Лабораторная работа №1

Функции и режимы СУБД Access

Цель работы: изучить основные функции и режимы системы управления базами данных Microsoft Office Access 2007 и получить начальные навыки работы с этой СУБД.

Контрольный вопрос 1. Основные функции работы СУБД Access: 1. Организация данных: составление таблиц и управление ими 2. Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным: позволяет составлять запросы для связывания таблица и выборы, удовлетворяющей условиям 3. Добавление и изменение данных: использование форм для задавания подходящего представления данных 4. Представление данных: формирование отчетов на основе данных, хранящихся в таблицах

Основные режимы работы СУБД Access 1. Режим запуска: сжатие, преобразование, шифрование/дешифрование БД и некоторые другие операции 2. Режим конструктора: создание и модификация таблиц и запросов, формирование отчетов, разработка форм 3. Режим выполнения: вывод объектов БД, вызывание макросов, выполнение модулей Контрольный вопрос 2 Объекты каким типов могут входит в БД Access и для чего они предназначены 1. Таблицы : организация хранения данных в виде таблицы

2. Запросы: получение/изменение данных различными способами

3. Формы: для создания пользовательского интерфейса для приложения базы данных

4. Отчеты: представление данных для печати в требуемом формате Дополнительные объекты: 1. Макросы: автоматизация часто производимых операций 2. Модули: для выполнения действий, которые не могут быть реализованы макросами (это программы на язык VBA)

Контрольный вопрос 3: Каким способом можно сделать максимальным размер рабочей области окна базы данных? Скрыть область навигации

Рис. 1 Сокрытие области навигации

Контрольный вопрос 4

Рис. 2 Ответ на КВ 4

Контрольный вопрос 5

Рис. 3 Ответ на КВ 5

Контрольный вопрос 6

Сколько баз данных могут быть открытыми одновременно при работе с одним приложением Access? Одна. При открытии еще одной закрывается предыдущая

Контрольный вопрос 7

Рис. 4 Ответ на КВ 7

Контрольный вопрос 8 Для чего предназначены индексы и как определить их наличие у таблицы? Индексы - это внутренние таблицы, ускоряющие поиск информации и построение таблицы, содержащей результаты запросов, а также сортирующие таблицу по значению ключевого поля. Если есть поля, допускающие индексацию, то тогда можно будет использовать индексы. Для проверки нужно для таблицы перейти в режим “Конструктор” и на панели управления нажать кнопку Индексы Контрольный вопрос 9 Как следует изменить запрос, показанный на рис. 16, чтобы в таблице результатов увидеть список товаров, поставки которых прекращены?

Рис. 5. Изменение выборки для "Список имеющихся товаров"

Рис. 6 Вывод таблица послед изменения запроса

Задание 2 База данных — это инструмент для сбора и упорядочения информации. Данные трудно понять в виде списка, и существуют ограниченные способы поиска или извлечения подмножества данных для проверки. После появления этих проблем рекомендуется перенести данные в базу данных, созданную системой управления базами данных (СУБД), например Access.

Компьютерная база данных — это хранилище объектов. В одной базе данных может быть больше одной таблицы. Если она не была специально разработана для использования данных или кода из другого источника, база данных Access хранит свои таблицы в одном файле вместе с другими объектами, такими как формы, отчеты, макросы и модули.

С помощью Access можно:

• добавлять новую информацию в базу данных, например новый артикул складских запасов;

• изменять информацию, уже находящуюся в базе, например перемещать артикул;

• удалять информацию, например если артикул был продан или утилизирован;

• упорядочивать и просматривать данные различными способами;

• обмениваться данными с другими людьми с помощью отчетов, сообщений электронной почты, внутренней сети или Интернета.

Таблица базы данных похожа на электронную таблицу — и там, и там информация расположена в строках и столбцах. Чтобы база данных была как можно более гибкой и чтобы в ней не появлялось излишней информации, данные должны быть структурированы в виде таблиц. Этот процесс называется нормализацией. Строки в таблице называются записями. Поля соответствуют столбцам в таблице. Еще один способ описать записи и поля — визуализировать библиотеку в старом стиле карта каталоге. Каждое карта в шкафу соответствует записи в базе данных. Каждая информация об отдельном карта (автор, заголовок и т. д.) соответствует полю в базе данных.

С помощью форм создается пользовательский интерфейс для ввода и редактирования данных. Они не обязательны, можно просто отредактировать таблицы, но большиство для удоства все равно пользуются формами. Формы также дают возможность контролировать взаимодействие пользователей с информацией базы данных. Например, можно создать форму, в которой отображаются только определенные поля и с помощью которой можно выполнять только ограниченное число операций. Таким образом обеспечивается защита и корректный ввод данных.

Отчеты используются для форматирования, сведения и показа данных. Отчет можно сформировать в любое время, и в нем всегда будет отображена текущая информация базы данных. Отчеты обычно форматируются таким образом, чтобы их можно было распечатать, но их также можно просматривать на экране, экспортировать в другие программы или вкладывать в сообщения электронной почты.

Запросы могут выполнять множество функций в базе данных. Одна из их основных функций — находить информацию в таблицах. Нужная информация обычно содержится в нескольких таблицах, но, если использовать запросы, ее можно просматривать в одной. Кроме того, запросы дают возможность фильтровать данные (для этого задаются критерии поиска), чтобы отображались только нужные записи. Запросы бывают двух основных типов: запросы на выборку и запросы действий. Запрос на выборку просто извлекает данные и делает их доступными для использования. Запрос на действие, как следует из названия, выполняет задачу с данными. Запросы действий можно использовать для создания новых таблиц, добавления данных в существующие таблицы, обновления данных или удаления данных.

Макросы в Access можно рассматривать как упрощенный язык программирования, который можно использовать для добавления функциональных возможностей в базу данных. Например, если к кнопке команды в форме добавить макрос, то он будет запускаться всякий раз при нажатии этой кнопки.