ЛР1

Тема 1. Требования основных нормативно-правовых документов по защите информации при документировании. Свойства информации и документа. Отличительные свойства документа. Функции документа.

Цель работы:– анализ развития понятий "информация" и "документ", определение функций документов; изучение различных способов запечатления информации.

В результате выполнения заданий студенты должны:

●иметь представление о взаимосвязи понятий "информация" и "документ", развитии понятия "документ", способов документирования и их связи с материальными носителями информации;

●знать функции документа, способы запечатления информации, этапы развития текстового документирования;

●уметь определять функции конкретного документа.

Задание 1. Изучить представленный перечень нормативно-правовых актов (НПА) по делопроизводству в Российской Федерации. Ознакомиться с документами и установить основную сферу регулирования данного НПА в соответствии с указанными направлениями.

Таблица 1. Нормативно-правовая и нормативно-методическая база в сфере управления документами

Задание 2. Используя ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" выпишите и изучите термины: документ,

делопроизводство, электронный документооборот, служба делопроизводства, документированная информация, официальный документ

Документ – это результат документированной информации или зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими еѐ идентифицировать.

Делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Электронный документооборот – это документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Служба делопроизводства – это структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

Документированная информация – это структурированная информация, зафиксированная на носителе.

Официальный документ – это документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Схема взаимосвязи понятий:

Рисунок 1. Схема

Задание 3.

Выберите из правой колонки определения, относящиеся к терминам в левой колонке, соответственно пронумеровав их.

Задание 4. Внимательно посмотрите видеоурок № 1 и № 2. По результатам просмотра ответьте на вопрос – Роль документации в деятельности организации. Свой ответ оформите в виде вывода в конце работы.

Ответить письменно на контрольные вопросы:

1.Что такое документ? Ответ:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими еѐ идентифицировать.

2.Какое значение имеют документы?

Ответ:

Значение документа заключается в том, что он служит основанием для принятия решений, а также ориентиром для действий и манипуляций с информацией. Кроме того, значения документа заключается в удобстве доступа и хранения информации. Например, договоры и соглашения хранятся в определенном месте и регулируют отношения между сторонами.

3.Какие виды документов вы знаете? Ответ:

Если будет неправильно выбран вид документа для документирования того или иного процесса, то документ не будет иметь юридическую силу. Виды документов: приказы, организационные документы, внутренние информационные справочники, письма, акты.

4.Какие документы вам известны из повседневной жизни?

Ответ:

Официальный документ, личного происхождения, письменный документ, рукописный документ, документы ФСТЭК (постановления, федеральные законы, указы, постановления и др.)

5. Что понимается под официальным документом? Кто является автором официального документа?

Ответ:

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

6. Приведите примеры юридических, служебных и процессуальных документов. Определены ли требования к их оформлению?

Ответ:

Примеры служебных документов: приказ, штатное расписание, служебное письмо, акт, устав, распоряжение, положение о структурном подразделении, протокол, постановление, служебная записка, должностная инструкция, решение, учредительный договор, указание, справка.

Примеры процессуальных документов: заявление, жалоба, форма. Пример юридических документов: договор Требования к оформлению к ним определены.

7. Что понимается под конфиденциальным и секретным делопроизводством?

Ответ:

Конфиденциальное делопроизводство следует определять, как деятельность, обеспечивающую документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

Секретное делопроизводство - это порядок составления учета, размножения, хранения, пересылки и уничтожения секретных документов. В понятие «секретный документ» входят текстовые и графические.