4к8с Электронный документооборот РП / МУ_4_Система NauDoc_создание заданий к документу

Министерство образования и науки Российской Федерации ФГБОУ ВПО «Саратовский государственный технический университет имени Гагарина Ю.А.»

Балаковский институт техники, технологии и управления

Система NauDoc: создание заданий к документу

Методические указания к выполнению лабораторной работы по дисциплине «Технология электронного документооборота в информационной системе предприятия»

для студентов специальности 230201.65 очной формы обучения

Одобрено редакционно-издательским советом Балаковского института техники,

технологии и управления

Балаково 2011

ЦЕЛЬ РАБОТЫ: рассмотреть варианты контроля исполнения, директи-

вы, согласования документа, запрос на подпись, информация.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Контроль исполнительской деятельности. NauDoc позволяет вы-

полнять контроль исполнительской деятельности. Данная процедура реа-

лизуется с помощью входящих и исходящих заданий. Входящими являются задания, созданные другими пользователями для вас, исходящими – зада-

ния, созданные вами для других пользователей.

Пользователи, участвующие в выполнении задания, могут быть:

ответственными пользователями;

контролерами.

Ответственные пользователи непосредственно отвечают за выпол-

нение задания, контролер – контролирует выполнение задания в установ-

ленные сроки и отчитывается перед инициатором задания. Система авто-

матически уведомляет контролеров о нарушении сроков выполнения зада-

ния, высылая сообщение на адрес электронной почты. Контролером одно-

го задания может быть только один пользователь, количество ответствен-

ных пользователей не ограничивается. В ряде случаев функции контролера может выполнять один из ответственных пользователей.

Основные обязанности контролера - следить за соблюдением сроков и качеством выполненной работы. Контролер может запрашивать у ответ-

ственного пользователя промежуточные отчеты, а после составления окончательного отчета должен визировать его, то есть подтвердить выпол-

нение задания.

2

получает запрос, который рассматривается как входящее задание. В свою очередь для инициатора задания запрос является исходящим заданием.

Назначение задания по документу. Для создания задания к доку-

менту необходимо вначале определить тип задания, затем определить па-

раметры его выполнения. Например, нам нужно отправить документ на со-

гласование сначала менеджеру финансового отдела Мокиной И.Н., а затем директору Колотову С.П.

Каждый участник созданного задания получает по электронной поч-

те уведомление о том, что ему направлен персональный запрос на выпол-

нение задания. По щелчку "мышью" на ссылке, полученной в письме с уведомлением пользователь попадает на страницу этого задания. Того же эффекта можно достичь, воспользовавшись списком входящих заданий.

Назначение заданий через оргструктуру. На предприятии сущест-

вует четкая оргструктура, которая позволяет в случае отсутствия одного сотрудника направлять задания его заместителям. Для осуществления этих действий при назначении задания нужно при выборе ответственных поль-

зователей нажать ссылку Оргструктура, а далее выбрать сотрудника (или подразделение), который будет ответственным за это задание. При этом если, например, директор должен подписать какой-то документ, то задание

4

будет дублироваться и заместителю, который указан для директора в спра-

вочнике оргструктуры.

Вариант контроля исполнения ДИРЕКТИВА. Вариант контроля исполнения "Директива" предусматривает наличие ответственных пользо-

вателей и контролера. Ответственные пользователи сначала принимают задание к исполнению и отчитываются об его выполнении. Контролер ви-

зирует задание тогда, когда считает что задание выполнено. Пользователи,

включенные в число участников задания, получают по электронной почте уведомления, соответствующие их роли - ответственный пользователь или контролер.

5

Задание отображается во входящих заданиях у ответственного поль-

зователя до тех пор пока он не сообщит о выполнении (или невыполнении)

этого задания. Завершить задание может только инициатор задания.

