Этап 6.

ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЯМИ

Название проекта

Проект по импортозамещению и модернизации систем телефонии и контакт-центра компании АвтоАвто

Дата представления

02.10.2024

Подготовил

Первухина Алиса

Согласовано

Мироносцев Григорий, Алексеев Даниил

Утвердил

Кофанов Дмитрий

1. Технологии коммуникаций и правила их применения

Технология

Назначение, условия применения, формат

Презентация

1. Рекомендуемый формат представления информации о ходе проекта для членов Проектного комитета и высшего руководства.

2. Обязательный формат предоставления информации на совещании по запуску проекта и на итоговом совещании по проекту.

Электронная почта

Переписка по ключевым задачам и отправка документов

Совещание о ходе проекта

1. Представление информации о ходе проекта.

2. Информирование команды о статусе проекта, о прогрессе выполненных работ.

3. Анализ отчетов о ходе проекта и принятие решений о корректирующих воздействиях.

4. Рассмотрение запросов на изменения.

Рабочая встреча

1. Решение проблем, обсуждение.

2.Коллегиальное принятие решений по содержательным, техническим вопросам.

Сводка по проекту

1. Рассылается всем участникам и заинтересованным сторонам проекта.

2. Содержит общую информацию по проекту, не содержит технических потребностей, конфиденциальной информации.

3. Рассылается ежемесячно по электронной почте.

Бумажный документооборот

1. Для итоговых версий документов имеющих юридическую силу.

Отчет о ходе проекта

1. Готовится согласно требованиям матрицы отчетности

2. Шаблон отчета

Личные встречи и переговоры участников проекта

1. Не регламентируются.

2. В случае отсутствия протокола встречи, юридической силы не имеют.

3. Устные договоренности имеют силу предварительных.

Телефонные переговоры

1. Телефонные переговоры имеют силу личной встречи.

Мессенджеры

1. Быстрое решение проблем, обсуждение.

2. Обсуждение рабочих вопросов в реальном времени

Облачные хранилища

1. Для совместной работы над документами и файлами

Системы управления версиями

1. Для отслеживания изменений в коде и совместной работы над ним

База знаний

1. Для хранения документации проекта

Видеоконференция

1. Для ежедневных обсуждений задач

Видеозапись

1. Хранение информации о ходе встреч

2. План коммуникаций по событиям

Событие

Средство коммуникации

Отправитель информации

Получатель информации

Технология коммуникации

Запуск проекта

Приказ о запуске

Менеджер проекта

Команда разработки

Совещание

Завершение этапа проекта

Устное сообщение в Cisco Webex

Менеджер проекта

Команда разработки

Совещание

Обсуждение изменений в проекте

Рабочая встреча в Cisco Webex

Менеджер проекта

Все команды

Совещание, Email

Отчет о ходе проекта

Еженедельный отчет

Менеджер проекта

Руководитель проекта

Email

Финансовое обновление

Ежемесячный финансовый отчет

Финансовый отдел

Руководитель проекта

Электронная почта

Презентация результатов спринта

Презентация в Cisco Webex

Менеджер проекта

Руководитель проекта

Презентация

Утверждение плана работ

Протокол совещания

Руководитель проекта

Команда разработки

Совещание, Email

Подготовка тестовой среды

Протокол совещания

Команда разработки

Менеджер проекта

Совещание, Видеозапись

3. План регулярных коммуникаций

Название

Периодичность

Ответственный

Участники

Подтверждающий документ

Совещание о ходе проекта

Еженедельно

Менеджер проекта

Члены команды проекта

Протокол совещания

Рабочие встречи по задачам

Ежедневно

Менеджер проекта

Команда разработки

Протокол рабочей встречи

Ретроспектива спринта

По завершению спринта

Менеджер проекта

Вся команда

Видеозапись

Обсуждение бюджета

Ежемесячно

Финансовый отдел

Руководитель проекта

Финансовый отчет

Скрам-стендап

Ежедневно

Менеджер проекта

Команда разработки

Видеозапись

Обсуждение плана тестирования

Еженедельно

Техническая поддержка

Команда разработки

Видеозапись

Обсуждение интеграции новых функций

Еженедельно

Команда разработки

Менеджер проекта

Протокол встречи