учебники / Библиографическая_деятельность_библиотеки_Коготков

218 Раздел IV. Организация и технология библиогр. обслуживания

Выполнение библиотекой функций специфической справочной службы является вполне закономерным явлением, поскольку в ее фон­ дах сосредоточены различные справочные и библиографические изда­ ния, содержащие нужную потребителям информацию.

В настоящее время этот вид обслуживания имеет место во всех ти­ пах библиотек, независимо от структуры, численности работников, со­ става читателей и т. д. Однако характер, масштабы С Б О как в количест­ венном отношении, так и в содержании выполняемых справок колеб­ лются в широких пределах.

Работники небольших библиотек с одним-двумя штатными сотруд­ никами нередко даже не осознают, что обслуживая читателей, отвечая на их запросы или вопросы, они выполняют библиографическую или фак­ тографическую справку, даже не прибегая к помощи СБА. Например, на запрос, имеется ли в библиотеке роман А. И. Солженицына «В круге пер­ вом», библиотекарь сразу же ответит либо положительно, либо отрица­ тельно, ибо произведения наиболее известных писателей, имеющиеся в фонде, он хорошо знает. Ответив на такой и подобный ему вопрос, работ­ ник библиотеки выполнил адресную библиографическую справку.

Организация С Б О в крупной библиотеке с разветвленной органи­ зационно-функциональной структурой является более сложной. В этом обслуживании участвуют сотрудники не только библиографи­ ческого отдела, но и тех подразделений, в которые читатели обращают­ ся за документами (читальные залы, абонементы), а также работники других отделов, не имеющие контакта с читателями (отдела комплекто­ вания, обработки литературы и организации каталогов и даже отдел хранения фондов). Хотя количество выполняемых справок в последних отделах не столь значительно, тем не менее с точки зрения организации и технологии их выполнения не принимать во внимание участие этих подразделений в С Б О нельзя.

Основная доля выполняемых в таких библиотеках справок прихо­ дится на библиографический отдел и отделы обслуживания. Значи­ тельная часть запросов удовлетворяется на пункте дежурства работни­ ком библиотеки у каталогов. Как правило, сотрудники обслуживающих подразделений и дежурный у каталогов отвечают на простые запросы в присутствии читателя.

В случае затруднений с ответом библиотекари обслуживающих по­ дразделений и дежурные у каталогов рекомендуют читателям обратить­ ся к работникам библиографического отдела. В этот отдел поступают за­ просы от организаций и учреждений по телефону или в письменном виде.

Качество С Б О во многом зависит от состояния СБА, взаимосвязей между отдельными его частями, оптимального наполнения карточками

разделов и подразделов систематического каталога и СКС, глубины раскрытия содержания документов (в первую очередь книг и журналь­ ных статей). Последнее очень важно для тех библиотек, которые пере­ водят каталоги и С К С в электронную форму.

В областных библиотеках немаловажное значение имеет координа­ ция С Б О между подразделениями библиотеки, а также с другими биб­ лиотеками областного центра. Эта координация, как и технология вы­ полнения справок закрепляются в регламентирующих документах типа «Путь справки». Так, во многих областных и даже вузовских библиоте­ ках имеются «Положение о координации справочно-библиографиче- ской работы», «Положение о справочно-библиографическом фонде структурных подразделений библиотеки», методические рекоменда­ ции о библиографической работе в подразделениях.

Не исключена возможность поступления письменных запросов или по телефону и в специальные научные и научно-технические библиоте­ ки. В качестве сторонних организаций могут быть библиотеки, в том числе и универсальные, если они не имеют возможность выполнить та­ кую справку (преимущественно тематическую). Следовательно, коор­ динация - необходимое условие совершенствования С Б О и улучшения качества выполняемых справок.

Наличие регламентирующих документов само по себе не может обеспечить должного уровня С Б О . Главное — это профессиональная подготовка библиотекарей и особенно работников библиографиче­ ского отдела, выполняющих наиболее сложные справки. Помимо хо­ рошей профессиональной подготовки, т. е. знания и умения использо­ вать различные части СБА, библиограф должен обладать рядом дру­ гих качеств, включая психолого-педагогические. Библиограф крупной универсальной библиотеки должен обладать следующими качествами: сдержанностью, вежливостью, контактностью, умением ладить с людьми, переключаемостью внимания, энергичностью, уве­ ренностью в себе.

