6. Средства настройки расположения данных в ячейке электронной таблицы

По умолчанию в Excel текстовые данные выравнивают по левому краю ячейки, числовые – по правому. Однако выровнять данные в ячейке можно иначе.

Три кнопки (По левому краю, По центру, По правому краю) реализуют средства определения местоположения данных относительно границ ячейки.

Кнопкой «Объединить и поместить в центре» осуществляется слияние предварительно выделенных смежных (по горизонтали или по вертикали) ячеек рабочего листа. Это средство очень удобно для оформления заголовков таблиц.

Для разбивки объединенной ячейки следует снять флажок «Объединение ячеек» (вкладка «Выравнивание» команды Формат -> Ячейки).

7. Основные типы данных.

Типы данных в Excel, вводимые в ячейки, принято разделять на числовые, текстовые и формулы. К текстовым данным относятся все возможные символы, которые можно ввести с клавиатуры, при этом такие символы как плюс, минус и круглые скобки могут использоваться в числовом типе данных. В Экселе довольно много форматов данных, которые в списке меню представлены только названиями. Чтобы посмотреть более подробное описание каждого формата, необходимо в меню выбрать «Все форматы» либо нажать соответствующий значок в разделе «Число» на вкладке «Главная» для входа в расширенные настройки.

8. Возможности форматирования данных в ячейках.

Форматирование данных в различных ячей­ках осуществляется независимым способом. Это означает, что каждая ячейка таб­лицы может иметь свой собственный формат данных. Наиболее общие возможности по форматированию данных доступны в многостраничном окне Формат ячеек

Форматирование текста

Если в ячейку необходимо ввести достаточно большой текст, имеет смысл использовать режим переноса текста по словам. Для этого в диалоговой окне команды Формат ячеек следует перейти на страницу Выравнивание и включить флажок Переносить по словам. После чего текст может быть размещен на нескольких стро­ках внутри одной ячейки.

С помощью списка Выравнивание по горизонтали: можно установить подходящий вариант выравнивания содержимого ячейки, которое можно рассматривать как текстовый абзац. По умолчанию текст выравнивается по левому краю. Здесь же можно задать отступ первой строки, выравнивание по вертикали и ориентацию текста.

Выход состоит в использовании выравнивания по центру выделения. Название таблицы вводится в ячейку одного из столбцов, над которыми должно находиться название. Затем, в этой строке выделяются ячейки всех столбцов, над которыми должно находиться название, ив списке Выравнивание по горизонтали: выбирается элемент по центру выделе­ния. Таким способом можно выравнивать не только названия таблиц, но и подза­головки, общие для нескольких столбцов.

На странице Шрифт этого же окна находятся элементы управления основными параметрами форматирования символов. Здесь можно выбрать шрифт, размер, стиль, цветовое оформление символов находящегося в ячейке тек­ста. Заметим, что изменить параметры форматирования можно и у отдельного фрагмента текста в ячейке. Отметим также, что изменять параметры форматиро­вания текста в ячейке или у его фрагмента можно и с помощью соответствующих кнопок на панели Форматирование.

Форматирование чисел

Для изменения формата числового значения, находящегося в текущей ячейке в окне Формат ячейки, нужно перейти на страницу Число и в списке Числовые форматы: выбрать строку с названием желаемого формата. В нижней об­ласти страницы появится описание особенностей выбранного формата, а левее списка — образцы изображения чисел в данном формате. Кроме того, на странице могут появиться дополнительные элементы управления, уточняющие детали пред­ставления значения. Например, настраиваемый список Число десятичных знаков: служащий для указания количества цифр, сохраняемых в дробной части числа.

Формат введенных чисел легко изменить с помощью соответствующих кнопок на панели Форматирование. Чтобы изменить числи знаков после запятой, можно воспользоваться кнопками Увеличить разрядность и Уменьшить разрядность на панели Форматирование. Рядом находятся кнопки, позволяющие изменить формат ячейки на денежный или процентный.

Иногда необходимо, чтобы введенное число воспринималось программой как текст, например, при вводе почтовых индексов. Для этого перед числом надо поставить апостроф

Автоформат

Программа MS Excel может автоматически отформатировать таблицу, используя для этого один из существующих образцов оформления. Автоматически: можно отформатировать как отдельные выделенные ячейки, так и всю таблицу. Для вы­полнения автоформатирования нужно выделить всю таблицу целиком или ее фраг­мент. Затем с помощью команды Формат > Автоформат... открыть окно Автофор­мат и в списке Список форматов: выбрать один из вариантов оформления таблицы. В секторе окна Образец можно оценить выбранный вариант. Нажатие кнопки Параметры разворачивает в окне сектор Изменить, в котором находятся флажки отдельных параметров форматирования, например, шрифт или выравни­вание. Эти флажки следует выключить, если соответствующие параметры фор­матирования у существующей таблицы при автоформатировании не должны изменяться. Автоматическое форматирование можно отменить, используя соответствующую команду из меню Правка. Если после форматирования над ячейками осуществлялись какие-либо другие действия, то следует вновь воспользоваться командой Формат > Автоформат...

Создание нестандартного формата и стиля

Чтобы создать собственный формат, в диалоговом окне Формат ячеек на странице Число в списке Числовые форматы; следует выбрать пункт (все форматы). Затем в списке Тип:, содержащем так называемую маску формата, нужно выбрать элемент, наиболее близкий к тому формату, в котором требуется представить значение в ячейке. Отобранный в списке элемент попадает в одноименное поле ввода, где его можно желательным образом изменить. После внесения в маску изменений нужно нажать кнопку ОК, чтобы сохранить новый формат.

Копирование форматирования

Если нужно перенести в другую ячейку какие-либо отдельные элементы, то обыч­ное копирование через буфер обмена или буксировкой не приведет к желаемому результату. В этом случае вместо команды Правка > Вставить следует использо­вать команду Правка > Специальная вставка... В окне этой команды в группе Вставить нужно включить переключатель, соответствующий тому элемен­ту ячейки, который требуется скопировать.

Для копирования параметров форматирования, которые уже имеют одна или не­сколько ячеек

Ячейку, которая имеет нужные параметры форматирования, следует выделить и затем щелкнуть на кнопке Формат по образцу в панели Стандартная. Рядом с курсором мыши появится кисточка. Теперь достаточно щелкнуть клавишей мыши на левой верхней ячейке выделенного диапазона ячеек, которому следует присвоить скопированный формат. При использовании форматирования по образ­цу копируются все параметры форматирования, в том числе параметры формати­рования чисел, текстовых фрагментов, цвет, обрамление, узор заливки.