Основные понятия о документировании информации и делопроизводстве

В данной статье рассмотрим, что в законодательстве РФ понимается под информацией и какие ее виды существуют.

В соответствии со статьей 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» информация может являться объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений. Информация может свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому лицу, если федеральными законами не установлены ограничения доступа к информации либо иные требования к порядку ее предоставления или распространения.

Следует отметить, что под информацией понимаются любые сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления, и информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа).

Общедоступная информация может использоваться любыми лицами по их усмотрению при соблюдении установленных федеральными законами ограничений в отношении распространения такой информации. Обладатель информации, ставшей общедоступной по его решению, вправе требовать от лиц, распространяющих такую информацию, указывать себя в качестве источника такой информации. Информация, размещаемая ее обладателями в сети "Интернет" в формате, допускающем автоматизированную обработку без предварительных изменений человеком в целях повторного ее использования, является общедоступной информацией, размещаемой в форме открытых данных. В случае, если размещение информации в форме открытых данных может повлечь за собой нарушение прав обладателей информации, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами, или нарушение прав субъектов персональных данных, размещение указанной информации в форме открытых данных должно быть прекращено по решению суда. В случае, если размещение информации в форме открытых данных осуществляется с нарушением требований Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ «О персональных данных», размещение информации в форме открытых данных должно быть приостановлено или прекращено по требованию уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных.

Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства. Обязательным является соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами. Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

1.Информация в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется на:

1. информацию, свободно распространяемую;

2. информацию, предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях;

3. информацию, которая в соответствии с федеральными законами подлежит предоставлению или распространению;

4. информацию, распространение которой в Российской Федерации ограничивается или запрещается.

Кроме того, законодательством Российской Федерации могут быть установлены виды информации в зависимости от ее содержания или обладателя.

Понятие и структура правовой информации

К правовой информации относятся, прежде всего, правовые акты, а также вся информация, связанная с правом (материалы подготовки, обсуждения и принятия законопроектов, учета и упорядочивания их и т.д.).

Правовую информацию разделяют на 3 группы (в зависимости от того, на что она направлена):

официальная правовая информация;

1. информация индивидуально-правового характера, имеющая юридическое значение;

2. неофициальная правовая информация.

1. Официальная правовая информация – это информация, исходящая от полномочных государственных органов, имеющая юридическое значение и направленная на регулирование общественных отношений.

Официальная правовая информация подразделяется на нормативную правовую информацию и иную официальную правовую информацию.

Нормативная правовая информация – это, в первую очередь нормативно-правовые акты.

Нормативный правовой акт (НПА) – это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение и отмену правовых норм.

Юридическая сила нормативного правового документа – это свойство акта порождать определенные правовые последствия.

В соответствии с юридической силой нормативные правовые акты подразделяются на законы (РФ и субъектов РФ), подзаконные акты, международные договоры и соглашения, внутригосударственные договоры.

Иная официальная правовая информация.

К ней можно отнести:

1. ненормативные акты общего характера (характеризуются однократным исполнением) – решение о проведении профилактических прививок, о строительстве завода и пр.;

2. акты официального разъяснения (акты толкования Конституции РФ Конституционным Судом РФ, руководящие разъяснения Пленума Верховного Суда РФ и т.д.);

3. правоприменительные акты (относятся к конкретному объекту правоотношения, регулируемого данным актом) – судебный приговор, приказ директора завода об увольнении и т.д.

2. Информация индивидуально-правового характера, имеющая юридическое значение – это информация, исходящая от различных субъектов права, не имеющих властных полномочий, и направленная на создание конкретных правоотношений. Она исходит от граждан, организаций. Ее можно подразделить на

• договоры (сделки);

• жалобы, заявления, порождающие юридические последствия.

3. Неофициальная правовая информация – это материалы и сведения о законодательстве и практике его осуществления, не влекущие правовых последствий и обеспечивающие эффективную реализацию правовых ном.

Неофициальную правовую информацию можно подразделить на следующие группы:

• материалы подготовки, обсуждения и принятия законов и иных НПА;

• материалы статистики по правовым вопросам (статистические данные о преступности, правонарушениях и т.д.);

• образцы деловых бумаг;

• комментарии законодательства;

• научные, учебные и иные труды по вопросам законодательства.

