юр экспертиза правовое заключение

Состав документов Обязательному документированию подлежит деятельность всех органов власти и управления, которые действуют на основе принципа коллегиальности. Принцип коллегиальности соблюдается в деятельности: органов государственной власти (заседание палат Совета Федерации, законодательного собрания субъекта РФ), органов исполнительной власти (коллегия федерального органа исполнительной власти, администрация субъекта РФ), органов местного самоуправления (собрание депутатов муниципального района, совета депутатов), органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, ¬правлений, комитетов, постоянно действующих комиссий и т.п.). Деятельность коллегиальных органов документируется в обязательном порядке. Но ей подлежат также разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания и даже оперативные совещания, которые проводятся руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений по вопросам текущей деятельности.

В процессе деятельности коллегиального органа образуется совокупность взаимосвязанных документов, которая обычно называется функциональным документным комплексом. В состав комплекса входят документы, которые принадлежат к различным подсистемам и системам документации, но объединяются управленческой ситуацией и ¬полномочиями органа, в котором они создаются.

Принадлежность документов к одному функциональному документному комплексу определяет единство оформления их реквизитов и единообразие некоторых речевых формул в текстах (например, формулировки вопросов должны быть единообразными в квартальном плане заседаний, повестке дня, протоколе, выписке из него, поручении). При оформлении первых листов документов, входящих в функциональный документный комплекс о деятельности конкретного коллегиального органа, необходимо использовать общий бланк. Но опыт «лучших практик» сформулировал универсальную рекомендацию – оформлять все документы просто на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов заголовочной части по образцу общего бланка, который утвержден в организации (или даже на титульном листе, который может быть -оформлен для положения и регламента работы коллегиального органа). А для оформления некоторых документов (извещения о дате и времени заседания, письма-приглашения на заседание, списка участников заседания, бюллетеней голосования и т.п.) могут быть разработаны унифицированные типовые формы, удобные для электронной подготовки проектов документов. Они обычно утверждаются: в составе положения, регламента работы коллегиального органа либо вышестоящим органом управления по мере их разработки. Некоторые публичные акционерные общества пытаются закрепить эти формы документов в своих книгах фирменного стиля (brand book) и заказывают их разработку «на стороне» у дизайнеров. Не стоит полностью отдавать эту задачу им на откуп. Ведь официальные управленческие документы и их форма не входят в зону ответственности маркетинговых и PR-служб. Репутационные риски при оформлении документов контролируют служба делопроизводства, корпоративный секретарь и юридическая служба.

Если организация небольшая, не является источником комплектования архива, при этом руководство осознает, что «информация и документы – это актив, имеющий ценность», и самостоятельно отвечает за обеспечение их сохранности, то все документы данного комплекса могут быть сформированы в одно дело на срок полномочий данного коллегиального органа с обобщенным заголовком «Документы о деятельности Правления», которое разделяется на несколько томов. При этом сроки хранения ¬определяются по самому «старшему» сроку из всех документов тома:

Рассмотрим справочно-информационные и распорядительные документы. Приглашение на совещание Приведем примеры оформления документов, которые вам необходимо будет направить участникам при подготовке заседания коллегиального ¬органа. Окончательно утвержденную повестку дня очередного совещания необходимо направить членам коллегиального органа по утвержденной в организации форме, добавив в нее как минимум информацию о лицах, приглашаемых на заседание, его месте и времени (Пример 1). Вместе с повесткой дня обычно направляется окончательно сформированный пакет материалов для рассмотрения на совещании.

Приглашенным на совещание лицам из числа сотрудников вашей организации, которые не являются членами коллегиального органа, можно направить все ту же окончательную повестку дня (Пример 1) либо информацию в упрощенной форме, например, на электронную почту. А вот приглашенным лицам со стороны принято направлять официальное письмо-приглашение (Пример 2).

