учебники актуальное / Кушнаренко-Документоведение
.pdf
Серия "ВЫСШЕЕ ОБРАЗОВАНИЕ XXI ВЕКА"
Н.Н. КУШНАРЕНКО
Документоведение
Учебник
4-е издание, исправленное
Допущено Министерством культуры и искусств Украины для студентов вузов культуры
Киев
УДК 0021001 (ОТ5.8) ББК 73я73
К96
Структура і зміст підручника відповідають програмі курсу «Документознавство» для вищих навчальних закладів. Це перший підручник, у якому весь комплекс теоретичних, методичних і організаційно-прак тичних проблем розглянуто як єдине ціле. Висвітлено принципи класи фікації документів, специфіку документів на традиційних і нових мате ріальних носіях, особливості функціонування документно-комунікацій- ної системи. Підручник устаткований контрольними запитаннями і прак тичними завданнями, необхідними схемами, рисунками і таблицями.
Для студентів вищих навчальних закладів, викладачів, спеціалістів сфери документно! комунікації, керівників підприємств і організацій, широкого кола читачів.
Рецензенты:
Ю.Н. Столяров, доктор педагогических наук, профессор, заведующий кафедрой документных ресурсов Московского государственного универ ситета культуры;
ВЛ. Ильганаева, доктор исторических наук, профессор, заведующая кафедрой информатики Харьковской государственной академии культуры
Кушнаренко H.H.
К96 Документоведение: Учебник. — 4-е изд., испр. — К.: О-во «Знання», КОО, 2003. — 459 с. — (Высшее образова ние XXI века).
ISBN 966-620-172-0
Структура и содержание учебника соответствуют программе курса «Документоведение» для высших учебных заведений. Это первый учеб ник, в котором весь комплекс теоретических, методических и организа ционно-практических проблем рассмотрен как единое целое. Раскрыты принципы классификации документов, специфика документов на тради ционных и новейших материальных носителях, особенности функцио нирования документно-коммуникационной системы. Учебник содержит контрольные вопросы и практические задания, необходимые схемы, ри сунки и таблицы.
Для студентов высших учебных заведений, преподавателей, специа листов сферы документной коммуникации, руководителей предприятий и организаций, широкого круга читателей.
|
УДК 002:001(075.8) |
|
ББК 73я73 |
ISBN 966-620-172-0 |
© H.H. Кушнаренко, 1997 |
|
© H.H. Кушнаренко, с изменениями, 2003 |
|
© Киевская областная организация |
|
общества «Знання» Украины, 2003 |
СОДЕРЖАНИЕ
Введение |
15 |
Раздел I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТОВЕ- |
|
ДЕНИЯ |
ід |
Глава 1. Понятие о документе |
19 |
1.1. Сущность понятия «документ» |
19 |
1.2. Генезис и развитие понятия «документ» |
24 |
Глава 2. Документ как система |
34 |
2.1. Характеристика документа как системного |
|
объекта |
34 |
2.2. Свойства документа |
36 |
2.3. Признаки документа |
37 |
2.4. Функции документа |
38 |
2.5. Информационная составляющая документа |
42 |
2.6. Материальная (физическая) составляющая документа 49
6 |
|
Содержание |
2.6.1. Материальная основа документа |
50 |
|
2.6.2. Форма материального носителя информации |
54 |
|
2.7. Структура документа |
|
55 |
2.7.1. Общая характеристика структуры |
55 |
|
2.7.2. Внутренняя структура документа |
58 |
|
2.7.3. Внешняя структура документа |
60 |
|
2.7.4. Реквизиты документа |
63 |
|
Глава 3. Методы и способы документирования |
69 |
|
3.1. Общие положения |
|
69 |
3.2. Кодирование информации |
70 |
|
3.3. Понятие о языках |
|
72 |
3.4. Знаковый метод фиксирования информации |
73 |
|
3.4.1. Понятие о знаках |
|
73 |
3.4.2. Классификация знаков |
75 |
|
3.4.3. Знаки письма |
|
78 |
3.5. Документ как знаковая система |
83 |
|
3.6. Способы и средства записи информации |
86 |
|
Глава 4. Классификация документов |
93 |
|
4.1. Понятие о классификации документов |
93 |
|
4.2. Соотношение видовой и типологической класси |
||
фикации документа |
|
96 |
4.3. Развитие классификации документов |
100 |
|
4.4. Классификация по информационной составляю |
||
щей документа |
|
101 |
4.4.1. Классификация документов |
|
|
по содержанию |
|
102 |
4.4.2. Классификация документов по уровню обобще |
||
ния |
информации |
103 |
4.4.3. Классификация документов по характеру |
|
|