1. Понятие делопроизводства и его стадии

Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование, т.е. создание официальных документов по всем установленным правилам, и организацию работы с ними. Документоведение- деятельность, связанная с обработкой документов: их разработкой и оформлением, организацию их движения, учета и хранения. Делопроизводство подразделяется на три стадии:

1) создание документов (документирование);

2) организация движения и учета документов (документооборот);

3) хранение документов (архивное дело).

Создание документов (документирование) Документы по своему характеру бывают разными: юридические (нормативные документы, судебные решения, приговоры, договоры и т.п.), управленческие (организационные, распорядительные, кадровые), технологические, учебные (например, курсовая работа), учебно-методические (рабочая программа по дисциплине), методические (положение о курсовой работе), справочные, информационные и т.п.

Для каждого вида документов существуют свои правила создания с тем, чтобы было какое-то единообразие, сразу позволяющее определить их качество.

1. Получение указания на разработку документа, его уяснение (уточнение) поступает от руководителей (организаций и структурных подразделений), которые, обладая всей необходимой информацией, выявляют потребность в создании документа. Информация у руководителя для управленческого решения должна быть объективной, достаточной и своевременной. Ее источниками могут быть законодательные акты, корпоративные нормативные акты, текущая документация организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций, научные материалы и др.

2. Разработка проекта документа. Итогом сбора и анализа информации по вопросу, требующему разрешения, является выработка решения. В крупных юридических фирмах иногда применяется метод мозгового штурма. Текст же документа готовится уже более узким кругом лиц. Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

3. Согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами. Обычно их количество равно числу отделов, в компетенцию которых так или иначе входит рассмотрение вопроса, составляющего содержание документа.

Согласование проекта внутреннего документа происходит в виде визирования, т.е. проставления должностным лицом своей подписи на проекте документа.

4. Корректировка документа по результатам согласования. В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа, и доработка проекта управленческого документа по замечаниям.

5. Оформление документа. Согласованный проект документа окончательное оформление получает на бланке организации. Именно он и поступает руководителю на подписание. Оформление документа - это, в принципе, техническая работа, и ее производят рядовые сотрудники организации. Здесь надо выполнять следующие довольно простые правила:

- набор текста осуществляется в редакторе Microsoft Word;применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании; выравнивание производится по ширине листа;

- размер шрифта должен быть не менее 13 пунктов (обычно применяется шрифты с размером и 14 пунктов). Проверка правильности оформления документа лежит на начальнике отдела, в котором работает оформитель документа.

6. Подписание и утверждение документа решающая стадия подготовки документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

7. Тиражирование и регистрация документа. Это производится по правилам, принятым в организации.

8. Доведение документа до сведения лиц, которым он предназначен (до исполнителей).

Понятие документов в делопроизводстве

Документы в делопроизводстве — это информация, официально оформленная и зафиксированная на материальном носителе. Они могут включать в себя широкий спектр материалов по содержанию, начиная от письменных записей и заканчивая электронными файлами.

В корпоративной и управленческой жизни основными типовыми видами документов в делопроизводстве могут быть, например, официальные письма на любую тему, договоры и протоколы совещаний. А ещё — отчёты о выполненных задачах, резюме сотрудников или заявки на отпуск. Каждый из этих документов оформлен и зафиксирован для организации информации и обеспечения правильного хода бизнес-процессов.

Зачем классифицировать документы по видам

Классификация документов по видам играет ключевую роль в организации и эффективном управлении информацией в офисной среде. Выделяют несколько причин, почему это важно:

• Систематизация информации. Типовая классификация создает структурированную систему, которая облегчает организацию и управление информацией. Это помогает предотвратить потерю документов, упрощает поиск необходимых материалов и обеспечивает легкость ведения делопроизводства.

• Ускорение процессов работы. Знание, где и как искать определенный тип документа, позволяет сотрудникам быстрее находить необходимую информацию. Это в свою очередь сокращает временные затраты на выполнение задач и повышает общую производительность.

