Лекция 2. Документ и его свойства. Классификация документа.

Документ – (от латинского dokumentym – свидетельство):

1. различные виды актов, имеющих юридическое значение (учредительные документы организации, завещание, диплом о высшем образовании)

2. документ, удостоверяющий личность (паспорт, удостоверение), а так же определённые права (водительские права, охотничий билет)

3. письменное свидетельство о каких-либо исторических событиях и фактах

4. материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенной для ее передачи во времени и в пространстве

Информация – сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях вне зависимости от формы ее представления. Документ – это материальный носитель данных с записанной на нем информацией. Это средство хранения информации, ее передачи и использования. Документирование – процесс записи информации информации на различных носителях.

Юридическая сила документов – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленном порядка оформления (ГОСТр51141-98). Юридическое значение документа – свойство официального документа быть подлинным доказательством чего-либо.

Классификация документов.

Документы можно классифицировать по различным признакам:

1. По характеру информационных связей предприятий на:

• внешние (документы вышестоящих органов, атак же документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций)

• внутренние (документы, которые создаются и используются только внутри предприятия).

2. По назначению в процессе управления

• Организационные – устав предприятия, штатное расписание, правила внутреннего распорядка

• Распорядительные документы – приказы, распоряжения и решения по основной деятельности.

• Документы по личному составу – документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием (приказа по личному составу – увольнение, трудовое книжки, личные дела сотрудников)

• Информационно-справочные (письма, справки, служебные записки)

3. По типу носителя

• Бумажные

• Электронные

4. По виду оформления

• Подлинник – надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз

• Копии – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «КОПИЯ»). В некоторых случаях копии удостоверяются в установленном порядке.

• Выписки – документы, содержащие сведения из того или иного раздела подлинника. Подлинности выписки подтверждается подписью иногда печать

• Дубликаты – документы, выдаваемые в случае утраты подлинного документа, и имеющие одинаковую юридическую силу с подлинником.

Правила составления документов.

Все документы оформляются на бумаге, как правило, формата А4 и А5, так же иногда А3 и А6. Каждый письменный документ должен иметь реквизиты. Реквизит – отдельно взятый обязательный элемент любого документа (дата, номер, печать, подпись). Совокупность таких элементов позволяет идентифицировать документ.

Значительная часть документов оформляется на бланке организации. Бланк – стандартный лист бумаги, с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной информацией. Существуют бланки тех или иный предприятий и организаций и бланки государственного образца – номерные и строгой отчетности (нотариальные, свидетельства о рождении, браке, смерти…).

Реквизиты бланка:

1. Наименование организации от которой исходит документ (оно должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в официальных документах), можно указать эмблему (логотип).

2. Сведения об организации (ГОСТ не ограничивает состав этих сведений, как правило это ОГРН, ИНН, адреса электронный почты, адрес организации)

3. Наименование документа (акт, приказ, протокол, справка) – для писем наименование документа не указывается.

4. Дата документа (дата подписания, дату утверждения, дата события, которая зафиксирована на документе)

5. Регистрационный номер документа – условное, цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является его важным отличительным признаком. Каждый вид документа имеет свою индексацию, которая разрабатывается на предприятиях (организациях).

6. Гриф ограничения доступа к документу - проставляют без кавычек на первом листе документа в правом верхнем углу. 3 степени секретности в РФ:

• Секретно

• Совершенно секретно

• Особой важности

Использование этих грифов на документах, не содержащих гос. тайны не допускается. Существуют так же сведения конфиденциального характера с грифами

• Для служебного пользования (ДСП)

• Конфиденциально

• Строго конфиденциально

7. Адресат (в правом верхнем углу документа) – организация, структурное подразделение, должностные лица и ФЛ, должность лица, которому адресован документ.

8. Текст документа – основная часть документа, несущая информацию. Документ может иметь приложение, которые обязательно указываются в документе следующим образом «Приложение: вид документа (наименование), количество листов, количество экземпляров)

9. Подпись – обязательный реквизит для каждого документа. В состав подписи входит наименование должности, личиночная подпись и расшифровка (по ГОСТ инициалы перед фамилией), если несколько должностных лиц – в столбик

10. Печать – заверяет в подлинности подписи должностного лица на документах. Печать ставится на наиболее важные документы, подтверждая их подлинность. Печать делятся на:

• Гербовые – круглая, с изображением в центре герба РФ, по окружности указывается полное название учреждения. Могут иметь государственные органы и некоторые организации (ФКЗ от 25.12.200 №2 «О Государственном гербе РФ)

• Простые -

Резолюция – распоряжение е руководителя относительно решения вопроса, изложенного в документе, пишется на документе соответствующим должностным лицом. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Электронные документы.

Может получить статус полноценного, если будет заверен электронной цифровой подписью. Электронная цифровая подпись – набор кодов , однозначно идентифицирующих владельцев. Данные правоотношения регулируется ФЗ от 06.04.2011 года №63-ФЗ «Об электронный подписи». В законе закреплены основные понятия:

• Электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.