ЛР №1 Инструментальные средства организации команды

МИНИСТЕРСТВО ЦИФРОВОГО РАЗВИТИЯ,

СВЯЗИ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ТЕЛЕКОММУНИКАЦИЙ ИМ. ПРОФ. М.А. БОНЧ-БРУЕВИЧА»

(СПбГУТ)

КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫХ УПРАВЛЯЮЩИХ СИСТЕМ 

Инструментальные средства информационных систем

Лабораторная работа №1

Инструментальные средства организации команды

Выполнила студентка гр. ИСТ-931

Гетманченко П.А.

Принял: преп. Капитоненко В.В.

Санкт-Петербург 

2022

СОДЕРЖАНИЕ

Средства для планирования работы 3

Средства для общения 6

Средства для дополнительных задач (трекинг часов) 9

Средства для планирования работы

Достаточно популярными и доступными приложениями для тайм-менеджмента являются Any.do и Todoist.

В Any.do к каждой задаче можно добавлять теги, напоминания, подзадачи и вложения. Функция приоритетов поможет сконцентрироваться на главном и не забыть о важном деле, а списками можно делиться с друзьями и коллегами — и планировать совместные проекты.

Стоит отметить опцию Focus, которая помогает дополнительно мотивировать пользователя. Если она включена, а человек не завершил задачу, приложение уничтожит виртуальную ёлку. Ещё одна особенность Any.do — список покупок, которые приложение автоматически распределяет по категориям.

В платной версии можно создавать повторяющиеся задачи, прикреплять файлы любого размера, использовать индивидуальные темы, цветные теги и ярлыки, а также создавать напоминания, привязанные к определённому месту.

На рисунке 1 показан интерфейс программы Any.do:

Рисунок 1 - интерфейс программы Any.do

Todoist — главный конкурент и отличная альтернатива Any.do. В приложении нет разве что самоуничтожающегося дерева. В Todoist можно разбивать задачи по проектам и подпроектам, добавлять теги, изменять тему, добавлять комментарии, прикреплять файлы и вести совместные проекты. В качестве дополнительной мотивации в сервис встроен трекинг продуктивности. Некоторые функции, включая напоминания и добавление задач по email, доступны только в премиум-версии приложения.

Возможностей у приложения много, так что вам придётся ознакомиться с руководством пользователя. С его помощью вы, например, разберётесь, как лучше оформлять и организовывать проекты, работать с задачами, метками и фильтрами, узнаете, какие теги надо использовать, чтобы настраивать задачи.

Некоторых пользователей отталкивает необходимость изучать возможности сервиса, но Todoist того стоит. Разобравшись за час со всеми его особенностями, вы получите надёжный и удобный планировщик.

Еще один плюс приложения — шаблоны, которые помогут быстро создать список задач и организовать другие списки — от планирования покупок до создания контент-плана для социальных сетей. Найти подходящий можно на сайте приложения.

На рисунке 2 показан интерфейс программы Todoist:

Рисунок 2- интерфейс программы Todoist

В таблице 1 показано сравнение данных сервисов.

Таблица 1 – Сравнение средств планирования Any.do и Todoist

Название	Цена	Платформа	Преимущества
Any.do	Базовая версия — бесплатно, премиум-версия приложения обойдётся в $5,99 в месяц	iOS, Android. Также доступны версия для ПК и расширение для Chrome	Список покупок, свой дизайн для задач (для мотивации), создание напоминаний, привязанных к определённому месту
Todoist	Базовая версия — бесплатно, премиум-версия приложения стоит $3 в месяц	iOS, Android.	Возможность разбивки задачи до подпроектов, трекинг продуктивности, удобные шаблоны

Как видно из таблицы, выгоднее работать в Todoist по цене, и в Any.do по доступности к платформам.

Средства для общения

Достаточно популярными и доступными приложениями для общения являются Zoom и Skype.

Zoom — один из самых популярных инструментов для видеосвязи, который одинаково подходит как маленьким командам, так и большим корпорациям. Сервис стал по-настоящему популярным: например, недавно именно с его помощью актеры из «Властелина Колец» созванивались, чтобы вспомнить былое.

Прославился Zoom и скандалами с безопасностью. Однако, критические проблемы были устранены, а компания извлекла уроки и укрепила защиту своего приложения.

По нашей пятибалльной шкале для оценки важных функций Zoom набирает 5 из 5 баллов даже в бесплатном тарифе. Небольшой спойлер — это единственный сервис в обзоре, который может этим похвастать.

Внушительно выглядит и большое количество участников в бесплатном тарифе. Единственный минус — каждая встреча ограничена 40 минутами. Но ведь нужно как-то заманивать людей на платный тариф.

На рисунке 3 показан интерфейс программы Zoom:

Рисунок 3 - интерфейс программы Zoom

Skype от Microsoft пока ещё на коне. Программа набирает 4 из 5 баллов по важным функциям (функционал схож с Zoom): не хватает только синхронизации с календарём. Стоит заметить, что теперь подключиться к звонку в Skype можно по ссылке, без регистрации и скачивания приложений.

Радует, что видеоконференции не ограничены по времени, однако максимальное число участников меньше, чем в Zoom.

На рисунке 4 показан интерфейс программы Skype:

Рисунок 4- интерфейс программы Skype

В таблице 2 показано сравнение данных сервисов.