Необходимость этих качеств обусловлена тем, что в процессе С Б О в универсальных научных библиотеках, например, библиографу прихо­ дится иметь непосредственное общение с читателями самых различных профессий, занимаемых должностей, возраста, национальности, эмоци­ онального состояния и т. д. При этом их обращение за помощью к биб­ лиографу может следовать одно за другим, что требует быстрого пере­ ключения внимания с предмета поиска в одной отрасли знания на пред­ мет из отрасли, далекой от предыдущей. Несомненно также, что многие из названных качеств важны при диалоге с читателями, обратившимися с запросами к библиографу.

220 Раздел IV. Организация и технология библиогр. обслуживания

Помимо профессиональных знаний и умений, названных психоло­ го-педагогических качеств библиографам универсальной библиотеки важно знать культурно-экономический профиль региона, злободнев­ ные проблемы, над которыми работают органы исполнительной и зако­ нодательной власти. Только при этом условии возможно удовлетворе­ ние запросов, которые могут поступить по телефону или письменно не от читателей библиотеки, а от руководителей региона (чаще всего через посредников — чиновников аппарата) или же от организаций и учреж­ дений, находящихся на обслуживаемой территории. Поскольку непо­ средственное общение в этом случае ограничено, осведомленность в со­ циально-экономических и других проблемах, решаемых в регионе, по­ может выполнить соответствующую справку.

В последние годы на основе ряда федеральных законов и норматив­ ных документов разработано несколько положений о сервисных плат­ ных услугах, в том числе о справочно-библиографическом абонементе на базе библиографического отдела библиотеки. В качестве абонентов могут быть как физические, так и юридические лица, оплатившие стои­ мость предусмотренных условиями абонемента десяти заказов. После приобретения права абонементного обслуживания на потребителя оформляется регистрационная карта и номерной абонемент. Потреби­ тель имеет возможность запросить необходимую информацию в любом оплаченном объеме на протяжении всего рабочего дня библиотеки. Срок выполнения — в течение 5-ти часов. Справки о наличии изданий в фонде библиотеки выполняются бесплатно. Абонемент действителен до полной реализации оплаченных заказов, после чего можно продлить его или оформить новый.

Финансовые средства идут на развитие уставной деятельности биб­ лиотеки, материальное стимулирование сотрудников, социальную под­ держку коллектива библиотеки в целом.

§ 2. Классификация справок

Несмотря на огромное совокупное количество запросов от самых различных физических и юридических лиц, на разнообразие содержа­ ния их принято подразделять на четыре типа, три из которых относятся к библиографическим и один к фактографическому типам. Соответст­ венно подразделяются и ответы на эти запросы, выдаваемые в виде справок. Библиографические, в свою очередь, подразделяются на тема­ тические, уточняющие и адресные. Главным отличительным призна­ ком библиографической справки является наличие в ней библиографи­ ческой информации.

Тематическая справка представляет собой список литературы по определенной теме, сформулированной потребителем в запросе. Поня­ тие «тема» в данном случае трактуется в широких пределах - от частно­ го вопроса в какой-либо отрасли знания до запросов типа подобрать ли­ тературу о космосе, культурологии, биоэнергетике и т. п. При этом воз­ можны случаи, когда список литературы состоит всего лишь из одного-двух названий документов, содержание которых релевантно за­ просу. К тематическим справкам относятся справки, объединяемые не только общностью содержания документов, но и другими признаками (например, принадлежностью одному автору, названию серии и т. п.).

Уточняющая справка выполняется в ответ на запрос о недостаю­ щих либо искаженных сведениях о документе, без чего этот документ не может быть найден ни в справочно-библиографическим аппарате, ни в самом фонде библиотеки.

Адресная библиографическая справка — это справка о наличии опре­ деленного документа в фонде данной библиотеки или других библиотек.