Распорядительные документы по результатам совещания Протокол Рассмотрим подробно составление и оформление протокола – документа, фиксирующего ход заседания и принятые коллегиальным органом решения. В его типовой формуляр входят следующие реквизиты: полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы; название вида документа (ПРОТОКОЛ); дата (конкретная дата либо период, если заседание продолжалось 2 или 3 дня, например, 01-03.04.2015, или 01.04.2015 – 03.04.2015, или 01-03 апреля 2015 г.); индекс (в пределах срока полномочий коллегиального органа или в пределах календарного года для оперативных совещаний при руководителе); место составления; вид заседания (на том месте, на котором в других распорядительных документах оформляется заголовок к тексту); формализованные части текста пока не оформились как самостоятельные реквизиты и рассматриваются как отдельные элементы текста: состав присутствующих (председатель; секретарь; список присутствовавших членов коллегиального органа; приглашенные лица, если таковые были). Отметим, что инициалы оформляются после фамилии. Должности членов коллегиального органа не указываются, т.к. это постоянный состав, где «все друг друга знают», а вот для приглашенных лиц должности принято указывать перед Ф.И.О. (а если человек приглашен из сторонней организации, то ее полное наименование включается в наименование его должности); повестка дня, которая представляет собой список вопросов в форме заголовков к последующему тексту. По каждому вопросу принято указывать еще и докладчика; факультативная отметка о способе документирования заседания коллегиального органа. Например: «Заседание стенографировалось с 15:00 до 17:15 мск»; «Заседание проводилось в форме видеоконференции с 20:00 до 21:05 мск. Системный администратор Петров П.Р.»; «Заседание записывалось на диктофон. Ответственный – секретарь Косова И.И.»; текст протокола составляется по формуле СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому пункту повестки дня. Правда, в кратком варианте протокола первые 2 элемента этой ¬триады отсутствуют, т.е. документируется только принятое решение; подписи. Обратите внимание: отметку о наличии приложений после текста и перед подписями в протоколе оформлять не принято. Достаточно рядом с документом, являющимся приложением и упомянутым в тексте, написать ¬«(прилагается)», «(Приложение № 1)» или «Текст доклада прилагается». Дополнительными (факультативными) реквизитами протокола могут быть: место проведения заседания (адрес помещения, офиса); время начала и общее время заседания; фамилия и инициалы председательствующего на заседании или лица, открывающего заседание; дата подписания протокола; способ голосования по каждому вопросу (открытое, тайное, заочное; указывается в тексте). Оформление реквизитов и полнота изложения текста зависят от того, какая разновидность протокола предусмотрена регламентом работы конкретного коллегиального органа. По степени полноты записи ¬протоколы подразделяются на: краткие и полные, которые в свою очередь могут быть: подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (в результате проведения видеоконференций). Полные протоколы должны содержать запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу обсуждения каждого вопроса, отметки о том, что в зале был шум, аплодисменты и т.п. (но, конечно, в зависимости от способа документирования). Полными протоколами обычно документируется проведение общих ¬собраний акционеров и заседания совета директоров. Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Т.е. протокол после повестки дня содержит краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме: НОМЕР ВОПРОСА – ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ (этот вариант показан в Примере 15 у п. 2 повестки дня в статье «Регламентируем работу коллегиальных органов»).

Основную трудность представляет составление и оформление текста полного протокола. Секретарь заседания должен работать почти как синхронный переводчик, т.к. доклады, вопросы, выступления он «переводит» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям в соответствии с требованиями делового стиля русского литературного языка. Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по форме СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ, т.е. фактически по разделам. Разберем каждый из них. Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами, после него ставится двоеточие. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика без наименования должности (СЛУШАЛИ кого?), ставится тире и после него обычно кратко записывается содержание доклада. Т.к. доклад и его презентация представляются заранее, они в обязательно подписанном и датированном виде оформляются в статусе официального приложения к протоколу. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени (см. Пример 3). Если текст основного доклада заранее подготовлен, то при оформлении протокола удобно использовать и другой прием – кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку «Текст доклада ¬прилагается» (Пример 4).

Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». В деловой практике за каждым из этих слов закрепилась своя сфера употребления. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках само¬управления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление слова ¬«РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, органов управления, т.е. «власть»). В протоколах заседаний правлений, комитетов, президиумов, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных органов «оперативного» уровня управления (исполнительные органы) правильным считается употребление глагола «ПОСТАНОВИЛИ». Соответствующее слово оформляется от границы левого поля прописными буквами, после него опять же ставится двоеточие (см. Пример 5). Далее с красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы. Структура номера следующая: сначала идет номер вопроса повестки дня, потом точка и далее – номер решения при рассмотрении этого вопроса (например, 1.1 и 1.2, далее – 1.3 и т.п.). Если по вопросу принято единственное решение, его номер все равно должен иметь 2 части, разделенные точкой -(например, 1.1).