Таблица 2 – Сравнение средств планирования Zoom и Skype

Название	Цена	Платформа	Преимущества
Zoom	Доступны бесплатный тариф и платные: Профессиональный —14,99  $ / месяц Бизнес — 19,99  $ / месяц Предприятие — 19,99  $ / месяц	Windows, Android, Chrome OS, IOS, Linux, MacOS	Стабильное соединение, тянет меньше интернета, поэтому быстро работает, требует меньше оперативной памяти, различные варианты демонстрации своего экрана
Skype	Бесплатно при совершении звонков между пользователями Skype. От 210 ₽ в месяц при совершении вызовов на мобильные или городские номера	IOS, Windows	Известность и повышенный авторитет среди других приложений (хороший маркетинговый ход), неограниченное время групповых конференций, доступна трансляция экрана с мобильного устройства

На самом деле, Zoom уже выигрывает у Skype, ибо он разрешает вести одну конференцию на 1000 человек. Выгоднее работать в Zoom и из-за разнообразия доступных платформ.

Средства для дополнительных задач (трекинг часов)

Достаточно популярными и доступными приложениями в виде трекеров являются Toggl и Bitcop.

Toggl — один из самых оптимальных вариантов для временного отслеживания. Во-первых, им удобно пользоваться. Также у него разнообразные функции и за него необязательно платить.

Toggl обладает и другими полезными опциями. Если брать в расчёт расширение Toggl Chrome, то здесь доступна функция установки времени, когда программа должна в автоматическом порядке выключить хронометраж (во избежание непреднамеренного запуска таймера на ночь). Также приложение отлично «видит» рабочие пробелы (другими словами, довольно точно замеряет время). Если оно выявит простаивание вашего компьютера с включённым таймером, будет вынесено предложение о корректировке зафиксированного временного периода.

И ещё: когда пользуетесь приложением при помощи браузера, таймерная кнопка проявляется почти в каждом веб-приложении — от Google Docs до Help Scout. Красная кнопка не позволит вам забыть о важности контроля собственного времени.

Ключевое преимущество программы состоит в том, что вам не придётся вводить много сведений. Если пользоваться каким-то другим приложением, нужно будет вписать огромное количество информации в личный кабинет, чтобы программа допустила вас к хронометражу. Если это не было сделано заблаговременно, с задачей придётся распрощаться до введения всей требуемой информации. А Toggl позволяет следить за временем в режиме онлайн — все другие вопросы можно решить позднее.

На рисунке 5 показан интерфейс программы Toggl:

Рисунок 5 - интерфейс программы Toggl

Bitcop – это приложение с мощным функционалом тайм-трекера. Программное решение обеспечивает не только учет рабочего времени, но позволяет анализировать продуктивность сотрудников в разрезе задач и искать узкие места в бизнес-процессах с целью их оптимизации.

Приложение Bitcop предназначено для контроля всех действий сотрудников за ПК, оптимально подходит для малого, среднего и крупного бизнеса и обладает широкими возможностями масштабирования. Данное ПО идеально подойдет для функции самоконтроля. Приятным бонусом является тот факт, что разработчик для фрилансеров предоставляет бесплатную версию программы.

Анализ продуктивности - наглядно показывает на сколько эффективно сотрудник использует свое рабочее время.

Ведется полный учет рабочего времени, начиная от табеля и заканчивая тайм-трекингом задач.

Простая и надежная программа, отличное быстродействие, легкая установка.

На рисунке 6 показан интерфейс программы Bitcop:

Рисунок 6- интерфейс программы Bitcop

В таблице 3 показано сравнение данных сервисов.

Таблица 3 – Сравнение средств планирования Toggl и Bitcop

Название	Цена	Платформа	Преимущества
Toggl	Стоимость приложения: от 10$ ежемесячно за стартовый пакет. Но можно воспользоваться бесплатной версией	Android, iOS, Linux, macOS, Windows , веб-приложения, расширения браузера	Настройка проектов, клиентов, задач и тегов. Отслеживание времени. Составление отчётов. Дэшборд. Цвета проектов. Уровни прав доступа. Группы пользователей. Деактивация пользователей. Расширение для Chrome. Импорт из других сервисов. Оффлайн-режим. Архивирование проектов. Массовое изменение. Оплачиваемые ставки. Экспорт отчётов в Excel (XLS). Округление десятичных дробей в отчетах.
Bitcop	Стоимость Bitcop: от 120 руб за человека ежемесячно. Представлена бесплатная версии программы	Windows, интеграции с веб-приложениями и программами	- График работы сотрудника с детальным описанием перерывов. - Эффективность работы измерение времени потраченного на задания. - Статистика работы с приложениями, вплоть до просмотра лишних запусков. - Статистика работы в Интернете с указанием сайтов и времени заходов. - Скриншоты с экрана для отслеживания прочих данных. - Мониторинг запросов в поисковых системах. - Итоговые данные по занятости сотрудников. - Нарушения в организации рабочего режима. - Опции синхронизации с Active Directory. - Объединение мониторинга удалённых офисов. - Поддержка работы с терминальными серверами. - Средства для разграничения прав доступа. - Невидимый режим работы. - Повышенная степень защиты. - Уведомления о событиях в режиме реального времени.

Как видно из таблицы, выгоднее работать в Bitcop из-за цены и преимуществ, и в Toggl благодаря большому разнообразию платформ.

Вывод

В ходе выполнения лабораторной работы были подобраны средства, необходимые для работы: планирование, общение и трекинг часов.