Таким образом, в каждой из этих трех типов справок присутствует в том или ином виде библиографическая информация, что и служит основанием относить их к библиографическим справкам.

В ответ на запрос фактографического характера выдаются конкрет­ ные сведения самого различного содержания (конкретные данные о со­ бытиях, лицах, параметрах машин, географических объектах и т. д.). Иначе говоря, фактографическая справка не содержит библиографиче­ ской информации.

Эта классификация справок, сложившаяся в процессе развития справочно-библиографического обслуживания, используется и сегод­ ня в условиях электронных коммуникаций, позволяющих отвечать на запросы потребителей путем использования удаленного доступа к внешним БД.

Различают также справки по форме ответа на запрос - письменные

иустные. Как правило, это относится к тематическим справкам.

Впроцессе С Б О нередко возникает необходимость оказывать чита­ телям помощь в виде консультации. Их количество бывает весьма зна­ чительным, особенно в универсальных и других научных библиотеках. Как правило, большая их часть выполняется работниками отделов об­ служивания (читальных залов, абонементов) и дежурным у каталогов. В числе этих консультаций немало ответов на элементарные запросы (а точнее вопросы) о работе отдельных служб библиотеки, расположении частей СБА и т. п. Ответы на подобного рода вопросы принято относить

кконсультациям, не связанным со справочно-библиографическим об­ служиванием.

Вместе с тем широко распространено в тех же библиотеках оказа­ ние помощи читателям по методике поиска литературы в каталогах, библиографических указателях, в оформлении списка использованной литературы и т. д. В связи с этим в печати высказывалось предложение дополнить названные четыре типа справок еще одной — методической. Но оно не нашло поддержки, и в соответствии с рекомендациями РГБ такую помощь следует относить к тематической консультации.

В информационных службах, сотрудники которых также осуществ­ ляют справочно-информационное обслуживание, из названных четы­ рех типов справок выполняются преимущественно тематические и фактографические, реже уточняющие и адресные справки. Кроме того, эти службы призваны выполнять так называемые аналитические справки, требующие глубоких знаний в соответствующих предметных областях. Хотя в настоящее время наблюдается интеграция библиотеч­ ной и научно-информационной деятельности, а библиотеки становятся общепризнанными информационными центрами, тем не менее ни биб­ лиографы, ни тем более другие специалисты выполнять аналитические справки не могут (кроме справок в области библиотечного дела).

Запросы библиографического и фактографического характера посту­ пают в библиотеку от читателей всех групп — от школьников до ученых в различных областях знаний. Кроме зарегистрированных читателей в ре­ гиональную библиотеку (областную, Ц Б С и др.) запросы поступают от органов местной власти, предприятий, организаций и учреждений, на­ ходящихся на обслуживаемой территории. В специальные библиотеки ( Н И И , АО, вузов и др.) с запросами обращаются как отдельные читате­ ли, так и соответствующие подразделения в лице их представителей.

Цели обращения с запросами весьма разнообразны. Их можно свес­ ти к нескольким группам: управленческие, научные, производствен­ ные, учебные, самообразовательные, досуговые. Особенного внимания заслуживают первые три цели, вызванные деятельностью квалифици­ рованных специалистов и требующие оперативного ответа на посту­ пившие от них запросы. Не случайно С Б О иногда называют «скорой библиографической помощью».

Анализ запросов, поступивших в областные универсальные науч­ ные библиотеки, свидетельствует о преобладании обращений с учебной целью (около 50%), на втором месте - научно-производственные цели. Естественно, что и в библиотеках учебных заведений будут преобла­ дать обращения с учебной целью, а в научных и научно-технических - соответственно с научной и производственной целями. В муниципаль­ ные публичные библиотеки обращаются как с самообразовательной, так и с учебной целью.

В последние годы в библиографическую практику введен еще один критерий классификации тематических справок - по степени сложно­ сти или трудоемкости выполнения. В соответствии с рекомендациями РГБ выделяются три категории сложности, которые зависят от целево­ го назначения справки, круга и характера использованных источников библиографического поиска, критериев отбора, объема включенных библиографических записей.