Постановка задачи. Менеджер отдела продаж Тихонов С.П. создает документ "Задание", в котором дает указание менеджеру отдела маркетин-

га Иванову составить рекламную статью. Также он назначает старшего ме-

неджера отдела маркетинга Петрова - контролером выполнения этого за-

дания. После выполнения этого задания исполнители и контролер должны предоставить отчеты.

Для решения задачи требуется выполнить следующие шаги:

1)Тихонов должен составить документ "Задание"

2)К этому документу необходимо создать задание "Директива" и на-

значить ответственным пользователем Иванова, а контролером -

Петрова.

3)Иванов должен принять к исполнению это задание.

4)После окончания работы над заданием Иванов должен доложить о выполнении. Составить окончательный отчет.

5)Контролер (Петров) подтверждает выполнение задания. Составляет отчет.

6)Изучив отчеты контролера и ответственного пользователя, Тихонов завершает задание.

6

Решение:

Шаг 1. Тихонов С.П. должен создать документ "Задание", в котором он просит составить рекламную статью.

Шаг 2. Тихонов создает к этому документу задание "Директива" и назна-

чает ответственным пользователем Иванова, а контролером - Петрова.

Шаг 3. Перед началом работы над заданием Иванов должен принять за-

дания к исполнению, т. е. подтвердить свое согласие работать над зада-

нием. Для этого необходимо открыть карточку входящего задания и на-

жать кнопку "Принять к исполнению".

Шаг 4. Иванов заканчивает выполнение задания. Для этого он нажимает кнопку "Доложить о выполнении" и в поле "Комментарий" создает ОТ-

ЧЕТ о выполнении этого задания. К отчету он присоединяет файл с ре-

зультатом выполненного задания (статья "Новинки кровельных материа-

лов").

Шаг 5. Контролер изучает "Отчет" о проделанной работе, созданный ответственным пользователем. Контролер должен подтвердить выпол-

нение задания. Для этого на карточке задания он нажимает кнопку "Ви-

зировать" и указывает оценку выполнения задания в поле "Комментарий".

Шаг 6. Для контроля за ходом выполнения задания Тихонову необходимо последовательно щелкнуть "мышью" ссылки "Контроль исполнения" и "Исходящие задания". После этого на экране отобразится список исходя-

щих заданий.

7

Изучив отчеты контролера и ответственных пользователей, он завершает задание. Также он указывает успешно или неуспешно было выполнено за-

дание.

Промежуточный отчет. В ходе работы над заданием ответственный пользователь должен составлять отчеты о выполнении задания. Отчет мо-

жет быть промежуточным и окончательным. Промежуточный отчет сооб-

щает создателю задания и контролеру о продвижении работ над заданием.

По мере выполнения задания ответственный пользователь может допол-

нять и изменять содержание промежуточного отчета. Отчет является про-

межуточным пока не поставлена отметка в поле "Закрыть отчет":

Окончательный отчет. После завершения работы над заданием составля-

ется окончательный отчет, который сообщает о завершении работ и вы-

полнении задания.

При составлении закрывающего отчета дополнительно требуется по-

ставить отметку в поле "Закрыть отчет" в форме составления отчета.

В окончательном отчете также указывается фактическое время, потрачен-

ное на выполнение задания.

8

Отправка уведомлений. Если в процессе выполнения задания необ-

ходимо сообщить исполнителям дополнительную информацию, то можно воспользоваться функцией "Отправить уведомление". Для этого нужно выбрать пользователя (или нескольких), которому нужно отправить уве-

домление и нажать кнопку "Отправить уведомление":

Все уведомления и уточнения хранятся в карточке задания в специ-

альном блоке "История уведомлений":

Добавление подзадания. Иногда возникает необходимость в созда-

нии подзаданий внутри уже созданного задания. Данные подзадания явля-

ются самостоятельными заданиями (имеют свои сроки выполнения, список ответственных пользователей, контролера). Для того чтобы назначить под-

задание необходимо в карточке задания нажать кнопку "Назначить подза-

дание":

10