знаковых средств фиксации информации |
104 |
|
4.4.4. Классификация документов по мерности |
|
|
записи информации |
|
106 |
Содержание |
7 |
4.4.5. Классификация документов по предназначенно |
|
сти для восприятия информации |
106 |
4.4.6. Классификация документов по каналу восприя |
|
тия информации |
107 |
4.4.7. Классификация документов по степени их рас |
|
пространенности |
108 |
4.4.8. Классификация документов по способу докумен |
|
тирования |
108 |
4.5. Классификация по физической (материальной) |
|
составляющей документа |
110 |
4.5.1. Классификация документов по материалу носи |
|
теля информации |
110 |
4.5.2. Классификация по материальной конструкции |
|
или форме носителя информации |
111 |
4.6. Классификация документов по обстоятельствам |
|
их бытования во внешней среде |
113 |
4.6.1. Классификация документов по регулярности |
|
выхода в свет |
113 |
4.6.2. Классификация документов по времени появле |
|
ния во внешней среде |
113 |
4.6.3. Классификация документов по месту проис |
|
хождения |
114 |
4.7. Типологическая классификация документов |
114 |
Глава 5. Социальная документно-коммуникационная |
|
система |
119 |
5.1. Документная коммуникация |
119 |
5.1.1. Документная коммуникация как подсистема |
|
социальной коммуникации |
123 |
5.1.2. Соотношение документной и недокументной |
|
коммуникации |
125 |
5.2. Документная коммуникационная система |
.... 131 |
5.3. Документная деятельность |
135 |
5.3.1. Процесс создания документа |
136 |
5.4. Документный фонд |
138 |
Р |
Содержание |
|
|
Глава 6. Документоведение как наука |
148 |
|
6.1. Понятие о документоведении как научной |
|
|
дисциплине |
148 |
|
6.2. Основные этапы развития документоведения |
149 |
|
6.3. Объект и предмет документоведения |
152 |
|
6.4. Структура документоведения |
153 |
|
6.5. Взаимосвязь документоведения с другими |
|
|
науками |
156 |
Раздел II. ХАРАКТЕРИСТИКА ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ |
|
|
|
И ТИПОВ ДОКУМЕНТОВ |
161 |
Глава 7. Издание |
161 |
|
|
7.1. Издание как вид документа |
161 |
|
7.2. Классификация и типологизация изданий |
164 |
|
7.2.1. Общие и специфические признаки классифи |
|
|
кации изданий |
165 |
Глава 8. Текстовое издание |
171 |
|
|
8.1. Официальное издание |
172 |
|
8.2. Научное издание |
176 |
|
8.3. Научно-популярное издание |
180 |
|
8.4. Производственное издание |
182 |
|
8.5. Учебное издание |
188 |
|
8.6. Общественно-политическое издание |
192 |
|
8.7. Справочное издание |
192 |
|
8.7.1. Общая характеристика справочного издания |
192 |
|
8.7.2. Энциклопедические издания |
194 |
|
8.7.3. Словарь |
195 |
|
8.7.4. Справочник |
198 |
|
8.8. Информационное издание |
202 |
|
8.8.1. Общая характеристика издания |
202 |
Содержание |
9 |
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
8.8.2. Библиографическое издание |
203 |
|
|
8.8.3. Реферативное издание |
209 |
|
|
8.8.4. Обзорное издание |
211 |
|
|
8.9. Издание для досуга |
214 |
|
|
8.10. Рекламное издание |
215 |
|
|
8.11. Литературно-художественное издание |
216 |
|
Глава 9. Книга как основной вид издания |
219 |
||
|
9.1. Определение понятия «книга» |
219 |
|
|
9.2. История книги |
220 |
|
|
9.3. Книга как разновидность документа |
226 |
|
|
9.4. Структура книги |
230 |
|
|
9.4.1. Внутренние (структурные) элементы книги |
232 |
|
|
9.4.2. Внешние (композиционные) элементы книги |
233 |
|
|
9.4.3. Аппарат книги |
236 |
|
|
9.5. Путь книги от автора к читателю |
238 |
|
Глава 10. Патентный и нормативный документы |
242 |
||
|
10.1. Патентный документ |
242 |
|
10.1.1. Патентная система в Украине и за рубежом |
244 |
||
10.1.2. Авторское свидетельство и патент |
247 |
||
10.1.3. Описание изобретения |
248 |
||
|
10.2. Нормативный документ |
249 |
|
|
10.2.1. Система стандартизации в Украине |
|
|
|
и за рубежом |
249 |
|
|
10.2.2. Нормативный документ по стандартизации: |
|
|
|
стандарт, технические условия |
252 |
|
|
10.3. Промышленный каталог |
256 |
|
|
10.4. Прейскурант |
259 |
|
Глава 11. Периодическое и продолжающееся издание |
262 |
||
|
11.1. Общая характеристика периодического и продол |
||
|
