Разработка документации в приложении ms Excel
Состав шаблона «Табель групп.Xls»
Приложение MS Excel использовано для разработки шаблона книги, в которой производится ежемесячный подсчет зарплаты. Шаблон книги содержит:
лист пользовательского интерфейса, позволяющего облегчить выполнение всех команд при работе с АРМ – рабочий лист «Помощь»,
базу данных на всех преподавателей – рабочий лист «База_преп»,
Табель – образец,
Справочный лист,
Рабочий лист «Договора», в котором автоматически формируются все данные на преподавателей для заполнения договоров,
Рабочий лист «Итоговый табель», в который автоматически консолидируются данные по часовой загрузке преподавателей в течение всего месяца.
База данных (список) на всех преподавателей
В Базу данных заносятся следующие сведения о преподавателе:
Фамилия, Имя, Отчество. Поле ФИО - вычисляемое, используется для заполнения Табеля
Прописка
Дата рождения
Паспортные данные
Количество преподавателей не превышает 20-ти человек.
Разработка бланка Табеля
Бланк Табеля рассчитан на 31 день, в заголовках столбцов отображаются дни текущего месяца и соответствующие им дни недели.
Дни недели в
заголовке табеля вводятся по формуле:
Общий заголовок формируется автоматически, для этого разработана формула:
Реализовано
автоматическое зак
рашивание
столбцов
"Сб" и "Вс" при помощи условного
форматирования для ячеек B3:AF17. Пример
созданной
формулы представлен на .Рисунок 1.
Рисунок 1. - Условное форматирование
Дата начала и Дата конца договора формируется на основании ввода данных при помощи элементов управления, расположенных на листе "Помощь", который разработан для обеспечения пользовательского интерфейса, см.Рисунок 2.
Рисунок 2. - Ввод года и месяца
Дата начала Договора используется для оформления строки заголовка табеля.
Заполнение Табеля группы
Табель заполняется на каждую группу, поэтому заранее подготовлено восемь рабочих листов с названиями групп: Гр1 – Гр8.
Фамилии преподавателей в табель во избежание ошибок заполнения вводятся при помощи проверки вводимых значений: команда Данные/Проверка (См.Рисунок 3 ).
Рисунок 3. - Проверка вводимых значений
Аналогично фамилиям преподавателей таким же образом реализовано заполнение почасовой ставки – выбором из списка. Помимо фамилии преподавателя и почасовой ставки в табель вносятся отработанные ежедневно часы.
Общее количество часов и сумма заработной платы преподавателей в конкретной группе за текущий месяц формируются с помощью несложных формул.
Разработка Итогового Табеля
гр Данные из отдельных табелей сводятся в Итоговый табель при помощи инструмента Консолидация, сводящая в итоговый Табель диапазоны с расчетами.1 … гр.8 (См.Рисунок 4 ).
Рисунок 4. - Консолидация
Разработка объединенного Договора
На основании данных Итогового табеля и базы данных на преподавателей с помощью расчетных формул на рабочий лист «Договора» заносятся данные на каждого преподавателя, проводившего занятия в текущем месяце.
Данные о преподавателях формируются по формуле
Дата начала и конца Договора формируются по формуле:
Количество часов и общая сумма формируются по формуле:
Разработка Справочного листа
Справочный лист содержит все необходимые дополнительный данные позволяющие проводить расчет загрузки преподавателей. Размещение данных на рабочем листе представлено на Рисунок 5.
Рисунок 5. - Справочный лист
Разработка Интерфейса пользователя
С целью обеспечения неквалифицированному пользователю возможности эффективного использования разработанной задачи, создан пользовательский интерфейс, для разработки которого использованы элементы формы и осуществлена запись макросов с помощью макро-рекордера, выполнение которых производится при нажатии на соответствующие кнопки.
Лист пользовательского интерфейса "Помощь" представлен на Рисунок 6
Рисунок 6. - Просмотр базы данных