К первой категории сложности относятся справки, выполненные по запросам читателей в помощь их общему самообразованию, учебе, про­ ведению досуга, любительскому творчеству. Эти запросы не требуют полноты информации, длительных разысканий и выполняются путем обращения к каталогам, картотекам, рекомендательным пособиям и лишь в некоторых случаях к ГБУ. Объем включенной в список литера­ туры не превышает 30 названий.

Вторую категорию сложности, по рекомендации РГБ, составляют справки, выполненные в ответ на запрос квалифицированных специа­ листов с целью использования литературы в управленческой, научной, производственной деятельности. Под последней понимается преиму­ щественно практическая деятельность потребителей во всех отраслях народного хозяйства, здравоохранения, образования, культуры, пред­ принимательства. В отличие от справок первой категории сложности эти справки содержат от 80 до 100 названий, а для их выявления, кроме каталогов и картотек, используются государственные и научно-вспомо­ гательные указатели, а также литературные источники. С целью боль­ шего соответствия теме запроса возможен просмотр выявленных пуб­ ликаций.

Наконец, к третьей категории сложности относятся справки, вы­ званные той же целью обращения, что и предыдущие, однако их отли­ чие от предыдущих заключается, во-первых, в большем количестве пуб­ ликаций (свыше 100 названий), а во-вторых, использованием для их выполнения, наряду с упомянутыми, источников национальной биб­ лиографии зарубежных стран, обзорных и реферативных изданий, прикнижных, пристатейных списков литературы, внутрикнижных и внутрижурнальных указателей, СБА других библиотек и органов информа­ ции, а также литературных источников. Естественно, что группировка библиографических записей в таком списке содержательная (в основ­ ном систематическая).

Данная классификация справок не должна восприниматься в каче­ стве обязательной, тем более, что практика во многих библиотеках да­ леко не всегда ее подтверждает. В частности, в области техники, напри­ мер, выполняется немало сложных тематических справок, содержащих

менее 100 библиографических записей. Выявление релевантных доку­ ментов во многих случаях производится как по отечественным, так и по зарубежным источникам, отражающим разные виды документов - кни­ ги, журнальные статьи, патентную литературу, препринты, депониро­ ванные рукописи и другие неопубликованные материалы. По сложно­ сти и трудоемкости такие справки также можно отнести к справкам тре­ тьей категории.

§ 3. Технология выполнения тематических справок

Напомним, что тематическая справка — это ответ на просьбу потре­ бителя указать литературу по интересующей его теме (вопросу, предме­ ту). В общем объеме выполняемых библиотеками справок тематические справки занимают ведущее место в СБО . Технология их выполнения напоминает технологию составления тематических библиографиче­ ских пособий. Но если при составлении таких пособий библиограф за­ ранее планирует эту работу, предварительно изучает темы, то при удов­ летворении тематического запроса заказчиком выступает потребитель, что усложняет все технологические процессы. Это относится, конечно, не к простым запросам, с которыми обращаются в библиотеку с учеб­ ной, общеобразовательной целью, а к запросам квалифицированных специалистов: руководящих, научных, инженерно-технических рабо­ тников, политических деятелей и др. Иначе говоря, когда в условиях де­ фицита времени требуется подобрать немало публикаций, релевантных запросу, проделав большую работу по выявлению этих публикаций в соответствующих частях СБА.

Наибольшие трудности выполнения тематических справок встре­ чаются в универсальных научных библиотеках. Они обусловлены ши­ ротой тематического диапазона запросов, содержание которых в сово­ купности может охватывать все отрасли знания. Централизованные библиотечные системы тоже относятся к универсальным библиотекам, но только крупные городские центральные библиотеки в состоянии удовлетворить относительно сложные тематические запросы.

В специальных научных и научно-технических библиотеках диапа­ зон содержания тематических запросов ограничен в основном профилем деятельности обслуживаемого коллектива. Наряду с этим библиотеки отвечают на запросы смежной тематики, по проблемам управленче­ ским, правовым, экономическим, относящимся к основному профилю деятельности соответствующего предприятия, организации.

