4. Особенности организации делопроизводства в органах прокуратуры.

Инструкция по делопроизводству в органах и организация прокуратуры РФ утверждена приказом ген. Прокуратуры России от 29.12.2011 №450. В целом данная инструкция схожа с аналогичными документами федеральных органов исполнительной власти и имеет подобное структурное делание.

При этом специфика надзорной деятельности прокуратуры отражена в инструкциях в виде раздела устанавливающего особенности формирования дел надзорных и наблюдательных производств .

Наблюдательные производства заводятся по гражданским и арбитражным делам во всех остальных случаях заводятся надзорные производства. Так например в надзорное производство подшиваются: копии постановлений о возбуждении уголовного дела, поручения следователя о проведении оперативно розыскных мероприятий, копии постановлений о приостановлении следствия или прекращения дела

В наблюдательное производство подшиваются: заключения, справки и другие документы прокурора об участии дел в суде, копии исков (заявлений) в суд и другие.

В Прокуратуре действует автоматизированный информационный комплекс «Надзор» (АИК «Надзор», созданный для автоматизации делопроизводственной и надзорной деятельности.

5. Особенности нотариального делопроизводства.

Установлены приказом Минюста России 16.04.2014 №78. Редакция приказа от 30.09.2020 вступает в силу с 29.12.2020 года.

Особенности нотариального делопроизводства отражаются соответствующие особенности нотариальных действий и нотариальных документов установленных основами законодательства о нотариате. В частности раздел правил «Особенности формирования и оформления отдельных видов дел» включают в себя вопросы формирования и оформления наследственных дел, а также вопросы принятия, хранения, вскрытия и разглашения закрытого завещания.

Помимо этого существует ряд уникальных нотариальных документов не свойственных ни одному органу или ведомству.

Особенность нотариальных действий закрепляет особые требования к изготовлению – использованию и хранения гербовой печати нотариуса и нотариальных бланков, что также отражено в правилах.

Важный аспект в работе нотариусы – ведение реестров нотариальной деятельности.

ДРС 22.10.20

Нормативные основы организации делопроизводства в государственных органах, органах мсу и государственных организациях

1. До 2020 года правила делопроизводства федеральных органов исполнительной власти были утверждены Постановлением правительства РФ, однако на сегодняшний день данные полномочия были окончательно переданы Росархиву

Приказом Росархива от 22.05.19 №71 были утверждены «Правила делопроизводства в гос органах и органах МСУ». Действие данных правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Правилами установлено, что ответственность за организацию, состояние делопроизводство и соблюдение требований правил возлагается на руководителя или ИО органа.

Правила устанавливают общие вопросы и требования документооборота в органах гос власти и МСУ, в процессе которого обеспечивается:

-прием и первичная обработка входящих документов -предварительное рассмотрение входящих документов -регистрация входящих, исходящих и внутренних документов -рассмотрение документов руководством -доведение документов до исполнителей -подготовка проектов документов -согласование проектов документов -подписание проектов документов - определение места хранения документов включение их в дело -обработка и отправка исходящих документов

2. На основе данных правил делопроизводства в каждом гос органе и органе МСУ разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая утверждается правовым актом соответствующего органа после ее согласования с органами Росархива

