ЛЕКЦИЯ 5. Коммуникация в современной фирме

1.Сущность коммуникационного процесса

2.Модели коммуникации

3.Пути улучшения системы коммуникаций в современной фирме

1. Сущность коммуникационного процесса

Коммуникации и принятие решений относятся к связующим процессам, поскольку связывают функции планирования, организации, мотивации и контроля. Коммуникации – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организаций. Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщения. Руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75 – 95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности.

Коммуникации необходимы для эффективного управления, так как хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности.

Сложные формы коммуникации представляют собой множество прямых и непрямых путей доведения информации до тысяч или миллионов людей в виде сложных процессов. Независимо от сложности коммуникационного процесса его схема состоит из четырех элементов и проходит через шесть стадий (рисунок).

Первый элемент – источник – это человек или группа людей, формулирующие идею, мнение и т.п. и желающие передать их другому человеку или другим людям. Второй элемент – это само сообщение, которое передается от источника другому человеку или другим людям. Третий элемент – канал – это среда, через которую передается сообщение. Четвертый элемент – приемник – человек или группа людей, принимающие сообщения.

Первая стадия коммуникативного процесса – создание сообщения – осмысливание того, что источник хочет сообщить приемнику, осознание источником того, что сообщение будет понятно приемнику. Вторая стадия – кодирование – мнение, мысль, идея и т.п. выражаются в виде символов (их можно увидеть, услышать, ощутить), которые становятся выразителями смысла сообщения, должны быть понятны приемнику (слова, жесты, мимика, звуки, схемы, рисунки и т.п.). Третья стадия – передача – мнение, мысли, идея и т.п., закодированные с помощью символов в сообщение передается приемнику через воспроизведение символов: показом жестов, исполнение музыки, демонстрация фильма, рисунков и т.п.

Четвёртая стадия – прием – представляет собой получение сообщения приемником. Условия окружающей среды могут эффективно влиять на приём сообщения, а могут ему препятствовать. Важны правильность и точность приема сообщений, что зависит от того, на какое из чувств приемника (зрение, слух, ощущение, осязание, обоняние) эта информация оказывает наибольшее воздействие. Пятая стадия – расшифровка – подготовка информации, полученной приемником для восприятия её значения. Эффективность её зависит от знания приемником символов, с помощью которых она зашифрована. Для высокой эффективности расшифровки между источником и преемником должны быть постоянные прямые и обратные связи. Шестая стадия – восприятие – это конечный этап коммуникационного процесса.

Двусторонний обмен информацией хотя и протекает медленнее, но более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений. При этом, обратная связь повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам устранять помехи.

Существует целый ряд методов установления обратной связи: индивидуальные, коллективные и сбор информации из вторичных источников.

Индивидуальные методы обратной связи – это сбор данных путем проведения индивидуальных опросов. При этом используется:

Индивидуальное собеседование. Опросы сотрудников. Анкетирование.

Неформальные индивидуальные наблюдения. Формальные индивидуальные наблюдения.

Коллективные методы получения обратной связи позволяют получать информацию, которая может предоставляться как в письменной, так и в устной форме. К основным коллективным методам обратной связи относятся: Дельфийский метод.

Тематическое собеседование. Номинальный коллективный метод. Неформальный коллективный метод.

Источники помех, создающие преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном и невербальном оформлении), различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчинённым.

Выделяют несколько видов коммуникации.

По характеру аудитории:

-межличностная (индивидуализированная);

-специализированная (групповая);

-массовая.

По источнику сообщения:

-официальная (формальная);

-неформальная.

По каналу передачи:

-вербальная;

-невербальная.

Широкое распространение получила линейная модель, разработанная американским социологом Г. Лассуэллом и включающая 5 элементов:

1.Кто? (передаёт сообщение) – коммуникатор

2.Что? (передаётся) – сообщение

3.Как? (осуществляется передача) – канал

4.Кому? (направлено сообщение) – аудитория

5.С каким эффектом? – результат.

Вмодели Шеннона-Уивера коммуникация описывается как линейный односторонний процесс (рис. 6.2.2.1). Согласно его теории, компонентами коммуникации являются:

1.Источник. 2. Отправитель. 3. Сигнал. 4. Получатель. 5. Цель.

Главной задачей было снижение «шума» и максимальное облегчение обмена информацией. Преимущество данной схемы состоит в очевидности того, что сообщение, отправленное источником и сообщение, достигнутое реципиента, имеют неодинаковое значение. Неспособность участников коммуникации осознать, что посланное и полученное сообщение не всегда совпадают, является частой причиной затруднений коммуникационного обмена (эта мысль заложена в модели Шеннона- Уивера).

Модель Шеннона-Уивера расширена в модели ДеФлюера (рис. 6.2.2.2).

Циркулярная модель Шрама-Осгуда включает следующие основные элементы (рисунок 6.2.2.3):

1. Источник. 2. Кодировщик. 3. Сигнал. 4. Декодировщик. 5. Адресат. Согласно Шрамму, неверно думать, что коммуникационный процесс имеет

начало или конец. На самом деле он бесконечен. «Мы представляем собой маленькие коммуникаторы, непрерывно принимающие и распределяющие бесконечный поток информации…».