы обладают. Определите одну функцию каждого документа, которая играет в данный момент доминирующую роль. Результаты оформите в виде таблицы по каждому виду документа.
Таблица 2 Функции документа
№ п/п |
Наименование вида |
Функции документа |
Преобладающая |
|
документа |
|
функция в |
|
|
|
оперативной среде |
1 |
Письменный |
Сохранение |
Коммуникативная |
|
|
информации. |
|
|
|
Коммуникация. |
|
|
|
Хранение записей. |
|
|
|
Согласование |
|
|
|
договорных условий. |
|
|
|
Подписание |
|
|
|
соглашений. |
|
2 |
Текстовой |
Создание, |
Управленческая |
|
|
редактирование текста. |
|
|
|
Сохранение и передача |
|
|
|
информации. |
|
|
|
Отображение |
|
|
|
содержания и структуры |
|
|
|
текста. |
|
|
|
Упрощение поиска и |
|
|
|
индексации |
|
|
|
информации. |
|
3 |
Изобразительный |
Визуальное |
Культурная |
|
|
представление и |
|
|
|
передача информации. |
|
|
|
Выражение творческого |
|
|
|
потенциала и идей. |
|
|
|
Коммуникация через |
|
|
|
изображения. |
|
4 |
Фотодокумент |
Запись и сохранение |
Правовая |
|
|
момента времени и |
|
|
|
событий. |
|
|
|
Зафиксирование |
|
|
|
визуальной |
|
|
|
информации. |
|
|
|
Визуальная |
|
|
|
коммуникация и |
|
|
|
передача эмоций. |
|
|
|
Документирование |
|
|
|
фактов и доказательств. |
|
5 |
Аудиовизуальный документ |
Запись и |
Информационная |
|
|
воспроизведение звука и |
|
|
|
видео. |
|
|
|
Передача информации |
|
|
|
на разных уровнях |
|
|
|
(зрительный, слуховой). |
|
|
|
Создание эффектов, |
|
|
|
сопровождающих видео. |
|
|
|
Комбинирование аудио- |
|
|
|
и видеоматериалов для |
|
|
|
создания общего |
|
|
|
впечатления. |
|
6 |
Видеодокумент |
Визуальное |
Познавательная |
|
|
представление и |
|
|
|
передача информации. |
|
|
|
Различные формы |
|
|
|
развлечения и |
|
|
|
образования. |
|
|
|
Рассказ и передача |
|
|
|
истории или сообщения. |
|
|
|
Документирование и |
|
|
|
сохранение важных |
|
|
|
событий и моментов. |
|
7 |
Кинодокумент |
Создание и |
Гедоническая |
|
|
демонстрация фильмов. |
|
|
|
Передача различных |
|
|
|
видов информации |
|
|
|
(сюжет, эмоции, |
|
|
|
звуковые и визуальные |
|
|
|
эффекты). |
|
|
|
Предоставление |
|
|
|
развлекательной и |
|
|
|
культурной активности. |
|
|
|
Использование как |
|
|
|
средство массового |
|
|
|
информирования и |
|
|
|
коммуникации. |
|
8 |
Фонодокумент |
Запись и сохранение |
Управленческая |
|
|
момента времени и |
|
|
|
событий. |
|
|
|
Декоративное |
|
|
|
использование |
|
|
|
фотографий. |
|
Задание 3. Ответьте письменно на контрольные вопросы.
Контрольные вопросы:
1. Что такое документирование?
Документирование - это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
2. Назовите способы документирования.
Выделяются четыре основных способа документирования, с которыми также тесно связаны методы и средства документирования (системы документирования):
текстовое документирование,
техническое документирование,
кинофотофонодокументирование
электронное документирование
3.Перечислите средства документирования.
Средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.
4. Назовите основные функции документа.
Основная функция документа – зафиксировать информацию так, чтобы в дальнейшем ее можно было обрабатывать, хранить, передавать и использовать.