2. Особенности делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

Поскольку инструкции делопроизводства разрабатываются в каждом отдельном органе с учетом его специфики, в частности характер компетенции структурных особенностей и т.п – данные документы характеризуются структурной и содержательной дифференциацией. Иными словами двух одинаковых инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти не существует.

При этом можно выделить стандартные структурные единицы (разделы) характерные для большинства инструкций по делопроизводству:

1. Основные понятие. Раздел закрепляет понятийно-категориальный аппарат делопроизводства и содержит такие понятие как (документ, делопроизводства, автор документа, сканирование документа, бланк документы и т.п). Данный раздел содержат не все инструкции.

2. Создание документа. Раздел устанавливает виды бланком и их содержание, правила оформление реквизитов документов, особенности разработки проектов законодательных и иных нормативных правовых актов, а также НПА самого органа, закрепляя основы создания нового документа в органе государственной власти.

3. Особенности подготовки отдельных документов. Раздел устанавливает особенность подготовки различных видов организационно распорядительных документов федерального органа исполнительной власти издаваемых в пределах его компетенции в том числе совместно с другими органами исполнительной власти. Это в частности приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, протоколы, служебные письма, акты, доверенности и другие служебные документы. Кроме того в данном разделе отражаются особенности подготовки договор (контрактов), заключаемых от имени государственного органа.

4. Организация документооборота. Как правило — это самый объемный раздел. В нем устанавливаются принципы организации документооборота, а также детально раскрываются вопросы

• Приема и первичной обработки поступивших документов

• Предварительного рассмотрения входящих документов

• Регистрации входящих документов

• Организация работы с исходящими документами

• Отправки документов

• Регистрации и прохождения внутренних документов

• Работы исполнителя с документами

• Учет и анализ документооборота и другие вопросы в зависимости от специфики органа

К принципа организации делопроизводства как правило относятся:

1. Централизация операций по приему и оправке документов

2. Распределение документов на документопотоке

3. Организация предварительного рассмотрения входящих документов

4. Однократность регистрации документов

5. Регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

5. Контроль. Контроль является одной из важнейших сфер делопроизводства поскольку именно он гарантирует быструю и слаженную работу всего механизма документооборота в органе государственной власти. Существуют различные процедуры контроля исполнения документов:

1. Постановка документа на контроль

2. Мониторинг исполнения

3. Предварительный контроль

4. Предупредительный контроль

5. Снятие документа с контроля

6. Аналитический контроль и др.

К вопросам исключительной важности можно отнести установление в данном разделе сроков исполнения и движения документов, а также вопросов ответственности за их исполнение.

6. Документальный фонд. Документальный фонд органа госвласти – это совокупность документов образующихся в процессе его деятельности, документальный фонд составляют документы созданные в органе госвласти и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. Данный раздел включает в себя следующие вопросы:

6.1 Разработка и ведения номенклатуры дел. Основой для формирования документального фонда, является номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в том или ином органе госвласти с указанием сроков их хранения. Номенклатура предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранение и является основой для составления описи дел постоянного и временного хранение

6.2 Формирование дел и их текущее хранение. Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела, в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

6.3 Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение. Важный аспект при решении вопроса о передаче дела на архивное хранение или на уничтожение – экспертиза ценности документов.

6.4 Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения. Результаты отбора документов к уничтожения оформляются актом о выделении к уничтожению документов неподлежащих хранению.

6.5 Передача дел на архивное хранение. Документы образующиеся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти – являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке установленном Рос архивом подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГАРФ, как часть архивного фонды РФ.

7. Особенности делопроизводства при рассмотрении обращений граждан. Учитывая особенности работы с обращениями граждан в рамках реализации конституционного права гражданина обращаться в органы госвласти и МСУ (в порядке ФЗ №59-ФЗ) вопросы документационной работы с обращениями граждан нередко обособленны в отдельный раздел инструкции. В таком разделе прописываются особенности работы с обращениями граждан, в том числе их регистрации, разграничения на первичные и повторные обращения, формирования дел и т.п

8. Особенности работы с электронными документами. Работы с электронными документами регламентируется ФЗ от 06.11.2011г №63-ФЗ «Об электронной подписи»

Можно выделить следующие виды электронных документов, которые создаются и используются в органах государственной власти

• Электронные документы создаваемые в электронной форме, без предварительного документирования на бумажном носителе

• Электронные образы документов полученные в результате их сканирования.

Данный раздел инструкции (иногда включен в качестве подраздела в иные разделы) устанавливает особенности работы с электронными документами.

9. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков. Раздел устанавливает порядок учета, использования и хранения печатей и бланков в органе государственной власти, в том числе разграничение документов по их заверению гербовой и обычной печатью. Печать – устройство содержащее клеше печати для нанесения оттисков на бумагу. Штамп – устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении регистрации прохождения исполнения документов и других отметок. Печати и штампы как правило хранятся в надежно запираемых шкафах, а гербовые печати – в сейфах.

10. Приложение. В приложениях проводятся различные формы и образцы документов и бланков.