жающегося издания |
262 |
|
|
11.2. Газета |
264 |
|
1 и |
Содержание |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
11.3. Журнал |
|
269 |
|
|
|
11.4. Продолжающийся сборник |
|
273 |
|
|
|
11.5. Бюллетень |
|
274 |
|
|
|
11.6. Календарь |
|
276 |
|
|
|
11.7. Экспресс-информация |
|
279 |
|
Глава 12. Нотное издание |
|
281 |
|||
|
|
12.1. Общая характеристика нотного издания |
281 |
|
|
|
|
12.2. Классификация нотных изданий |
|
282 |
|
|
|
12.3. Нотные знаки |
|
290 |
|
|
|
12.4. Из истории нотной записи |
|
291 |
|
Глава 13. Картографическое издание |
|
297 |
|||
|
|
13.1. Общая характеристика картографических |
|
|
|
|
|
изданий |
|
297 |
|
|
|
13.2. Картографические знаки |
|
299 |
|
|
|
13.3. Карта |
|
301 |
|
|
|
13.4. Атлас |
|
305 |
|
|
|
13.5. Глобус |
|
306 |
|
Глава 14. Изографическое издание |
|
309 |
|
||
|
|
14.1. Общая характеристика изоизданий |
|
310 |
|
|
|
14.2. Плакат |
|
312 |
|
|
|
14.3. Художественная репродукция |
|
316 |
|
|
|
14.4. Эстамп |
|
317 |
|
|
|
14.5. Художественная открытка |
|
319 |
|
|
|
14.6. Альбом |
|
320 |
|
|
|
14.7. Прикладная графика |
|
323 |
|
Глава 15. Неопубликованный документ |
|
326 |
|
||
|
|
15.1. Понятие «неопубликованный документ» |
326 |
|
|
15.2. Отчет о научно-исследовательской и опытно- |
|
|
конструкторской работе |
327 |
|
15.3. Депонированная рукопись |
328 |
|
15.4. Диссертация. Автореферат диссертации |
329 |
|
15.5. Препринт |
|
331 |
15.6. Научный перевод |
|
332 |
15.7. Обзорно-аналитический документ |
332 |
|
Глава 16. Деловой документ |
|
335 |
16.1. Понятие о деловом документе.... |
335 |
|
16.2. Классификация деловых документов |
337 |
|
16.3. Текст делового документа |
339 |
|
16.4. Реквизиты и оформление делового |
|
|
документа |
|
341 |
16.5. Характеристика отдельных видов деловых доку |
||
ментов |
|
345 |
16.5.1. Информационный деловой документ |
|
|
и документ коллегиального органа, |
|
|
их |
реквизиты |
345 |
16.5.2. Распорядительный |
документ |
348 |
16.5.3. Организационный документ |
350 |
|
Глава 17. Документ как артефакт |
354 |
|
17.1. Понятие артефакта |
|
354 |
17.2. Ценный и редкий документ |
356 |
|
17.3.. Книжный памятник |
358 |
|
Глава 18., Кинофотофонодокумент |
|
|
18.1.. Общая характеристика кинофотофонодоку- |
|
|
18.2. ментов 362. Кинодокумент |
364 |
|
18.2.1. |
Диафильм |
....365 |
18.2.2 . |
Кинофильм |
367 |
12 |
Содержание |
18.2.3. Видеофильм |
369 |
18.2.4. Из истории становления и развития кино |
|
документа |
371 |
18.3. Фотодокумент |
374 |
18.3.1. Фотография |
375 |
18.3.2. Диапозитив |
377 |
18.4. Фонодокумент |
379 |
18.4.1. Грампластинка |
380 |
18.4.2. Фонограмма |
384 |
Раздел III. ДОКУМЕНТЫ НА НОВЕЙШИХ НОСИТЕЛЯХ |
|
ИНФОРМАЦИИ |
391 |
Глава 19. Перфорированный документ |
394 |
19.1. Общая характеристика перфорированного |
|
документа |
394 |
19.2. Перфокарта |
397 |
19.2.1. Перфокарты ручной сортировки |
399 |
19.2.2. Перфокарты машинной сортировки |
406 |
19.3. Перфолента |
408 |
Глава 20. Микрографический документ |
412 |
20.1. Общая характеристика микрографического |
|
документа |
412 |
20.2. Микрофильм |
417 |
20.3. Микрофиша |
420 |
20.4. Микрокарта |
422 |
Глава 21. Магнитный документ |
424 |
21.1. Магнитная лента |
425 |
21.2. Магнитная карта |
428 |
21.3. Магнитный диск |
428 |
21.3.1. Гибкий магнитный диск |
428 |
21.3.2. Жесткий магнитный диск |
431 |
Содержание |
|
Глава 22. Оптический документ |
434 |
22.1. Оптический диск |
435 |
22.1.1. Аудио-компакт-диск |
437 |
22.1.2. CD-ROM |
440 |
22.1.3. Видео-компакт-диск |
443 |
22.1.4. DVD-диск |
444 |
22.1.5. Магнитооптический диск |
445 |
Глава 23. Голографический документ |
449 |
23.1. Голограмма как вид документа |
449 |
23.2. Из истории развития голограммы |
452 |
Заключение |
455 |
Литература |
457 |
ВВЕДЕНИЕ
Курс «Документоведение» является одной из ведущих общепрофессиональных дисциплин по подготовке специали стов таких специальностей, как «Библиотековедение и биб лиография», «Документоведение и информационная деятель ность», «Музейное дело и охрана памятников истории и куль туры», «Архивоведение», «Менеджмент организаций» и др.