Особенностью С Б О библиотек учебных заведений является преоб­ ладание тематических запросов студентов не только по профилю

будущей профессии, но и по общенаучным учебным дисциплинам, пре­ подаваемым в вузе.

Как уже отмечалось, тематические справки выполняются либо в устной, либо в письменной форме. В устной форме справка выполняет­ ся в присутствии читателя или по телефону в том случае, когда она со­ держит сведения о небольшом количестве литературных источников, выявление и подбор которых не требовали длительного времени. Важ­ но именно последнее обстоятельство, ибо бывают случаи, когда темати­ ческая справка содержит несколько названий документов, но их выяв­ ление потребовало больших трудозатрат, связанных с просмотром не только отдельно изданных библиографических указателей, каталогов и картотек, но и прикнижных списков литературы, обращения к удален­ ным базам данных по компьютерной связи.

Справки, содержащие от 10 и более библиографических записей, офор­ мляются, как правило, в письменном виде. Это относится не только к тем случаям, когда запрос поступает от какой-либо организации в письменном виде, но и при непосредственном обращении читателя к библиографу.

Прежде чем выполнить тематическую справку, надо по крайней мере знать, для какой цели нужна потребителю запрашиваемая литература. Поэтому одним из первых технологических процессов является прием запроса, предполагающий диалог между потребителем и библиографом1. При этом активный диалог возможен лишь при определенной степени взаимопонимания обеих сторон. Естественно, что абсолютно полного взаимопонимания достигнуть невозможно, поскольку обратившийся с запросом читатель имеет иную общеобразовательную и профессиона­ льную подготовку, иной образ мыслей и т. д., не всегда правильно вос­ принимает необходимость диалога. Некоторые специалисты, особенно в области технических наук, вообще полагают, что суть их запросов не­ понятна, а потому они вообще не склонны вступать в диалог с библио­ графом. Встречается и другая крайность, когда информационный за­ прос потребитель рассматривает в качестве некоторой накладной, по которой ему нужно получить информацию подобно тому, как со склада получают какие-либо материалы. Формулировку своего запроса такие потребители не склонны считать проблемой, и диалог с ними иногда по­ добен разговору двух людей на разных диалектах, а то и языках.

Вот почему библиографу необходимы упомянутые ранее психологопедагогические качества: коммуникабельность, вежливость, тактичность, умение расположить читателя ответить на вопросы, без уяснения

' Процедура приема запроса и все последующие действия по выполнению тематической справки рассматриваются на примере СБО, осуществляемо­ го библиографом.

226 Раздел IV. Организация и технология библиогр. обслуживания

которых не может быть удовлетворен его запрос. Особенно это важно при удовлетворении сложных запросов, тем более, что эта услуга в на­ стоящее время является платной.

Формулирование тематических запросов читателем происходит на основе его субъективных представлений о теме, которые нередко не совпадают с ее действительным содержанием. Читатель склонен к рас­ ширенной формулировке темы запроса и называет ее нередко прибли­ зительно. В процессе диалога тема может быть сужена. Так, при поступ­ лении запроса «указать литературу о земстве в России» в результате бе­ седы с читателем выяснилось, что нужна литература о реформе в этой области П. А. Столыпина.

В других случаях может возникнуть потребность в расширении те­ мы, особенно когда запрос носит узкотематический характер и его фор­ мулировки нет в классификационных схемах СБА, в том числе и в АПУ к каталогам и картотекам, имеющимся в библиотеке. Тогда необходимо определить более широкую область, к которой относится данная тема. Например, при уточнении запроса о языковой коммуникации выясня­ ется, что эта тема входит в более широкий раздел — психолингвистику.

Нередко уточнение запросов приходится начинать с выяснения терминологических расхождений или даже определенной небрежности ее формулирования потребителем. Дело в том, что в каждой профессио­ нальной деятельности вырабатывается свой жаргон, на котором может формулироваться тема запроса. Поэтому возникает необходимость вы­ яснения подлинного смысла используемого потребителем термина.