• Соблюдение требований законодательства. В зависимости от вида документа могут существовать различные правовые требования к их хранению, передаче и уничтожению. Типовая классификация помогает обеспечить соблюдение законодательства и предотвращает возможные правовые проблемы.

• Эффективное управление конфиденциальной информацией. Классификация документов в делопроизводстве по степени конфиденциальности позволяет установить соответствующие уровни доступа. Это важно для поддержания конфиденциальности чувствительных данных и предотвращения несанкционированного доступа.

• Улучшение внутреннего контроля. Правильная классификация документов способствует усилению внутреннего контроля в организации. Это включает в себя мониторинг доступа, отслеживание изменений и обеспечение целостности данных.

• Повышение эффективности бизнес-процессов. Зная, какие документы относятся к определенным видам, компании могут оптимизировать свои бизнес-процессы. Это позволяет предприятию более гибко реагировать на изменения, минимизировать риски и повышать общую эффективность работы.

Виды и классификация документов

Когда дело доходит до эффективного управления информацией, типовая классификация документов выступает в роли надежного ориентира, который обеспечивает порядок и структурированность в офисной среде. Давайте рассмотрим более подробно, какие основные виды документов в делопроизводстве выделяют и в чём их назначение.

По форме представления

Письменная документация. Записи на бумаге, созданные от руки. К ней относятся распорядительные письма, типовые отчёты, протоколы, справочные и другие аналогичные материалы. Письменные документы, несмотря на век цифровых технологий, остаются важным инструментом ведения записей и взаимодействия с партнерами, клиентами и внутри организации.

Электронная документация. Файлы, созданные и хранящиеся в электронной форме. К ним относятся текстовые документы, таблицы, акты, счета, фактуры, реквизиты, презентации и так далее. Электронные документы обеспечивают быстрый информационный обмен и легкость хранения данных, дают возможность эффективной коллективной работы.

По степени конфиденциальности

Открытые документы. Типовые Документы в делопроизводстве, доступные всем сотрудникам организации без ограничений. Обеспечивают открытый доступ к информации, способствуя прозрачности и совместной работе в рамках команды или организации.

Конфиденциальные документы. Секретны по содержанию и требуют особого разрешения для просмотра. Эти документы могут включать в себя чувствительную корпоративную информацию или персональные данные. Направлены на обеспечение безопасности данных и предотвращение несанкционированного доступа, защищая бизнес-интересы и обеспечивая соблюдение законодательства.

По характеру информации

Финансовые документы. Включают счета, типовые отчёты о прибылях и убытках, бухгалтерскую отчётность и прочие материалы, связанные с финансовым состоянием организации. Являются основой для учета финансовых операций, анализа финансового состояния и принятия стратегических решений.

Юридические документы. Включают договоры, лицензии, соглашения и другие юридически значимые материалы. Играют важную роль в поддержании юридической чистоты бизнеса, закрепляя права и обязанности сторон.

Кадровые документы. Связаны с управлением персоналом, включая трудовые контракты, отчёты о рабочем времени, кадровые приказы и прочее. Важны для систематизации работы с персоналом, отслеживания трудовой деятельности и обеспечения соблюдения трудового законодательства.

Таким образом, основная цель классификации — создание структурированной системы. Она не только обеспечивает порядок в хранении и обмене информацией, но и способствует более эффективному функционированию организации в целом. Оптимальный выбор критериев классификации зависит от специфики бизнеса и требований организации.

Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации").

Согласно определению, представленному в п. 3.1 "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст), электронный документ - это документ, информация которого представлена в электронной форме.

При этом для электронного документа характерны:

• аутентичность - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;

• достоверность - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;

• целостность - состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения;

• пригодность для использования - свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

Таким образом, электронный документ - это любой документ, который представлен в электронном виде, в том числе это может быть скан-образ документа, файл, набранный в текстовом редакторе, и т.п.

При этом электронные документы могут быть формализованными, т.е. составленными в таком виде, который позволяет с помощью программных средств распознавать их содержимое, и неформализованными.

В рамках обмена электронными документами стороны могут использовать как формализованные документы, так и неформализованные. Исключение составляют случаи, когда законодательством утвержден обязательный формат для обмена конкретным документом (например, формат счета-фактуры).