Вопросы, по которым необходимо оформлять в протоколе результаты голосования, должны быть обозначены в локальном нормативном акте, регламентирующем деятельность коллегиального органа. Но некоторые организации такую дифференциацию не устанавливают, а всегда -фиксируют результаты голосования. Хотя если решения коллегиального исполнительного органа приняты единогласно, то в распорядительных пунктах протокола результаты ¬голосования обычно не указываются (см. Пример 10).

Сроки хранения Протоколы коллегиальных органов управления организацией (общее собрание, совет директоров, собрание учредителей и т.п.) и коллегиальных исполнительных органов (правление, президиум, коллегия и т.п.), а также протоколы заседаний комитетов, которые имеют право образовывать данные органы (согласно уставу), в основном являются документами постоянного срока хранения (по ст. 18 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – ПТУД). Сроки хранения остальных разновидностей протоколов в зависимости от уровня управления и вида заседания должны определяться в самой организации председателями и секретарями коллегиальных органов в результате проведения экспертизы ценности при методическом руководстве службы делопроизводства и архива, а также закрепляться ¬номенклатурой дел.

Срок хранения поручений коллегиального органа и выписок из протоколов заседаний, а также отчеты, полученные в процессе контроля за их исполнением, определяются по ст. 6 и 7 ПТУД. С учетом примечаний ¬основной срок хранения поручений и выписок – 5 л. ЭПК. Если организация является крупной коммерческой структурой и источником комплектования государственного или муниципального архива, то рекомендуем при формировании дел с протоколами и приложениями к ним, а также при проведении экспертизы ценности документов руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) и ПТУД. Акционерные общества обязаны соблюдать сроки хранения и требования к обеспечению сохранности, которые установлены действующим в настоящее время постановлением ФКЦБ (новый регулятор – Банк России) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Установленные здесь сроки хранения документов соответствуют нормативным срокам, зафиксированным в ПТУД. Для обеспечения процессов документирования коллегиальной деятельности на рациональной и эффективной основе считаем необходимым и обязательным условием плодотворное взаимодействие руководителей и секретарей коллегиальных органов со службой делопроизводства, которая знает и понимает документы.