Понимание запроса иногда затрудняется из-за новизны темы, выра^ женной незнакомой библиографу терминологией, малой информиро­ ванностью читателя по данному вопросу.

Библиографу необходимо улавливать основное содержание подоб­ ного рода запросов хотя бы для того, чтобы расположить потребителя на обстоятельный разговор о предмете запроса. Для этого желательно иметь широкую осведомленность о современных достижениях в соот­ ветствующих областях знаний, чему в универсальных библиотеках спо­ собствует отраслевая специализация сотрудников библиографическо­ го отдела. В этом случае облегчается диалог, в результате которого мо­ жет возникнуть необходимость просмотреть вместе с потребителем имеющиеся словари, терминологические стандарты, новейшие публи­ кации и уточнить тему запроса.

При поступлении письменных тематических запросов от организа­ ций, предприятий уточнение темы не всегда возможно или эта воз­ можность ограничена. Однако необходимость этого в некоторых случа­ ях не отпадает, что подтверждается практикой работы региональных

библиотек. Возможные способы уточнения сводятся либо к телефон­ ному разговору с представителем соответствующего абонента, либо к просьбе в письменном же виде раскрыть более подробно содержание темы, какая литература и для какой конкретной цели нужна.

При личном обращении потребителя иногда возникает необходи­ мость знания цели запроса и характеристики запрашиваемых докумен­ тов, как и некоторых сведений о нем самом. Знание цели обращения с запросом, как и личности самого потребителя, определяет все последу­ ющие действия библиографа. Их можно представить в определенной последовательности, выраженной приводимым ниже алгоритмом (блок-схемой) (рис. 6).

Разумеется, что запрос школьника порекомендовать литературу для домашнего сочинения по какому-либо литературному произведе­ нию или для сообщения в классе не требует ни уточнения темы, ни всех последующих действий, обозначенных в блок-схеме. Не потребует это­ го также запрос подобрать несколько книг, статей для досугового вре­ мяпровождения. Представленные в блок-схеме процессы и операции относятся главным образом к запросам 2-й и 3-й категории сложности.

Изучение темы необходимо с целью более глубокого понимания и определения соответствующих библиографических источников, а так­ же стратегии поиска в них необходимых документов. Оно осуществля­ ется также, как и при составлении тематического указатели науч­ но-вспомогательного или рекомендательного назначения.

Поскольку выполнение таких справок требует достаточно большо­ го времени, РГБ рекомендован приведенный ниже «Бланк запроса на тематическую справку». В нем фиксируются необходимые сведения, полученные от потребителя, с которым согласовываются приблизи­ тельные сроки исполнения его запроса.

На основе изучения темы определяется возможный круг библио­ графических источников и последовательность их просмотра. Как и при составлении тематических указателей, они подразделяются на основные и дополнительные. Главное, надо стремиться к определению минимального количества источников, в которых было бы отражено максимальное количество публикаций по теме запроса.

Практика подтвердила рекомендации РГБ о привлечении перечис­ ленных ниже библиографических источников при выполнении темати­ ческих справок (хотя в каждом конкретном случае состав и последова­ тельность их просмотра уточняются в зависимости от темы, целевой установки и других особенностей запроса):

•=> фонд выполненных справок; •=> каталоги библиотеки;

230 Раздел IV. Организация и технология библиогр. обслуживания

тех случаях, когда требуется литература на иностранных языках. Но она может оказаться чересчур избыточной, о чем свидетельствует слу­ чай с академиком Д. С. Лихачевым. Находясь в свое время в Париже, он попросил в Центре Помпиду указать ему всю литературу о Б. Л. Пас­ тернаке. Буквально через 15 минут по спутниковой связи из Библиоте­ ки Конгресса США ему предложили две тысячи названий изданий про­ изведений поэта и литературу о нем (в том числе книги с упоминанием его имени).