В целях создание единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и их подразделениях Росархивом были разработаны и утверждены «Методические рекомендации по разработке инструкций ДРС в федеральных органах исполнительной власти»(Приказ Росархива 23.12.2009 №76) Для государственных организаций приказом Росархива от 11.04.2018 №44 была утверждена примерная инструкция по ДРС в государственных организациях Поскольку инструкции по ДПР разрабатываются в каждом отдельном органе с учетом его специфики, в частности, характера компетенций, структурных особенностей, данные документы характеризуются структурной и содержательной дифференциацией. Иными словами, двух одинаковых инструкций по ДПР не существует в органах исполнительной власти. При этом можно выделить стандартные структурные единицы(разделы), характерные для большинства инструкций по ДПР 1) Основные понятия – раздел закрепляет понятийно-категориальный аппарат ДПР и содержит такие понятия как «документ, ДПР, автор документа»( но не во всех органах) 2) Создание документов – раздел устанавливает виды бланков и их содержания, правила оформления реквизитов документов, особенности разработки проектов законодательные и иных НПА, а также НПА самого органа, закрепляя основы создания нового документа в ОГВ 3) Особенности подготовки отдельных документов – раздел устанавливает особенность подготовки различных видов организационно-распорядительных документов ФОИВ, издаваемых в пределах его компетенций в том числе совместно с другими ОИВ. Это в частности приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции , протоколы, акты, служебные письма, доверенности. Кроме того, в данном разделе отражаются особенности подготовки договоров и контрактов, заключаемых от имени ГО 4)Организация документооборота(самый объемный) – принципы организации документооборота, а так же детально раскрываются вопросы: -приема и первичной обработки поступивших документов -предварительного рассмотрения входящих документов -регистрация входящих документов -организация работы с исходящими документами -отправка документов -регистрация и прохождение внутренних документов -работы исполнителя с документами -учет и анализ документооборота -другие вопросы К принципам организации ДПР относятся: +Централизация операций по приему и отправки документов +распределение документов на документопотоки +Организация предварительного рассмотрения входящих документов +Однократность регистрации документов +Регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов 5) Контроль – является одной из важнейших сфер ДПР, поскольку именно он гарантирует быструю и слаженную работу всего механизма документооборота в ОГВ. Существуют различные процедуры контроля: -постановка документа на контроль -мониторинг исполнения -Предварительный контроль -предупредительный контроль -Снятие документа с контроля -аналитический контроль Срок исполнения и движения документов(исключительная важность), а также ответственности за их исполнение. 6)Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в процессе деятельности ОГВ, в процессе внутренней деятельности, взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. Включает:

• Разработка и ведение номенклатуры дел – основой для формирования ДФ является номенклатура дел(систематизированный перечень заголовков, наименований, дел в том или ином ОГВ с указанием сроков их хранения). Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описи дел постоянного и временного хранения.

• Формирование дел и их текущее хранение – группировка исполненных документов в дела, в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

• Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение При решении вопроса о передачи дела на архивное хранение или уничтожение важный аспект – экспертиза ценности документа

• Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения Результаты отбора документов к уничтожению оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

• Передача дел на архивное хранение Документы, образующиеся в процессе деятельности ОГВ, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Росархивом, подлежат обязательной передаче в ГАРФ на постоянное хранение как часть архивного фонда РФ

7) Особенности делопроизводства при рассмотрении обращений граждан – учитывая особенности работы с обращениями граждан, в рамках реализации конституционного права гражданина, обращаться в ОГВ и ОМСУ (в порядке ФЗ №59-ФЗ), вопросы документационной работы с обращениями граждан нередко обособлены в отдельный отдел инструкции. В таком разделе прописываются особенности работы с обращениями граждан, в том числе их регистрация, разграничение на первичное и повторное обращение, формирование дел. 8) Особенности работы с электронными документами – регламентируется ФЗ от 06.05.2011 №63-ФЗ «ОБ электронной подписи». Модно выделить следующие виды электронных документов, которые создаются и используются в ОГВ: -Электронные документы, создаваемые в электронной форме, без предварительного документированию на бумажном носителе -Электронные образы документов, полученные в результате их сканирования Данный раздел инструкций иногда включен в качестве подраздела в другие разделы, устанавливает особенности работы с электронными документами. 9)Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков

Так же разделение документов на заверенные гербовой и обычной печатью. Печать – устройство, содержащее клише печати, для нанесения оттисков на бумагу. Штамп – устройство прямоугольной формы, применяемого для быстрого получения оттиска стандартизированной угловой надписи

Печати и штампы хранятся, как правило, в надежных запираемых шкафах, а гербовые печати – в сейфах.

10) Приложение Здесь приводятся различные формы и образцы документов и бланков