Этот курс также тесно связан с учебными дисциплинами «Информатика», «Социальные коммуникации», «Книговеде ние», «Аналитико-синтетическая обработка документов», «Делопроизводство», другими специальными дисциплинами документно-коммуникационного цикла.
Цель курса — дать студентам системное представление о сущности, структуре, функциях и многообразии документов, составляющих основу документной коммуникации и фондов библиотек, информационных центров, архивов, музеев, изда тельств, книжных магазинов, а также ознакомить студентов с процессом их создания, обработки, хранения и использования.
Объектом изучения курса являются те документы, кото рые специально создаются для хранения и передачи социаль ной семантической информации в пространстве и времени.
16 Введение
Впервые в Украине курс «Документоведение» введен в
учебную программу Харьковской государственной академии культуры в 1994 г., однако до настоящего времени по этому курсу не было учебников и учебных пособий. Основные тео ретические положения по документоведению рассредоточе ны по десяткам изданий, большинство из которых носит дис куссионный характер.
Этими затруднениями определяются некоторые особеннос ти подачи материала в предлагаемом учебнике. Особое вни мание уделено системному рассмотрению документа — его сущности, структуре, свойствам, функциям, классификации, роли и месту в системе документной коммуникации. Это со здает теоретическую базу для последующего изучения видов и разновидностей документов, функционирующих в обществе.
Подробный анализ видов документов связан с тем, что курс документоведения предшествует ряду специальных дисцип лин, предметом изучения которых являются особенности со здания, обработки, распространения, хранения и использова ния документной информации, формирования фондов биб лиотек, информационных центров, архивов, музеев и т. п. При изложении темы, посвященной книге, учитывается наличие специальной дисциплины «Книговедение и история книги».
В рамках данного курса не ставилась задача рассмотреть всю историю документа, это задача отдельной дисциплины. Для ее изучения важно знать современное состояние разра ботки тех или иных понятий, владеть специальной документоведческой терминологией.
Учебник содержит материалы по всем разделам дисцип лины в соответствии с программой курса. Усвоению курса способствуют контрольные вопросы, практические задания, схемы, таблицы.
При подготовке учебника учтены новейшие официаль ные, нормативные и инструктивно-регламентирующие доку менты в области библиотечного, издательского, архивного дела, делопроизводства и информатики, которые действуют на тер ритории Украины. Использован большой массив специаль ных публикаций, наиболее важные из них указаны в списке литературы.
Введение |
17 |
Написание данного учебника стало возможным благода ря идеям и работам профессора Ю.Н. Столярова, который стал инициатором введения в вузах культуры курса «Доку ментоведение» и плодотворно работает в этом направлении.
Настоящий учебник — первый опыт систематизирован ного изложения теоретических, исторических, методических и организационных проблем документоведения как науч ной дисциплины и предмета преподавания. Автор с благо дарностью примет предложения и замечания по совершен ствованию содержания и структуры учебника при подготов ке следующего издания.
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
ГЛАВА 1 ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ
1.1. Сущность понятия «документ»
Понятие «документ» является центральным, фундамен тальным в понятийной системе документоведения; Оно от ражает признаки реально существующих предметов, служа щих объектами практической деятельности по созданию, сбо ру, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информа ции в обществе.
Это понятие широко используется во всех сферах обществен ной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документа.
Оно понимается по-разному в таких научных дисциплинах, как информатика, библиотековедение, библиографо-, архиво- и музееведение, а также в соответствующих специальных отраслях деятельности — библиотечном, музейном, архивном деле и библиографии. Отсюда его многозначность (полисемичность), которая затрудняет общение и взаимопонимание между специалистами документно-коммуникационной сфе ры. Определение общего значения понятия «документ» явля-
2*3-168