Это произошло в середине 1980-х гг., когда мировая сеть Интернет еще не получила широкого развития. Сегодня она является огромной по своим масштабам и нечетко организованной (с точки зрения напол­ нения и форм представления информации). Как показывает опыт БЕН РАН, на тематический запрос по ключевым словам можно получить непредсказуемый результат — от избыточной информации до полного ее отсутствия. Иначе говоря, поисковые средства в Интернет нередко ока­ зываются недостаточно эффективными из-за сложности системы, что и приводит к появлению «информационного шума», получению доку­ ментов, уже известных абоненту, либо к потере информации. К тому же значительная часть наиболее ценной информации (не только полнотек­ стовые издания, но и библиографические БД) является платной и в си­ лу этого недоступной для многих пользователей.

При удовлетворении запросов первой категории сложности поиск документов целесообразно начинать не с каталога, а с рекомендатель­ ных пособий и картотек, помогающих сориентироваться в лучшей но­ вой литературе по теме. При этом важным фактором, обеспечивающим использование включенной в справку литературы, является наличие ее в фонде библиотеки.

Как и при составлении тематического указателя, необходимым процессом выполнения справки является отбор литературы. В зависи­ мости от целевого назначения критерий отбора формулируется самим потребителем, уточняется и конкретизируется во время беседы при приеме запроса (в бланке запроса он фиксируется после графы «Цель запроса»). На запросы первой категории сложности отбирается, как правило, лучшая литература, преимущественно последних лет издания, но тоже по согласованию с потребителем.

Отобранные материалы должны быть описаны в соответствии с действующим ГОСТом. В случае, если название документа не инфор­ мативно, желательно составить краткую аннотацию, особенно при вы­ полнении запроса первой категории сложности. При большом количе­ стве включенных в справку документов их описания должны быть соот­ ветствующим образом сгруппированы. В тематических справках

первой категории сложности желательна логическая группировка (от общих вопросов к частным, в рекомендуемом порядке чтения). В справ­ ке второй и третьей категории сложности желательна систематическая (тематическая) группировка, но возможно и расположение по фор­ мальному признаку: алфавитное, обратно-хронологическое, хроноло­ гическое. Последний способ группировки позволяет проследить дина­ мику развития темы во времени, что важно потребителям при написа­ нии историографического обзора. Оформляются справки в виде биб­ лиографического списка, напечатанного на пишущей машинке в 2 - 3 экземплярах. Одновременно заполняется бланк запроса на тематиче­ скую справку (см. ниже), служащий для учета и анализа СБО .

Один экземпляр передается потребителю, а если запрос поступил от организации, список с сопроводительным письмом направляется в адрес этой организации. Передача справки возможна с помощью совре­ менных средств связи - по телефаксу или электронной почтой. Все дан­ ные о выполненной справке заносятся в журнал учета письменных и устных справок. Другой экземпляр справки направляется в фонд вы­ полненных справок (способ оформления и организации их хранения изложен в главе 7).

§ 4. Технология выполнения уточняющих справок

Уточняющей называется библиографическая справка, устанавли­ вающая и/или уточняющая элементы библиографического описания, которые отсутствуют или искажены в запросе читателя. Без уточнения этих элементов практически невозможно установить, имеется ли в фон­ де библиотеки тот или иной документ, если читатель указывает непол­ ные или искаженные о нем сведения. Эта же ситуация в крупных биб­ лиотеках наблюдается при получении требования по МБА.

Неписаная этика работников библиотеки предполагает не отказы­ вать читателю или абоненту МБА в выдаче документа без предва­ рительной проверки сведений о нем в требованиях. Это относится в первую очередь к крупным научным библиотекам, фонды которых комплектуются с большой полнотой. Обычно в таких библиотеках вы­ полняется большое количество требований по МБА, и они вынуждены выделять специальную группу сотрудников по доработке требований.

Запросы на уточнение библиографических данных весьма разнооб­ разны, а их удовлетворение по праву считается достаточно сложным и трудоемким процессом. Это обусловлено большим количеством неточ­ ностей библиографических сведений, предъявляемых читателями,

о документах, и множеством способов их устранения. Причины появле­ ния этих неточностей также разнообразны, основными из них являют­ ся:

•=> невнимательность читателя при записи сведений о документе, взятых из литературных источников, а также при восприятии этих сведений из устных сообщений (лекций, докладов, от друзей и знакомых и т. д.);

•=> несоблюдение стандарта по описанию документов в прикнижных и пристатейных списках литературы, в подстрочных примечани­ ях издательствами, редакциями журналов и др.;

•=> отсутствие библиографической грамотности у читателей, не по­ нимающих значения отдельных элементов библиографической записи, их невнимание к библиографическим «мелочам».