В общем смысле под юридической экспертизой понимается комплекс услуг, проводимых квалифицированными юристами и направленных на проверку документов, информации и материалов на предмет соответствия требованиям действующего законодательства, а также предоставление заключений и рекомендаций по результатам проведения такой экспертизы. Правовая экспертиза в работе юриста может включать в себя множество направлений, к которым относятся следующие: Правовая экспертиза договоров иных документов в составе договоров и сопутствующих документов. В частности, месте с заключаемыми договорами проверке подлежат все дополнительные соглашения к ним технические задания, спецификации и др. При возникновении противоречий у сторон, планирующих заключить договор, могут быть подготовлены протоколы разногласий, а также проведены соответствующие переговоры, направленные на учет мнения обоих контрагентов. Кроме того, в сделках с недвижимостью и иным имуществом особую роль играет проверка данного имущества на предмет его нахождения в залоге и/или наличия иных обременений. Такая юридическая экспертиза направлена на минимизацию рисков потери убытков одной из сторон, а также на превенцию возникновения споров. Юридическая экспертиза учредительных документов юридического лица, а также проверка добросовестности контрагентов. В частности, в результате экспертизы учредительных документов компании и осуществления проверки на предмет наличия исполнительных производств, участия в судебных делах, возбуждения дел о банкротстве, приостановлении операций по счетам, нахождении в реестре дисквалифицированных лиц, предоставляется возможность определить риски фактического исполнения/неисполнения заключаемой сделки. Кроме того, такая экспертиза необходима как при заключении сделок, так и при их непосредственном создании юридического лица или внесении изменений в его учредительные документы и/или ЕГРЮЛ в целях избежать последующих корпоративных споров. Правовая экспертиза локальных правовых актов организации. Зачастую, при проведении проверок (например, со стороны прокуратуры, Роспотребнадзора, Федеральной налоговой службы, трудовой инспекции и т.д.) производится запрос локальных правовых актов и их анализ на предмет соответствия действующему законодательству. Например, таких как правила внутреннего трудового распорядка, учетная политика, политика обработки персональных данных. В связи с этим, локальные правовые акты, во избежание привлечения к ответственности, должны пройти предварительную юридическую экспертизу. Правовая экспертиза локальных правовых актов также позволит отладить внутреннюю работу компании и избежать возможных конфликтных ситуаций. Экспертиза закупочной документации как на стороне заказчика, так и на стороне потенциальных участников закупок. Заказчики, при работе с закупками часто сталкиваются с необходимостью разработки большого количества документов. При этом законодательство и правоприменительная практика в сфере закупок претерпевает большое количество изменений, что, во избежание поступления жалоб в ФАС России или в суд, вызывает необходимость постоянного мониторинга соответствия документации о закупке установленным требованиям. Правовая экспертиза решений (ненормативных актов) и действий госорганов. Правовая экспертиза в этих случаях заключается в проверке обоснованности и законности данных документов в целях соблюдения баланса частных и публичных интересов. Такая экспертиза требует детального анализа документа на соответствие не только федеральному и/или региональному законодательству, но и выявления перспектив обжалования ненормативных правовых актов с учетом имеющейся судебной и административной практики. Экспертиза нормативных правовых актов необходима в случае, если имеются основания полагать, что такие правовые акты нарушают права и законные интересы неопределенного круга лиц. Кроме того, юридическая экспертиза нормативно-правовых актов может проводиться проводится по инициативе самих органов власти и местного самоуправления в целях обеспечить соответствие их законодательству и избежать возможного оспаривания. Наиболее распространённой услугой в юридической практике является независимая юридическая экспертиза документов, которая предусматривает проведение правового анализа содержания договоров, соглашений, ценных бумаг, претензий, исков, учредительных и иных документов на соответствие интересам клиента и действующим нормативно-правовым актам. Цель такой проверки состоит в выявлении юридических недочётов и ошибок, оспоримых или ничтожных условий сделок, разрешении спорных ситуаций и предложении иных вариантов изложения документов. Таким образом, проведение юридической экспертизы помогает определить легитимность тех или иных документов и правовых актов, а также выявить факты нарушения ими прав заинтересованных лиц, а также выявить опечатки и неточности для совершенствования юридической техники. Фактически на базе проведения юридической экспертизы осуществляются консультирование клиентов по поставленным вопросам, подготовка правовых заключений, разработка процессуальных документов, закупочной документации, а также иная работа, связанная с оказанием различных видов юридических услуг.

Правовое заключение — это документ, в котором изложено мнение специалиста по рассматриваемому вопросу. Выдается документ в различных отраслях права, это может быть гражданское право, авторское, земельное, бюджетное, жилищное.

Составление такого заключения начинается с изучения тех документов, которые были предоставлены, хотя их может и не быть. Затем специалист составляет письменное заключение, причем в нем обязательно должны быть ссылки на соответствующие законы или нормативные акты. Помимо этого, оно должно включать в себя правовые рекомендации адресованные клиентам.

Как правило, юридическое заключение может быть использовано для того, чтобы разработать правильную стратегию правового поведения в суде или в общении с контрагентами. Структура юридического заключения по сути напоминает консультацию юриста в письменном виде. Более того, оно зачитывается в суде и может быть приобщено к делу.

Подготовка юридического заключения начинается с того, что идет постановка задачи, описывается правовая ситуация, которая, по мнению клиента, требует составления такого заключения. Далее между адвокатом и клиентом заключается договор об проведении исследования. И после этого клиенту выдается заключение.

Как правило, чтобы составить один такой документ необходимо провести очень большую работу. Это и изучение огромного количества юридической литературы — научные работы и законодательство страны. Именно поэтому подготовка занимает много времени, срок колеблется от 10 дней до одного месяца.

Например, если вам необходимо оформить юридическое заключение по сделке, то здесь исследуют вопросы о ее законности, соответствие нормативным актам. Помимо этого, рассматривают вопрос о необходимости ее государственной регистрации, получения необходимых разрешений на проведение сделки, определение условий, соразмерность прав обоих сторон.

Последняя часть заключения называется резолютивной, здесь подводятся итоги исследования. В этой части даются понятные клиенту определения сложившейся ситуации и краткие выдержки из всего исследования. И помните, что пределы правового анализа не безграничны. Очень сложно в одном документе объединить все аспекты той проблемы, с которой вы обратились за получением заключения. Практически не возможно совместить проблемы налогового права, гражданского или же нюансы возможного судебного разбирательства.