Все это и многое другое приводит либо к неудовлетворенным за­ просам, либо к необходимости уточнять библиографические данные о документе с последующей его выдачей читателю или абоненту МБА. Уточнение библиографических данных необходимо не только в круп­ ных библиотеках с более богатым фондом литературы, но и в библиоте­ ках низовой сети (ЦБС, учебных заведений, научно-технических при учреждениях, предприятиях). Особенно важна необходимость уточне­ ния запроса при оформлении требований по МБА, направляемых в бо­ лее крупные библиотеки. Это ускорит получение заказанной литерату­ ры, отсутствующей в фонде своей библиотеки.

Накопленный опыт работы по выполнению уточняющих справок позволяет их классифицировать на простые и сложные. К простым справкам относятся незнание читателем автора книги при наличии све­ дений о ее названии и наоборот — известна фамилия автора, но чита­ тель не помнит названия книги. К типичным, более сложным уточняю­ щим справкам можно отнести:

•=> искажение фамилии автора (замена одной буквы на другую, сходную по начертанию или близкую по звучанию, ошибки в инициалах, женскую фамилию путают с мужской и т. д.);

•=> сокращение и/или неточное название книги, периодического из­ дания;

=> представление переводчика, составителя, редактора, художни­ ка-иллюстратора как автора книги;

^неверное указание года издания журнала и продолжающегося из­ дания; авторскую работу приняли за коллективную и наоборот;

^> представление статьи, раздела, главы книги, частного заглавия тома, выпуска многотомного издания как названия самостоя­ тельного произведения или издания;

•=> отсутствие наименования коллектива в продолжающемся изда­ нии, в материалах симпозиумов, конференций и т. д.;

•=> неточный перевод на русский язык названия зарубежного изда­ ния.

Допускаются и другие искажения и неточности, затрудняющие идентификацию документа и его поиск в каталогах и фонде библиоте­ ки.

Приступая к библиографическому разысканию при неполных или искаженных сведениях о документе, библиограф должен быть уверен в существовании спрашиваемого издания. Как писала старейший биб­ лиограф ГПБ им. М. Е. Салтыкова-Щедрина М. А. Садова, «в большин­ стве случаев читатель бывает прав, и его требование заключает в себе если не всю истину, то хотя бы часть ее»1.

Исходными данными для принятия решения, к каким библиогра­ фическим и/или справочным источникам нужно обратиться в первую очередь, являются те сведения, которые содержатся в требовании чита­ теля. Важно также получить дополнительные сведения о документе в беседе с читателем при приеме запроса. Успешному разысканию может помочь сообщение читателя об источнике, из которого им взяты сведе­ ния о разыскиваемом документе (если этот источник печатный, а не устный). Вообще чем больше дополнительных сведений известно биб­ лиографу, тем успешнее будет осуществляться библиографическое ра­ зыскание. Такими дополнительными сведениями являются годы жиз­ ни автора, область знания, в которой он работал или работает, какие еще научные труды автора известны читателю и т. д.

Вотдельных случаях важно знать годы издания, издательство, вы­ пустившее книгу. Знание дополнительных сведений поможет расши­ рить круг возможных источников, которые могут быть привлечены для уточнения неполных или искаженных сведений о документе.

Вуниверсальных научных библиотеках при выполнении сложных справок все полученные от читателя сведения об искомом документе фиксируются в приводимом ниже бланке.

Введение такого бланка обусловлено несколькими причинами: вы­ полнение справки требует много времени, которым читатель в данный

момент не располагает; запрос принят дежурным библиографом и

'Садова М. А. В поисках книги: Библиографические разыскания при вы­ полнении читательских требований. — М., 1963. — С. 21.